איך מצמצמים דוא"ל?
למרות שאתר שאליו אתה נותן את הדוא"ל שלך לא יכול לשלוח לך דוא"ל בעצמך, הם עשויים למכור את כתובת הדוא"ל שלך לחברה אחרת שתשלח לך דואר זבל.
אם אתה מסתמך על דואר אלקטרוני כעל ערוץ התקשורת העיקרי שלך, יתכן ומצאת את עצמך מול מאות דואר שלא נקרא בתיבות הדואר הנכנס שלך. לנפות דרך הר הדוא"ל הזה כדי למצוא אילו שווה לקרוא יכול להיות מאוד מתסכל. כדי למנוע מעצמך לנעוץ ערימה של דוא"ל כל יום למטה, תוכל לעבוד על הגבלת כמות הדוא"ל שנכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך. לכן יש חשיבות להגבלת הדואר האלקטרוני שאתה מקבל לאלה שחשובים לך בלבד.
חלק 1 מתוך 4: שינוי הגישה שלך
- 1למדו את הדוא"ל שלכם לזהות דואר זבל. סמן הודעות כספאם כדי לסנן אותן אוטומטית מתיבת הדואר הנכנס שלך בעתיד. כשתקבל דואר זבל בחר את ההודעה וסמן אותה כספאם. זה יסמן את השולח כספאם, וכל ההודעות הבאות יופנו לתיקיית הספאם שלך.
- ברוב לקוחות הדואר האלקטרוני (כמו גוגל מייל, יאהו! דואר, אאוטלוק ועוד) כבר יש מסנני דואר זבל מובנים שמעבירים אוטומטית דואר זבל לתיקיית הספאם של חשבונך. מסנני דואר זבל מסוגלים לזהות דואר זבל לפי מאפייני הטקסט שלהם ומספר רב של נמענים.
- הודעות דואר זבל הן דואר אלקטרוני שנשלח באופן אקראי למספר גדול של נמענים, לרוב למטרות שיווק או הונאה.
- מכיוון שהודעות דואר זבל יכולות להכיל וירוסים, מומלץ להימנע מפתיחת ההודעה על מנת לסמן אותה כספאם. עדיף פשוט למחוק את ההודעה, ולא לקבל נגיף תוך ניסיון לסמן אותה כספאם.
- 2נסה שירות דוא"ל אחר. ללקוחות דוא"ל שונים יהיו מסנני דואר זבל חזקים יותר ותכונות אחרות. אם אינך מתרשם משירות הדוא"ל שלך, נסה להשתמש בשירות אחר.
- Gmail נחשב בדרך כלל לאחד היעילים בסינון דואר זבל ויש לו מספר רב של כלים זמינים עבורך לשליטה נוספת בדוא"ל שלך.
- אם כתובת הדוא"ל שלך מחייבת להשתמש בלקוח מסוים אך ברצונך לנסות עוד אחד, בקש מהלקוח הקיים שלך להעביר את הדוא"ל שלך לכתובת חדשה עם לקוח אחר.
- 3הימנע מאתרים ושירותים המבקשים את הדוא"ל שלך. אתה צריך למסור את הדוא"ל שלך רק לאתרים שאתה סומך עליהם ויש להם מוניטין טוב. אתה לא רוצה למסור את כתובת הדואר האלקטרוני שלך אלא אם כן זה באמת חשוב. כתובת דואר אלקטרוני היא אחת מנקודות הקשר האישיות שלך, בדיוק כמו הטלפון הסלולרי שלך או מספר הטלפון הביתי שלך. האחריות לגבי ההרשמה לאתרים לרוב תסייע בהפחתת הדוא"ל שלך.
- למרות שאתר שאליו אתה נותן את הדוא"ל שלך לא יכול לשלוח לך דוא"ל בעצמך, הם עשויים למכור את כתובת הדוא"ל שלך לחברה אחרת שתשלח לך דואר זבל.
- עסקים שאתה נותן להם את כתובת הדוא"ל שלך בחיים האמיתיים עשויים לעשות זאת. היזהר מתעשיות מכובדות במיוחד כמו סוכנויות נסיעות ומופעי כלות. מכיוון שהם יודעים בדיוק על מה אתה מחפש להוציא כסף, הם יכולים למכור בקלות את כתובת הדוא"ל שלך לחברות או שירותים קשורים.
