כיצד לעקוב אחר החשבונות שלך ב- Microsoft Excel?
אתה יכול גם להגדיר גיליון אלקטרוני משלך כדי לעקוב אחר החשבונות שלך ב- Excel.
חברות רבות משתמשות ב- Microsoft Excel בכדי לעקוב אחר הוצאות החברה או המחלקות הכוללות. מכיוון ש- Excel מצויד כעת לעתים קרובות במחשבים אישיים המשתמשים במערכת ההפעלה Windows, אם יש לך Excel במחשב הביתי שלך, תוכל להשתמש בו כדי לעקוב אחר החשבונות שלך. מספר תבניות זמינות למעקב אחר הוצאותיך מאתרי מיקרוסופט ואתרים אחרים, והגירסאות האחרונות של Excel כוללות תבנית למעקב אחר החשבונות שלך בין התבניות המותקנות מראש. אתה יכול גם להגדיר גיליון אלקטרוני משלך כדי לעקוב אחר החשבונות שלך ב- Excel. להלן הוראות לשתי הגישות.
שיטה 1 מתוך 2: עבודה עם תבנית אקסל
- 1בחר תבנית מותקנת מראש. הגרסאות האחרונות של Excel כוללות תבנית למעקב אחר הוצאות אישיות יחד עם תבניות ליישומים עסקיים נפוצים. אתה יכול לגשת לתבניות אלה ולהשתמש בהן כדי לעקוב אחר החשבונות שלך ב- Excel.
- ב- Excel 2003 בחר "חדש" מתפריט "קובץ". בחר "במחשב שלי" מחלונית המשימות "חוברת עבודה חדשה" כדי להציג את תיבת הדו-שיח "תבניות".
- ב- Excel 2007, בחר "חדש" מתפריט הלחצן "קובץ". פעולה זו מציגה את תיבת הדו-שיח "חוברת עבודה חדשה". בחר "תבניות מותקנות" מתפריט "תבניות" בחלונית השמאלית. בחר "תקציב חודשי אישי" מתוך "תבניות מותקנות" בחלונית המרכזית ולחץ על "צור".
- ב- Excel 2010, לחץ על הכרטיסייה "קובץ", ואז בחר "חדש" מתפריט "קובץ". בחר "תבניות לדוגמא" מהחלק העליון של חלונית "תבניות זמינות", ואז בחר "תקציב חודשי אישי" מהתצוגה של תבניות לדוגמה ולחץ על "צור".
- 2בחר תבנית מקוונת. אם תבנית התקציב האישי שמותקנת מראש עם Microsoft Excel אינה עובדת למעקב אחר ההוצאות שלך, תוכל לבחור תבנית באופן מקוון. באפשרותך להוריד תבנית מאתר של צד שלישי או להשתמש ב- Excel כדי להתחבר ל- Microsoft Office Online.
- עבור Excel 2003, תוכל לבחור תבנית מתאימה מספריית Microsoft Office Online בכתובת http://office.microsoft.com/en-us/templates/. (תוכל למצוא כאן גם תבניות המיועדות לגירסאות מאוחרות יותר של Excel.)
- ב- Excel 2007 בחר "תקציבים" במקטע Microsoft Office Online בתיבת הדו-שיח "חוברת עבודה חדשה". עליך להתחבר לאינטרנט עובד כדי להתחבר לספריית התבניות המקוונת של Office.
- ב- Excel 2010 בחר "תקציבים" מהקטע Office.com בחלונית התבניות הזמינות. עליך להתחבר לאינטרנט עובד כדי להתחבר לספריית התבניות המקוונת של Office.
אתה יכול לגשת לתבניות אלה ולהשתמש בהן כדי לעקוב אחר החשבונות שלך ב- Excel. - 3הזן את המידע שלך בתאים המתאימים. המידע המדויק תלוי בתבנית הגיליון האלקטרוני בה אתה משתמש.
- 4שמור את הגיליון האלקטרוני שלך. תוכל להשתמש בשם שהתבנית מספקת לגיליון האלקטרוני שלך או לשנות אותו למשהו משמעותי יותר. הוספת שמך והשנה לשם הקובץ הקיים אמורה להספיק.
