כיצד להגיש אלפביתיות?
כדי להגיש דברים לפי אלפביתיות, התחל בקיבוץ כל הפריטים שברצונך להגיש לפי סוג, כמו קבלות, מכתבים ומסמכים, כך שיהיה קל יותר למצוא אותם. לאחר מכן, אינדקס את כל הקבצים בכל קבוצה על ידי הצבת המילה החשובה או הרלוונטית ביותר בתחילת הכותרת. לדוגמא, אם היה לכם מתכון בשם "עוגת תפוחים מתוקה וטעימה", הייתם רוצים לאנדקס אותה כ"פאי תפוחים, מתוק וטעים ", כך שיהיה קל יותר להרים את העיניים. לסיום, סדר הכל לפי סדר האלף-בית לפי הכותרות הצמודות. כדי ללמוד כיצד לארגן את כל המסמכים שלך לאחר הגשתם, גלול מטה!
למשל, "חברת כרייה של ג'יין א. דו" תוגש אחרי "ג'יין א. א. מפ.".
הגשת אלפבית היא דרך בסיסית לארגן מסמכים המאפשרת לך לאחסן, לגשת ולנהל במהירות את הקבצים האישיים והעסקיים שלך. על ידי יישום הגשת אלפבית בחייכם, תבטיחו שכל המסמכים מוגנים וזמינים. ישנם כללים רבים כיצד להגיש אלפביתית באנגלית כדי לשמור על מערכת הגשה הגיונית. למרבה המזל, זה פשוט להתחיל עם מסמכים חדשים ועדיין אין שינוי קשה לעשות אם אתה צריך לארגן מחדש!
חלק 1 מתוך 2: הגשת אלפביתית
- 1החליטו על המערכת האלפביתית בה תשתמשו. אפילו משהו פשוט לכאורה כמו הגשה אלפביתית מציע כמה אפשרויות לבחירה. חשוב שתבחר מערכת אחת ותשתמש בה בעקביות.
- תיוק אות אחר אות שוקל כל אות בכל מילה לפי סדר המראה, ומתעלם מכל רווח בין מילים.
- הגשת מילים אחר מילים מזמינה פריטים על בסיס האות הראשונה של כל מילה ברצף.
- תיוק יחידה אחר יחידה לוקח בחשבון כל מילה, קיצור, וראשון, ומזמינים פריטים על פי אלה. בדרך כלל מומלץ להשתמש במערכת יחידה אחר יחידה.
- 2פריטים קבוצתיים. ברגע שיש לך את כל הפריטים שאתה צריך להגיש, החלט איך ברצונך לקבץ את הקבצים. אתה יכול לבחור את פורמט המילון, בו כל הקבצים ממוקמים בסדר אלפביתי אחד, ללא קשר לסוג הקובץ או לפריטים שהוא מכיל. אתה יכול גם להשתמש בתבנית האנציקלופדיה, שבה פריטים מקובצים לפי סוג או נושא, ואז כל קבוצה מסודרת באלפבית.
- אם יש לך הרבה סוגים שונים של פריטים לתיקון (מתכונים, קבלות מס, מכתבים וכו '), אז זה יכול להיות מועיל להשתמש בפורמט האנציקלופדיה. מקבצים תחילה את הפריטים לפי סוג ואז סדר לפי פריט אלפביתי בכל פריט. שמור על הפרדה בין הקבוצות באמצעות חוצצים או קידוד צבע.
- 3אינדקס את הקבצים שלך. אינדקס הוא אופן הצבת כל קטע של כותרת ביחידה הנכונה. כדי להוסיף פריטים לאינדקס לפני הגשתם, עליכם לפרק את האלמנטים של שם כל פריט וליצור שם אלפביתי חדש, שעשוי להיות שונה מהשם הסטנדרטי. לדוגמה:
- נניח שיש לך את הפריטים הבאים לאינדקס ולתיקון: מאמר על אדני חרקים שכותרתו "האכלה לילית של אדווארדים", ביוגרפיה של מומחית חרשנים ידועה ג'יין א. דו, ועלון פרסומי לתערוכת חרדונים של גן החיות של דטרויט.
- הביוגרפיה של ג'יין א. דו תתווסף לאינדקס "איילה, ג'יין א '" מכיוון ששמות המשפחה מופיעים במקום הראשון בתיק. הוא יוגש תחת האות "ד."
- המאמר "האכלה לילית של עורקים" יכול להיות באינדקס כפי שהוא, אם תבחר בקיבוץ בסגנון מילון. ניתן היה להגיש אותו תחת האות "N" (עבור "Nocturnal") באמצעות קיבוץ זה.
