איך לפתח שגרה להפסקת בזבוז זמן?

חסום לוח זמנים לכל שעה ביום שלך. הוציא פיסת נייר או השתמש בכלי לוח שנה במחשב שלך כדי ליצור חריצים של כל שעה ביום העבודה שלך, או את שעות היום שאתה ער. זה יכול להיות בין תשע לחמש או עשר לשבע. למרות שאינך צריך למלא כל פרק זמן עד לרגע, זה יכול להיות מועיל לוודא שכל שעה ביום שלך מתואמת בלוח הזמנים שלך.

• התחל למלא כל שעה ביום במשימות הנדרשות שלך ליום. יתכן שתתחיל קודם עם המשימות החשובות ביותר ותעבור את דרכך למשימות הפחות חשובות. כמו כן, אם אתה מחשיב את עצמך כאדם בוקר, ייתכן שתחליט לשים את המשימות המסובכות יותר בשלב מוקדם יותר של היום, אך אם אתה יודע שאתה בדרך כלל מקבל רוח שנייה אחרי ארוחת הצהריים, אתה יכול להציב משימות מסובכות בהמשך היום. נסה להתאים אישית את לוח הזמנים שלך כך שיתאים לצרכים שלך ולהרגלי העבודה שלך, מכיוון שהדבר יגדיר אותך להצלחה בעת השימוש בלוח הזמנים.
• ייתכן שתרצה ליצור תבנית ללוח הזמנים שלך על גבי לוח לבן או כלי לוח שנה, כך שתוכל לעדכן אותה כל יום בהתאם ללוח הזמנים שלך לאותו יום.

תן לעצמך הפסקה של עשר דקות בכל שעה עד שעתיים. זה יכול להיות קשה להתמקד במשימה אחת או בקבוצת משימות למשך יותר משעה עד שעתיים. הקפד לתזמן הפסקה של עשר דקות בכל שעה או כל שעתיים כדי שלא תרגיש עמוס או לחוץ. במהלך הפסקת המיני, עליכם לקום ולהסתובב במשרד, או לדבר עם עמית לעבודה בחדר ההפסקות. אתה יכול ללכת לשתות קפה או לצאת לטיול מהיר בחוץ. נסו להשאיר את ההפסקה ל -10 דקות או פחות כדי שהלוח הזמנים שלכם לא ייזרק.

• אתה יכול גם לקחת 10 נשימות עמוקות ואטיות לאורך כל שעה כדי לנקות את דעתך ולהשהות. זה עשוי לעזור לך לקבל קצת מבט על משימה שאתה עושה או הולך לעשות ולהבטיח שאתה מבצע צ'ק-אין עם עצמך למרות יום העבודה העמוס שלך.

נסו לבצע כל משימה בצורה נכונה, בפעם הראשונה. במקום לנסות למהר בלוח הזמנים שלך ולהתייחס לכל פריט במהירות, קח את הזמן לבצע כל משימה בצורה נכונה, בפעם הראשונה. העברת הודעות הדוא"ל שלך עשויה להוביל להחלפות דוא"ל ממושכות, במיוחד אם אתה שולח דוא"ל סודי או מבלבל ללקוח. האטו והקדישו זמן להרכיב אימיילים ברורים, או קראו היטב את הערות בית הספר שלכם. ביצוע משימה נכון בפעם הראשונה יכול לחסוך לך הרבה זמן מבוזבז בטווח הארוך.

בקש מחבר או עמית לעבודה לבצע צ'ק-אין איתך כדי שתישאר בדרך. לפעמים אנו זקוקים לתמיכה של אחרים כדי להישאר ממוקדים במשימות העומדות על הפרק. בקש מחבר קרוב, הורה, אח או עמית לעבודה לבצע איתך צ'ק אין כל שעתיים כדי להבטיח שאתה עומד בלוח הזמנים שלך.

• הם עשויים להביא לך כוס קפה או להשליך מילה ידידותית כדי שתוכל להקדיש רגע לצחוק או לחייך ואז לחזור למשימות היומיומיות שלך. למרות שאתה אולי עסוק, רגע קטן עם חבר יכול להרים את רוחך ולהוביל לניהול זמן טוב יותר.

הימנע מבדיקת האימיילים שלך באופן אקראי. בדיקות דוא"ל אקראיות יכולות ליצור דפוס "התחלה-עצור-התחל" ליום העבודה שלך, ולהוביל לזבוז זמן. הימנע מפתיחת הדוא"ל שלך כל הזמן לאורך כל היום, במיוחד אם אתה אמור להתמקד במשימה אחרת. קבעו שלושה משבצות זמן בלוח הזמנים לבדיקת הדוא"ל: בוקר מוקדם, אחרי ארוחת הצהריים ואמצע אחר הצהריים. זה יבטיח שלא תסיח את דעתך מזרם רציף של הודעות דוא"ל לאורך כל היום ושיהיה לך זמן מוגדר לטיפול בכתובות הדוא"ל שלך.

• ניתן ליישם את אותו עיקרון גם על אמצעי תקשורת אחרים, כמו הדואר הקולי שלך, הודעות הטקסט שלך או שיחות טלפון. השתדל לא להיות זמין כל הזמן, אלא אם כן אתה מצפה להודעת טקסט חשובה או לשיחת טלפון. זה יגביל כל הפרעה לזרימת העבודה שלך ויעזור לך לעמוד בלוח הזמנים שלך.

השתיק את הטלפון שלך וכבה את האינטרנט. במידת האפשר, בחר לפחות שעה אחת מיום העבודה שבה אתה משתיק את הטלפון שלך ומכבה את חיבור האינטרנט שלך. זה יכול לאפשר לך להתמקד בעבודה שיש לבצע בריכוז מלא וללא הסחות דעת מהטלפון שלך או מהאינטרנט.

• הרחקה מהסיחות הדעת הקלות הללו יכולה להיות מועילה גם כשאתה כותב מאמר לבית הספר או דוח ארוך. שמירת הטלפון שלך על שתיקה תבטיח שאין לך תירוץ לבדוק את הטלפון שלך כל חמש דקות או להישאב לגלילה ברשתות החברתיות.

תן לאחרים סביבך לדעת שאסור להפריע לך. נסה לא לעודד אחרים להסיח את דעתך או להסיח דעת לאחרים, על ידי כך שיידע לכל הסובבים שאתה עובד. זה יכול להיות על ידי סגירת הדלת או הצבת שלט עמוס. ניתן גם לשלוח מייל במשרד כדי להזכיר לכולם שתקופת זמן מסוימת היא זמן עבודה שקט במשרד.