כיצד לערוך מצגת מדעית או טכנית?
מצגות מדעיות וטכניות הן מרכיב חיוני להצגת נתונים מדעיים בפני מגוון קהלים. בין אם אתה איש מקצוע בתחום לימודי רפואה, מהנדס או פקיד ממשלתי, תצטרך לערוך מצגת בעל פה בשלב כלשהו של הקריירה שלך. מאמר זה מיועד בעיקר למיומנויות טובות להכנת מצגות ולרמזים מועילים לתצוגה חזותית של נתונים ומצגות PowerPoint יעילות.
חשוב לציין כי אין דרך עצירה, קיצור דרך קל לביצוע מצגת טובה. באופן כללי, אם אתה מבלה את הזמן בהכנות ייעודיות, מתאמן ומתחשב בכל נסיבות בלתי צפויות שעלולות להתעורר, תהיה בסדר. עם זאת, מאמר זה מיועד בעיקר לדוברים ראשונים שאולי אין להם חשיפה לתחום לימוד זה.
- 1דע מי הקהל שלך. זה כולל הכנת המצגת שלך מראש והאזנה לקהל שלך במהלך המצגת כדי לברר מה הם צריכים ולא צריכים. בדרך כלל אינך צריך לערב את הקהל בזמן שאתה מדבר, אלא אם הדיבורים הם יותר א
- 2קרא את זה כמו סיפור: התקדמות הגיונית של רעיונות תביא להצגה נקייה. הקהל שלך יזכור על מה דיברת אם הוא יכול לבנות חזותית תמונה בראשם. וודאו שיש התחלה וסיום ברורים אם אתם עורכים מצגת מדעית על תחום מחקר מורכב. עם זאת, לא כל המצגות צריכות להיות מובנות כך; לדוגמא, אם אתה מציע הצעה לגבי תוכנית עסקית חדשה או רעיון שאתה רוצה לפתח, יכול להיות מעניין להבהב תמונות לקהל בזמן שאתה מדבר עליהם, ולתת להם הבנה אמיתית ואישית יותר של הרעיון שלך.
- 3תן את התמונה כולה, ואז התקרב: כמו שאומר רוברט אנהולט ב- Dazzle 'em with Style: אתה לא יכול להוביל את הקהל שלך לשום מקום אם לא נתת להם סיבה לעקוב אחריך. קח את הספציפי והציב אותו בהקשר למה שהסברת שהוא חשוב או נכון בקהילה המדעית הכללית.
- 4השתמש בהרבה דוגמאות: אינך יכול להשתמש במספר דוגמאות מכיוון שהן הולכות להיות החלקים שהקהל זוכר יותר מכל. אם הם לא רלוונטיים, הקהל יאבד את המטרה הגדולה יותר של מה שאתה מנסה לדבר עליו.
- 5חיוך! זכרו, אתם המצגת, לא השקופיות או כל אמצעי שתבחרו ללכת איתו. המצגת שלך טובה רק כמו הדרך בה אתה מציג אותה, אז תן לתשוקה שלך לנושא להופיע במילים שאתה אומר ובתנועות שאתה מבצע. אם אתה יכול לגרום לקהל להתרגש מהנושא, רוב הסיכויים שהוא לא ילך לאיבוד ויפסיק לשים לב. עזרים חזותיים צריכים להכיל את כל המידע שהקהל שלך זקוק לו, אך לא אמור להיות זה שעוזר להם להבין אותו. מטרתך היא לתרגם את המידע ולחשוף את משמעותו ורלוונטיותו.
- 6התמקדו בחומרים הבלתי מוחשיים: תשומת לב הקהל, תנועות ידיים, יציבה, טון הקול. אם אתה יודע שאתה נוטה להתנדנד קדימה ואחורה, או למחוא כפיים ביד בין כל נקודה שאתה מציב, התאם את הסגנון שלך מראש כדי למזער כל דבר שמסיח את הדעת. ככל שתתרגל ותשא שיחות, כך תכיר את עצמך ותבין את נקודות החוזק והחולשה שלך.
