כיצד לקבוע הליכי משמעת הוגנים כעסק קטן?
כדי להתכונן כראוי, עליך להגיע למערך הליכי משמעת, שעליכם לבצע בכל המצבים.
זה אף פעם לא מהנה צורך למשמעת עובדים. עם זאת, כל בעל עסק קטן יתמודד בסופו של דבר עם מצב בו נדרשת משמעת. כדי להתכונן כראוי, עליך להגיע למערך הליכי משמעת, שעליכם לבצע בכל המצבים. לפני שתיידע את עובדיך על מדיניות המשמעת שלך, עליך להיפגש עם עורך דין כדי לדון האם מדיניות זו תשנה את יחסי העבודה של העובדים.
חלק 1 מתוך 3: תכנון מדיניות המשמעת שלך
- 1צור קוד התנהגות. תחילה תצטרך להמציא את קוד ההתנהגות שלך. יש ליידע את העובדים לגבי התנהגות מקובלת ובלתי מקובלת. חשבו אילו ציפיות יש לכם מעובדיכם. תוכל גם למצוא נהלי משמעת לדוגמא לעסקים בענף שלך כדי לקבל טיפים למה לכלול.
- לדוגמא, ייתכן שתכלול ציפיות כלליות: "המוניטין והיושר של העסק שלנו הם נכסים יקרי ערך וחיוניים להצלחה שלנו. כל עובד אחראי על ניהול עסק של החברה באופן שמפגין מחויבות לסטנדרטים הגבוהים ביותר של יושרה."
- עליכם גם לקדוח וליצור חובות ספציפיות יותר לעובדים. לדוגמא, עשויה להיות להם חובה לשמור על סודיות: "על העובדים לשמור על סודיות המידע הנרכש מכוח העסקתם בתאגיד. מידע סודי כולל כל מה שקשור ללקוחות, לספקים, למתחרים ולעובדים אחרים למעט המקומות בהם החברה מאשרת גילוי. "
- 2צור תהליך משמעתי סטנדרטי. העובדים צריכים לדעת באילו צעדים אתה מתכוון לנקוט כאשר משמעת אותם. לדוגמה, ייתכן שתרצה ליצור מדיניות משמעת מתקדמת, שבה תחילה תתן אזהרה בעל פה ותגביר את העונש בהדרגה על כל הפרה שלאחר מכן.
- כלול רק צעדים שאתה מתכוון לנקוט בכל פעם שיש הפרה.
- 3כלול את המדיניות בספרי היד שלך לעובדים. עליכם לפרסם את קוד ההתנהגות ואת נהלי המשמעת הסטנדרטיים שלכם במדריך לעובדים או במדריך. עם זאת, אם תבחר בתהליך משמעת מתקדם, עליך לחשוב פעמיים על פרסוםו. במקום זאת, עליך להתייעץ עם עורך דין לפני שתפרסם סוג זה של מדיניות משמעתית.
- הקפידו לכלול שמירת זכויות. לדוגמה, עליכם לומר לעובדים כי הליכי המשמעת ישמשו כהנחיה וכי אתם שומרים לעצמכם את הזכות לשנות את המדיניות. באופן זה, אתה מתריע בפני העובדים כי לא תתעלם מהמדיניות, אך ניתן להתייחס אחרת למצבים מסוימים.
- 4נפגש עם עורך דין. אתה רוצה להבין את ההשלכות המשפטיות של יצירת תהליך משמעתי כתוב. לדוגמה, ייתכן שאתה משנה את מצב ההעסקה "לפי רצונם" של העובדים על ידי פרסום התהליך המשמעתי שלך.
- באירופה משוערים כי העובדים הם "כרצונם", מה שאומר שהם יכולים להיות מפוטרים בכל עת וכמעט מכל סיבה שהיא. עם זאת, מדריכים ומדריכים לעובדים יכולים לשנות את יחסי ה"על פי רצונם ". אתה רוצה לדון עם עורך הדין שלך אם פרסום הליך המשמעתי שלך ישנה את הקשר הזה או לא.
- לקבלת טיפים למציאת עורך דין לעבודה, ראה חיפוש עורך דין לעבודה.
אם אתה מנהל עסק קטן בבריטניה, עליך לקבל עותק של הקוד ולעקוב אחריו.
חלק 2 מתוך 3: יצירת מערכת משמעת מתקדמת
- 1שקול להשתמש במשמעת מתקדמת. עם משמעת מתקדמת, אתה מגביר את חומרת העונש עם כל הפרה במהלך חלון זמן נתון. לדוגמא, אם מישהו מבצע עבירה אחת בתקופה של שישה חודשים, אז הוא מקבל את העונש הקל ביותר. הפרה שנייה מצדיקה עונש חמור יותר.
