כיצד לשמור על תיבת דואר אלקטרוני ריקה (תיבת דואר נכנס אפס)?
השלב הראשון של כל אסטרטגיית דוא"ל הוא למנוע מלכתחילה כל דוא"ל מיותר להיכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך.
נראה כי העומס בדוא"ל מתרחק ממך ומצטבר כל כך מהר שקשה לשמור עליו. השלב הראשון של כל אסטרטגיית דוא"ל הוא למנוע מלכתחילה כל דוא"ל מיותר להיכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך. רוב הודעות הדוא"ל למעשה אף פעם לא מגיעות לתיבת הדואר הנכנס, אלא נוחתות ישירות לתיקיית דואר הזבל או האשפה. מה שאנחנו רוצים לעשות הוא לוודא כי רק מיילים חיוניים לנחות לתוך שלך ב התיבה....
- 1השתמש ב- Gmail מכיוון שיש לו אחד ממסנני הספאם הטובים ביותר שיש. זה מסנן בקלות את כל דואר הזבל בכיוון תיבת הדואר הנכנס שלך.
- 2התראות. אם לעתים קרובות אתה מקבל התראות משירותים מקוונים רבים שאתה משתמש בהם, כגון אמזון, WordPress או PayPal ואחרים. כאשר אתה מבחין בהתראות מסוג זה הממלא את תיבת הדואר הנכנס שלך, צור מיד מסנן, או כלל כפי שהוא מכונה לעתים, שיכניס אותן אוטומטית לתיקיה שהקמתי, ותסמן אותם כקריאה או אשפה, בהתאם מה מתאים לסוג זה של דואר. לדוגמא, תמיד ניתן לאתר את הודעות ה- PayPal שלי אם תגדיר עבורה תיקיית תשלומים, ובכל זאת היא לא תעמוס בתיבת הדואר הנכנס שלי.
- 3עבודת אצווה. לקבלת הודעות דוא"ל ספציפיות הדורשות פעולה מהירה, צור מסנן הנקרא תיקיית אצווה. שוב הם דורשים פעולה נפרדת ודורשים עיבוד כמה פעמים ביום, ובכל זאת הם לא נופלים בתיבת הדואר הנכנס.
בדרך זו תוכל לקרוא במהירות את הדוא"ל היומי שלך, ולתייג אותם כדי לעבור לאחת מאותן תיקיות. - 4מיילים בדיחות טיפשים. השתמש בשם זה או במשהו דומה לבדיחות אלה, הודעות שרשרת שנשלחו על ידי משפחה וחברים. לרוב הם אפילו לא נקראים, אז למה לשמור אותם באזור הדוא"ל העיקרי שלך. צור מסנן שישלח אותם ישירות לקובץ נפרד, ששמו מתאים, ואז כל שעליך לעשות הוא להציץ בהם ואז לשלוח אותם לפח. אם אתה מעדיף שהם במקום זאת הולכים ישירות לפח, צור תיקיה שאומרת הודעת מזיקים, ושולחים אותם ישר לפח. הבעיה היחידה שיש לאשפה אלה ישירות מבלי שתביט בהם, היא אולי פשוט דואר חשוב שיש לשמור.
- 5הגדרת תיקיות נוספות תלויה בסוג הדוא"ל שתקבל ובחשיבותן. הרעיון הוא להפריד מיילים לנושאים או שימושים. ניתן ליצור תיקייה לחשבונות, יחד עם תיקיה לחשבונות בתשלום. לחלופין, תיקיה יכולה להישלח לבקשות הרשאה, ולהעניק הרשאה וכל כותרת תקבל באופן אוטומטי את הדואר המתאים. נסה להגדיר מספר רב של תיקיות שאפשר יהיה להפנות אליהם דוא"ל באופן אוטומטי. זה יקל עליכם לבדוק כל אחד מהם בקלות ויומיומי, ומחיקת אלו שכבר טופלו.
- 6עיבוד השאר. לא אמור להיות שרוב הדואר האלקטרוני שלך יועבר ישירות לתיקיות מתאימות, והודעות חדשות, או הודעות שאינן מתאימות לפורמט ספציפי שמתקבל על בסיס יומי.
