איך עושים מסירה במשרד?
אם אתה עוזב את עבודתך ואתה צריך לבצע מסירה כדי לעזור באימון היורש שלך, שוחח עם המנהל שלך על מה שאתה צפוי לכסות, וכתוב מסמך רשמי המפרט את כל מה שיורשו יצטרך לדעת. בקשו מהאדם החדש להצליל עליכם למספר ימים וודאו שיש להם את כל מה שהם יזדקקו לו במהלך העבודה. לפני שאתה עוזב, קיים פגישת מסירה אחרונה עם יורשך, ותאפשר להם לשאול את כל השאלות שיש להם. למידע נוסף על כתיבת מסמך המסירה שלך, המשך לקרוא!
הדבר האחרון שיש לעשות לפני שאתה עוזב ולהשלים את המסירה, הוא לעשות פגישת מסירה מלאה עם יורשך.
מתי אתה עוזב תפקיד, סביר להניח שהמנהל או המפקח שלך יבקשו ממך לעזור בתקופת המסירה ליורשך. להיות מאורגן ויזום יעזור להבטיח שהחברה שלך עוברת מעבר חלק ואתה עוזב עם מוניטין מקצועי מעולה.
חלק 1 מתוך 3: ארגון המסירה שלך
- 1שוחח עם המנהל שלך על המסירה. עליך להתחיל בדיון מפורט עם המנהל שלך כדי לקבוע בדיוק כיצד הם רוצים שתטפל במסירה. בהתאם לתפקיד שלך ואיך המנהל שלך אוהב לעבוד, ייתכן שתתבקש לתרום רבות למסירה. זה יכול לכלול את האדם החדש שמצליל אותך למשך כמה ימים או יותר.
- ברוב המקרים יהיה עליכם להכין לפחות מסמך מסירה רשמי.
- שוחח על כך עם המנהל שלך וגלה כמה אתה צפוי לתרום, ומה צריך להיות מוקד המסירה שלך.
- 2ערוך מתווה מוקדם של מסמך המסירה שלך. ברגע שיש לך מושג ברור לגבי ציפיות המנהל שלך, תוכל להתחיל בעריכת מסמך טיוטת מסירה. זה יעזור לך לארגן את עצמך ולקטלג את כל המשימות וחלקי המידע השונים שתצטרך להעביר במהלך תקופת המסירה. מסמך זה צריך לכלול:
- מידע מפורט על פעילויותיך השוטפות, המשימות וסדרי העדיפויות שלך.
- מתווה של נקודות המפתח של התפקיד.
- מתווה ברור מה מצופה מממשיך דרכם.
- רשימה של קבצים חיוניים שיעברו. זה עשוי לכלול חוזה מסוים, או תוכנית עבודה.
- 3קושרים קצוות רופפים. אם אתה יודע שתעזוב את תפקידך בקרוב, זה יכול להיות מועיל להשקיע עבודה נוספת כדי לוודא שאתה קושר את כל הקצוות הרופפים. תוכלו לקבל תחושת סיפוק מהשגתכם, ותעזרו גם ליורשכם להתחיל עם לוח נקי. פעולה זו תסייע גם להבטיח שתעזוב בתנאים מעולים ועם מוניטין טוב.
- זה לא תמיד יהיה אפשרי, אבל אם יש לך משהו שהוא כמעט מעבר לקו, השקיע עבודה נוספת כדי לבצע את זה.
- אדם חדש שנכנס לעסקה ממש כשהוא קרוב לקו עלול להיאבק כדי לסגור אותו, כי הוא לא מכיר את כל המורכבויות שלו.
האם אני צריך דגימה אם אני רוצה לבצע מסירה במשרד? - 4תקשר עם הקולגות שלך. לפני שהיורש שלך אמור להתחיל, נסה להקדיש זמן לשיחה עם עמיתיך על המסירה ושאל אם יש משהו שעמיתך חושב שעליך להדגיש. אם יש בעיה מתפתחת שאתה לא מודע לה, זו הזדמנות טובה לגעת בבסיס ולברר.
- סביר להניח שסוגיות פיתוח לא ישפיעו על הימים האחרונים שלך, אך אם אתה מודע להם, תוכל לסמן אותם ליורשך.
- זו גם הזדמנות לוודא שכולם יודעים שאתה עוזב ומתי. ספרו לעמיתיכם על תקופת המסירה, כך שהם יוכלו לקחת אותה בחשבון.
- הפרודוקטיביות שלך עשויה להאט במהלך המסירה, ולכן הנוהג הטוב שלה לתת לעמיתיך אזהרה מראש.
- 5כתוב מסמך מסירה רשמי. השלב האחרון בהכנת המסירה שלך הוא השלמת מסמך מסירה רשמי. אתה יכול לבנות על מסמך הטיוטה, אך לנסות לפרט ולכלול את כל המידע החשוב. יהיה עליך לרוץ במסמך עם המנהל שלך וכל צוות מפתח אחר שהוא ישפיע עליו. נסה להשלים את זה ולשלוח אותו ליורשך לפחות כמה ימים לפני שהם אמורים להתחיל. התוכן ישתנה ממשרה לעבודה, אך הוא עשוי לכלול כמה מהדברים הבאים:
- רשימה ולוח זמנים של פעולות.
