כיצד לשנות את נהלי המשרד?
שינוי יכול להיות קשה אם יש לך עמיתים לעבודה או עובדים הסוטים ממנו, אך לפעמים לדעת כיצד לשנות נהלי משרד נדרשת בכדי לשפר את המורל ואת התפוקה.
שינוי יכול להיות קשה אם יש לך עמיתים לעבודה או עובדים הסוטים ממנו, אך לפעמים לדעת כיצד לשנות נהלי משרד נדרשת בכדי לשפר את המורל ואת התפוקה. למרבה הצער, זה גם קל יותר לומר מאשר לעשות. עבוד עם העובדים והעמיתים לעבודה שלך כדי להפוך את המעבר לחלק על ידי היערכות לשינוי באופן שיטתי, יישוםו בהדרגה ותזמון שיקול דעת.
חלק 1 מתוך 2: הכנה לשינויים
- 1כתוב סיכום של הנהלים החדשים. כתוב סיכום של השינוי החדש בהליך, והשווה אותו לנהלים הקיימים. עליך לכסות כמה פריטים בסיכום שלך, כולל:
- מהי המדיניות הנוכחית.
- מה הנוהג הנוכחי. אם העובדים כבר חרגו מהנהלים שנקבעו, ייתכן שתשנה נהלים רק כדי לציית לנוהלים שנקבעו או ליצור תאימות לנוהל שנקבע.
- מהי המדיניות החדשה.
- מטרות קונקרטיות לעמידה בנוהל החדש. תחשוב על אלה כעל אמות מידה המאפשרות לאנשים לדעת אם הם מצליחים. לדוגמא, אם ברצונך להעביר את המשרד שלך ל"תקצוב מבוסס אפס ", שם לא מניחים עלויות התקציב מהשנה הקודמת, אז הגיוני לתת מדדי המשרד שלך במהלך השנה למספר מחלקות צריך להמיר למערכת החדשה.
- 2העריך את עלות יישום ההליך החדש. גם אם שינוי נכון הוא הדבר הנכון לעשות, זה לא תמיד הזמן הנכון לעשות שינוי. על מנת לדעת אם השעה מתאימה, עליך לקבל מושג לגבי עלויות ביצוע שינוי ההליך.
- שקול את העלות הכספית של החומרים הדרושים לשינוי ההליך. בשנות ה תיוק אלקטרוני למשל, זה עלול להיות העלויות של תוכנה וחומרה עבור חדשים מערכת תיוק, העלות של הסרת תשתית פיזית על מערכת תיוק נייר, וכל העלויות של שיפוץ משרדים כתוצאה משני.
- גורם לעלויות באיבוד התפוקה מכך שהעובדים צריכים ללמוד מערכת חדשה.
- שקול את העלויות בהזדמנויות שאבדו. בעוד שהצוות שלך עסוק בתמלול רשומות, הם לא יוצאים לתופף עסקים אחרים או מטפלים בצרכי הלקוחות. זהו גם רכיב שעליכם לקחת בחשבון כשמשקללים את עלות השינוי.
- 3שקלו את העלויות המשוערות מול המשאבים של הארגון שלכם. לאחר שתקבל מושג טוב לגבי העלויות האפשריות של שינוי ההליך החדש, תוכל להשוות אותו למשאבי הארגון שלך.
- אמנם ברצונך לשקול דברים כמו זמן וכסף, חשוב לקחת בחשבון גם את מרווח הטעות. לא רק שאתה אמור להיות מסוגל להרשות לעצמו את ההליך החדש מבחינת כסף ומשאבים עכשיו, אלא שאתה צריך להיות מסוגל להרשות לעצמו זאת אם משהו ישתבש גם כן.
כתוב סיכום של השינוי החדש בהליך, והשווה אותו לנהלים הקיימים. - 4להרכיב קואליציה. כמעט כל סוג של שינוי פרוצדורלי, קטן ככל שיהיה, יתקל בהתנגדות. תסמוך על זה. הדרך הטובה ביותר לנהל התנגדות היא להחליש אותה לפני שיש לה סיכוי להתארגן. לכן, לפני שתציג מדיניות חדשה באופן רשמי, עליך להקים קואליציה של בעלי מספיק כוח כדי לשבש את תוכניותיך ולהביא אותן מאחורי השינוי.
