איך בוחרים תוכנה עסקית?
חשוב שתהיה תוכנית משחק לבחירת תוכנה שתעבוד עבור העסק שלך מבלי לשבור את הבנק.
תוכנה אמורה להקל על ניהול העסק שלך, אך לעתים קרובות מדי היא מהווה מקור לתסכול והוצאות. התוכנית המתאימה תעזור לך לנהל את תזרים המזומנים, לנתח מכירות ולשפר את היעילות, בעוד שהתוכנית הלא נכונה יכולה לזרוק את הרשומות הכספיות שלך לסחרור האחוריים שתעלה לך גם פרודוקטיביות וגם כסף להחלים. חשוב שתהיה תוכנית משחק לבחירת תוכנה שתעבוד עבור העסק שלך מבלי לשבור את הבנק. יש מאות מוצרים זמינים והם מגיעים במספר עצום של תצורות וטכנולוגיות, אז הנה מדריך פשוט למציאת הכלים הנכונים לביצוע העבודה.
- 1קבלו את התמונה הגדולה. מה הסיבות שלך לקנות תוכנה חדשה? ערכו רשימה של האתגרים אליהם תרצו התוכנה ותפרידו לשתי קטגוריות; צרכים ורוצים. רשימת הצרכים שלך צריכה להיות קצרה מאוד ולהיות מורכבת רק מהתכונות הדרושות לחלוטין על מנת שהתוכנה תפעל עבור החברה שלך. רשימת ה- Wants שלך יכולה להיות רחבה בהרבה ויש לרשום תכונות לפי סדר חשיבות, ולהקיף את כל היכולות שיקלו על החיים. למשל, יתכן שתזדקק לספר כללי מפולח על מנת לעקוב אחר הביצועים עבור חטיבות בודדות, אך ייתכן שזו רק רצון לסגור את הרבעון עבור כל חטיבה בזמנים נפרדים.
- 2קבעו את התקציב שלכם. חשב כמה אתה יכול להרשות לעצמך להוציא, כולל כל חומרה חדשה הדרושה וכן יישום ותמיכה בשנה הראשונה. עלות התוכנה חשובה, אך חיוני באותה מידה לדעת מה יהיו העלויות החוזרות שלך. האם תזדקק למישהו שיקים חומרה חדשה? האם אתה יכול להשתמש ביישום חשבונאות כללי או שתזדקק להתאמה אישית מקיפה? ייעוץ והתאמה אישית של בסיסי נתונים הוא בדרך כלל 75 € -150 € לשעה, תלוי בפלטפורמה ובניסיון של היועץ, כך שככל שמורידים את יישום התוכנה בהמשך הרשימה.
- 3צמצם את שדה המשחק. ברגע שאתה מצויד ברשימת הצרכים שלך ובתקציב ראשוני, אתה אמור להיות מסוגל לחסל במהירות מוצרים רבים על בסיס היעדר תכונות או תג מחיר גבוה מדי. ישנם אתרים רבים המופיעים ברשימה חבילות תוכנה חשבונאיות זמינות ומאפשרות לך לחפש לפי תכונות או פלטפורמות. רבים מאתרים אלה כוללים גם מידע על מחירים, מה שמקל הרבה יותר על פירוק מהיר של רשימת הספקים הפוטנציאליים שלך. בחר 4-5 חבילות שנראות כמו התאמה טובה בהתבסס על גורמים כמו התמחות בתמיכה בגודל או סוג העסק שלך, אריכות ימים, עומק קו המוצרים ורוחב התמיכה במוצר. התמקדו בחברות שמתכננות בבירור מוצרים עם עין אחת לעתיד. זה ניכר אם הם בונים מוצרים שישתלבו בקלות עם חבילות תוכנה אחרות והם משתמשים בפלטפורמות וטכנולוגיות הנתמכות על ידי מובילי התעשייה. בחר פלטפורמה שיש לה בסיס רחב של משתמשים (כמו Microsoft Access או Visual Basic) כך שזכית 'לא מתקשים למצוא משאבים כדי להשאיר אותו פועל בהמשך הדרך.