שיטה 2 מתוך 2: תכנון גיליון אלקטרוני למעקב אחר הוצאות משלך
- 1פתח אקסל.
- 2הזן שם לגיליון האלקטרוני בתא a1. השתמש בשם משמעותי כמו "תקציב אישי", "מעקב אחר הוצאות אישיות" או משהו דומה. (אל תכלול את הציטוטים בעת הזנת השם; הם משמשים כאן רק כדי להראות שהשמות הם דוגמאות.)
איך אתה מגדיר את זה תלוי אם אתה רוצה להסתכל על הוצאות או מזומנים ביד. - 3הזן כותרות עמודות בשורה 2. הכותרות וההזמנה המוצעים הם "תאריך", "קטגוריית מקבל תשלום" (או "שלם ל"), "תזכיר", "הוצאה", "הכנסה" (או "הכנסה" או "הפקדה"), ו"איזון ". הזן כותרות אלה בתאים A2 עד G2; ייתכן שיהיה עליך להתאים את רוחבי העמודות כך שיתאימו לכותרות או לערכים ארוכים של העמודות.
- לאחר שהגדרת את כותרת כותרות העמודות וכותרות העמודות, השתמש בתכונה "הקפאת חלוניות" כדי לשמור על כותרות אלו בראש התצוגה תוך כדי גלילה בין הערכים שלך. חלונות הקפאה ממוקמים בתפריט "תצוגה" ב- Excel 2003 וקודם לכן ובקבוצה "חלון" ברצועת התפריט "תצוגה" ב- Excel 2007 ו- 2010.
- 4הזן את סעיף ההוצאה הראשון שלך בתאים בשורה 3.
- 5הזן את נוסחת האיזון בתא g3. מכיוון שמדובר בערך היתרה הראשון, היתרה תיקבע על ידי לקיחת ההפרש בין ההוצאה להכנסות. איך אתה מגדיר את זה תלוי אם אתה רוצה להסתכל על הוצאות או מזומנים ביד.
- אם אתה מגדיר את הגיליון האלקטרוני כך שיסתכל בעיקר על ההוצאות שלך, נוסחת היתרה תהיה = E3-F3, כאשר E3 הוא התא שמייצג את ההוצאה ו- F3 הוא התא שמייצג את ההכנסות. הגדרת הנוסחה באופן זה תהפוך את סך ההוצאות שלך למספר חיובי, שיהיה קל יותר להבנה.
- אם אתה מגדיר את הגיליון האלקטרוני בכדי לשמור על כרטיסיית הפעלת המזומנים שלך, נוסחת היתרה תהיה = F3-E3. הגדרת הגיליון האלקטרוני בצורה זו תראה את היתרה כחיובית כאשר תזרים המזומנים שלך עולה על הוצאותיך ושלילי כאשר יש לך יותר הוצאות מההכנסות.
- 6הזן את סעיף ההוצאה השני שלך בתאים בשורה 4.
- 7הזן את נוסחת האיזון בתא g4. מכיוון שהערכים השניים והבאים לאחר מכן ישמרו על יתרה שוטפת, עליכם להוסיף את תוצאת ההפרש בין ההוצאה להכנסות לערך היתרה עבור הערך הקודם.
- אם אתה מגדיר את הגיליון האלקטרוני כך שיסתכל בעיקר על ההוצאות שלך, נוסחת היתרה תהיה = G3 + (E4-F4), כאשר G3 הוא התא שמייצג את היתרה הקודמת, E4 הוא התא שמייצג את ההוצאה ו- F4 הוא התא שמייצג ההכנסות.
- אם אתה מגדיר את הגיליון האלקטרוני בכדי לשמור על לשונית הפעלה במזומן שלך, נוסחת היתרה תהיה = G3 + (F4-E4).
- הסוגריים מסביב לתאים המייצגים את ההבדל בין הוצאות להכנסות אינם נחוצים; הם נכללים רק כדי להפוך את מושג הנוסחה לברור מעט יותר.