- 4אל תפרסם את כתובת הדוא"ל שלך באתרים. לפעמים אתה עלול להיות נוטה לפרסם את כתובת הדוא"ל שלך באתר. זה יכול להיות אתר אישי משלך או שזה יכול להיות קטע ההערות של אתר אחר (כמו אתרי חדשות או בלוגים). טעות נפוצה נוספת היא פרסום כתובת הדוא"ל שלך בפורומים. יש אנשים שמטפלים באינטרנט אחר כתובות דוא"ל ואז מוכרים את הכתובות האלה לחברות שרוצות לשלוח לך דואר זבל. על ידי נקיטת אמצעי זהירות תוכלו לוודא שזה לא קורה.
- אחד הפתרונות הנפוצים הוא לכתוב את הדוא"ל במקום רק לרשום אותו. כך, למשל, "jackjohn@email.com" עשוי להפוך ל"ג'ק ג'ון בדוא"ל dot com ".
- אם האתר שבו ברצונך לפרסם את הדוא"ל שלך הוא שלך, אתה יכול ליצור קישור שיוצר לך דוא"ל באופן אוטומטי במקום לפרסם את הכתובת שלך. זה נקרא קישור "mailto:".
במקרה זה, סביר להניח שתרצה לסנן הודעות לפי כתובת הדוא"ל של השולח.
חלק 2 מתוך 4: צמצום דוא"ל בכמות גדולה
- 1בטל את הרישום לניוזלטר. מלבד דואר זבל, ידיעונים הם אחד הגורמים העיקריים התורמים לזרם גדול של דוא"ל. כשאתה יוצר חשבונות באתרים שונים (כמו אמזון, eBay וכו ') שבהם אתה נדרש להזין כתובת דואר אלקטרוני, אתרים אלה מפרטים אותך אוטומטית כמנוי לניוזלטרים שלהם.
- כדי להפסיק לקבל עלונים, כל שעליך לעשות הוא לפתוח אותו ולגלול מטה לתחתית ההודעה. עלוני החוק, על פי החוק האמריקני, מכילים כפתורי "ביטול רישום" או קישורים בהם תוכלו להשתמש כדי להפסיק לקבלם. פשוט לחץ על כפתור / קישור "בטל רישום" כדי להסיר את כתובתך מרשימת התפוצה, ולא תקבל יותר ידיעונים מאותו אתר.
- מסנן הספאם שלך לא יסנן הודעות אלה מכיוון שהודעות אלה מגיעות מאתרים חוקיים.
- 2שנה את הגדרות המדיה החברתית שלך. חשבונות מדיה חברתית, כמו פייסבוק וטוויטר, מוגדרים לרוב כדי לשלוח לך מיילים בכל פעם שאתה מקבל הודעה, אזכור, כמו, fav או תגובה. אם אתה עייף לבזבז זמן להסתכל בטלפון שלך כשהוא מזמזם עבור כל אחד מהם, נסה לשנות את הגדרות המדיה החברתית שלך כדי להודיע לך רק על אינטראקציות חשובות או שנה אותו כדי לא להודיע לך בכלל.
- במקום לקבל התראות קבועות אלה, הקציבו כמה דקות בסוף כל יום כדי לבדוק את הפעילות שלכם באופן ידני. זה טוב יותר מאשר צורך לשכשוך בים של מיילים.
- 3הגדר מיילים שונים למטרות שונות. אפשרות אחרת, אם אתה משתמש לעתים קרובות באתרים שמבקשים ממך להירשם או שאתה עדיין רוצה לקבל את ההודעות הרגילות בתפזורת, היא לקבל חשבון דוא"ל חדש ולהשתמש בו רק לקבלת דואר זבל. תן כתובת דוא"ל זו לאתרים ועסקים ושמור את הדוא"ל האישי או העבודה שלך לשימוש אישי ועבודה.
- אתה יכול גם להפוך את זה ולהגדיר כתובת דוא"ל אישית או עבודה חדשה, אם הגיע הזמן לשדרג מ- "wolfmoon92@unprofessional.com".