- אם אינך יכול להשיג את בעלי העניין החשובים האלה לצידך, יישום השינוי יהיה קשה ביותר, גם אם אתה הבוס. כנראה שעדיף לחכות עד שתפתח קואליציה. אם אתה מיישם את השינוי על קהל עוין והוא לא מצליח, ההתנגדות יכולה לערער את סמכותך. אחרי הכל, אלה האנשים שיבטיחו שהמדיניות החדשה תתבצע בפועל. הם לא יעשו עבודה טובה כל כך אם הם לא מסכימים עם מה שהוטל עליהם לאכוף.
- אם השינוי הולך להיות שנוי במחלוקת במיוחד, הרגישו חברי קואליציה אפשריים בנפרד. לאחר שהבאתם אותם לצדכם, תוכלו להשתמש בהשפעתם בכדי לעזור לשכנע צדדים סרבניים יותר.
- 5הסביר מדוע יש צורך בשינוי כעת. נראה כי האינרציה חלה על התנהגותם של אנשים באותה מידה כמו על הפיזיקה, ואם אנשים לא חושבים שיש סיבה דחופה להתנהג אחרת, לעתים קרובות קשה לגרום להם להתנהג אחרת. אמנם אתה עשוי להשתמש בכוחך כמפקח בכדי לכפות אותם על פי תאימות, אך גישה זו תרבה טינה, מה שיקשה על יישום השינוי בעתיד.
- בהקמת תחושת הדחיפות, הסבירו למשרד מדוע לחצי שוק (כמו ירידה בהכנסות) או הזדמנויות הופכים את השינוי המוצע לאופציה העדיפה בין שתי תוצאות או יותר בלתי נמנעות. לדוגמה, אם אתה צריך ליישם שבוע עבודה בן ארבעה ימים, ייתכן שתקבל דחיפה מסוימת מכיוון שאנשים לא אוהבים לעבוד עשרה שעות. עם זאת, אם בפני המשרד עומדת הבחירה בשבוע עבודה בן ארבעה ימים כנגד החלופה של קיצוץ שכר או אובדן מקומות עבודה, ההתנגדות עשויה להיות פחותה בהרבה.
- 6תן אזהרה מראש. במקום פשוט להגיע ביום אחד וליישם את המדיניות החדשה, הודיעו לעובדים שלכם שמדיניות חדשה בדרך. ואז הם יספיקו להכין את עצמם נפשית לבצע את ההסתגלות.
- לדוגמא, אם כולם במשרד יצטרכו לקחת שיעור אימונים חדש, במקום להכניס אותם לכיתה יום אחד, הסבירו להם בשביל מה הכיתה, כמה זמן זה ייקח ואיזה חלק מה דרישות הסמכה חדשות שהוא מייצג (כמו קורס בן חמש שעות בהסמכה של עשר שעות).
- אנשים יכולים לשכוח. זה תמיד רעיון טוב להנפיק תזכורות תקופתיות כשהשעון מתפתל.
- 7וודאו שקהל הלקוחות שלכם יסבול את השינוי. סביר להניח שאתה מיישם הליך חדש מכיוון שאתה רוצה להיות מסוגל לשרת טוב יותר את הלקוחות שיש לך ולמצוא לקוחות חדשים בהמשך הדרך. אם הלקוחות שלך לא יסבלו את חוסר היעילות הזמני שנוצר בעקבות השינוי, אולי עדיף לדחות את זה.
- לא רק שאתה צריך לוודא שהתזמון טוב לך ולארגון שלך, אתה צריך גם לוודא שהוא עיתוי טוב גם עבור הלקוחות שלך. לדוגמה, אם אתה מספק שירותי לוגיסטיקה לקמעונאים מקומיים, פתאום להתייעל פחות סביב החגים זו כנראה אסטרטגיה גרועה.
גם אם שינוי נכון הוא הדבר הנכון לעשות, זה לא תמיד הזמן הנכון לעשות שינוי.
חלק 2 מתוך 2: יישום נהלים חדשים
- 1הפץ את סיכום הפוליסה החדשה למשרד. לאחר שהמדיניות הוסברה לכולם, הפץ שני עותקים של הסיכום לעובדים במשרדך. בקשו מהם לחתום אחד ולשמור לעצמם אחר. בדרך זו יש לך התחייבות חתומה שמכירה במדיניות החדשה ומסכימה לציית לה.