- חסרון אחד מסוג זה של מערכת משמעת היא שהיא דורשת לא מעט עבודה. עליך לתעד באופן מלא את ההפרה ואת תגובתך.
- חסרון נוסף הוא שאתה עלול לשנות את מצב "כרצונם" של עובדיך. על ידי הפיכת המשמעת לפרוגרסיבית, אתה מבטיח לעובדים שלך שלא תסיים אותם עד שתעבור את דרכך במעלה סולם המשמעת.
- עם זאת, עליכם לשקול גם את היתרונות של מערכת משמעת מתקדמת. ראשית, העובדים יודעים היכן הם עומדים. אין הפתעות. אם עובד מבצע עבירה שלישית בפרק זמן קצר, אז הוא יודע מראש מה יהיה העונש.
- כמו כן, מערכת מתקדמת מאפשרת לך לתעד ולהצדיק בבירור את החלטתך לסיים מישהו (אם היא מגיעה לנקודה זו).
- 2צור נהלי משמעת מתקדמים. אם ברצונך ליצור מערכת מתקדמת, עליך למפות את רמות המשמעת השונות. לעתים קרובות, מערכות מתקדמות כוללות ארבע רמות:
- אזהרה בעל פה על עבירה ראשונה. תוכלו לפגוש ולאמן את העובד כיצד לשנות את התנהלותו.
- אזהרה בכתב לעבירה שנייה. חזור על עצת האימון שלך באזהרה הכתובה. ניתן גם לכלול מסגרת זמן לשיפור הביצועים.
- השעיה בגין העבירה השלישית. עליך לשלוח את העובד הביתה כדי לשקף כיצד לשפר את ביצועיו. בקש מהעובד לנסח תוכנית הכוללת צעדים קונקרטיים לטיפול בבעיות ביצוע. אתה יכול לבדוק תוכנית זו כאשר העובד חוזר.
- סיום בעבירה רביעית. אם פעלת כהלכה על כל השלבים, סיום לא אמור להפתיע את העובד.
- 3צור מדיניות לתיעוד הפרות. עליך לתעד כראוי הן את התנהלות העובד והן את המשמעת שאתה נותן. פעולה זו תעזור להגן עליך במקרה שתצטרך לסיים מישהו והוא יסתובב ותובע אותך.
- תעד כראוי ביצועים גרועים והפרות אחרות. תיעוד יכול להיות בצורת התכתבויות בכתב (הערות, תזכירים, מכתבים), מיילים ותא קולי והצהרות עד. אתה רוצה לכלול גם תאריכים מדויקים וחתימה של מי שמכין את המסמך.
- אתה צריך לקחת פרוטוקול של כל פגישת משמעת. ספק לעובד עותק של הפרוטוקול ובקש את התשובה שלו. אם העובד לא מסכים עם הפרוטוקולים, אז בקש את גרסתם. עליך לשמור את שתי הגרסאות בקובץ.
- 4זהה התנהגויות שברצונך לכלול ממשמעת מתקדמת. חלק מהפעולות של העובדים מזיקות כל כך לעסק שלך שתרצה לסיים אנשים באופן מיידי. עליכם לזהות פעולות אלה ולהוציא אותן באופן ספציפי מגישה משמעתית מתקדמת. לדוגמה, ייתכן שתרצה לא לכלול אחת מהפעולות הבאות:
- גניבה או מעילה
- פותח מאבק על רכוש החברה
- שוכב על בקשת עבודה
- היעדרויות נרחבות בלתי מוסתרות
- הטרדה מכוונת, כולל הטרדה מינית
תוכל גם למצוא נהלי משמעת לדוגמא לעסקים בענף שלך כדי לקבל טיפים למה לכלול.
חלק 3 מתוך 3: יישום משמעת בצורה הוגנת
- 1הכשיר כראוי את המנהלים שלך. תן להם עותק של הליכי המשמעת שלך וודא שהם מבינים את כל הכללים הכלליים והספציפיים. בקשו מהמנהלים שלכם לבצע מילולית את ההליכים הבאים.
- 2בצע חקירה. הליכי משמעת הוגנים כוללים חקירה יסודית והוגנת. אתה לא צריך פשוט להניח שהעובד אשם בהפרה לכאורה. במקום זאת, עליך לחקור כדי לגלות את האמת.