- לחלופין, תוכל להוסיף לאינדקס את "האכלה לילית באדיבות" כ"האכזריות, האכלה לילית ". זה יהיה הגיוני אם היית משתמש בקיבוץ בסגנון אנציקלופדיה ולא רק בהגשת פריטים הקשורים לבעלי חרקים. הפריט יוגש אז תחת "A."
- ניתן להוסיף לאינדקס את חוברת הקידום כ"ארדווארקים, מוצגים (גן החיות של דטרויט). " זה יהיה הגיוני אם אתה מצפה שיהיו כמה חומרים על תערוכות חרדון - למשל, ייתכן שיהיה לך פריט נוסף שיוגדר כ"ארדווארקים, מוצגים (גן החיות טולדו). "
- לחלופין, ניתן להוסיף לאינדקס את חוברת הקידום כ"גן החיות של דטרויט (תערוכת ארדווארק). " זה עשוי להיות הגיוני אם אתה מצפה שיהיו לך כמה פריטים הקשורים לגן החיות של דטרויט, או אם ברצונך להשתמש בקיבוץ בסגנון אנציקלופדיה כדי לתייק פריטים לפי מיקום גיאוגרפי.
הביוגרפיה של ג'יין א. דו תתווסף לאינדקס "איילה, ג'יין א '" מכיוון ששמות המשפחה מופיעים במקום הראשון בתיק. - 4סדר קבצים לפי סדר אלפביתי לפי שמם באינדקס. הכלל הכללי להגשת אלפביתיות הוא לסדר פריטים לפי A (ראשון) עד Z (אחרון). השתמש במידע ספציפי יותר ויותר כדי להבחין בין ולהזמין פריטים נפרדים. לדוגמה:
- סדר הקבצים שבאינדקס שלך בשלב הקודם יכול להיות (תלוי במערכת בה אתה משתמש): "איילה, ג'יין א '," גן החיות של דטרויט (תערוכת Aardvark), "ו"האכלה לילית של Aardvarks" או "Aardvarks, תערוכות (גן החיות של דטרויט), "" Aardvarks, האכלה לילית "ו-" Doe, Jane A. "
- קובץ של "וואלאבי" יגיע אחרי קובץ של "אמו". קובץ של "קנגורו" היה מגיע בין לבין, וקובץ של "Aardvark" יגיע לפני אחד עבור "Bear" ואחד עבור "Emu". זה ייתן לך את סדר הקבצים הבא: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
- אם הוספת קובץ עבור "Anteater", הוא יגיע אחרי כל הקבצים של "Aardvark". מכיוון ששניהם מתחילים באות "A", עליכם להסתכל על האות השנייה של כל מילה ("N" ו- "A", בהתאמה) כדי לקבוע את הסדר ואז לארגן קבצים על בסיס זה. הצו החדש יהיה: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
- 5תייג את תיקיות הקבצים שלך. כדי להקל על איתור הפריטים, תייגו לכל תיקיית קבצים את השם הראוי לאינדקס של הפריט / ים שהוא מכיל. זה יקל על הצגת קבצים חדשים בסדר הנכון.
- הצב פריטים בתיקיה המיועדת להם.
- ייתכן שתמצא את זה שימושי לצבוע את קוד הקבצים שלך כדי לשפר את השימושיות. למשל, אם אתה משתמש בקיבוץ בסגנון אנציקלופדיה, תן לכל קבוצה צבע נפרד ותייג כל פריט / קובץ בכל קבוצה בצבע המתאים.
- 6תעד את מערכת האינדקס וההגשה. היה עקבי עם מערכת האינדקס וההגשה שלך, תהיה אשר תהיה. ודא שכל מי שיש לו גישה לקבצים מודע למערכת. לדוגמה, אתה יכול ליצור ולשתף מסמך המפרט את כללי מערכת התיוק שלך. זה יעזור לכולם להיות מסוגלים להשתמש במערכת התיוק ביעילות.
- 7הגש פריטים חדשים כהלכה. הצב קבצים בארון בהתבסס על השמות שנוספו לאינדקס והסדר האלפביתי, בהתאם למערכת בה אתה משתמש. העבר את הקבצים הנוכחיים לפי הצורך כדי למקם קבצים חדשים במקום הנכון.
