איך כותבים חומרי הדרכה?
לדוגמא, חומרי הדרכה לעובדים בכניסה בבית קפה עשויים להיראות שונים לגמרי מחומרים לעובדים בדרגים גבוהים יותר במשרד רואי חשבון.
חומרי הדרכה חיוניים לעובדי ההוראה להשלים את עבודתם בסטנדרט הרצוי. ניתן להשתמש בחומרים אלה להנחיית מפגש אימונים או להציג אותם ישירות לעובדים לצורך קריאתם וביקורתם. אמנם כתיבת חומרי הדרכה עשויה להיראות כמשימה מוחצת, אך תוכל לבצע כמה צעדים פשוטים לפיתוח חומר ברור ויעיל ולא משנה באיזה תעשייה אתה נמצא.
שיטה 1 מתוך 3: הערכת צרכיך
- 1קבע את המטרה או המטרה של חומרי ההדרכה. המטרה של חומרי ההדרכה תהיה תלויה במי שאתה מאמן ובמה שאתה רוצה שילמדו. למשל, אולי אתם מתכננים לקיים אימון הדרכה בכדי ללמד את העובדים כיצד להשתמש במערכת נקודת מכירה חדשה. או אולי אתה מתכנן להציג את החומרים לעובדים חדשים כדי להכשיר אותם כיצד לנהל מלאי.
- לא משנה מה המקרה, ודא שהחומרים יישארו ממוקדים במטרה, כך שהם יעילים ככל האפשר.
- 2חלק את החומר ליחידות לכל נושא. על מנת להפוך את החומרים לעיוחים בקלות, פרקו את מדריך ההדרכה או המצגת לחלקים קטנים. למשל, אם אתה מפתח מדריך אודות מלאי, תוכל ליצור יחידות להכנת יומן מלאי, סיווג חומרים מתכלים, ספירת פריטים, ביצוע הזמנות וכן הלאה.
- מספר היחידות הדרושות תלוי בנושא העומד לרשותך ואין הנחיה מוגדרת לכמה משתמשים.
- השתמש במעברים כדי לחבר כל יחידה לאחר.
טיפ: סדר את היחידות באופן הגיוני. אתה יכול לבחור להזמין את היחידות ברצף, מתמונה גדולה ועד גרגירה, או כל דרך אחרת הגיונית לחומר שאתה מציג.
- 3התאימו את התוכן לקהל שלכם. על מנת להעסיק את המשתתפים, התאימו את חומרי ההדרכה שלכם לידע ולניסיון המוקדם של המשתתפים. אל תבזבז זמן על חזרה על דברים שהקהל כבר יודע או על משיקים שאינם רלוונטיים לנושא הנדון. ודא שכל היבט במצגת או במדריך מתמקד בסיוע לקהל הספציפי שלך להגיע ליעדים שהגדרת.
- לדוגמא, חומרי הדרכה לעובדים בכניסה בבית קפה עשויים להיראות שונים לגמרי מחומרים לעובדים בדרגים גבוהים יותר במשרד רואי חשבון.
המטרה של חומרי ההדרכה תהיה תלויה במי שאתה מאמן ובמה שאתה רוצה שילמדו. - 4התאימו לסגנונות למידה שונים. אין דרך נכונה אחת ללמד אנשים משהו חדש, ואנשים שונים ילמדו הכי טוב משיטות שונות. כלול מגוון גישות על מנת להגיע לכל המשתתפים.
- לדוגמה, אתה יכול לכלול גושי טקסט כמו גם תמונות, גרפים או תרשימים.
- 5הכן מדריך הדרכה להצגה לעובדים. מתן שירות לעובדים תוכנית ידנית או למידה אלקטרונית מאפשר להם לעיין בחומרים באופן פרטני ובקצב שלהם. הם יוכלו גם להפנות חזרה למדריך אם יתעוררו שאלות בזמן שהם עובדים, דבר שיכול להועיל מאוד.
- קורס למידה אלקטרונית עדיף על פני מדריך מודפס שכן ניתן לכלול קטעי וידאו, חידונים וסוגים אחרים של חומר בכדי להתאים לסגנונות למידה שונים.
- לחלופין, תוכלו לארח מפגש אימונים שיעניק למשתתפים חוויה מעשית.
- 6אספו או הכינו משאבים נוספים שתזדקקו להם. אם תגיש לעובדים שלך מדריך הדרכה, תצטרך פשוט להדפיס ולקשור מספיק עותקים לכל עובד. אם אתם מתכננים להגיש מצגת לעובדים, תצטרכו מקום להצגה ולהושבה למשתתפים, לכל הפחות.
- בנוסף, יהיה עליכם לייעד אדם או אנשים שיציגו את חומר ההדרכה ויבינו את הלוגיסטיקה של המפגשים, כגון הזמן והמקום.
שיטה 2 מתוך 3: פיתוח תכני אימונים
- 1קבלו את פני המשתתפים והסבירו את מטרת האימון או המדריך. כדי להתחיל ברגל ימין, התחל בהערת קבלת פנים קצרה. לאחר מכן, תאר את המטרה של חומרי ההדרכה כך שהקוראים או המשתתפים יידעו בדיוק למה לצפות. תשמור את זה קצר ופשוט.
אמור משהו כמו...
"ברוך הבא! היום אנו הולכים ללמוד כיצד להפעיל את מערכת נקודת המכירה החדשה." - 2התחל כל יחידה בכותרת. תייגו בבירור כל קטע מחומרי ההדרכה. הפוך את הכותרת לקלה להבנה וודא שהיא קשורה לתוכן שבקטע זה. למשל, יחידה העוסקת בחיטוי כלי שיניים עשויה להיקרא "פרקטיקות תברואה".