- תדרוך של נושאים שוטפים.
- לוח אירועים ובמועדים הקרובים.
- סיסמאות ופרטי התחברות.
- רשימת אנשי קשר שימושיים.
- מדריך לניווט קבצים ותיקיות במערכת המחשב.
חלק 2 מתוך 3: ניהול תקופת המסירה
- 1הקדיש זמן רב ככל האפשר. כאשר יורשך מתחיל במשרד, אתה עדיין יכול להיות בסביבה ולהתבקש לבצע מסירה מלאה יותר. אורכו של זה ישתנה, אך במקרים מסוימים יינתנו לך כמה ימים או יותר לסייע לאדם החדש להתמודד עם העבודה. בדרך כלל ככל שיהיה לך יותר זמן למסירה מלאה, כך תוכל להעביר מידע רב יותר.
- יתכן שיהיו דברים ששכחת מהם, ושהמישהו מציל אותך הוא דרך טובה לחשוף אותם למגוון הפעילות השוטפת.
- 2העבירו מסמכי מפתח באופן אישי. במהלך המסירה, נוהגים להבטיח שכל חלקי הנתונים והתיעוד המרכזיים יועברו באופן אישי. זה יעזור לך לוודא כי הדברים החשובים ביותר מטופלים כראוי וסדרי העדיפויות מוגדרים בבירור. מסירת מסמכים פנים אל פנים פירושה שניתן לדון באופן מלא במידע מורכב לפני שאתה עוזב.
- הזדמנות זו להסביר מידע מרכזי, וכדי שיורשך ישאל אותך שאלות ישירות היא חיונית למסירה טובה.
- זה גם ייתן לך הזדמנות לספק ניואנסים והקשר בדיון שאולי היה מתעלם ממנו אחרת.
השלב האחרון בהכנת המסירה שלך הוא השלמת מסמך מסירה רשמי. - 3התאמץ לעזור. אם אתה במשרד עם יורשו, עליכם להיות קשובים ויוזמים תמיד. השתדל לזהות ולסייע בפתרון בעיות כלשהן. היורש שלך אולי קצת ביישן או מאוים בימים הראשונים שלהם, וייתכן שלא ירצה להטריד אותך בשאלות.
- ודא שאתה מבהיר שאתה שם כדי לעזור, ואתה מברך על שאילתות.
- בכך תעזור לטפח מצב שבו האחריות למסירה משותפת בינך לבין יורשך.
- 4ערכו פגישת מסירה סופית. הדבר האחרון שיש לעשות לפני שאתה עוזב ולהשלים את המסירה, הוא לעשות פגישת מסירה מלאה עם יורשך. בקש מהיורש שלך להביא את כל השאלות הבולטות שיש להם ואת ההערות שהם רשמו. פגישה זו מהווה הזדמנות נהדרת עבור האדם החדש להבטיח כי הם מבינים את תפקידם ואת אחריותם.
- ניתן לנקות כל אי וודאות בפגישה.
- תלוי איפה אתה עובד, זה יכול להיות נבון להזמין את המנהל או המפקח שלך להשתתף בפגישה.
- עליכם בהחלט ליידע את המנהל שלכם מתי והיכן זה מתרחש, ולשאול אותם אם יש משהו שהם רוצים להוסיף.
חלק 3 מתוך 3: חשיבה על התפתחות ארוכת טווח
- 1הדגש תמיכה והדרכה זמינים. נסה לחשוב על המסירה כעל הזדמנות עבורך לתרום באמת למתן למישהו את הסיכוי הטוב ביותר האפשרי להצליח. אתה לא רק מנסה למסור משימות ועבודות, אלא מנסה לעזור להתפתחות המקצועית של היורש שלך ולמצב הבריאותי לטווח הארוך של המעסיק שלך.
- עשה זאת על ידי הצבעה על הזדמנויות אימון רלוונטיות שאתה מכיר.
- אולי כשהתחלת את העבודה קיבלת חבילת הכשרה שתסייע לך להסתגל ולהתפתח.
- הקפד להזכיר זאת ליורשך, ועודד אותם לבחון את האפשרויות.
כאשר יורשך מתחיל במשרד, אתה עדיין יכול להיות בסביבה ולהתבקש לבצע מסירה מלאה יותר. - 2אל תזניחו את תרבות העבודה. אם אתה מבלה עם האדם שימלא את תפקידך, חשוב לא להתמקד רק בהיבטים הטכניים של העבודה. לכל מקום יש סביבת עבודה ותרבות ייחודית שיכולה להיות מאיימת או מבלבלת עבור חדש. הקפד להקדיש זמן לזמן כדי לאפשר לאדם החדש את האופן בו המשרד מתפקד.
- השתדל לקחת אותם ברחבי המשרד ולהציג אותם בפני כולם.
- וודא שאתה מגדיר בבירור את תפקיד העובד החדש כמו גם העובדים הקיימים.