תן כתובת דוא"ל זו לאתרים ועסקים ושמור את הדוא"ל האישי או העבודה שלך לשימוש אישי ועבודה.
חלק 3 מתוך 4: הגדרת פילטרים
- 1שקול להכין מסנן משלך. לרוב לקוחות הדואר האלקטרוני יש אפשרות סינון בה אתה יכול להשתמש כדי לסנן הודעות. מסנני הודעות פועלים באותו אופן כמו מסנני דואר זבל, ההבדל היחיד הוא שמסנני הודעות מוגדרים ידנית על ידי משתמשים. באפשרותך ליצור מסנן לכתובות דואר אלקטרוני ספציפיות באופן שבכל פעם שתקבל הודעה מאותו חשבון, הוא יופנה אוטומטית לפח האשפה.
- ליצירת מסננים, פשוט גש להגדרות הדואר האלקטרוני של חשבונך ובחר באפשרות "סינון". משם תוכל להגדיר את כתובת הדואר האלקטרוני שתרצה לסנן ולאיזה מיקום בחשבונך יש להפנות את ההודעה (כמו סל האשפה או תיקיה מותאמת אישית בחשבונך).
- 2סנן לפי שולח. אם אתה מקבל ברציפות הודעות דואר אלקטרוני מחשבונות דואר אלקטרוני אישיים (כמו הבדיחות היומיות המעצבנות שאתה מקבל ממשרד עליז או מחברך לבית הספר), תוכל לשקול לסנן אותם מתיבת הדואר הנכנס שלך. במקרה זה, סביר להניח שתרצה לסנן הודעות לפי כתובת הדוא"ל של השולח. בקש מהלקוח שלך לסנן באמצעות הדוא"ל שבחרת, לנתב את כל ההודעות לתיקיה נפרדת או אפילו לדואר הזבל שלך.
- 3סנן לפי נושאים. אם דואר זבל נוטה לעשות זאת דרך המסננים הטבעיים של שירות הדוא"ל שלך, כדאי לך לשקול להקים מסנן משלך שתופס את הביטויים הנפוצים ביותר המשמשים בספאם שאתה מקבל. במקרה זה, תרצה לסנן לפי תוכן שורת הנושא של הדוא"ל.
- ביטויים לדוגמא עשויים לכלול "סיאליס", "ויאגרה" או "פין".
- היזהר שלא לכלול משפטים שלפעמים טובים ולעיתים רעים. לדוגמא, יתכן ונמאס לכם ממיילים בדבר מכירות, אך הגדרת המילה "מכירה" כטריגר לשליחת הודעה לספאם היא רעיון רע. לפעמים כדאי לדעת על מכירה מסוימת.
- 4סנן לפי תוכן. אפשרות נוספת היא אם אינך רוצה לקבל הודעות דוא"ל עם תוכן מסוים. אתה יכול להגדיר את המסננים שלך כך שיעיין במקטע התוכן של הודעת דוא"ל עבור מילות מפתח או ביטויי מפתח, ואז ינתב מחדש הודעות אלה במקום אחר. זה שימושי אם נמאס לך לשלוח לך דוא"ל בנושא נושא חם מסוים, או אם אתה יודע שיהיו לך הרבה הודעות דוא"ל על משהו שקורה.
- לדוגמא, בואו נגיד שאתם מנהלים חברת בגדים ורק הוצאתם חולצה חדשה למופע הלהיט " Rainbow Unicorn Fighting Squad ". ייתכן שתרצה ליצור מסנן ששולח את כל הודעות הדוא"ל על החולצה לתיקייה אחרת, כך שתוכל להתמודד עם הודעות אלה מבלי לאבד את הדוא"ל החשוב בתיבת הדואר הנכנס הראשי שלך.
חלק 4 מתוך 4: שינוי ההרגלים שלך
- 1הגדר זמני בדיקת דוא"ל ספציפיים. קל לשקוע המון זמן במהלך היום לבדיקת הדוא"ל שלך. זו בעיה שכיחה במיוחד בהגדרות משרד. בגלל זה, מומלץ לנסות לשנות את ההרגלים שלך כדי להפחית את משך הזמן שאתה מקדיש לטיפול באימייל שלך. קבעו גבולות ותקנו לעצמכם רק שתיים או שלוש תקופות קצרות במהלך היום, כאשר אתם "מורשים" לבדוק את הדוא"ל שלכם.