- 7זכור מיהו הקהל שלך: אם אתה מוצא שיש מגוון גדול של הן ידע, ניסיון ותכונות אישיות בחדר, אנא אל תרגיש כאילו אתה צריך לשנות לחלוטין את סגנון המסירה שלך. אתה לא צריך! תוכן המצגת שלך יישאר ברובו זהה, אך האופן שבו תבחר לציין זאת ישתנה פחות או יותר.
- 8לפקוח עין ביקורתית: זה בעיקר לטובת פריסת העבודה והמצגת שלך. אפילו פרטים על עבודתך יראו על ידי מערכת עיניים שונה בכל פעם שתגיש את המצגת שלך, מה שאומר שכל טעות תבלוט לפחות בפני אדם אחד בחדר. חשוב עוד יותר מהדקדוק שלך הוא האופן שבו אתה מטפל במבנה וארגון הרעיונות שלך. זכור שאם אתה לא יכול להסביר איך הגעת מצעד אחד למשנהו, הקהל יהיה מבולבל בדיוק כמוך.
- 9דע את הנושא שלך: זה לא אומר שכשאתה קם בחזית החדר אתה צריך לספר להם את כל מה שאתה יודע. דע את הנושא שלך היטב כדי שתוכל ליצור טיעון שבוצע בצורה טובה במונחים ברורים ופשוטים. זה לא רק ישמח את מי שבקי בנושא, אלא ישאיר את האנשים הצעירים והפחות מנוסים על אצבעותיהם וקשובים.
- 10תנוח הרבה לפני כן: מקסימום כמות המנוחה הבריאה שתקבל מראש תסיר את הסחת הדעת של העייפות ותאפשר לך לתעל את התשוקה והמיקוד שיש לך לנושא ולנושא שלך. יש לך פחות סיכוי לטעות בדיבורים שלך וסביר יותר שתדבר בצורה ברורה אם אתה מרוכז לחלוטין בנושא.
- 11תרגול, תרגול, תרגול. הסיבה העיקרית שעליך לעשות זאת היא לצמצם או להאריך את המצגת לזמן האידיאלי. כשאתה באמת אומר מילים מילולית, אתה מקבל תחושה של כמה זמן לוקח להעביר רעיון מסוים ומתי הגיע הזמן לעבור לנושא הבא. הסיבה הנוספת שעליך להתאמן היא למען עצמך, כדי שתדע מתי השקופית הבאה שלך תעלה ומה כתוב בה, כדי שתוכל להתחיל לדבר ולהכיר לקהל את הנושא שלך לפני שהוא מגיע אליו. תהליך האימון יעזור לך להשיג יותר ביטחון בזמן שאתה מדבר, וכן להכיר את הנושא שלך.
- 12פוסט פרזנטציה: עקוב אחר אנשים שהיו להם שאלות נוספות שלא זכית לסקר בהרצאה. ערכו סקר או שאלון קצר כדי לראות אם אנשים באמת מבינים את המושגים הבסיסיים של השיחה שלכם. ייתכן שתרצה לשאול כמה שאלות על סגנון המצגת שלך, אך גם על החומר עצמו, כדי שתוכל לראות אילו היבטים אתה יכול להדגיש יותר ואלו לא שווים כל כך.
כל הרעיון של שימוש ב- Powerpoint ובגרפיקה כדי להגביר את כישורי המצגת שלך הוא שאנשים לומדים הכי טוב כשהם שומעים ורואים בו זמנית. תפיסה מוטעית נפוצה של נתונים חזותיים היא שהיא צריכה לכלול הכל כדי להעביר את הנקודה. עדיף לכלול גרף שמכיל רק כמה נקודות נתונים מאשר להציג הכל, אך לא להעביר את המשמעות שעומדת מאחוריו. הצהרת סיכום קצרה בעקבות הגרף או הוויזואלי תעשה את הטריק.
בתמונה זו אין הרבה נקודות נתונים, אך יש בה מידע רב. זו דוגמה טובה לוויזואליה יעילה מכיוון שניתן לגשת אליה מרמות רבות ושונות. חזותיים טובים במדע והנדסה הם עשירים בנתונים, אך לא כל כך שהקשרים בין נקודות הנתונים מבלבלים.
