כיצד לארגן את התיקים האישיים שלך?
כדי להקל על האיתור והקובץ של הקבצים האישיים שלך, תרצה לקחת קצת זמן ולארגן אותם כראוי.
קבצים אישיים יכולים להיות במהירות ובמהירות לא מאורגנים. ככל שהקבצים שלך לא מאורגנים יותר, יהיה קשה למצוא אותם שוב בעתיד. כדי להקל על האיתור והקובץ של הקבצים האישיים שלך, תרצה לקחת קצת זמן ולארגן אותם כראוי. המערכת המדויקת בה אתה משתמש תלויה בך. עם זאת, ישנן כמה שיטות בסיסיות לארגון קבצים אישי שתוכלו להשתמש בהן כדי לעזור לכם לעשות סדר בקבצים.
חלק 1 מתוך 4: שימוש בשיטות ארגון בסיסיות
- 1תשאיר את זה פשוט. הנקודה ביצירת מערכת תיוק היא להקל על עצמך. אתה רוצה להימנע מהפיכת המערכת שלך למסובכת מדי או מבלבלת. שמירת המערכת כפשוטה ככל האפשר תעזור לכם לתייק או לאחזר את כל המסמכים שעליכם לעבוד איתם.
- רק תעד את מה שאתה צריך. אחסון רב מדי עלול להפוך את המערכת למגושמת וקשה לשימוש.
- הימנע ממורכבות מיותרת במערכת הקבצים שלך.
- זרוק קבצים שאתה בטוח שאתה כבר לא צריך.
- 2השתמש בכמות הנכונה של עומק במערכת שלך. זה עשוי להיות מפתה ליצור הרבה קטגוריות ותתי קטגוריות שונות כדי שהקבצים שלך יתאימו. עם זאת, מומלץ ליצור קטגוריות ברמה רחבה בלבד ולהשתמש רק בכמה שאתה זקוק. יצירת יותר מדי קטגוריות עלולה לגרום למערכת תיוק מגושמת ולא יעילה. ודא שאתה יוצר כמות נכונה של עומק ארגוני במערכת שלך כדי לשמור על עבודה חלקה.
- הימנע מייצור קטגוריות משנה מפורטות מדי עבור המערכת שלך. לדוגמה, "קבלות, אוכל, לחם" יהיה מפורט מכדי שיהיה שימושי.
- פשוט שיש קטגוריה לקבלות חודשיות או שבועיות עשוי להיות מתאים יותר למערכת התיוק שלך.
- קיום מדור ללקוחות ואז סידורם באלף-בית הוא דוגמה לרמת עומק יעילה.
- 3הפוך את הקבצים שלך לקלים לאיתור. מערכת התיוק שלך תרוויח מאוד מרמזים חזותיים ברורים המאפשרים לך לדעת היכן בדיוק משהו מאוחסן. הפיכת החלקים במערכת הקבצים שלך לברורה תעזור לך לאתר פריט או קובץ במהירות. זכור כמה מהטיפים הבאים כשמבלטים את הקבצים שלך:
- השתמש בתיקיות צבעוניות כדי לציין קטגוריות או קטעים מסוימים.
- נסה לשמור רשימה שימושית של הצבעים והקטגוריות שהקצית להם.
- השתמש ביצרן תוויות כדי לתייג בבירור את הקבצים שלך.
- עקוב אחר קיצוץ התיקיות שלך. נסה להשתמש רק בתיקייה אחת שנחתכה עבור כל קטגוריה או קטע.
- 4חשוב על סוגי מכולות הקבצים שתצטרך. לפני שתוכל לארגן את הקבצים שלך, תצטרך למצוא משהו שיניח אותם. בדיוק איזה סוג של מכולות קבצים אתה משתמש יהיה תלוי בכמות הקבצים שעליך לאחסן, עד כמה הם חשובים, במידות המסמכים ובתדירות שבה אתה צריך לגשת אליהם. עיין בכמה מהטיפים הבאים כדי לקבל מושג אילו מכלי קבצים עשויים להתאים לך:
- אם אתה צריך לאחסן מסמכים חשובים מאוד, שקול לרכוש מיכל אחסון חסין אש.
- מציאת חותם מעבדת החתמים על מיכל יכול להצביע על כך שהמיכל יגן על התיקים שלך במשך כשעה בשריפה בטמפרטורות של 927 מעלות צלזיוס.
