כיצד לסיים מכתב בקשה?
אופן סיום מכתבך תלוי במטרת המכתב ובאדם שאליו אתה כותב.
אתה יכול לכתוב מכתב בקשה רשמי מכל מספר סיבות, כולל לבקש ממישהו כסף או סיוע אחר, או לבקש שהוא ינקוט בפעולה מסוימת. המכתב שלך צריך להיות בדרך כלל קצר - לא יותר מדף - ולהסביר את מה שאתה רוצה באופן ישיר ובביטחון. אופן סיום מכתבך תלוי במטרת המכתב ובאדם שאליו אתה כותב. באופן כללי, היית סוגר מכתב אישי למישהו שאתה מכיר באופן אגבי יותר מאשר שאתה סוגר מכתב שנכתב למטרה עסקית או מקצועית.
שיטה 1 מתוך 2: סגירת מכתב אישי
- 1השתמש בשפה מנומסת לניסוח בקשתך. במכתב אישי אתה בדרך כלל מספק קצת מידע רקע מדוע אתה מגיש את הבקשה, ואז ציין את בקשתך ישירות. ביטוי כמו "האם היית רוצה" או "יכול אתה" מודיע למקבל שאתה לא מובן מאליו שהוא ימלא את בקשתך.
- לדוגמא, אולי תכתוב "האם היית מוכן ללוות את אחותי לגיוס התרומות כדי שהיא לא תצטרך ללכת לבד?"
- 2התחל פסקה חדשה לכל בקשת מעקב. אם אתה זקוק לתגובה מהמקבל עד תאריך מסוים, או אם אתה זקוק לו לעשות כל דבר אחר הקשור לבקשה, שמור על הפרדה מהבקשה הראשית. זה מאפשר למקבל לדעת שבקשת המעקב כפופה לבקשה הראשית.
- כדי להמשיך בדוגמה הקודמת, בקשת המשך עשויה להיות "אנו נודה גם אם היית מוכן להסיע אותה לאירוע ולהחזיר אותה הביתה לאחר מכן."
- 3תודה מראש למקבל על מילוי בקשתך. לאחר שהצהרת את בקשתך, כלול הצהרה פשוטה המודה למקבל. אתה יכול גם לכלול משפט על עד כמה משמעות העזרה שלהם תהיה עבורך.
- לדוגמה, אולי תכתוב "תודה מראש שעזרת לנו כאן. זה אומר לעולם שאחותי תשתתף בגיוס התרומות."
רצוי שתכלול את בקשתך הספציפית במשפט הראשון של מכתבך, ולא בסוף מכתבך. - 4כלול מידע נוסף שהנמען עשוי להזדקק לו. אם יש צורך למלא את הבקשה באופן ספציפי, או בזמן ובמקום ספציפיים, המשך וכלל מידע זה לאחר תודתך. אתה יכול לכלול גם פרטי קשר, אם אתה צופה שהמקבל ירצה לדבר איתך קודם.
- לדוגמא, אולי תכתוב "אחותי תרצה להגיע לגיוס התרומות לפחות שעה מוקדמת כדי שתוכל לדבר עם המארגנים."
טיפ: אם תכלול מידע נוסף, ייתכן שתרצה להוסיף עוד שורה קטנה שאומרת בפשטות "שוב תודה!" זה מחזק שאתה לא לוקח את תגובת הנמען כמובנת מאליה.
- 5הוסף סגירה חינם לפני שמך. סגירה פשוטה כמו "בכבוד רב שלך" עובדת היטב למכתבים אישיים. תלוי באיזו מידה אתה מכיר את הנמען ואת אופי היחסים שלך, אתה יכול לבחור משהו חם יותר, כמו "אהבה" או "אהבה תמיד".
- הקלד פסיק לאחר הסגירה והשאיר רווח כפול לחתימה שלך. ואז הקלד את שמך למטה.
שיטה 2 מתוך 2: סיום מכתב עסקי
- 1כלול את בקשתך הספציפית בגוף המכתב. כאשר אתה כותב מכתב בקשה מסיבה עסקית, מקצועית או אקדמית, ציין את מטרת המכתב שלך מראש. רצוי שתכלול את בקשתך הספציפית במשפט הראשון של מכתבך, ולא בסוף מכתבך.
- מכיוון שהגשת את בקשתך במיוחד במשפט הראשון של מכתבך, אין צורך לחזור עליה בסוף המכתב.
- 2תודה למקבל על הזמן ותשומת הלב. התחל פסקה חדשה, ואז כתוב משפט בודד ותודה למקבל על שהקדיש את הזמן לקרוא את מכתבך ולשקול את בקשתך. הנמען הוא ככל הנראה אדם עסוק, וזמנם יקר. שיידעו שאתה מעריך אותם.
- לדוגמא, אולי תכתוב "תודה שלקחת זמן לבחון את בקשתי. אני מאוד מעריך את זה."
טיפ: לאחר שתודו למקבל על זמנם ותשומת ליבם, תוכלו להוסיף התנצלות נוספת, כמו "אני מתנצל על אי הנוחות", אם מתאים.
מכיוון שהגשת את בקשתך במיוחד במשפט הראשון של מכתבך, אין צורך לחזור עליה בסוף המכתב. - 3הודע למקבל על מועדים כלשהם. אם אתה צריך לדעת את תשובת הנמען בתאריך מסוים, תן לו את התאריך והשעה המדויקים. במצבים מסוימים, יתכן ונכון לספק סיבה קצרה מדוע מועד זה חשוב.
- לדוגמה, אולי תכתוב "אני מתנצל על ההתראה הקצרה, אבל אני זקוק לתשובה לפני יום שני, 22 באפריל. הזמנתי טיסה מחוץ לעיר באותו יום, ואעדר למשך שבועיים."
- 4ספק מידע ליצירת קשר אם לנמען יש שאלות. תן למקבל דרך ליצור איתך קשר במהירות, במיוחד אם אתה זקוק לתשובה תוך מספר ימים. וודא ששיטת הקשר שאתה מספק היא בדרך כלל אתה זמין בשעות העבודה הרגילות.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב "אם יש לך שאלות, אל תהסס להתקשר אלי למספר העבודה שלי, 222-123-4567."
- 5סגור עם סגירה רשמית ומכבדת. סגירה כמו "בכנות" או "בכבוד" מתאימה למכתב בקשה רשמי שנכתב מסיבה עסקית. הקלד פסיק לאחר הסגירה, והשאיר רווח כפול לחתימה שלך. הקלד את החתימה שלך מתחת לחלל.
- אם יש צורך במידע נוסף כלשהו, כגון שם תפקיד או מספר זיהוי, כלול אותו בשורה ישירות מתחת לשם שהקלדת.
במכתב אישי אתה בדרך כלל מספק קצת מידע רקע מדוע אתה מגיש את הבקשה, ואז ציין את בקשתך ישירות.
- ערוך והגהה את מכתבך בזהירות לפני ההדפסה והחתימה עליו. כל שגיאה תגרום לך להיראות מרושל ועלול לגרום לבקשתך שלא תתמלא.
- הכן עותק של מכתבך ושמור אותו לתיעודך, לפחות עד לסגירת העניין או מילוי בקשתך.
- אם אתה מתכנן לשלוח את המכתב שלך בדוא"ל במקום לשלוח עותק מודפס בדואר, בדרך כלל הפורמט זהה לחלוטין. היית משאיר מקום לחתימה שלך, אך לא באמת חותם עליה (אלא אם כן יש לך קובץ חתימה דיגיטלית).