אדוארד טופטה הוא תיאורטיקן מידע המתמחה בתצוגה חזותית של מידע כמותי. הוא חולל מהפכה בדרך בה אנשים חושבים על נתונים חזותיים וכיצד הם מיוצגים בצורה הטובה ביותר. להלן רק כמה מהצעותיו:
1. גרפים חזקים יותר מטבלאות מכיוון שהם מייצגים את שינוי המידע והמגמות החזקות
2. במקום ליצור יותר גרפים, צרו עוד משתנים בתוך הגרף. הצעדה של נפוליאון למוסקבה היא דוגמה טובה לכך. במקרה זה, ישנם 6 משתנים שונים המיוצגים: גודל הצבא במספרים, טמפרטורה במעלות ומיקום גיאוגרפי של הצבא. יש גם את מספר החיילים המיוצגים על ידי עובי הקו (מילימטר אחד בגרף זה, בגודל מלא, מייצג 6000 איש) וכן שמות הקרבות הגדולים שנלחמו והביאו לאבדות גדולות.
3. השתמש בגרפים יחסיים (כלומר מתכננים משתנה אחד כנגד אחר) מכיוון שהם עשירים במידע ומאפשרים מעט מקום לבלבול.
4. גרפים אמורים להיות אמיתיים. זיוף נתונים נראה רע ומעלה שאלות לגבי המחקר שלך וכמה נתונים אכן נכונים.
הקשר הוא המדיום בו נתונים מקבלים משמעות. ללא נקודות נתונים תומכות ועזרים חזותיים, הנתונים אינם אומרים דבר. כוחם של מערכי נתונים גדולים הוא מספר הגזירה של פיסות המידע שניתן לחלץ ממנו.
מקור: חזותיים בטבלה מחזורית
בתרשים זה, המשתמש יכול לבחור להציג איזה מידע לראות על סמך תחומי העניין שלו ואילוצי הזמן. מכיוון שיש כמות כל כך גדולה של מידע, המעצב של הגרפיקה הזו נותן למשתמש את האפשרות לגלות איזה מידע הוא החשוב ביותר, ולא "זבל התרשים" ודברים אחרים שהם לא צריכים.
6. מידע עשיר בנתונים - יחס דיו נתונים מציין מגלה כמה מידע אכן מכיל בגרפיקה. דיו נתונים לעומת סך הדיו המשמש להדפסת הגרף הוא יחס דיו הנתונים, אשר צריך להישמר במקסימום. הסיבה העיקרית לעשות זאת היא ביטול "chartjunk", כמו שטופט מכנה זאת, אך גם להראות שאתה לא מזלזל ביכולתו של הקהל לפרש נתונים. כפי שראינו זה עתה עם צעדתו של נפוליאון, כמה נקודות נתונים ומשתנה קלות לבחירה, ואחרות לא כל כך. עם זאת, ככל שעובר הזמן, הצופה / קורא מסוגל לאסוף יותר ויותר מידע שהופך את הגרפיקה להרבה יותר דינמית ועמידה לאורך זמן.
7. צפיפות נתונים
8. גרפיקה גבוהה למידע
יש לציין כי בנקודת זמן מסוימת, איורים בכתבי יד מדעיים היו פעם נושא נפוץ. עם זאת, אלברט בידרמן ציין כי "גרפים סטטיסטיים הופכים להיות מופרדים הפכו להיות מופרדים מטקסט וטבלה ככל שהתפתחה טכנולוגיית ההדפסה."
9. סריף טוב יותר מאשר סנס סריף (אך ניתן להתווכח על זה)
מבין כל הטיפים הללו, טופטה הדגיש שלוש נקודות עיקריות של "מצוינות גרפית" שהן:
1. חומר
2. בהירות ודיוק
3. המספר הגדול ביותר של רעיונות שטמון הקצר של זמן
1. תמיד החזירו שאלה מהרצפה
2. להגיב בפשטות. תנו את התשובה שהם רוצים, ולא איזו תיאור מובהק שמשאיר אותם מבולבלים יותר מבעבר.