- עבור קבצים רגילים, ייתכן שתרצה לרכוש ארון תיוק בסיסי. עבור קבצים רגישים או חסויים, שקול לרכוש ארון תיוק מאובטח יותר או כספת.
- תרצה לוודא שלמיכל התיוק שלך יש מספיק מקום להכיל את כל הקבצים שלך.
- אם יש לך מסמכים בגודל יוצא דופן, בדוק שהם יוכלו להשתלב במיכל האחסון שלך. לדוגמא, מסמכים בגודל משפטי עשויים להשפיע על גודל התיקיה הדרושה וכן על מידות האחסון.
בדיוק כמו בקבצים הפיזיים שלך, אתה רוצה להתחיל עם הקטגוריות הרחבות ביותר שהקבצים שלך משתלבים בהן.
חלק 2 מתוך 4: ארגון המסמכים שלך
- 1אסוף את כל המסמכים שלך. לפני שתוכל להתחיל לארגן את המסמכים שלך, תרצה לוודא שיש לך את כל המסמכים שלך לפניך. אל תדאג איך הקבצים שלך מסודרים או מסודרים עדיין. לעת עתה, אסוף את כל המסמכים שאתה חושב שצריך לאחסן והתכונן למיין אותם.
- הוצא מסמכים ישנים שכבר מינית. ייתכן שתרצה לסדר אותם כך שיתאימו למערכת החדשה שאתה יוצר.
- ודא שיש לך את כל המסמכים האחרונים שלך שנאספו ומוכנים למיון.
- 2מיין את הקבצים שלך לפריטים פעילים וארכיב. כאשר אתה מארגן את הקבצים שלך, זה יכול להיות מועיל ליצור אותם לשתי קטגוריות עיקריות: קבצים פעילים שאתה צריך לעבוד איתם וקבצים ארכיוניים שאתה צריך לאחסן. זה יעזור לך לגשת לקבצים שבהם אתה משתמש בתדירות גבוהה יותר ולאחסן בצורה מסודרת את הקבצים שלא תזדקק לגישה מיידית אליהם.
- קבצים פעילים הם מסמכים שאתה עדיין צריך לטפל בהם, להפנות אליהם או לגשת אליו בדרך כלל לעתים קרובות.
- קבצי ארכיונים הם מסמכים שלא תזדקק להם בעתיד הקרוב, אך עדיין עליך לשמור.
- 3צור ותייג את הקטגוריות המתאימות למערכת שלך. לאחר שרכבתם את הקבצים במקום אחד, תוכלו לבצע מלאי מהיר של אותם. בזמן שאתה בודק את הקבצים שלך, שים לב לקטגוריות הכלליות שעשויות להתאים. רשום קטגוריות אלה כדי ליצור את המערכת הארגונית הבסיסית בה תשתמש בקבצים שלך. עיין בכמה מהקטגוריות הנפוצות הללו כדי לקבל מושג באילו קטגוריות ייתכן שתרצה להשתמש:
- רישומים משפטיים עם קטגוריות משנה כגון תעודות לידה, תעודות פטירה או מסמכי נישואין.
- מסמכים פיננסיים המכסים את הסיכומים הכספיים שלך בעבר, פרטי כרטיסי אשראי, דוחות אשראי או סיכומים כספיים שנתיים.
- רשומות רכוש.
- מסמכים אישיים כגון תעודות, רשומות עבודה, רשומות בריאות ופוליסות ביטוח.
- 4הגש מסמכי אחסון לטווח ארוך משם. הכנס מסמכים שתויגת כקבצי ארכיון למיכל האחסון לטווח הארוך שלך. קבצים אלה לא ניגשים לעיתים קרובות, לכן וודא שהם ממוקמים בקטגוריות המתאימות שלהם במערכת התיוק לצורך אחזור מאוחר יותר. קבצי ארכיונים יהוו ככל הנראה את רוב המסמכים שהגשתם והמאורגנים.
- ניתן לחלק אחסון לטווח ארוך לשתי קטגוריות נוספות: קבצים קבועים וקבצים "מתים".
- תיקים קבועים עשויים לכלול מסמכים חינוכיים, מסמכי העסקה או ניירות חשובים אחרים שאולי עדיין תצטרך לגשת אליהם.
- קבצי "מתים" הם מסמכים שאולי לא תצטרך לגשת אליהם שוב. רשומות מס ישנות עשויות להשתלב בקטגוריה זו. זכור, עם זאת, כי יש להחזיר את החזרי המס במשך שבע שנים.
