איך להבין ולהקים ספר כללי?
לאחר שקבעת את תרשים החשבונות, ערוך או מחק את כל קודי התרשים הקיימים והזן את קודי התרשים החדשים שלך במידת הצורך.
מאמר זה מספק רשימת ביקורת להגדרה להפעלת תוכנית ספר חשבונות כללי.
- 1קבע את סוג תרשים החשבונות שבו ברצונך להשתמש. זו עשויה להיות אחת מהתרשימים לדוגמה שמסופקים עם התוכנה שלך, או שתרצה לשנות תרשים קיים או להזין תרשים חדש מאפס. אם אינך כשיר להחליט על הגישה הטובה ביותר התייעץ עם רואה החשבון שלך. זכור שתמיד תוכל להוסיף תרשים נוסף של קודי חשבון בעתיד. בהמשך תוכל גם להסיר קודי תרשים שמעולם לא השתמשת בהם. במילים אחרות, מבנה התרשים לא צריך להיות סופי לחלוטין, אך המבנה הכולל צריך להיות במקום.
- 2לאחר שקבעת את תרשים החשבונות, ערוך או מחק את כל קודי התרשים הקיימים והזן את קודי התרשים החדשים שלך במידת הצורך.
- 3הזן את פרטי החברה שלך לתוכנית והזן את קוד החשבון לכל חשבונות 'מיוחדים' כגון חשבון הרווחים השמורים שלך, חשבון המתח וחשבונות אחרים במידת הצורך.
- 4בצע גיבוי. שמור זאת לעיון עתידי.
- 5הזן את יתרות הפתיחה שלך לשנה. קבע אם תזין יתרות החל מתקופה 1 (מומלץ) או אם תזין יתרות מהתקופה הקודמת בלבד. אם תזין יתרות מהתקופה הקודמת בלבד, תידרש לדוח יתרת ניסיון ממנה לעבוד, עד לתקופה הקודמת.
- 6הזן ובמידת הצורך פרסם את יתרות הפתיחה שלך.
- 7הדפיסו יתרת ניסיון ובדקו אותה.
- 8במידת הצורך, הזן יתרות מתקנות.
- 9גיבוי בשלב זה לצורך התייחסות עתידית.
- 10הזן את היתרות שלך בשנה האחרונה, אם התוכנה שלך מאפשרת לך.
- 11הזן את התקציבים שלך באופן אופציונלי אם ברצונך להדפיס דוחות שמשווים בפועל לתקציבים והתוכנה שלך מאפשרת לך.
- 12גיבוי בשלב זה לצורך התייחסות עתידית.
- 13בדוק היטב את הדוחות הכספיים שלך. ודא שהעמודות מסתדרות כראוי ושהחישובים הפנימיים בדוחות שלך נכונים. זו נקודה קריטית. אל תניח שהדוחות שלך נכונים אם שינית את מבנה החשבונות שלך.
- 14אם הדוחות הכספיים אינם נכונים, ערוך / תקן אותם. עשו זאת על ידי העברת קודי חשבון למיקומם הנכון במידת האפשר.
- 15צור גיבוי סופי אחד. המערכת שלך אמורה להיות מוכנה לשימוש כללי.
זכור שתמיד תוכל להוסיף תרשים נוסף של קודי חשבון בעתיד.
- קראו ספר מבוא טוב על חשבונאות יסודות שנכתבו עבור רואי חשבון שאיננו.
- קבל הכשרה בתוכנה אם קיימת הכשרה.
- בדוק את מבנה תרשימי החשבונות שלך עם רואה החשבון שלך לפני שתתחיל להזין יתרות.
- הקפד לבצע גיבויים של ההגדרה שלך בשלבים חשובים כדי שתוכל לשחזר גיבוי אם אתה טועה.
- בדוק אם ישנם ספרים זמינים בתוכנה שאתה מנסה להגדיר, כגון 'For Dummies' או ספרות היכרות דומה.
- אם אין לך אחיזה מוצקה בעקרונות הנהלת חשבונות כפולים, חשוב מאוד שתבדוק את ההתקנה על ידי מישהו שעושה זאת לפני שתתחיל להשתמש במערכת החדשה שלך.