3. אם אינך יודע את התשובה, פשוט אמור משהו כמו: "אני מצטער, אבל אין לי תגובה לזה כרגע. אני אחקר את זה קצת ואחזור אליך כשאדע".
4. ענה על השאלה גם אם כבר ענית עליה בשיחה. מישהו אולי פספס את זה, ואתה לא רוצה להשאיר אותם מאחור.
5. ענה רק על השאלות שאתה מרגיש שהכי נוגעות לקהל. זכרו, אין לכם את כל הזמן בעולם ויש לכם את הזכות להפעיל סמכות.
6. זכור שלפעמים אתה מכיר מישהו אחר שיכול לענות טוב יותר על השאלה. אולי אתה לא המחבר העיקרי בעיתון, אבל יודע מי יכול לדעת את התשובה. אם כן, ספרו לקהל וקשרו אותו לאותו אדם.
7. שאלות ותשובות הן חלק מהמצגת. זהו קטע נוסף, לא תוספת לשיחה שלך בה אנשים יכולים להיסחף כלאחר יד מהחדר בשעות הפנאי שלהם. פעמים רבות מדווחים כי אנשים לומדים בצורה הטובה ביותר במהלך תקופה זו, בה הם מקבלים אינטראקציה עם הדובר ומתעמקים במורכבויות העדינות יותר של מחקריו.
8. סגור את הזמן באמירה חזקה (משהו הדומה לניסוח מחדש של הצהרת התזה שלך או מסקנה מרכזית).
- שלבו משוב כסקרים וסקרים.
- אחת הדרכים שמגישים זאת היא לשלב סקר או סקר במצגת שלהם כדי לקבל משוב מהקהל על נושא מסוים. אחת הדרכים שאנו מציעים לך לעשות זאת היא שאנשים יקלידו הודעת טקסט בטלפון שלהם ויעקבו אחריה עם מספר מסוים כדי לציין איזו בחירה הם עשו. ניתן להציג את הנתונים בזמן אמת. אסטרטגיה זו נמצאת בשימוש באוניברסיטה לקבוע ציונים עבור השתתפות בכיתה ו מקדם למידה בסביבה שבה פרופסורים להרצות באופן מסורתי במשך שעה או שעה וחצי ואז לפטר את הכיתה בלי שמישהו יגיד מילה אחת.
- תוכנות מצגות חדשות כגון SlideRocket (http://sliderocket.com/) משנות את מלאכת הכנת המצגות ומכניסות את כולם לאותו עמוד מבחינת העברת קבצים והפיכת המצגת לרשות כולם.
- תודה לקהל על תשומת הלב.
חשיבה מול דיבור, הקשבה לעומת דיבור
חשוב לפני שאתה מדבר. זכור שככל שתקשיב לקהל שלך ותבין מה הוא חושב, תוכל לתת מענה לצרכים הדוחקים ביותר שלהם. למאזין טוב יכולת לשלוט בקצב השיחה וללכוד את תשומת ליבם של מספר האנשים הגדול ביותר.
הרבה מההאזנה קשורה ליכולת להאיץ את עצמך ולמצוא נקודות מחסום בהן הקהל יכול לפגוש אותך ולהבין את מה שאמרת עד כה. אם אתה מטבע הדברים דובר מהיר, אז תרגל להאט את דבריך. אם אתה בדרך כלל איטי, ואולי בגלל שאתה ממדינה זרה, זכור תמיד מה תהיה המחשבה הבאה שלך להימנע מלעשות "אההה..." או "בסדר, בוא נראה איך..." " ס. תרגול לדבר בקול רם ותמיד לזכור את המחשבה הבאה. זכרו שבכל אירוע דובר קהל יש לכם שליטה מלאה על הקהל ותוכלו להחליט מה ללמד אותם ומה לא ללמד. באחריותכם למצוא קצב שמתאים לצרכי הקהל כדי שיוכלו ללמוד בצורה הטובה ביותר.
- אז איך מתמודדים עם עצבנות?
1. תעל אנרגיה עצבית לאנרגיה חיובית ויצירתית המאפשרת לתשוקה שלך לנושא להיות שימושי.
