איך כותבים דוח התקדמות?
כדי לכתוב דוח התקדמות, התחל מהחלטה כיצד ברצונך להציג את המידע שלך, כמו עם רשימה עם תבליטים או גרף. תוכל גם להוסיף קטעי משנה לדוח שלך, אשר יכולים לעזור לשמור על דברים ברורים וקלים למעקב. לאחר מכן, כתוב את הכותרת שלך בחלק העליון של העיתון והוסף פרטים רלוונטיים כמו תאריך ונושא הדוח. מתחתיה, הוסף הקדמה באמצעות נטייה כדי לתת סקירה קצרה על הדו"ח. לאחר מכן, כלול פרטים בגוף, כמו משימות ספציפיות שעבדת עליהן, וסיים אותם על ידי התייחסות להמשך הפרויקט שלך. כדי ללמוד מדוע התחשבות בקהל שלך יכולה לעזור לך לכתוב דוח התקדמות, המשך לקרוא!
לאחר שסיימתם את מטרת כתיבת דוח ההתקדמות שלכם, עליכם לשקול את סוגי הדברים שהקהל שלכם יצטרך לדעת בדוח.
דוחות התקדמות הם חלק חשוב בניהול הפרויקט, בין אם זה עבודת הדוקטורט שלך או פרויקט בעבודה. יהיה עליכם להשתמש בהם בכדי לעדכן את המפקחים, העמיתים שלכם או הלקוחות לגבי הפרויקט שעליו אתם עובדים. תתמקד במה שהשגת ובמה שעוד צריך לעשות.
חלק 1 מתוך 3: התחלת התהליך
- 1בדוק מה מטרתך להצעה. ישנן מגוון סיבות שונות שמישהו מבקש ממך לכתוב דוח התקדמות. ברור שלכל אחד מהם זה להראות איזה סוג של התקדמות עשית בפרויקט מסוים. עם זאת, ישנם כמה סוגים שונים של הצעות שתצטרך לשקול.
- דוח התקדמות עבור תוכנית מחקר או פרויקט הולך להיות שונה במקצת מאשר עבור פרויקט בעבודה. במקרה זה יש סיכוי גבוה יותר שתצטרכו לצטט מידע ופחות יהיה עליכם לשקול דברים כמו עלות (אם כי לא תמיד).
- דו"ח עבודה עבור לקוח הולך לקרוא קצת שונה מאשר עבור מעולה בעבודה. יהיה עליך לשקול מדוע אתה כותב עבורם דוח זה.
- 2התחשב בקהל שלך. לאחר שסיימתם את מטרת כתיבת דוח ההתקדמות שלכם, עליכם לשקול את סוגי הדברים שהקהל שלכם יצטרך לדעת בדוח. בעוד שלכל דוחות ההתקדמות יש דברים כלליים שהם נוטים לכלול, תצטרך לשקול את הפרטים:
- איך הקוראים שלך מחוברים לפרויקט? כיצד תשפיע תוצאת הפרויקט עליהם? (הקשר וכיצד הם מושפעים יהיה שונה עבור הממוצע שלך מאשר עבור הלקוח, למשל.)
- שקול איזו החלטה הקוראים שלך יצטרכו לקבל לאחר קריאת דוח ההתקדמות (איזה תמיכה, כסף, זמן הם משקיעים, למשל.
- שקול את המידע שהקורא שלך יצטרך לדעת בכדי לפקח ולהשתתף בפרויקט בצורה יעילה. אילו היבטים טכניים של הפרויקט הם צריכים לדעת. האם הם מרגישים בנוח עם הז'רגון הטכני?
- 3החליטו על הדרך הטובה ביותר לתקשר עם הקהל שלכם. דוח התקדמות הוא לא רק מסמך כתוב שאתה שולח לממונה עליכם או לפרופסור שלך. זה יכול להתקיים במספר טפסים בהתאם למה שנדרש.
- דוח התקדמות יכול להיות דו"ח בעל פה קצר בישיבות צוות שבועיות או חודשיות.
