כיצד ליישם את שיטת 4d על דוא"ל?
בכל פעם שאתה פותח את תיבת הדואר הנכנס שלך, החל את שיטת 4D על כל הודעות הדואר האלקטרוני עד שיהיה לך שוב אפס הודעות שלא נקראו.
יש לך הרבה מיילים שלא נקראו? יש לך כל כך הרבה מה לעשות ולא יודע מאיפה להתחיל? נסה את שיטת 4D לארגן את עומס העבודה שלך ואת הודעות הדוא"ל שלך. בכל שאלת דוא"ל או בקשה למשימה, שאל את עצמך את השאלות הבאות: (1) האם זה צריך להיעשות? אם כן, (2) האם זה צריך להיעשות על ידי? אם כן, (3) האם אוכל לעשות זאת באופן מיידי? אם לא, (4) מתי אוכל לעשות זאת? תהיה התשובה אשר תהיה, השב זאת מיד לשולח.
- 1סגור את תיבת הדואר הנכנס שלך. כדי להתחיל להיות בשליטה במיילים הנכנסים שלך, תחילה סגור את תיבת הדואר הנכנס שלך וחשוב על המבנה שברצונך להחיל. השתמש בכלים לסינון וארגון הדוא"ל שלך. החליטו באיזו תדירות ובאיזו זמנים תבדקו את המיילים שלכם. בהתאם לדרישות התפקיד שלך, זה יכול להיות החל מפעם בשבוע ועד חמש פעמים ביום.
- 2נהל הודעות נכנסות חדשות. לאחר מכן עבד אימיילים ישנים שלא נקראו. לאחר שהחלטת מתי תעבד דוא"ל ובקשות משימה, למשל פעם בבוקר ופעם אחר הצהריים, החל את שיטת 4D על כל הודעות הדוא"ל הנכנסות החדשות. תכנן זמן בסדר היום שלך כדי לעבוד על הודעות ישנות בסדר כרונולוגי הפוך. בשלב מסוים, היית חוזר כל כך רחוק שאתה יכול פשוט לבחור הכל ולסמן כנקרא.
- 3למחוק. שאל את עצמך אם אכן צריך לבצע בקשת משימה זו, או שמא ניתן למחוק אותה? לדוגמא, אם מישהו מבקש שתתרגם מסמך מסוים, אך הוחלט כי לא יהיה צורך בתרגום, פשוט ענה לשולח ויידע אותו כי משימה זו אינה עוד דרישה. סמן את הדוא"ל כנקרא, העבר אותו לארכיון ו / או מחק אותו.
- 4נציג. האם משימה זו צריכה להיעשות על ידך? אם יש צורך בבקשת משימה, שאל את עצמך אם אתה זה שצריך לעשות זאת. לדוגמא, אם מישהו מבקש ממך לתת לו ציור תלת ממדי של מנוע, וזה לא תחום ההתמחות שלך, שלח תשובה לשולח המציין בדיוק את זה. כלול את האחראי למשימה זו ובקש להיכלל מכל הודעות הדואר האלקטרוני הבאות או להיות ממוקם בעותק בלבד.
- 5לעשות. האם ניתן לבצע משימה זו כבר עכשיו? אם ניתן לבצע את בקשת המשימה בפחות משלוש דקות, עשה זאת כעת, גם אם אתה עסוק ביותר ויש לך מועדים דחופים. לדוגמה, אם מישהו מבקש ממך מספר סימוכין מסוים, חפש אותו וענה מיד. פעולה זו תשלים את המשימה ותמנע כדור נוסף בעדיפות נמוכה שנוסף לרשימת המטלות שלך.
- 6לדחות. אם לא ניתן למחוק בקשת משימה, היא חייבת להיעשות על ידך, אך אינך יכול לעשות זאת כרגע, לפתוח את סדר היום שלך ולתכנן אותה. קח בחשבון את העיתוי המבוקש, כמו גם את סדרי העדיפויות האחרים שלך. לאחר שתזמנת זאת, השב לשולח ואמר מדוע אינך יכול לעשות זאת כרגע ומתי הוא יכול לצפות למשוב שלך.
כדי ליישם שיטה זו ביעילות, יהיה עליך לנהל את סדר היום שלך בקפדנות.
- כדי ליישם שיטה זו ביעילות, יהיה עליך לנהל את סדר היום שלך בקפדנות. אם ביום שלישי תכננתם לבצע משימה בעדיפות נמוכה ביום חמישי, אך ביום רביעי משימה דחופה עולה, עליכם לשקלל את סדר העדיפויות ולהחליט. או לדחות את המשימה שתזמנת ביום שלישי, או לדחות את המשימה החדשה. כך או כך, יידעו את מי שביקש זאת.
- בכל פעם שאתה פותח את תיבת הדואר הנכנס שלך, החל את שיטת 4D על כל הודעות הדואר האלקטרוני עד שיהיה לך שוב אפס הודעות שלא נקראו. אם אין לך מספיק זמן, תכנן כל יום רגע נוסף לעיבוד דוא"ל.
- שקול ליידע את עמיתים לעבודה שאתה קורא ומעבד מיילים על פי לוח זמנים מסוים. הפוך בטוח לדבוק בלוח הזמנים הזה לא משנה מה.
