כיצד לקיים פגישות צוות עם AI?

יש מטרת פגישה ברורה. צעד מהותי לקיום פגישה מוצלחת הוא לקיים מטרת פגישה ברורה, ויש להבהיר זאת לכל הצוות. כמה פגישות נוטות להיכשל בגלל הבלבול הזה, אז וודא שאתה מקיים פגישה למטרה מוגדרת, לא משנה כמה המניע קטן.

• בעזרת פלטפורמת בינה מלאכותית תוכלו לוודא שכולם מודעים למטרת הפגישה. שלח הודעות אוטומטיות לכל הלקוחות שעתידים להיות חלק מהפגישה. פלטפורמת AI זו מוודאת כי כל הצוות יקבל הודעה על הכנס, גם במטרה לפגישה.

הקצה תפקידי פגישות מרכזיים. המארח אחראי על הוספת האנשים הנכונים שיצליחו את הפגישה. אחת המשימות העיקריות הדרושות להשלמה היא השארת אנשים שאינם נחוצים להם. כלול רק את מי שהפגישה מיועדת להם וצריכים להופיע. האחריות עשויה להכביד על כולם, כולל על מארח הפגישה.

• בעזרת פלטפורמת AI ניתן לבצע פעילויות אוטומטיות. AI יכול למיין צוותים על פי תחום התמחותם. כאשר כל הצוות מפולח בהתאם, ניתן לקבוע את מטרת הפגישה, ולהקצות את התפקידים לאנשים בהתאמה. כלי ה- AI יסייעו בהקצאת המשימות הקריטיות לאנשים המיועדים.

תכנן סדר יום. כדי לעצב סדר יום, עליכם לחפש תשומות מכל חברי הארגון. אם המניע שלך הוא לכלול את הצוות שלך בפגישות, ודא שסדר היום מורכב מכל האלמנטים התואמים את צרכיהם. בעזרת אינטליגנציה מלאכותית קל להפוך את התהליך הזה לאוטומטי וליצור פלטפורמה משותפת שכל חברי הצוות יעלו על סדר יומם.

נהל את הפגישה. בקש מחברי הצוות להוסיף פריטי סדר יום יחד עם סיבה מדוע יש לדון בכל דאגה בפגישה. אם יש משהו שאתה לא רוצה שיתייחס אליו בפגישה, יידע את כולם בפלטפורמת האסיפה הכללית. לאחר שסדר היום מסודר, הפגישה טובה לדרך. ניהול פגישה פירושו להבטיח את קיום סדר היום, וניתן להבטיח זאת בעזרת AI. AI מנהל את מסגרת הזמן, החששות שצריך לדון בהם.

רשום הערות ברורות. לאחר תחילת הפגישה, תוכלו להוביל פגישה פרודוקטיבית ומרתקת יותר עם העוזרים החדשים המופעלים על ידי AI. כל שעליך לעשות הוא להורות לעוזר שלך המופעל על ידי AI להתחיל לרשום את ההערות ולעשות דברים כמו ליצור פריטי פעולה, ואפילו לקבוע פגישות עתידיות - עם הקול שלך. אתה יכול לקיים פגישה מוצלחת רק אם היא מתועדת כראוי כך שלא יהיה בלבול.

הקפידו על דינמיקה קבוצתית. חיוני לוודא כי כל משתתף בפגישה מרגיש אחראי ומושמע מכיוון שלכל אחד מחברי הצוות בפגישה יש חלק. AI מקצה תפקידים לכל אדם בפגישה, הקצאת משימות באופן ידני יכולה להיות מסובכת כשמדובר בפגישות ענק; כאן האוטומציה עוזרת בהפיכת הדברים לארגן היטב. וודאו כי המסר הנכון מועבר לאדם הנכון.

יש לבצע פעולות מוגדרות במדויק. תכנית פעולה בפגישה היא צורה מאורגנת מחליף מוגדר מטרות ויעדים, כולל פעילויות אשר חייבת להתבצע בישיבה. ניתן להשיג זאת בעזרת כלי בינה מלאכותית, שם תוכלו לבצע פעולה מוגדרת באופן ברור שיש לכלול בפגישה. AI מאפשר בקלות לתת לכל המשתתפים הרלוונטיים פעולות מוגדרות בבירור המסייעות בפגישה מוצלחת ומרתקת.

אפשר קבלת החלטות. חברות רבות עוברות אט אט לגישה "מונחת נתונים" לקבלת החלטות. בעזרת נתונים ניתן לשפר את ההחלטות ולהסכים כיצד אתם הולכים לקבל החלטות בפגישה שיכולה להוביל לפעולות סופיות. כדי למנף את הערך הקיים בנתונים, על חברות ליישם בינה מלאכותית בתהליכי העבודה שלהן.

הרכיב מועדים מוגדרים בבירור. AI לוקח אחריות על פריט הפעולה. זה הכי טוב אם היו לך פעולות מעקב מתאימות תוך כדי דיון בלוחות זמנים. ניתן להקצות משימות חוזרות לכלי AI לכל הפרויקט עד שהוא יבצע את תפקידו באחריות. המטרה העיקרית כאן היא לגרום לכולם לעשות את מה שהבטיחו. האתגר הוא לוודא שכולם נמצאים באותו דף ועובדים על אותו ציר זמן.