- זה יכול להיות מיילים תקופתיים לעמיתים.
- זה יכול להיות תזכירים רשמיים או בלתי פורמליים למפקחים.
- זה יכול להיות גם דוחות רשמיים עבור לקוחות או סוכנויות ממשלתיות.
- 4בדוק עם הממונה שלך. אלא אם כן כתבת סוג זה ספציפי של דוח התקדמות בעבר (ובמקרה הזה, מדוע אתה כאן?), תרצה לקבל הכוונה מרובה מהממונים עליך. יכול להיות שיש פורמט ספציפי שהחברה שלך משתמשת בו, ובמקרה זה תרצה להיות בטוח שאתה מציית לכללים לכך.
- 5שקול את הטון שלך. לא כל דוחות ההתקדמות צריכים להיות רשמיים. למעשה, דיווחים פנימיים עבור עמיתים או מפקחים נוטים לרוב להיות בלתי רשמיים יותר בנימה. זו הסיבה שחשוב כל כך לבדוק עם המפקח אחר מה הם עשויים לחפש.
- כשמדובר במידע עבור לקוח או סוכנות ממשלתית, או מועצת ביקורת לתזה, אתה טועה בצד הפורמליות.
- לא משנה פורמליות או פורמליות של הטון שלך אתה רוצה שיהיה ברור, ממוקד וכנה.
כדי ללמוד מדוע התחשבות בקהל שלך יכולה לעזור לך לכתוב דוח התקדמות, המשך לקרוא!
חלק 2 מתוך 3: כתיבת הדוח שלך
- 1החלט כיצד ברצונך להציג את החומר שלך. עד שתתחיל לכתוב את הדוח שלך כבר תבין מה הטון צריך להיות ומה הטעם בדוח. כעת עליך להחליט על הדרך או הדרכים הטובות ביותר להציג מידע זה.
- ייתכן שתבחר לעשות רשימה עם תבליטים. זוהי דרך ברורה מאוד להציג את החומר וקל לגלוש ולהשיג את המידע הדרוש. עם זאת, זו יכולה להיות דרך מעט פחות רשמית לכתוב דוח התקדמות, כך שעדיף להשתמש בה לתזכירים למפקחים ולהודעות דוא"ל לעמיתים.
- תוכל גם לשקול להוסיף בגרפים או בטבלאות. זה עשוי להיות טוב במיוחד אם אתה כותב דוח התקדמות לפרויקט שבו אתה מנסה להשיג מימון, או מראה מדוע מגיע לך המימון שקיבלת.
- 2שקול להשתמש בקטעי משנה. כדי לכתוב דוח התקדמות מוצלח אתה רוצה שיהיה ברור ככל האפשר. פיצול הדו"ח שלך לסעיפי משנה הוא דרך נהדרת לאחד את כל החומרים הרלוונטיים יחד.
- הוספת כותרות משנה שלך יכולה להבהיר זאת עוד יותר מכיוון שהיא מאפשרת לקוראים או לקהל שלך לדעת למה לצפות בכל סעיף משנה. אם יש חומר שהם מעוניינים בו במיוחד הם יוכלו לקפוץ ישר לחלק זה.
- 3כתוב את הכותרת. זה בדרך כלל חוצה את החלק העליון של העיתון, אם אתה משתמש בפורמט עמוד. שוב, זה יהיה תלוי במה שהחברה או האוניברסיטה שלך מעדיפים, לכן הקפד לבצע צ'ק-אין איתם.
- הכותרת צריכה לכלול את התאריך שבו הוגש הדו"ח, את שם ותפקיד הנמען, את שם הכותב ואת תפקידו ואת נושא הדו"ח.
- 4כתוב את קטע ההיכרות. קטע ההיכרות יורד מתחת לכותרת. לעתים קרובות ניתן להבדיל אותו משאר החומר באמצעות נטוי. הוא נותן סקירה קצרה על הפרויקט, ומסכם את מעמדו. תוכלו לקבוע אילו התקדמות הושגה והאם הושגו יעדים מסוימים.