חלק 2 מתוך 2: טיפול במקרים מיוחדים
- 1הגש פריטים בטווח המשמעותי שלהם. לפעמים, זה הגיוני לתייק פריטים על בסיס מילות מפתח, ללא קשר לסדר שמופיעות שם בכותרת או בשם. זה מבטיח שניתן יהיה להוסיף לאינדקס קובץ ולאתר אותו באמצעות המונח ההגיוני ביותר. לדוגמה
- "הבנק הראשון של שיקגו" יכול להיות באינדקס והוגש כ"שיקגו, הבנק הראשון של. " "שיקגו" הוא מונח המפתח בערך זה, ולא "ראשון" או "בנק", במיוחד אם ייתכן שיש לך פריטים אחרים בעלי שמות דומים, כגון "הבנק הראשון של טולסה" או "בנק שיקגו ואמון."
לדוגמא, "ג'יין א. הדברת מזיקים" תוגש תחת "J", ולא תתווסף לאינדקס כ"איילה, ג'יין א. הדברה ". - 2סדר שמות לפי שם משפחה. תקני הגשה אופייניים ממליצים להוסיף לאינדקס אנשים לפי שם משפחה, שכן שם המשפחה נחשב למונח המשמעותי.
- לפיכך, "ג'יין א. דו" יתווסף לאינדקס ויוגש כ"אונה, ג'יין א. "
- שים כותרות (ד"ר, גברת, מייג'ור וכו ') בסוף. "ד"ר ג'יין א. דו", למשל, יתווסף לאינדקס ויוגש כ"דו, ג'יין א ', ד"ר.
- בדרך כלל, סדר שמות כפי שהם מאויגים, אות אחר אות. למשל, "מקדונלד" יבוא לפני "מקדונלד". כמו כן, "D '", "L", "Le", "de" וכו' נחשבים כחלק מהשם, ולא יחידות נפרדות. למשל, הזמינו קבצים "היינליין", "לה גווין" "ל'אנגל" ו"וולף "בסדר זה (ולא בתור" ל'אנגל ", לה גין", "היינליין", "וולף").
- יוצא מן הכלל הנפוץ לכללים אלה לגבי שמות הוא כאשר שם הפרט מהווה חלק משם של עסק או ארגון. במקרים אלה התייחסו לשמו של האדם כיחידות בתוך שם העסק. לדוגמא, "ג'יין א. הדברת מזיקים" תוגש תחת "J", ולא תתווסף לאינדקס כ"איילה, ג'יין א. הדברה. "
- 3התעלם ממאמרים, צירופים ורכבי יחס. מאמרים (כגון "a", "an" ו- "the"), צירופים (כגון "ו-", "אך," ו- "או") וגישות יחס (כגון "עבור", "של" ו- בדרך כלל מדלגים על "in") בעת יצירת אינדקס והגשה לפי אלפבית, מכיוון שהם אינם נחשבים למונחים משמעותיים. זה המקרה גם כאשר הם מהווים את התחלת שם הפריט. לדוגמה:
- "חקירה של פרקטיקות האכלה באמו" תוגש תחת "E" עבור "אמו" (המילה המשמעותית בכותרת פריט זה), ולא "A" עבור "an."
- "הדברה של איילה וסמית '" תוגש אחרי "איילה, ג'יין א." שני השמות שנוספו לאינדקס מתחילים במילה "Doe", לכן עוברים למונח המשמעותי הבא בכל אחד מהם ("Smith" ו- "Jane" בהתאמה) כדי לקבוע את סדר הקבצים. התעלם מהמילה "ו" מכיוון שהיא אינה משמעותית.
- 4התייחס לקיצורים כאילו נכתב. בעת יצירת אינדקס והגשת פריטים, ייתכן שתיתקל בקיצורים כגון "Mfg." (עבור "ייצור") או "Inc." (עבור "Incorporated). באופן כללי, עליכם להוסיף לאינדקס ולהגיש פריטים כאילו קיצורים אלה נכתבו, ולא רק כמחרוזות אותיות.
- לדוגמא, "חברת כרייה של ג'יין א. דו" תוגש אחרי "ג'יין א. א.
- 5מספרי קבצים בדרך כלל. בעת הגשת פריטים לפי אלפביתית, ייתכן שתיתקל בספרות בכותרות שלהם. בדרך כלל, קבצי מספרי קבצים בדרך כלל, ולא כאילו הם מאויתים. המספרים מוגשים גם לפני מכתבים.
- לדוגמה, "חברת 3M" תוגש לפני "100 רעיונות עסקיים נהדרים" (מכיוון ש" 3" מגיע לפני" 100").
- " רעיונות עסקיים הגדול " ו- " מנהיגים עסקיים הגדול " היו יוגשו לאחר "100 רעיונות עסקיים גדולים," מאז מספרים מסודרים לפני אותיות.