- במידת האפשר, נסה שהאדם החוקר את הטענה לא יהיה אותו אדם שמחליט אם משמעת מתאימה. זה לא תמיד אפשרי בהתאם לגודל שלך.
- יתכן שתצטרך להיפגש עם העובד במהלך חקירתך. במידת האפשר, כדאי לאפשר לעובד שנציג ילך איתו לפגישה. האדם המלווה את העובד יכול להיות עובד אחר, חבר או בן משפחה, או עורך דין.
- 3הודיעו לעובד על הטענות בכתב. אתה לא צריך להטיל משמעת על עובד אלא אם כן אתה מודיע לו על העובדות הנטענות. הקפד להשתמש בהודעה בכתב. כלול גם את הדברים הבאים עם ההודעה:
- סיכום הראיות נגד העובד
- עותקים של כל ראיה, כגון הצהרות עד
- את התוצאות אם העובד אשם בהפרה
- השעה והמיקום של דיון משמעתי
- תזכורת לכך שניתן ללוות את העובד בפגישה
- 4ערכו ישיבות משמעת. לא תמיד ניתן יהיה לקיים פגישה רשמית, במיוחד במקום בו אתה נותן אזהרה מילולית ראשונית. עם זאת, מכיוון שהעונש נעשה יותר ויותר רציני, עליכם לקיים פגישות רשמיות. בפגישה אתה פורש את הראיות נגד העובד ומבקש מהעובד להגיב.
- העובד אמור להיות מסוגל גם להעיד אנשים אחרים מטעמם. בקש מהעובד להודיע לך מבעוד מועד על מי הם יתקשרו להעיד.
- אתה יכול לתת לבן הזוג לסכם כל ראיות שהעובד הציג ולהתקשר עם העובד. העובד שלך עשוי להיות עצבני ולא מסוגל לטעון טיעון משכנע ללא עזרה. עם זאת, אתה לא צריך לתת לבן הזוג לענות על שאלות עבור העובד.
- 5הודיעו לעובד בכתב על כל פעולה משמעתית. אלא אם כן אתה מוציא אזהרה מילולית בלבד, עליך להקנות את העובד בכתב. דאג ליידע את העובד על ההשלכות על התנהלות לא הולמת נוספת.
- כלול גם את לוח הזמנים לשיפור הביצועים, אלא אם כן ההודעה בכתב היא מכתב סיום.
- 6לתת זכות ערעור. אם אתה מנהל עסק בבריטניה, עליך לספק לעובדים זכות ערעור. על העובד לספק לך בכתב את נימוקי הערעור. במידת האפשר, מנהל שאינו מעורב בפעולת המשמעת המקורית צריך לדון בערעור. יתכן שזה לא אפשרי בעסק קטן. אם לא, על המנהל לנסות להיות אובייקטיבי ככל האפשר.
- העובד אמור להיות מסוגל שיהיה בן / בת זוג גם להשתתף בערעור.
- בהקדם האפשרי, ספק את קביעתך הסופית בכתב.
- בארה"ב, אתה צריך לחשוב פעמיים לפני שתעניק לעובד זכויות ערעור. זה לא סטנדרטי לאפשר ערעורים. ברור שתשנה את דוקטרינת ההעסקה "לפי רצון" על ידי מתן זכויות ערעור.
- 7היה עקבי בעת יישום משמעת. ללא קשר לתוכן כללי המשמעת שלך, העובדים שלך יחשבו שהכללים אינם הוגנים אם הם לא מיושמים באופן עקבי. עליכם לשאוף להחיל את הכללים באופן עקבי על כל העובדים.
לפני שתיידע את עובדיך על מדיניות המשמעת שלך, עליך להיפגש עם עורך דין כדי לדון האם מדיניות זו תשנה את יחסי העבודה של העובדים.
- בבריטניה, מעסיק שנתבע בגין אפליה בעבודה יכול להגדיל את פסק הדין עד 25% אם לא פעל לפי "קוד הנוהג של Acas בנושא נוהל משמעת וטרוניות". מאמר זה משלב חלק מדרישות ה- Acas אך לא כולן. אם אתה מנהל עסק קטן בבריטניה, עליך לקבל עותק של הקוד ולעקוב אחריו. גרסת 2015 מקוונת.
- אם כוח העבודה שלך מאוגד, עיין בהסכם המיקוח הקיבוצי שלך, שכנראה יש בו מידע על משמעת.
קרא גם: כיצד לממש את שרירי הבטן בעמידה?