- אם תיאור התפקיד של ההגעה החדשה שונה מעט משלך, או שאחריותם וסדרי העדיפויות שלהם מתמקדים במקום אחר, ודא שהצוות הקיים יכיר בכך.
- 3ספק את פרטי הקשר שלך. אם אתה באמת רוצה ללכת עוד קצת, אתה יכול לספק לעובד החדש את פרטי ההתקשרות שלך. אתה יכול לומר שהם יכולים ליצור איתך קשר אם יש בעיה מרכזית או שהם זקוקים להדרכה קטנה. לא כולם ישמחו לעשות זאת, וסביר להניח שזה תלוי בקשר שלכם עם המעסיק לשעבר.
- לעיתים קרובות ניתן לפתור בעיה באמצעות אימייל פשוט.
- הצעה לעזור לאחר שתעזוב תעשה רושם טוב ותעזור להגביר את המוניטין שלך.
קרא גם: איך לקנות מכונת צילום?
שאלות ותשובות
- האם אני צריך דגימה אם אני רוצה לבצע מסירה במשרד?כן, זה מועיל להכין אותך מוכנה למסירה שלך.
- האם ניתן למסור כאשר פוטר ללא תקופת הודעה מוקדמת?זה תלוי. אם תבקש זמן למסור כראוי, ייתכן שתורשה לעשות זאת. זה תלוי בנסיבות ובמדיניות החברה.
- כיצד אוכל לשלוח דואר מאדם לאדם במשרד?כתוב הערה קצרה ושמישהו יעביר אותה.
- מה אם לא אפגוש את יורשי? האם יש דברים שאני צריך לזכור?אני נמצא באותו מצב כרגע. הכנתי רשימה של כל התהליכים המתמשכים והקצתי אנשים בצוות שלי לכל אחד, בדיון עם הממונה שלי. במקרה זה, המסירה הישירה מחייבת מעורבות ממוקדת של עמיתים אחרים בכל הפגישות והמינויים. תיעוד בכתב צריך להתמקד בתהליכים מורכבים ופגיעים לטעויות, ולא רק בדוחות סטטוס.
שאלות ללא מענה
- מה על מורה ראשי לעשות בכדי למסור משרד בצורה חלקה?
- היכן אוכל למצוא דוגמאות של מסמך מסירה?
תגובות (17)
- לרוב אנשים לוקחים מסירה כמפנים את המשרד ומציגים כמה מסמכים על המדפים, אך כעת למדתי במאמר זה שזה יותר מזה. זה כרוך בלמידה רבה. מאמר זה עזר לי להבין יותר על מסירת משרד בצורה הגונה ומקצועית. תודה רבה על זה.
- בדרך כלל זהו מסמך מועיל להנחיית תהליך המסירה, במיוחד למתחילים!
- עוזר מאוד. אני פשוט עוזב את העבודה ורוצה להבטיח שהמסירה תתנהל בצורה חלקה ככל האפשר, מכיוון שאתה תמיד נפגש פעמיים. לא ידעתי מאיפה להתחיל, אך מאמר זה עזר לי לבנות את צעדי הבאים.
- מאמר זה באמת כיוון אותי כיצד למסור ביעילות ובכך להפחית את המשימה הטבועה במעבר.
- מסמך זה עזר לי מאוד להכיר את תחומי המפתח כאשר אתה משתלט על תפקידו של מישהו עקב פרישה / התפטרות. זה מאוד מועיל וזה מקל על העניינים.
- זה היה מדהים. נתן טיפים טובים, ברורים ותמציתיים! אוהבים מדריך טוב.
- זה עזר לי לתכנן את מכתב המסירה שלי.
- לבניית השלבים למסירה. שימושי מאוד!
- רשימה מקיפה המספקת חומר למחשבה.
- ההסבר המפורט שלב אחר שלב היה מועיל, מכיוון שהוא נותן לך את ההזדמנות לדעת מה לעשות הלאה.
- אני מתנדב כמנהל בתחום העמותות / צדקה. זה עזר לתאר תהליך פשוט של שלבי המסירה השונים. זה שופך מעט אור לגבי כמה שאלות שהיו לי לגבי המסירה הקרובה שלי בקרוב. אני חושב שמאמר זה טוב גם למי שנמצא בתפקיד הניהולי או המנהיגות הראשון שלו עם רמת אחריות גבוהה והוא מוסר.
- תודה על העזרה.
- המאמר מועיל מאוד. מיד הגעתי לתוכנית כיצד להעביר דברים לבוס שלי. תודה, מדריך!
- תובנות מועילות מאוד על תהליך המסירה.
- ברצוני להבטיח לך שמידע שקראתי ממאמר זה שימושי מאוד, והתחלתי להשתמש בו להכשרת צוותי בית הספר ויושבי הראש.
- פירוט טוב מאוד של הנדרש לדוח מסירה. אני כל כך מרוצה מכל המידע שקיבלתי.
- אל תזניחו את תרבות העבודה, שכחתי את כל זה. דוח המסירה שלי התמקד כולו בעבודה, בעבודה ובעבודה.