- מספרים שכבר מאויתים מתייחסים למילים ולא כמספרים. לדוגמה, הגש פריטים "100 מנהיגים עסקיים נהדרים ", "רעיונות עסקיים נהדרים" ו"מאתיים רעיונות עסק נהדרים "בסדר זה.
- אם זה משרת את מטרות התיוק שלך, עם זאת, אתה יכול לעשות חריג ולהגיש תמיד ספרות כאילו הן מאויתות.
- 6התמודד עם כל התווים המיוחדים. יש לקחת בחשבון כל תו שאינו אלפביתי או שאינו מספרי. מה לעשות עם הדמויות הללו, לעומת זאת, תלוי בסוגן:
- בדרך כלל מתעלמים מפיסוק (כגון אפוסתרופות, נקודות ופסיקים) בעת יצירת אינדקס והגשת פריטים. למשל, הגש את "הקפה הטוב ביותר בוושינגטון" ואת "יריד מדינת וושינגטון" בסדר זה.
- מתייחסים לדיאקריטים כאל האות המקבילה, ללא הסימן הדיאקריטי. לדוגמה, הקובץ "Eclair" כ- "Eclair" ו- "Uber" כ- "Uber". היוצא מן הכלל לכך הוא כאשר אתה מגיש על פי האלף-בית של שפה המשתמשת בדיאקריטים, ובמקרה זה עליך לבצע את הסדר האלפביתי הרגיל של אותה שפה.
כדי להגיש דברים לפי סדר אלפביתי, התחל בקיבוץ כל הפריטים שברצונך להגיש לפי סוג, כמו קבלות, מכתבים ומסמכים, כך שיהיה קל יותר למצוא אותם. - 7השתמש בכלל הכללי "שום דבר לפני משהו" במידת הצורך. באופן כללי, מתעלמים מרווחים (כולל פיסוק ואלמנטים אחרים שדולגים עליהם) בעת הגשה באלף-בית. עם זאת, במקרים בהם יש לך פריטים שמתחילים באותה דרך, השתמש ברווח או בכלל "שום דבר לפני משהו" כדי לקבוע את צו ההגשה.
- למשל, הגש את "הגדה הצפונית-מזרחית", "הצפון-מזרח ייצור" ו"הגדה הצפון-מזרחית "בסדר זה.
- כמו כן, "איילה, ג'יין א." יוגש לפני "איילה, ג'יין א ', ד"ר.
- 8הבחין קבצים על ידי מידע מפורט יותר, במידת הצורך. במקרים נדירים יותר, מידע אלפביתי אינו מספיק כדי לקבוע את סדר הקבצים. במקרים אלה עליכם להשתמש במידע נוסף לאינדקס והזמנת פריטים. סמן מידע נוסף זה בקבצים המתאימים כדי לעזור לך להבחין ביניהם. לדוגמה:
- אם היו לך פריטים לשני אנשים שונים בשם ג'יין א. דו, תוכל להזמין אותם עד תאריך הלידה. הקובץ "איילה, ג'יין א '(נ' 1853)" יגיע לפיכך לפני קובץ "איילה, ג'יין א '(נ' 1967).
- אתה יכול גם להזמין פריטים על פי גיאוגרפיה כאשר אתה צריך לעשות הבחנות. אם יש לך קבצים לשלושה בנקים שונים בשלושה מיקומים שונים, וכל בנק נקרא "First United Bank and Trust", תוכל להזמין אותם בסדר אלפביתי לפי הסדר "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and אמון (אוקלהומה), ו"הבנק המאוחד הראשון ואמון (דקוטה הדרומית). "
- כמו כן, אם היו לך פריטים לשני דובים שונים או סוגים שונים של דובים, היית מבדיל אותם עוד יותר, על סמך מינים, מיקום גיאוגרפי וכו '. למשל, ייתכן שיהיה לך קבצים על "דובי, חום" ו"דוב, גריזלי " לפי הסדר הזה), או קבצים ב"דובים (אירופיים) "וב"דובים (צפון אירופאים)" (בסדר זה).
- 9פרסם חריגים וכללים מיוחדים. וודא שכל מי שמשתמש בקבצים שלך יודע על חריגים כלשהם להנחיות הסטנדרטיות המשולבים במערכת התיוק שלך. זה יעזור להבטיח שכולם יוכלו להשתמש במערכת התיוק בצורה נכונה ויעילה.
- אם אתם מחפשים הנחיות בנושאי הגשת אלפבית מורכבים או מיוחדים יותר, פנו למוסדות כמו ארגון תקני המידע הלאומי (NISO), איגוד הספרייה האירופית (ALA), איגוד מנהלי הרשומות והמנהלים (ARMA), או ספריית הקונגרס.