- הקפידו לכלול: מטרת הדוח, הציגו את הפרויקט, הזכירו כי מדובר בעדכון על התקדמות הפרויקט.
- 5עשו את גוף ההצעה. גוף ההצעה, בין אם הוא מחולק לחלקים ותתי חלקים, הוא בעצם רק גרסה מפורטת יותר של ההקדמה. שקול את המידע שהכנסת למבוא וודא להרחיב את המידע הזה.
- ציין משימות שבוצעו מאז הדוח האחרון ואילו משימות נמשכות.
- דון בבעיות שנתקלת בהן, בנושאים שיש לטפל בהם ופתרונות פוטנציאליים לבעיות ונושאים אלה.
- התייחס לשינויים שאירעו ומדוע היה צורך לבצע אותם.
- אתה יכול לכלול גם דברים כמו שינויים בכוח אדם, קושי בהשגת חומר, אילו חריגות עלויות נתקלת, עיכובים או בעיות בטכנולוגיה או באבטחה.
- 6התייחס למה הבא לפרויקט שלך. אמנם זה עדיין בעצם חלק מגוף הדו"ח, אבל אתה רוצה לוודא שהקהל שלך מבין לאן אתה הולך עם הפרויקט. וודא שאתה מציין אילו בעיות עשויות להשפיע על מועד אחרון לסיום, על התקציב או על מבנה הניהול.
- אתה באמת רוצה לוודא לומר אם המועד האחרון לפרויקט השתנה או לא.
- הימנע מציפוי סוכר לבעיות עבור הקהל שלך, אך אל תבהיל אותם ללא צורך או הבטיח דבר שאתה לא יכול לספק.
- 7הוסף את סך שעות העבודה. יהיה עליך להראות כמה עבודה אתה והצוות שלך (אם יש לך) השקעת בפרויקט. זה יראה לקהל שלך (בין אם זה המפקח שלך, הלקוחות שלך או סוכנות ממשלתית שעשויים לתת לך כסף) שאתה עבד קשה.
כדי לכתוב דוח התקדמות, התחל מההחלטה כיצד ברצונך להציג את המידע שלך, כמו עם רשימה עם תבליטים או גרף.
חלק 3 מתוך 3: הימנעות מקשיים נפוצים
- 1ודא שאתה נשאר בנושא. כל עוד אתה מקפיד על המידע הבסיסי המתואר לעיל, אתה צריך להיות בסדר. אתה באמת רוצה להימנע משיטוט לתחומים אחרים הקשורים רק לפרויקט באופן שולי, מעניין אם כי הם עשויים להיות.
- לדוגמא: אם הפרויקט שלך מתייחס מחדש לארגון אמנויות מקומי ללא מטרות רווח, זה עשוי להיות מפתה לצאת לדיון במצב המצער של מימון האמנויות, אבל זה לא ממש יעזור לפרט כיצד הפרויקט שלך מגיע.
- 2תשאיר את זה פשוט. המטרה של דוח התקדמות היא להעביר את ההתקדמות שאתה עושה, מבלי להציף את הקהל שלך במילים וברעיונות. כל מה שאתה צריך להתמקד בו הוא איך מגיע פרויקט מסוים, על מה עדיין צריך לעבוד, ועל אילו שינויים שנעשים צריך לעשות.
- תלוי למי אתה כותב את הדוח עבורך, ייתכן שתצטמצם למגבלת עמודים ספציפית. כלל אצבע טוב הוא לשמור עליו קצר ככל האפשר, תוך הקפדה על התאמה למידע המתאים.