- 2הכשיר את אלה שנפגעו מהשינוי. כאשר אתה מודיע למשרד כולו על המדיניות החדשה, וודא שתקצבת זמן רב להכשרת מי שיושפע ממנה. ההדרכה עשויה להימשך שעה או שזה יכול להיות תהליך של מספר ימים או שבוע, תלוי בהיקף השינוי. דאג למעבר חלק על ידי לוודא שכולם מבינים היטב את המדיניות החדשה ויש להם זמן להתאמן, לשאול שאלות ולהתחיל להרגיש בנוח.
- 3הקל במעבר. במיוחד אם אתה מיישם שינוי גדול בהליך, חשוב ליישם אותו בשלבים. לא זו בלבד שהיא מעניקה לצוות המשרדים שלך אפשרות לטעות ולהתרגל לנוהלים החדשים, אלא גם נותנת לך אפשרות לשנות את היעדים, לנהל את הציפיות ולהתאים את שלבי היישום הבאים.
- קבע לוח זמנים למעבר והדרכה ושתף את החלקים הרלוונטיים עם כל מי שצריך לעמוד בו. בדרך זו, לאנשים יש מושג טוב יותר מה מצופה מהם.
- 4האזן למשוב. בסופו של דבר, האנשים המוטל עליהם לאמץ את ההליך החדש הם אלה שיבטיחו שהוא יאומץ בהצלחה. אם אתה מעוניין בהצלחת ההליך החדש, עליך לוודא שאתה מקשיב לבעיות בהן נתקלים האנשים המיישמים אותו. אחרי הכל, אלא אם כן אתה לא ניתן לטעות, יש כנראה כמה נסיבות שלא חזית.
- יש מנהלים שחושבים שההאזנה למשוב העובדים היא סימן לחולשה. להיפך, זה מראה שהמנהל מספיק בטוח בביטחון שלהם להתאים את עצמו לנסיבות המשתנות. בעוד שמנהל בסכנת אובדן מקום עבודתו עלול להיות חשש לגיטימי להימנע מהכפוף לכפוף, מי שבטוח בתפקידו יכול להקשיב ולזכות את הכפופים לכספי התשובה שלהם.
על מנת לדעת אם השעה מתאימה, עליך לקבל מושג לגבי עלויות ביצוע שינוי ההליך. - 5כוונן את המדיניות לפי הצורך. המדיניות החדשה אולי נראתה מושלמת על הנייר, אך בפועל היא אולי לא תצליח בדיוק כפי שקיווית. קח את המשוב שאתה מקבל (זכור שיהיה איזה דחיפה לאחור שהיא פשוט תוצאה של עמידות או התאמה לנוהל החדש) והחליט אם המדיניות זקוקה להתאמות.
- 6עקוב אחר התוצאות באופן קבוע. זכור כי ייתכן שייקח לך זמן לראות את ההשפעה המלאה של שינוי המדיניות שלך. קבלת משוב לאחר החודש הראשון ואז לעולם לא מעקב אחר פירושו שאולי לא תראה את ההשפעה הכוללת של השינוי, ואתה עלול להחמיץ הזדמנויות לתקן או לשכלל את המדיניות. ודא שאתה מבצע צ'ק-אין באופן קבוע כדי לוודא שהמדיניות משפיעה על האפקט הרצוי.
- 7תגמול ביצועים גבוהים לפי הצורך. תגמול למופיעים גבוהים היא שיטה קלאסית להתגבר על התנגדות. זה יוצר תמריצים נוספים לעמידה במדיניות החדשה וזה יוצר תמריצים נגד לעקוב אחר המנטליות הקבוצתית במקרה של התנגדות רחבה לשינויים.
- לדוגמא, אם היית צריך להחליף את מערכת רישום הקבצים מקבצי נייר לקבצים אלקטרוניים, אתה עשוי לתגמל את כל מי שמכסה מספר מסוים של קבצים בתעודת מתנה למסעדה נחמדה, ליום חופש בתשלום או לטיול ספא.
קרא גם: איך לקנות מכונת צילום?