- 5הכנס את המסמכים הנוכחיים שלך למקטע המסמכים הפעיל שלך. מסמכים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות או שעדיין תצטרך לעיין, יצטרכו להיות ממוקמים בקטע המסמכים הפעילים שלך. סעיף זה במערכת התיוק שלך יאפשר לך לגשת במהירות למסמכים שאינם מוכנים לארכיון. להלן ארבע קטגוריות המסמכים הפעילים הנפוצות ביותר שעליך לשקול להשתמש בהן:
- מסמכים שעדיין זקוקים לתשומת לבכם.
- מסמכים שאתה עדיין צריך לקרוא או לעיין.
- חשבונות שעליך עדיין לשלם.
- מסמכים שמוכנים לעבור לאחסון לטווח ארוך.
סידור הקבצים שלך ושמירה עליהם כך יכול להיות מועיל כשמדובר בארגון האישי שלך.
חלק 3 מתוך 4: ארגון קבצים אלקטרוניים
- 1התחל בקטגוריות רחבות ואז נהיה ספציפי יותר. בדיוק כמו בקבצים הפיזיים שלך, אתה רוצה להתחיל עם הקטגוריות הרחבות ביותר שהקבצים שלך משתלבים בהן. לדוגמה, אם אתה קבלן עצמאי, ייתכן שתרצה לארגן את התיקים לפי מעסיק. כלומר, צור תיקייה אחת לכל אחד מהם. לאחר מכן, עליך לפצל את הקבצים שלך בתוך כל קטגוריה רחבה לקבצים קטנים יותר. המשמעות היא שתיקיות המעסיק שלך יכולות להיות מפוצלות לתיקיות שונות המכילות מידע על כל פרויקט אצל אותו מעסיק.
- שקול להישאר עקבי בכל קטגוריה רחבה. זה יקל על איתור הקבצים שלך. לדוגמה, ייתכן שתיקיית המשנה של כל פרויקט תכיל קבצים כמו "מסמכי פרויקט", "חיוב" ו"תקשורת ".
- אתה יכול גם לארגן תיקיות באופן נרחב לפי שנה אם זה נראה קל יותר או רלוונטי יותר לקבצים שלך.
- 2סרוק או הורד קבצים שאין לך עדיין אלקטרונית. זה יכול להיות מועיל לשמור את כל הקבצים שלך באופן אלקטרוני במקום אחד. למרות הזמן הנדרש, עליך לנסות לסרוק כמה שיותר מהמסמכים הפיזיים שלך כדי שניתן יהיה לשמור ולגבות אותם באופן אלקטרוני. בנוסף, דאג להוריד את כל הקבצים המוחזקים באינטרנט במקומות אחרים, למקרה שאתר האינטרנט המארח יהפוך לנגיש כשאתה זקוק לקבצים שוב. ארגן קבצים אלה כפי שהיית עושה אחרים.
- 3תן לקבצים שלך שמות ספציפיים. שמות קבצים צריכים להיות מובנים וייחודיים בקלות. כלומר, אתה אמור להיות מסוגל להסתכל בשמות הקבצים שלך ולדעת מיד מה הכלול בהם. נסה לכלול תאריך, מסמן את התיקיות שיכילו את הקובץ ומתאר פרטני. לדוגמה, קובץ חיוב שנוצר ביוני 2016 עבור הלקוח שלך X Corp יכול להיקרא "0616_XCorp_Invoice_2." זה יאפשר לך לדעת בדיוק מה הקובץ מכיל מבלי להקדיש זמן לפתיחתו.
- לא משנה מה המערכת תשתמש בשמות הקבצים שלך, רק הקפד לעשות זאת באופן עקבי. לאחר שבחרת מערכת, הישאר בה; יהיה קשה לחזור ולשנות את שם כל הקבצים שלך מאוחר יותר.
- 4גבה קבצים באופן קבוע. הסכנה העיקרית של שמירת קבצים אלקטרוניים היא שהמידע שלך חשוף לאובדן בגלל קריסת מחשב. היו מוכנים לכך על ידי גיבוי קבוע של הקבצים לשירות גיבוי מקוון, תקליטורים או כונן קשיח חיצוני. הקפד לתייג התקני אחסון אלה בצורה ברורה כפי שתויגת את הקבצים שלך. אם יש לך כונן חיצוני או תקליטורים, שקול לשמור אותם במקום בטוח הרחק ממגוריך הראשיים, כדי למנוע אובדן מוחלט משריפה או אסון טבע.