- 3נסה להימנע מלהיות מעורפל מדי. עליכם לוודא כי אתם מוסרים פרטים ספציפיים על היכן אתם נמצאים בפרויקט שלכם. לדוגמא: היית רוצה להימנע מלומר משהו כמו "אנו מתקדמים בקבלת מימון האמנות שלנו" ובמקום זאת לומר "עם שני המענקים של 3730 אירו מהקרנות השונות הללו, חסר לנו רק 1490 אירו מהיעד של 8960 אירו. "
- 4צמצמו את הניסוח האקספרסיבי. שוב, אתה רוצה שהדוח שלך יהיה ברור ותמציתי. אתה לא רוצה להציף את הקהל שלך בנוסחים שלא מוסיפים שום דבר לדוח. לדוגמא, ביטויים כמו "קטסטרופה מוחלטת" או "הצלחה מסחררת" הם רגשניים ומעורפלים מכדי שיוכלו לשמש לקוחות או מפקחים.
- 5ציטט את המקורות שלך. כל מידע שאתה משתמש בו שמקורו במקור חיצוני, כל גרף או נתונים, צריך להיות מצוטט כראוי. אתה יכול להוסיף לדף ההתקדמות שלך דף נוסף שמצוטט.
המטרה של דוח התקדמות היא להעביר את ההתקדמות שאתה עושה, מבלי להציף את הקהל שלך במילים וברעיונות.
- נסה לשפוט את סגנון המפקח שלך. ייתכן שיש לה העדפה לסוגי הדוחות שהיא אוהבת לראות. חלקם ירצו לראות רשימות נוספות או מידע עם תבליטים; אחרים ירצו לדעת כמה שפחות להסתדר. אחרים עשויים להעדיף כמה שיותר מידע, לא משנה כמה עמודים זה לוקח.
- היו ספציפיים לאורך סיכום ההתקדמות, אך נסו לא להיות יותר מדי מילים.
- כדי לא להיתפס לא מוכנים כאשר הזמן של זה עבור דו"ח התקדמות, זה רעיון טוב כדי לתעד מידע כמו שאתה הולך יחד אז זה קל לשים את כל המידע יחד.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל למצוא אינפוגרפיקה לשימוש בדוחות שלי?הכנתם בעצמכם היא בדרך כלל הדרך הפשוטה ביותר, בכל הנוגע לחוקיות ודיוק הנתונים. אם אינך יודע כיצד, נסה להשתמש בתוכנית גיליונות אלקטרוניים. חיפוש באינטרנט יכול גם לספק מידע רב ערך.
- מה צריך להיות נושא הדו"ח שלי?יש הרבה נושאים שאתה יכול לדווח עליהם. התחל עם תשאול בעצמך מה רלוונטי עבורך או מה דבר מסוים יכול להועיל לך או לאנשים אחרים. היצמדות לנושאים שמעניין לחקור עליהם היא מקום טוב להתחיל בו.
תגובות (12)
- עכשיו יש לי הבנה טובה יותר.
- המאמר עזר לי להיות עקבי ושיטתי יותר בסידור הנושאים הרלוונטיים הנדרשים בדוח. אני מרגיש שבדרך זו הקהל המיועד יבין את הדו"ח.
- זה עזר לי לכתוב את דוח ההתקדמות שלי ולדעת את הצעדים המתאימים לכך.
- לא ממש ידעתי על מה מדובר בדו"ח התקדמות, אבל זה האיר אותי.
- זו כתבה נהדרת, תודה רבה. שווה קריאה, מדריך נהדר!
- מאוד שימושי, תודה.
- יצירה מדויקת וידידותית!
- יש לי פרויקט בנייה שביקשו ממנו לכתוב דוח. זו הראשונה שלי ולא ידעתי איך לעשות את זה, אבל המאמר הזה שבר לי את זה. עכשיו זה לא יהיה כל כך קשה. תודה.
- מידע זה מאוד שימושי עבורי. תודה, מאמר זה נתן לי ידע חשוב אודות דוח התקדמות.
- זה התגלה כמדריך פשטני ובעל ערך לגבי מה לכתוב. הרבה תודות!
- אני מאמן חדש, ולכן הועיל לי להסתכל ולקבל מידע נוסף על כתיבת דוחות. אני מאוד מעריך את המאמר השימושי הזה.
- תזכורות לדבוק בעובדות, לא להיות רגשי וקצר הן טובות. תודה לך, מדריך!
