כיצד לנקות את נתוני Excel במחשב או Mac?
אם הנתונים שלך מכילים כותרות עמודות, הקפד להקליד כותרת בתא הראשון בעמודה הזמנית.
מדריך זה מלמד כיצד לנקות נתונים בגיליון אלקטרוני של Excel כאשר אתה משתמש ב- Windows או ב- MacOS. הפעלת בדיקת איות, הסרת נתונים כפולים, שימוש בחיפוש והחלפה ומעבר לפורמט מקרה עקבי יכולים לשפר את איכות חוברת העבודה שלך.
שיטה 1 מתוך 4: שימוש בבדיקת איות
- 1פתח את הגיליון האלקטרוני שלך ב- Excel. אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה כפולה על הקובץ במחשב שלך.
- לפני שתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני עליך תמיד לוודא שיש לך גיבוי.
- 2לחץ על f7 המקש במקלדת. פעולה זו פותחת את חלון האיות, המציג את הטעות האפשרית הראשונה בגיליון האלקטרוני.
- 3תקן טעות. אם השגיאה היא משהו שאתה רוצה לתקן, ישנן מספר דרכים לעשות זאת:
- אם אתה רואה את התיקון הנכון בתיבה "הצעות", בחר אותו ולחץ על שנה.
- אם אתה יודע את האיות הנכון, תוכל להקליד את התיקון בתיבה שבראש החלון ולחץ על שנה.
- היזהר מלהשתמש בשינוי הכל, מכיוון שאתה עשוי בסופו של דבר לשנות משהו שלא צריך לשנות. לדוגמה, אם שינית את כל המופעים של "מ-" ל "טופס", אתה עלול לבלגן משפט שזקוק למילה "מ".
- 4החליטו מה לעשות עם מילה שנכונה בפועל. Excel עשוי להיתקל במילה שהיא שם עצם, מונח מיוחד או סלנג, או משהו בשפה אחרת שאינה זקוקה לתיקון. יש לך כמה אפשרויות להתמודד עם זה:
- לחץ על התעלם כדי לדלג לשגיאה הבאה, או על התעלם מכל כדי לדלג על כל המופעים של מילה זו.
- לחץ על הוסף למילון כדי להבטיח כי Excel רואה במילה / איות זה נכון בעתיד.
גרור את הפינה השמאלית התחתונה של התיבה כלפי מטה לסוף נתוני העמודות.
שיטה 2 מתוך 4: הסרת ערכים כפולים
- 1פתח את הגיליון האלקטרוני שלך ב- Excel. אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה כפולה על הקובץ במחשב שלך.
- לפני שתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני עליך תמיד לוודא שיש לך גיבוי.
- 2לחץ על הכרטיסייה נתונים. זה בראש ה- Excel.
- 3לחץ על הסר כפילויות. זה נמצא בקבוצת "כלי נתונים" בסרגל הכלים בחלק העליון של Excel. בתיבת הדו-שיח תופיע.
- 4בחר עמודות שברצונך לבדוק. סמן את התיבה לצד כל שם עמודה כדי לבדוק בעמודה זו ערכים כפולים.
- כדי לבחור במהירות את כל העמודות בבת אחת, לחץ על התיבה לצד "בחר הכל".
- כדי לבטל את הבחירה בכל העמודות, לחץ על התיבה שליד "בטל את הבחירה בכולן".
- 5לחץ על אישור. תראה הודעה המפרטת כמה כפילויות הוסרו. אם לא נמצאו כפילויות, תראה הודעה שאומרת שלא הוסרו ערכים כפולים.
- 6לחץ על אישור. זה סוגר את החלון.
כעת לאחר שתיקנתם את המקרה, תוכלו להעתיק את הנתונים החדשים לעמודה המקורית.
שיטה 3 מתוך 4: איתור והחלפת טקסט
- 1פתח את הגיליון האלקטרוני שלך ב- Excel. אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה כפולה על הקובץ במחשב שלך.
- השתמש בשיטה זו כדי לחפש מחרוזת טקסט ולהחליף אותה במשהו אחר.
- לפני שתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני עליך תמיד לוודא שיש לך גיבוי.