- שים לב כמה זמן ייקח להשלים כל יחידה כדי שהקוראים או המשתתפים יידעו למה לצפות.
על מנת להפוך את החומרים לעיוחים בקלות, פרקו את מדריך ההדרכה או המצגת לחלקים קטנים. - 3ציין 1-3 יעדי למידה ליחידה. הסבירו למשתתפים בצורה ברורה מה אתם רוצים שילמדו ויבינו בסוף היחידה. אם אתה מגלה שיש יותר משלוש יעדי למידה ליחידה, חלק את היחידה למספר פלחים כדי להקל על העיכול של המידע.
- לדוגמא, ביחידה המשתמשת במערכת נקודת מכירה, מטרת למידה יכולה להיות "למד כיצד להזין הזמנה של לקוח."
- 4הסבר כיצד לעמוד בכל מטרת למידה. זה הזמן לתאר את הכישורים או הידע שהמשתתפים צריכים לדעת. עברו עליהם בתהליך השלמת המשימה או הסבירו את המידע הדרוש להם בכדי לעמוד ביעדי הלמידה. פתח פעילויות לחיזוק הידע ולתת למשתתפים הזדמנות לנסות כל משימה בפני עצמה.
- להמשך הדוגמה, תוכל להגיש מצגת או לספק צילומי מסך המדגימים כיצד להזין הזמנה במערכת נקודת מכירה.
- 5ספק סיכום של המידע החשוב ביותר. לאחר שהצגתם, או שהעובדים שלכם קראו, יחידה מלאה, חזרו על הנקודות העיקריות. הסבירו למשתתפים כיצד לעמוד ביעדי הלמידה כך שלא יהיו תפיסות מוטעות לגבי הצפוי מהם.
- 6בדקו את הידע של המשתתפים בסיום. חשוב לברר אם חומרי ההדרכה שלך יעילים, והדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לראות כמה העובדים שלך למדו. פתח חידון או פעילות כדי לראות אם המשתתפים לומדים למה הם מיועדים, והתאם את חומרי ההדרכה אם תגלה שהם לא.
- למשל, כל עובד יכול היה לבצע עסקה מדומה במערכת נקודת מכירה.
שיטה 3 מתוך 3: שימוש בסגנון ובטון הנכון
- 1השתמש בשפה לא פורמלית, בשיחה. אל תהפוך את החומרים שלך למחניקים או יבשים מדי, או שהמשתתפים יאבדו עניין. פנו לקוראים כמו שהייתם חבר בעודכם נשארים מקצועיים. זה נשאר נכון בין אם אתה מעביר מצגת או מכין מדריך הדרכה.
- למשל, עדיף לומר "במיוחד אם לקהל אין רקע בגיאוגרפיה" מאשר "במיוחד אם הקהל מורכב מתחילים ללא ידע משמעותי במערכות גאוגרפיות."
על מנת להעסיק את המשתתפים, התאימו את חומרי ההדרכה שלכם לידע ולניסיון המוקדם של המשתתפים. - 2הימנע משימוש בז'רגון. שפה טכנית תקשה על הבנת החומרים שלך, במיוחד אם הקהל לא מכיר את הנושא. אם אתה אכן צריך להשתמש בז'רגון, הסביר זאת בהזכרה הראשונה כדי שהקוראים לא יתבלבלו. מצד שני, אם לקהל שלכם יש ניסיון רקע מספיק בתחום, אל תסבירו יותר מדי מונחים או מושגים שהם כבר מכירים.
- 3כתוב או דבר בקול הפעיל. קול פעיל הוא יותר מרתק וישר מאשר קול פסיבי. הוא גם משתמש בפחות מילים, מה שיכול להקל על הבאת הנקודה שלך ולעזור לקורא או המאזין שלך להבין טוב יותר את המושגים.
- למשל, משפט פסיבי הוא: "חומרי ההדרכה הוצגו על ידי דייב." משפט פעיל הוא, "דייב הציג את חומרי הדרכה."
טיפ: כשאתה כותב בקול פעיל, שים את נושא המשפט במקום הראשון וודא שהם מבצעים את הפעולה.
- 4הפוך את החומרים למושכים מבחינה ויזואלית. זה חשוב במיוחד אם תעביר לעובדים שלך מדריך מודפס או תבקש מהם להשלים קורס למידה אלקטרונית. הימנע מילוי דפים עם טקסט מודפס. במקום זאת, השתמש במרחב לבן, השתמש בנקודות תבליט כדי לפרק גושי טקסט וכלל גרפיקה, כגון תמונות ותרשימים, היכן שרלוונטי.
- 5הגה את החומרים שלך. לפני סיום המסמכים שלך, קרא אותם בקול רם כדי לעזור לך לתפוס בעיות שאולי לא שמת לב אליהן. בצע את התיקונים הדרושים, ואז בקש מ -1-2 עמיתים להעיף מבט בחומרים ולהצביע על שגיאות או אי התאמות שייתכן שהחמצת.
- שגיאות יהפכו את חומרי ההדרכה שלך לסמכותיים פחות, לכן הקפד לעבור אותם בעזרת מסרק שיניים עדין לפני הפרסום.
שאלות ותשובות
- ברצוני לכתוב חומר הדרכה לתכנית חשבונאות בסיסית. יש לי את הידע אבל להעלות את זה לכתיבה בצורה של הכשרה זו הבעיה שלי.חפש באינטרנט דוגמאות למתארים של טפסי אימונים. השתמש באחד מאותם קווי מתאר ואז נסה להכין בעצמך פיסת נייר ריקה ריקה. לאחר שתיאר מתווה של מה שאתה רוצה בטופס האימון שלך, הקלד את הטיוטה הראשונה. אם זה מתאים, הקלד טיוטה סופית ואז צייר עותקים שלה.