- אם ברצונך לשמור את התא עם היתרה ריקה עד לביצוע ערך מלא, תוכל להשתמש בהצהרת IF בנוסחה כך שאם לא הוזן תאריך, תא האיזון לא יציג ערך. הנוסחה לכך, עבור הערך השני, קוראת = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) אם אתה מגדיר את הגיליון האלקטרוני לעקוב אחר ההוצאות, והוא קורא = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) אם אתה מגדיר את הגיליון האלקטרוני להצגת מזומנים בהישג יד. (אתה יכול להשמיט את הסוגריים סביב התאים המייצגים את ההוצאות וההכנסות, אך לא את קבוצת הסוגריים החיצונית.)
כדי להבחין בין חשבונות בתשלום לבין הוצאות שלא שולמו אך צפויות, תוכל להדגיש או לצבוע את הטקסט עבור חשבונות בתשלום או להשתמש בהצללת תאים. - 8העתק את נוסחת האיזון לתאים האחרים בעמודה G (עמודת האיזון). לחץ לחיצה ימנית על Cell G3 ובחר "העתק" מהתפריט הקופץ; ואז גרור כדי לבחור את התאים שמתחתיו בעמודה. לחץ לחיצה ימנית על התאים שנבחרו ובחר "הדבק" מתפריט הקופץ כדי להדביק את הנוסחה בתאים שנבחרו. (ב- Excel 2010 בחר באפשרות "הדבק" או "הדבק נוסחאות" בתפריט הקופץ.) הנוסחה תעדכן אוטומטית את הפניות לתאים כדי לציין את ההפניות, ההכנסות והתאריך (אם נעשה שימוש) מהשורה הנוכחית ו הפניה לאיזון מהשורה מעל השורה הנוכחית.
- 9שמור את הגיליון האלקטרוני. תן לגיליון האלקטרוני שם משמעותי, כגון "מעקב אחר הוצאות. Xls " או " תקציב אישי. Xls." כמו בגיליון אלקטרוני מבוסס תקציב, ייתכן שתרצה לכלול את שמך ואת השנה בשם הקובץ. (שוב, שים לב שהמרכאות משמשות רק כדי להציג את שמות הדוגמאות ולא צריך להקליד אותן. אתה גם לא מקליד את סיומת הקובץ; Excel מספק לך את זה.)
- Excel 2003 ואילך שומרים קבצי גיליונות אלקטרוניים בתבנית ".xls" ישנה יותר, ואילו Excel 2007 ו- 2010 שומרים גיליונות אלקטרוניים בפורמט ".xlsx" מבוסס XML חדש יותר אך יכולים לקרוא ולשמור גיליונות אלקטרוניים בתבנית ".xls" הישנה יותר.. אם יש לך מספר מחשבים ומתכננים לשמור את הגיליון האלקטרוני הזה על כולם, השתמש בפורמט הישן יותר אם במחשבים שלך יש Excel 2003 ומעלה, ובפורמט החדש יותר אם בכל המחשבים שלך יש לפחות Excel 2007.
- השתמש ב"השלמה אוטומטית "בקטגוריות הוצאות והכנסות כדי להבטיח איות עקבי.
- כדי להבחין בין חשבונות בתשלום לבין הוצאות שלא שולמו אך צפויות, תוכל להדגיש או לצבוע את הטקסט עבור חשבונות בתשלום או להשתמש בהצללת תאים.
- כדי להימנע משינוי בטעות נוסחה או כותרת עמודה, כדאי לך להגן על התאים האלה מפני שינויים. בחר את התאים שברצונך לשנות (התאריך, קטגוריית מקבל התשלום, ההוצאות, ההכנסות וערכי התזכיר) ובחר את נעילת התאים, ואז החל הגנה על הגיליון האלקטרוני כולו.
שאלות ותשובות
- מה הנוסחה להכנת שטר פריטים?בטבלת שטר הפריטים צריכים להיות עמודות עבור: שם הפריט, כמות ומחיר ליחידה וסכום. נניח שהתאים הם כדלקמן: כמות (A2), מחיר ליחידה (A3) וכמות (A4). ואז הנוסחה שהוזנה בתא A4 צריכה להיות "= A2 * A4".