מרבית חברות התוכנה מציעות תקופת ניסיון או הדגמה של התוכנה לפני הרכישה. - 4הערך את התכונות של חצי הגמר. אילו חבילות מציעות את התכונות הרבות ביותר מרשימת ה- Wants שלך? גם אם הם לא נמצאים בתקציב שלך עכשיו, ייתכן שתוכל לרכוש מודולי תוספות בהמשך הדרך. אילו שיפורי מוצרים מתוכננים? האם הם תכונות שיעזרו לך וכמה מהר הם יהיו זמינים? לעתים קרובות אתה יכול לנהל משא ומתן על הנחה על מודולים נוספים לפני שחרורם הרשמי.
- 5בחרו בפיינליסטים שלכם. רוב חברות התוכנה יאפשרו לך להוריד הדגמות של התוכנה שלהן או לבקש הדגמה על גבי תקליטור. זה יאפשר לך להכיר את הממשק ולראות כיצד חלק מפונקציות המפתח עובדות. חפש עיצוב טוב ופונקציות מסומנות בבירור. האם קל להבין כיצד להזמין הזמנה? האם אתה יכול להחליף פונקציות בקלות והאם התוכנה מאפשרת לך גמישות ביצירת רשומות חדשות או שעליך לבצע נוהל הזנת נתונים קפדני? זו בדיקה אמיתית אילו מוצרים הולכים להתאים. אתה יכול לשלול מוצרים שאינם כשירים יותר מדי או יתר על המידה עבור העסק שלך ולמצמצם את 2 או 3 המוצרים שאתה מרגיש בנוח איתם.
- 6קבל קלט מהמשתמשים הפנימיים שלך. האנשים שישתמשו בתוכנה הם לרוב המשאב הטוב ביותר שלך בקבלת החלטות. שאל את מומחה הזנת ההזמנות שלך לגבי מגבלות המערכת הנוכחית שלך; האם החשבונית אורכת זמן רב מדי וכתוצאה מכך ירידה בפריון? אילו תכונות אחרות המשתמשים הפנימיים שלך היו רוצים לקבל? איך הם יחסכו זמן ויגדילו את הרווחיות? זה יצביע במהירות על חוסר יעילות בחבילה הנוכחית שלך ויתריע בפניך על התכונות שאתה צריך לחפש בחבילות פוטנציאליות. בנוסף לכך יש יתרון נוסף בזירוז רכישה פנימית כאשר אתה מתחיל ליישם את התוכנה החדשה שלך. העובדים יהיו הרבה יותר פתוחים לחבילה שמשפרת את זרימת העבודה שלהם.
- 7בצע את הבחירה הסופית שלך. לפני שתעשה זאת, וודא שאתה מרגיש בנוח עם המוצר כמו גם עם הספק. אם איש המכירות דוחף מדי או שאתה מרגיש שהוא לא מסוגל לספק לך את המידע הדרוש לך, אל תפחד לבקש לדבר עם מישהו אחר. חשוב שתרגיש בנוח עם ההחלטה שלך מכיוון שתבזבז כסף ויותר מכך - זמן ביישום התוכנה החדשה שלך.
עלות התוכנה חשובה, אך חיוני באותה מידה לדעת מה יהיו העלויות החוזרות שלך. - 8בחר ספק שירותי ההטמעה שלך. ייתכן שתוכל למצוא ספקי שירות באמצעות הפניות מבעלי עסקים וחברים אחרים, במיוחד אם החבילה שבחרת כתובה במסד נתונים נתמך באופן נרחב כמו Microsoft Access. עם זאת, גם כאשר זה המקרה, לרוב מומלץ לבקש מספר הפניות מספק התוכנה שלך. במקרים רבים זה עשוי לחסוך לך כסף על ידי היכרות עם יועץ שכבר מכיר את המוצר שבחרת ויכול להפחית את הזמן הדרוש להעלאתך לדרך. זה חיוני לעבוד עם מישהו שאתה יכול לתקשר איתו בקלות כדי להגדיר ציפיות ותקצב את ההתחלה כדי שהעלויות לא ייעלמו מחוץ לשליטה.