- 7בכל מקרה, אתה אמור להיות מסוגל לרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך תוך פרק זמן מינימלי בשיטות אלה. אם עם זאת, אם אתה מקבל מבול יומי של מאות הודעות, עליך ליצור תיקיה זמנית, בדומה לתיבות שולחן העבודה, לדואר חדש, לדואר יוצא ' או לביצוע. בדרך זו תוכל לקרוא במהירות את הדוא"ל היומי שלך, ולתייג אותם כדי לעבור לאחת מאותן תיקיות. בהמשך היום, תוכל לבדוק את התיקיות האלה ולדאוג להן לפי הצורך.
- 8תהליך במהירות. עבוד בדרך מלמעלה למטה, דוא"ל אחד בכל פעם. פתח כל דוא"ל וסלק אותו מייד. תייגו כראוי כשאתם קוראים את המיילים.
כאשר דוא"ל זה חוזר באישור, תייג אותו ההרשאה שהתקבלה, או אישור שנדחה. - 9כשאתה קורא מיילים, להפוך בטוח שאתה עכשיו לתייג אותם כך שאתה תדע, במבט חטוף מה הצרכים פעולה נוספת שיש לנקוט, או מה התגובה הייתה במקור. עבור לתיקיית בקשת ההרשאה. כאשר דוא"ל נכנס, ללא הרשאה, תייג את הרשאת התיקייה שנדחתה ', אם נכנסה ההרשאה לבקש מידע נוסף, תייג את התיקיה למידע נוסף שנשלח, ולבסוף אם ההרשאה ניתנה, הרשאת התג התקבלה או אישור סרב. התגים מגיעים כעת בצבעים שונים, כך שתוכלו לקודד את התיקיות בקלות.
- 10היה ליברלי עם מקש המחיקה. השב בתגובות תמציתיות, קצרות ולעניין. הגבל את התשובות שלך לחמישה משפטים לכל תשובה (לכל היותר - תשובות רבות הן קצרות עוד יותר). היה תמציתי, בחר רק את היסודות של מה שצריך לומר.
- הגדרת מערכת זו ועוברת על אלפי הדוא"ל העומסים כעת בתיקיית הדואר האלקטרוני שלך ייקח זמן וריכוז, אך התוצאה הסופית תשלם יותר מכך בחיסכון בזמן העצמי שלך.
- הפוך את זה לכלל, לפנות תמיד את תיבת הדואר הנכנס לפני שאתה עוזב את העבודה למשך היום, או עוזב את המחשב. אל תאפשר לדואר של אתמול להיות הדבר הראשון שאתה רואה בבוקר. התחל יום חדש עם דוא"ל חדש.
- עיבוד ותגובה רק לאותם מיילים הזקוקים לתשומת ליבכם באותו יום ובאותו זמן, יאפשרו לכם יותר חופש לטפל בעניינים דחופים יותר.
רוב הודעות הדוא"ל למעשה אינן מגיעות לתיבת הדואר הנכנס, אלא נוחתות ישירות לתיקיית דואר הזבל או האשפה. - חשוב על הדוא"ל שלך, כמו על שולחן העבודה שלך במשרד שלך. הגדר תיבות לכל סוג דוא"ל שתקבל. צור הדואר הנכנס והחוצה תיבת, או... ב-תיקייה והחוצה תיקייה בשם עבור נושא מסוים, עבור אימיילים חשובים שחייבים להיות מטופלים לעתים קרובות יותר, כמו חשבונות, או מסמכים.
- תייג אותם גם על גבי התיקיה, כך שניתן יהיה לזהות אותם מיד.
- כשאתה שולח דוא"ל, לקבלת אישור למשהו, תייג אותו למעלה כמתבקש אישור. כאשר דוא"ל זה חוזר באישור, תייג אותו ההרשאה שהתקבלה, או אישור שנדחה.
- שימו לב באיזו מהירות תוכלו לקרוא דוא"ל שתויג ככזה.
- יצירת תיקיית מחיקה אוטומטית עשויה פשוט למחוק הודעות או חשבונות חשובים. עדיף לא ליצור תיקיה כזו, אחרת האורות שלך יכבו יום אחד, ולא יהיה לך מושג מדוע.
