כיצד לשפר את הכתיבה הקשורה לעבודה שלך?
השלבים הבאים כיצד לשפר את ההתמודדות שלך עם כתיבה הקשורה לעבודה, כיצד לתכנן את הכתיבה העסקית שלך וכיצד לפתח סגנון מתאים.
תקשורת אפקטיבית היא המפתח לניהול עסק. כתיבה עסקית אפקטיבית בצורה של אותיות, חוברות, הודעות לעיתונות, עלונים, בלוגים ו דוחות עסקיים עוזרת ללקוחות שלך להבין את אופי העסק שלך ומעודדת אותם לקנות מה שאתה מוכר. כתיבה אפקטיבית הקשורה לעבודה, בצורה של מדיניות, נהלים ותזכירים, מאפשרת לעובדים שלך לדעת מה יעדי החברה שלך ומה אתה מצפה מהם לעמוד ביעדים אלה. השלבים הבאים כיצד לשפר את ההתמודדות שלך עם כתיבה הקשורה לעבודה, כיצד לתכנן את הכתיבה העסקית שלך וכיצד לפתח סגנון מתאים.
שיטה 1 מתוך 2: תכנון מה שאתה כותב
- 1תכנן את מה שאתה רוצה לומר. בדרך כלל, אלא אם כן נדרשת תשובה מיידית לדואר אלקטרוני, יש לך זמן לחשוב על מה שאתה כותב ואיך כדאי לומר זאת. קח את הזמן כדי לקבוע מה יש לך לומר ואת הסדר הנכון לומר את זה.
- 2הבן את היקף ומבנה הדברים שאתה כותב. אם אתה עונה לבקשה בכתב, תוכל לעמוד בדרישות מה לכתוב מהשאלות באותה בקשה; אם לא, אתה יכול לבקש מהמבקש להבהיר מה הוא מבקש לפני שתשיב. עבור חלקים ארוכים יותר, כגון מדריך מדיניות או דוח עסקי, אתה יכול להסתכל על דוגמאות למסמכים קודמים כדי להבין מה צריך ואסור לכלול וכיצד לנסח אותו.
- אם למחלקה שלך יש מדריך סגנון לסוגי כתיבה הקשורה לעבודה שהיא עושה, התייעץ איתו בתדירות הנדרשת במהלך התכנון והכתיבה.
ככל שתשתפר בכתיבה לעבודה, תצטרך לעבור על עבודתך בתדירות נמוכה יותר. - 3הכירו את הקהל שלכם. כתיבה למנהלים ארגוניים שונה מכתיבה ללקוחות, ושניהם שונים מכתיבה עבור הבוס המיידי שלך או עמיתיך לעבודה. בעוד שאתה צריך לבסס טון מקצועי בכל עת, כל קהל מחפש מידע אחר וכל קהל מביא מגוון שונה של ידע וציפיות למה שהוא קורא.
- נסו לכוון את מהלך האמצע בין להיות נוקשה יתר על המידה לאגודל מדי בכתיבתכם. אתה יכול להיות יותר מזדמן עם לקוחות ועמיתים לעבודה אם תוכן ההודעה שלך מאפשר זאת, אך עליך להיות רשמי יותר בעת כתיבה למנהלי חברות ובעלי מניות.
שיטה 2 מתוך 2: כתיבה לעבודה
- 1היו פשוטים. המטרה בכתיבה לקהל עסקי, בתוך החברה ומחוצה לה, היא לתקשר בצורה ברורה את המסר שלך. אמנם אתה צריך לאמץ גוון דמוי עסקי, אך הסגנון שלך לא אמור להפריע למסר שלך בפועל.
- 2היו תמציתיים. בזמן שאתה מנסה להבין מה אתה רוצה לומר, אתה יכול לשים יותר מילים ממה שאתה צריך כדי להגיע לנקודה שלך. יותר מדי מילים אלה עשויות לתסכל את הקורא שלך, להוביל אותו או אותה לדלג על המסר שלך או פשוט להתעלם ממנו. בזמן שאתה מנסה להתמודד עם מה שאתה רוצה לספר לקוראים שלך, קדימה והנח את המילים כשהם קורים לך ואז חזור וערוך את מה שאתה לא צריך. להלן מספר דברים שכדאי לחפש בעת העריכה:
- קלישאות. ביטויים מנוצלים יתר על המידה מתעלמים לאחר זמן מה, מה שמוביל לביטוי ביטויים חדשים, שבתורם, נעשה שימוש יתר בעצמם. הימנע מקלישאות כמו המגיפה; בחר תיאורים ברורים ומדויקים על פני ניסיון להתחכם.