שאלות ותשובות
- מה הדרך הטובה ביותר עבורי להגיש "מערכת המשפט הפלילי"? תחת "The" או "Criminal"?הגש אותו תחת "פלילי". קבצים רבים עשויים להתחיל ב"ה. " הגשה בדרך זו מאפשרת את המיקום המהיר ביותר של הקבצים שלך.
- כיצד אוכל להגיש מישהו עם שני שמות משפחה, האם שם המשפחה השני נלקח בחשבון?אם שם המשפחה מקופף, התייחס אליו בדרך כלל כמילה אחת. אם זה לא מקף, התייחס לשם המשפחה הפרטי כשם אמצעי - והגש תחת שם המשפחה.
- איך הייתי מגיש את השם "סנט ג'ון"?תוכל להגיש אותו תחת "Sa" (כמו ב"סנט ") או" St "עבור (כמו ב"סנט"). זה תלוי בך בהתאם להעדפותיך.
- האם אני מגיש את הניירות שמאחורי האות האלף-בית או לפניה?השתמש בכלל "שום דבר לפני משהו". הגש את כל המאמרים המתחילים באות האלף-בית שמאחורי האות עצמה או אחריה, מכיוון שאין שום דבר אחרי אות אחת בלבד של האלף-בית. התחל תמיד לתייק מלפנים, כלומר העמוד הראשון בקלסר או הכי קרוב אליך בארון תיוק.
- היכן הייתי מגיש משהו שמתחיל במספר, כמו "5 חבר'ה"?יש להגיש קבצים המתחילים במספרים לפני כל אות. הם צריכים להיות גם בסדר מספרי. אם יש לך שני פריטים שמתחילים באותו מספר, עליך להזמין אותם לפי אלפבית, על סמך מה שעוקב אחר המספר הזה. לדוגמא: 5 גלים יגיעו לפני 5 חבר'ה.
- האם כשמגישים שמות, האם מק 'מגיע למקום הראשון ב- M?זה יבוא אחרי כל שמות שמתחילים ב"מא "או" Mb ".
- האם ג'וניור מגיע לפני שלישי?כן. בשלושה דורות בעלי שם זהה, הוותיק ביותר מקבל את הסיומת האב, האמצעי ג'וניור, והקטן השלישי, כלומר "השלישי".
- היכן הייתי מגיש חברת מספרים?כל דבר עם מספר בתחילת השם צריך להיות מוגש לפי סדר מספרי לפני קבצים שמתחילים באותיות. 0-9, ואז AZ
- כיצד אוכל להגיש שם כמו סנט ג'ין?אתה אלפביתי את הקידומת סנט כאילו נכתב - סנט. אז סנט ג'אן יוגש כז'אן הקדוש.
- בעת הגשת "רחוב ס 'קרסון 123", האם הוא מוגש תחת "S" עבור "דרום" או "רחוב קרסון"?הוא יוגש תחת "קרסון", כיוון שזה שם הרחוב. החלק "דרום" לא משנה, שכן לרוב יש לרחוב שני כיוונים.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל להגיש אוניברסיטאות באלפביתיות?
- האם עלי להגיש את UC Davis ל- Ds?
- האם אני משתמש בכותרת בעת הגשת אלפביתי?
- האם עסקים באים בפני אנשים פרטיים כאשר הם מגישים בסדר אלפביתי?
- כיצד אוכל לתייג את שם האדם באלף בית?
תגובות (7)
- עברו הרבה שנים מאז שהגשתי, אז האתר שלך הוא עזרה אדירה.
- חיפשתי דרך לעשות אלפביתיות של קיצורים באופן ספציפי, ומצאתי כללים רבים אחרים שיש לעקוב אחריהם שמועילים מאוד, עם הכללים המפורטים יחד עם הפניות השונות. המדריך היה לי קל יותר לעקוב.
- למדתי מזה, שיעזור למערכת התיוק שלי.
- זה עזר לי לדעת למלא ולקפל את המסמך שלי.
- זה עזר לי להבין איך להגיש ונתן לי טיפים טובים.
- הרבה זמן לא הייתי צריך להגיש ידנית. זה סיכם את זה בדיוק בשבילי.
- אני בתחום משאבי אנוש ויש לי אדם ברמת כניסה שמתחיל בקרוב שהוא מקסים ומסוגל, אך לא נראה שיש לו את יסודות התיוק וזה כדי להבטיח שאדע שהיא תקבל התחלה טובה.