2. עשו משהו מרגיע לפני המצגת. אם אפשר, תנו לעצמכם המון מנוחה בלילה הקודם, והתלבשו להרשים!
- היה מודע לצעדתך. תן לקהל מספיק זמן לעבד את המידע בכל שקופית ולראות איך זה קשור למה שאתה מדבר.
- נשיקה = "שמור על זה קצר ופשוט!" כל מצגת שנמשכת זמן רב מדי ומסובכת שלא לצורך תאבד את תשומת ליבו של המאזין שלכם.
- דבר באופן מקיף. דע את הנושא שלך כל כך טוב שאתה לא צריך להסתמך על המידע בשקופיות. שקופיות, תמונות חזותיות, ניירות, פתקים, חוברות, או כל מה שתבחרו לתת לקהל שלכם נקודת ביקורת שימושיים רק כתזכורות. הם לא צריכים להיות המסגרת שבתוכה אתה מדבר הרבה.
- בעת הכנת מצגת, היזהר מעודף מידע. העלה את הקהל שלך לרמה שהוא צריך להיות לפני שאתה מכיר להם ידע חדש.
- השתמש בחפזונים במידת הצורך. הן שימושיות במיוחד למתמטיקה, במיוחד אם הגזירות מסובכות מדי.
- למד מדוברים אחרים! יתכן שתגלה שלימוד הטכניקות של המגישים הגדולים יעזור לך בזמן שאתה מדבר.
- אסוף את כל המידע הדרוש אודות מקום הדיבור האפשרי (כלומר ציוד אודיו וויזואלי זמין, המקום שאתה מדבר בתכנית ביחס לימים קודמים ובעתיד, כמה אנשים אתה מצפה להיות בכנס ומה רמת ההשכלה שלהם יכול להיות, וכמה זמן אתה צריך לדבר עם הקהל שלך).
- וודא שכל תוכנת המצגת וחומרת המחשב שלך תואמות לציוד האלקטרוני שאליו אתה הולך - אל תשאיר את הבעיה לרגע האחרון.
- לעולם אל תעבור שעות נוספות! זו הדרך הגרועה ביותר לסיים את המצגת שלך ואין ספק שתאבד את תשומת ליבם בפעם הנוספת שתעבור.
- היזהר מארגון נתונים חזותיים, צבע, גופן ומבנה לוגי. המראה של מה שאתה מנסה לומר הוא לעתים קרובות חשוב כמו הנושא עצמו.
- אל תציע התנצלות על שקופית שנחקרה בצורה גרועה או שאינה ברורה לחלוטין. במקום זאת, הסבר במהירות איזו מטרה שקופית מנסה להעביר ולעבור הלאה.
- אפשר אפילו להציג את מצגת ה- PowerPoint שלך (אם תבחר במערכת) בקצב קבוע, כך שלא תסכן או תעבור לאורך זמן. אם אתה מוצא את עצמך מתמקד במושגים שאינם רלוונטיים למה שהקהל צריך לשמוע, ציין בקצרה שאתה צריך לדלג עד הסוף ולתת סיכום סיום של הנקודה העיקרית של מה שאתה מנסה לומר.)
- הימנע מנסיון להסביר משהו ללא הנתונים, הראיות והמחקר המתאימים לכך. השג את אמון הקהל על ידי ביסוס הדיבורים על ממצאים ותגליות בפועל בתחום שלך. למרות שהמטרה העיקרית שלך היא ליידע ולהורות, ייתכן שבסופו של דבר ישכנע קהל ספקן בנקודת מבט מסוימת.
- בגדים טובים ונקיים שיתאימו לאקלים ולסביבה של הקהל שלך
- המצגת שלך ותוכנות וחומרה קשורות
- אולי מקרן למסך גדול
- מצגת גיבוי בתיק למקרה שהמכשיר שלך נשבר או שאינו תואם לתוכנה בהישג יד
- כרטיסי פתק כתובים עם תזכורות אילו נקודות יש להעלות
- מצביע לייזר (אם רוצים)
- כוס או בקבוק מים (ללא מסטיק)