- שימוש יתר במוקדמות. אין שום דבר רע בשימוש במילים כמו "רבות", "רובן", "בדרך כלל" או "מאוד" כשמתבקשים, אך השימוש בהן לעתים קרובות מדי מחליש את השפעת הכתיבה שלך. יש מילים שלא זקוקות למוקדמות; מחוץ לעותק השיווקי, אין שום קריאה ל"ייחודי מאוד ", ואפילו משווקים יכולים לעשות בלי לומר זאת.
- ביטויי מניות. כמו במוקדמות, ביטויים כמו "העובדה ש", "הסיבה", "לאור" ו "בנימוק ש" מחלישים את הכתיבה שלך הקשורה לעבודה כשאתה משתמש בהם לעתים קרובות מדי. ניתן להחליף ביטויי מלאי רבים במילים פשוטות יותר, כמו למשל "יכול" במקום "יכולת" ולהשתמש בביטוי הארוך יותר רק כאשר רוצים להפנות תשומת לב למשפט.
- מילים מיותרות. לפעמים משויכות שתי מילים שמשמעותן בערך אותו דבר, כמו "תקוות וחלומות" כדי לתת למשמעות השפעה רבה יותר. זה עובד כשמשתמשים בו במשורה; עם זאת, לרוב עליכם לשמור טוב יותר על המילה שמתאימה למשמעות המשפט שלכם ולהוציא את השנייה.
כתיבה למנהלים ארגוניים שונה מכתיבה עבור לקוחות, ושניהם שונים מכתיבה עבור הבוס המיידי שלך או עמיתיך לעבודה. - 3השתמש בקול הפעיל. קול פעיל, שבו נושא המשפט בא לפני פועל פעולה חזק ואחריו האובייקט, הוא חזק יותר מקול פסיבי, שם הנושא מגיע אחרון וקודמת לו צורה של "להיות" ("am, "" הם, "" הוא, "" היה, "" היו "). השווה " המניות עלו 42 נקודות אחרי הניצחון של הסופרבול של פקרס" (קול פעיל) עם " הניצחון של הסופרבול של הפקרס היה אחראי למניות שהעלו 42 נקודות " (קול פסיבי).
- כמה ביטויים קוליים פסיביים כמו "זהו", "כלומר", "יש" ו"זה "נדרשים להתייחס למשפט הקודם.
- אפשר גם לעשות שימוש יתר בצורות של "להיות" ו"להיות "בלי לנסח משהו בקול הפסיבי. ניגוד "לניצחון הסופרבול של פקרס הייתה השפעה חיובית על מחירי המניות " עם " מחירי המניות עלו לאחר שהפקרס זכו בסופרבול ".
- 4אל תהפוך פעלים ושמות תואר לשמות עצם. השימוש בצורות שמות עצם של מילים המשמשות בדרך כלל כפועלים או תארים הופך את מה שאתה אומר להישמע מופשט יותר ופחות קונקרטי. צורה זו של כתיבה עשויה להתבקש במספר הגדרות אקדמיות וממשלתיות או בפנייה למנהלים ארגוניים, אך לא בפנייה לעבודה לעבודה שלך בצורה ברורה וחד משמעית.
- 5השתמש במילים שאתה יודע מה המשמעות שלהן והשתמש בהן נכון. המטרה שלך היא לתקשר בצורה ברורה, ולא להרשים אנשים במילים שעשויות לקחת את המיקוד ממה שאתה מנסה לתקשר. זה חשוב במיוחד כאשר מדווחים לבעלי המניות בחברה או נותנים הוראות לעובדי החברה.
אם למחלקה שלך יש מדריך סגנון לסוגי כתיבה הקשורה לעבודה שהיא עושה, התייעץ איתו בתדירות הנדרשת במהלך התכנון והכתיבה.
- אם אפשר, קרא את מה שכתבת בקול לפני שתשלח אותו. לעתים קרובות אתה יכול לזהות שגיאות ביתר קלות כאשר אתה שומע אותן במקום כשרואים אותן.
- בתחילה, ייתכן שתצטרך לעבור על מה שכתבת מספר פעמים, ולחפש מקומות המפרים כל אחד מהשלבים המופיעים תחת "כתיבה לעבודה". ככל שתשתפר בכתיבה לעבודה, תצטרך לעבור על עבודתך בתדירות נמוכה יותר.
- אם מדריך סגנון המחלקה או החברה שלך לא מסכים עם כל אחת מההצהרות במאמר זה, המשך למה שמופיע במדריך הסגנון שלך. הוא נכתב כדי לענות על הצרכים הספציפיים של החברה שלך, ואילו מאמר זה נכתב בכדי לתת ייעוץ כללי.