- 2לחץ על ctrl+f (windows) או ⌘ command+f (macos). פעולה זו פותחת את החלון מצא והחלף.
- 3לחץ על הכרטיסייה החלף. זוהי הלשונית השנייה בראש החלון.
- 4הקלד את מה שאתה מחפש בתיבה "מצא מה". הקפידו לכלול רווחים אם רלוונטי. כמו כן, הימנע מרווחים זרים לפני או אחרי תנאים.
- אתה יכול להשתמש בתווים כלליים כמו * ו? בחיפוש שלך.
- לדוגמה: הקלד s*d כדי לחפש כל מילה שמתחילה ב- "s" ומסתיימת ב- "d" (למשל עצוב, התחיל, דילג עליו).
- לדוגמה: הקלד s?d כדי לחפש כל מילה שמתחילה ב- "s", מסתיימת ב- "d", ויש לה אות אחת באמצע (למשל sad, sid, sod).
- 5הקלד את הטקסט החלופי בשדה "החלף ב". אותם כללים חלים על הטקסט החלופי.
- 6לחץ על אפשרויות כדי להגדיר מסננים נוספים. במסך זה תוכלו לבחור לחפש רק בשורות, עמודות או גיליונות מסוימים בחוברת העבודה. זה אופציונלי.
- 7לחץ על מצא הבא. זה מציג את ההתאמה הראשונה, אם יש.
- 8לחץ על החלף כדי להחליף את מונח החיפוש בטקסט החלופי. אם אתה מעדיף, תוכל ללחוץ על החלף הכל כדי להחליף את כל המופעים של הטקסט שנמצא בטקסט החלופי.
- היזהר עם החלף הכל, מכיוון שאתה עלול לתקן בטעות משהו שאינו זקוק לתיקון.
הנוסחה משתנה בהתאם למה שאתה רוצה לעשות: הקלד = PROPER (תא) כדי לשנות את המקרה של ערך תא למקרה תקין (למשל
שיטה 4 מתוך 4: שינוי מקרי טקסט
- 1פתח את הגיליון האלקטרוני שלך ב- Excel. אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה כפולה על הקובץ במחשב שלך.
- השתמש בשיטה זו אם הנתונים שלך מכילים שגיאות אותיות רישיות, כגון כל האותיות הראשיות, כל האותיות הקטנות או תצורה שגויה אחרת.
- לפני שתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני עליך תמיד לוודא שיש לך גיבוי.
- 2צור עמודה זמנית לצד הנתונים שברצונך לשנות. אם הנתונים שלך מכילים כותרות עמודות, הקפד להקליד כותרת בתא הראשון בעמודה הזמנית.
- 3הקלד את הנוסחה עבור פונקציית המקרה בתא הראשון. אם יש כותרת עמודה, הקלד את הנוסחה בתא שמתחתיו. הנוסחה משתנה בהתאם למה שאתה רוצה לעשות:
- הקלד =PROPER(cell) כדי לשנות את המקרה של ערך תא למקרה תקין (למשל שם, גזע, כתובת). החלף את "התא" במספר התא הראשון שברצונך לשנות (למשל B2).
- הקלד =UPPER(cell) כדי לשנות את המקרה של ערך תא לכל האותיות הראשיות (למשל NAME, BREED, ADDRESS). החלף את "התא" במספר התא הראשון שברצונך לשנות (למשל B2).
- # * הקלד =LOWER(cell) כדי לשנות את המקרה של ערך תא לכל האותיות הקטנות (למשל שם, גזע, כתובת). החלף את "התא" במספר התא הראשון שברצונך לשנות (למשל B2).
- 4לחץ על ↵ enter או ⏎ return. התא המכיל את הנוסחה מכיל כעת את פורמט המקרה החדש של התא.
- 5לחץ על התא. התא מודגש כעת ומוקף בתיבה.
- 6גרור את הפינה השמאלית התחתונה של התיבה כלפי מטה לסוף נתוני העמודות. זה חל על הנוסחה על כל התאים האחרים בעמודה.
- כעת לאחר שתיקנתם את המקרה, תוכלו להעתיק את הנתונים החדשים לעמודה המקורית.