עם זאת, ישנן כמה שיטות בסיסיות לארגון קבצים אישי שתוכלו להשתמש בהן כדי לעזור לכם לעשות סדר בקבצים.
חלק 4 מתוך 4: שמירה על מערכת התיוק שלך
- 1שמור על קשר עם המערכת שלך. לאחר שיצרתם את מערכת המילוי שלכם, תרצו להמשיך להשתמש בה כפי שהתכוונתם. התארכות יתר על המידה, התעלמות מפריטים שצריך להגיש או הגשת פריטים בצורה לא נכונה יכולים לבטל את העבודה הקשה שהשקעת. וודא שאתה עומד בקצב של מערכת התיוק שלך כדי שהיא תעבוד עבורך.
- מדי פעם לחפש קבצים שאינם במקומם יכול לעזור לשמור על הסדר של המערכת שלך.
- אל תזניח את הגשת המסמכים הפעילים שלך לאחסון המסמכים בארכיון.
- 2הסר קבצים ישנים. קבצים מסוימים נחוצים לאחסון למשך תקופה ארוכה. עם זאת, מערכת התיוק שלך תהיה סופית בגודלה ותדרוש ממך להסיר קבצים שכבר אינם נחוצים. ניכוש קבוע של מערכת הקבצים שלכם יסייע בשמירה על סדר המערכת ותפקוד תקין.
- מסמכים פיננסיים ישנים רבים יצטרכו להיות מאוחסנים במשך שנים.
- ייתכן שיהיה צורך לאחסן תקציבים ישנים, דוחות כספיים או מדיניות שנתית למשך שנה אחת בלבד.
- הסרת קבצים ישנים תיצור מקום למסמכים נכנסים.
- היפטרות מקבצים שאינם נחוצים תקל על מציאת המסמכים הנחוצים לכם.
- כנ"ל לגבי קבצים אלקטרוניים. מחק כל מסמך כפול, מיושן או מיותר מפרויקטים קודמים.
- 3ארכיב קבצים אלקטרוניים ישנים. ניתן לאחסן קבצים ישנים שעדיין רלוונטיים או שאולי ניתן להפנות אותם יום אחד. פירוש הדבר לאחסן אותם ממערכת התיוק הרגילה שלך אך לשמור עליהם מאורגנים ונגישים. שקול להגדיר קטגוריה רחבה נוספת עבור קבצים בארכיון. העבר קבצים שאינם בשימוש לתיקייה זו כאשר עיצוב תיקיית המשנה שלהם שלם. אם ברצונך להרחיק קבצים בארכיון על מסך הקבצים שלך, נסה להציב "z" מול שם הקובץ כך שהוא יגיע לתחתית סדר הקבצים האלפביתי שלך. לדוגמה, אתה יכול לקרוא לזה "z_archive" או משהו דומה.
- 4ייעל את מערכת התיוק שלך. סידור הקבצים שלך ושמירה עליהם כך יכול להיות מועיל כשמדובר בארגון האישי שלך. עם זאת, תמיד יהיה מקום לשיפור במערכת התיוק שלך. כשאתה ממשיך לעבוד עם מערכת התיוק שלך, עקוב אחר כל השיפורים שאתה יכול לעשות כדי לעזור לה יעיל עוד יותר.
- ייתכן שתרצה להיפטר מקטגוריות שלא נראה שאתה משתמש בהן.
- נראה שקטגוריות שנראות בשימוש יתר יתכן ויהיה צורך לפרק אותן לקטגוריות קטנות יותר.
- מיכל לאחסון קבצים.
- תיקיות להחזקת הקבצים שלך.
- יצרנית תוויות שתייגת את התיקיות שלך.
- הגיע הזמן לארגן את הקבצים שלך.
קרא גם: איך מכינים לוח שנה?
תגובות (2)
- כתוב בצורה ברורה מאוד עם עצות טובות ומוצקות להתארגנות. הגישה הפשוטה ביותר היא זו הסבירה ביותר שתעבוד. אל תשכח לתת עותק של הרשומות החיוניות שלך לילדים הבוגרים שלך או למבצע צוואתך.
- זה פנטסטי ושימושי מאוד.