- לדוגמה, בדוק את הדוא"ל שלך בשעות 9 בבוקר, בשעה 13:30 ובשעה 17:00 בערב, והשקיע לא יותר מ -10 דקות במעקב אחר ההודעות שלך באותם זמנים.
- אם אתה בעל עסק או מנהל, אתה יכול להגדיר כללים אלה לצוות שלך כדי לעזור גם לפרודוקטיביות.
- 2הימנע מדוא"ל בגלל "נימוס". הרגל רע אחד שיש לאנשים רבים הוא להשיב לדוא"ל רק כדי להיות מנומס. הם מתייחסים לזה כמו לשיחה אבל מה שזה באמת עושה זה ליצור יותר דוא"ל לכולם. אל תרגיש נאלץ להשיב לדוא"ל באמצעות תגובות כמו "שיהיה לך יום טוב" או "תודה".
- באופן כללי, עליך להשיב רק כדי לאשר שקיבלת הודעה אם חשוב שהאדם האחר יידע שקיבלת אותה. לדוגמא, אם מישהו שולח לך ניירת, עדיף להגיב על ידי החזרת הניירת הממולאת או עם הודעה שאומרת מתי הם יכולים לצפות להחזרת הניירות.
- 3נסה לתקשר בערוצים אחרים כשתוכל. הודעות דוא"ל מיועדות להודעות מהירות וחד פעמיות. סוג הדברים שבהם אתה צריך להחליף לא יותר משניים או שלושה הודעות כדי להשלים את השיחה שלך. אם אתה צריך לשלוח הודעות רבות, או לנהל שיחה רבה יותר, אז פגישה אישית או שיחה טלפונית תחסוך זמן לשניכם ותפחית משמעותית את מספר הדוא"ל שאתה צריך לבדוק.
- 4הגבל את מספר ההודעות שאתה רשאי לשלוח ביום. אם אתה רוצה לעזור להפחית את משך הזמן שאתה מבלה עם הדוא"ל שלך וגם לצמצם את כמות הדוא"ל שאנשים אחרים צריכים לקרוא, נסה להגדיר מגבלה למספר ההודעות שאתה יכול לשלוח ביום. זה יגרום לך לחשוב קצת יותר על מידת החשיבות של המסר ואם באמת צריך לשלוח אותו.
- לדוגמה, אם אתה יודע שאתה צריך לשלוח הודעה לבוס שלך מאוחר יותר, ייתכן שאתה נוטה פחות לשלוח דוא"ל לכולם אודות הכונן המשומר של בתך.
- אם אתה רוצה לשלוח הודעות המוניות לכולם, ישנם ערוצים טובים יותר. נסו להכניס פוסט-איט לארוחת הצהריים של כולם במקרר, למשל.
אם אתה רוצה לעזור להפחית את משך הזמן שאתה מבלה עם הדוא"ל שלך וגם לצמצם את כמות הדוא"ל שאנשים אחרים צריכים לקרוא, נסה להגדיר מגבלה למספר ההודעות שאתה יכול לשלוח ביום.
- ישנם מקרים שבהם אתה עדיין זוכה לקבל ניוזלטרים גם לאחר ביטול הרישום. כשזה קורה, ייתכן שתרצה להיכנס ישירות לאתר ממנו הגיע הניוזלטר ולנהל באופן ידני את הגדרות החשבון שלך לאותו אתר כדי להפסיק לקבל הודעות דואר אלקטרוני.
- מכיוון שרוב לקוחות הדואר האלקטרוני הם בחינם, יש רק כמות אחסון ספציפית שכתובת הדואר האלקטרוני שלך יכולה לתפוס בשרתים שלהם. לכן שמירה על תיבת דואר נכנס נקייה עוזרת לך לחסוך מקום בזיכרון יקר, ומאפשרת לך לנצל באופן מלא את קצבת הנתונים שלך.
- הקפד לבדוק את תיקיית הספאם שלך כל פעם מחדש כדי לוודא שלא החמצת שום דבר חשוב.
קרא גם: איך לשוחח?