- 9ערכו הערכה סופית. בדוק את המידע שקיבלת מהספק וספק שירותי ההטמעה כדי לוודא שהמוצרים שאתה רוכש משתלבים עם השירותים שתכננת. זה יבטיח שלא יהיו פערים ברגע שתגיע לשלב היישום וייתן לך הזדמנות לסיים את העלויות שלך מראש וכן להקרין את העלויות השוטפות שלך להכשרה, תמיכה ותחזוקה על בסיס שנתי.
- 10קבע את ציר הזמן שלך. תכנן את היישום שלך בקפידה כדי למנוע את זמני השיא העמוסים שלך ולאפשר יתירות מערכת כדי להבטיח שאף אחד מהנתונים שלך לא יאבד במהלך תקופת המעבר. עסקים רבים חשים שהם חייבים לשנות מערכות חשבונאיות בתחילת שנת הכספים, אך לעיתים קרובות משמעות הדבר היא הטמעת המערכת החדשה שלך בסוף שנת כספים כאשר מרבית העסקים מתמקדים במכירות ובביצועים עסקיים. מרבית מערכות החשבונאות יאפשרו לכם להתחיל ביישום בכל עת ללא אובדן נתונים או עבודה נוספת. אל תרגישו ממהרים לעשות את זה בסוף השנה; קבעו זאת לזמן פחות מלחיץ ותנו לספק שירותי ההטמעה שלכם לעבוד איתך כדי להבטיח מעבר חלק מהמערכת הישנה למערכת החדשה שלך.
- המעבר מהמערכת הישנה למערכת חדשה לא יכול להיות כואב כמו שאתה חושב כל עוד יש לך אסטרטגיה להתמודד עם העבודה. הכספים שלך הם נשמת החיים של העסק שלך, אז בחר בחוכמה אך אל תבזבז יותר מדי עבור תכונות שאולי לעולם לא תזדקק להן. תכנון קטן עכשיו יחסוך לך זמן וכסף בטווח הארוך. והכי חשוב, התוכנה הנכונה תשלם את עצמה במהירות על ידי הגדלת היעילות שלך והעמדת המידע הדרוש לך בקצות האצבעות
הכספים שלך הם נשמת החיים של העסק שלך, אז בחר בחוכמה אך אל תבזבז יותר מדי עבור תכונות שאולי לעולם לא תזדקק להן. - מרבית חברות התוכנה מציעות תקופת ניסיון או הדגמה של התוכנה לפני הרכישה. אל תיתן לזה רק סקירה חטופה; נצלו באופן מלא את כל אזורי התוכנה בה תשתמשו כדי להיות בטוחים שהיא תבצע כצפוי.
- רוב ספקי התוכנה מציעים אפשרויות תמיכה. זה אולי מפתה לוותר על תמיכה ולחסוך מעט כסף, אך זהו מרכיב חיוני בהחלט להוצאת התמורה המלאה מרכישת התוכנה שלך. בלעדיו, יהיו לך משתמשים מתוסכלים ולא יצרניים שאולי לא מזינים מידע בצורה נכונה. תמיכה היא הדרך החשובה ביותר להגן על השקעתך בתוכנה.
- הימנע מחברות שאין להן ניסיון של לפחות 5 שנים בעבודה עם לקוחות. אם הם לא יכולים להצביע על היסטוריה של עבודה עם סוג התוכנה שאתה מחפש, כנראה שאין להם את הניסיון לעזור לך.
