כיצד לנהל פגישת משמעת?
ניהול פגישת משמעת יכול להיות מלחיץ, אך אם אתה נשאר מקצועי, זה אמור לעבור בצורה חלקה. הציג נציג ממשאבי אנוש לפגישה שישמש כעד. התחל את הפגישה בהזכרת לעובד את הטענות הספציפיות שהועלו נגדם. לאחר מכן, ניגוד את התנהגותם לסטנדרטים של ההתנהגות שלך, כך שהם יוכלו לראות מה הם היו צריכים לעשות. ספר להם את מדיניות המשמעת של החברה בגין הפרתה וההחלטה אליה הגעת. נסו לפעול רק על פי הראיות שיש לכם כדי להימנע מלהטות רגשות אישיים כלשהם. אם העובד מתעצבן או אינו מתנצל, הישאר רגוע ומקצועי. עליכם גם לשמור הערות מהפגישה כדי שתוכלו להגיש אותם ברישומי המשמעת שלכם. לקבלת טיפים נוספים, כולל כיצד לפקח על ביצועי העובד שלך לאחר פגישת המשמעת, המשך לקרוא!
למידה כיצד לארגן ולנהל פגישת משמעת יכולה לעזור לכם לתקן את ביצועי העובד והתנהגותו תוך הקפדה על קיום פרוטוקול החברה.
אם יש לך עובד שהתנהגותו או ביצועיו גורמים לבעיות, ייתכן שאתה תוהה מה לעשות הלאה. משמעת של מישהו תמיד מלחיצה, במיוחד אם אינך ברור לגבי המדיניות של החברה שלך. למידה כיצד לארגן ולנהל פגישת משמעת יכולה לעזור לכם לתקן את ביצועי העובד והתנהגותו תוך הקפדה על קיום פרוטוקול החברה.
חלק 1 מתוך 3: זימון ישיבת משמעת
- 1ערכו חקירה על האירוע. לפני שתקיים פגישת משמעת לעובד, חובה שתבדוק היטב את האירוע הנדון. החקירה עשויה לכלול ראיון של עובדים אחרים או עדים לקבלת פרטים על האירוע. ודא שנציג משאבי אנוש נוכח במהלך כל הראיונות.
- בקש מכל מי שאתה מראיין לחתום על הכתבה המדויקת שנכתבה בהצהרה.
- אוסף ובדק את הראיות בעד ונגד העובד. אם מהראיות עולה באופן גורף שהעובד אשם, יהיה עליכם להמשיך בהליכים משמעתיים.
- תעד את כל הנאמר על האירוע ועל העובד, כולל העובד עצמו.
- עבור עבירות קלות או עבירות לראשונה, אזהרה פורמאלית, מילולית היא בדרך כלל מספיק. בגין הפרות חמורות יותר או עבירות חוזרות, ניתן להזמין פגישת משמעת רשמית.
- 2עדכן את העובד על החקירה. לעובד שלך זכות לדעת כי מתנהלת חקירה ועשויה להוביל לפגישת משמעת. אינך מעוניין למנוע מידע זה, מכיוון שעיוור עיוור לעובד בצעדים משמעתיים בדרך כלל מפר את מדיניות משאבי אנוש של רוב החברות.
- 3קבעו תאריך, שעה ומיקום לפגישה. לאחר שהחלטת להמשיך בפגישת משמעת, יהיה עליך לקבוע פגישה בפועל. בחר תאריך ושעה המתאימים ללוח הזמנים שלך וניתן לביצוע עבור לוח הזמנים של העובד (למשל, בזמן בו העובד אמור להיות במשרד).
- מיקום הפגישה צריך להיות במקום פרטי שלא יופרע. פרטיות חשובה הן למעקב אחר הפרוטוקול והן לשמירה על מורל במקום העבודה.
- 4תן לעובד הודעה בכתב על הפגישה. לאחר ששמרתם מקום לפגישה וקבעתם תאריך ושעה, יהיה עליכם ליידע את העובד שלכם. יש למסור את הודעת העובד בכתב כך שיהיה להם מסמך בכתב המפרט את האירוע ואת ההליך הקרוב.
- ההודעה צריכה לכלול את פרטי הטענה. כמו כן, עליה להודיע לעובד על תאריך, שעה ומיקום פגישת המשמעת וכן כל הנוכחים שיימצאו במקום.
- בהתאם למדיניות המעסיק שלך ולכללים הנוגעים לדיונים משמעתיים, ייתכן שתידרש לאפשר לעובד להביא נציג האיגוד או עמית לעבודה. יש להזכיר זאת בהודעה בכתב.
לקבלת טיפים נוספים, כולל כיצד לפקח על ביצועי העובד שלך לאחר פגישת המשמעת, המשך לקרוא!
חלק 2 מתוך 3: קיום הפגישה
- 1הציג נציג משאבי אנוש. עדיף שיהיה נציג ממשאבי אנוש (HR) בכל פגישות המשמעת. זה מועיל גם לעובד וגם לך כמנהל.
- עובדים עשויים לראות בנוכחות נציג משאבי אנוש סוג של הגנה מפני הליכי משמעת לא הוגנים.
- כמנהל, ייתכן שתרצה שנציג משאבי אנוש שם ישמש כעד.
- 2חזרו על הטענות כלפי העובד. עדיף להתחיל את הפגישה להזכיר לעובד מה הם עשו לא בסדר. בין אם מדובר בבעיה התנהגותית או בסוגיית ביצועי העבודה, סקירת מה שקרה ומדוע זו הייתה בעיה היא חובה ראשונה בתהליך המשמעתי.
- היה ברור ומלא בסיכום הטענות / הפרות שלך. אל תשאיר פרטים, וודא שהעובד מבין איזה אירוע נבדק ומדוע.
- אם הטענות כוללות הפרה כלשהי של החוק, יתכן שלא תוכל לחשוף את כל הפרטים לעובד. זה נכון במיוחד אם חקירה פלילית נמשכת או תלויה ועומדת.
- התייעץ עם שוטר לפני שתמשיך אם העובד נמצא או עשוי להיות בחקירה פלילית.
- 3סקור את תקני ההתנהגות או הביצוע. לאחר שאשר מחדש את הטענות נגד העובד, זהו רעיון טוב כדי להנגיד את ההתנהגות הזו מול הסטנדרטים שנקבעו התנהגות וביצועים בחברה שלך. זה יעזור להבהיר מה העובד עשה לא נכון ומה היה צריך לעשות אחרת. בדיקת התקנים מסייעת גם בהגנה על ההנהלה מכל טענות לפיהן העובד לא היה ברור לגבי הכללים. זה מזכיר לעובד כי הכללים כתובים בבירור וזמינים לכל העובדים.
- 4התווה את מדיניות המשמעת של החברה. כעת, לאחר שהעובד נזכר במה צריך היה לעשות אחרת ומדוע, תרצה להודיע לעובד מה החברה שלך יכולה לעשות כחוק כדי להעיר על הפרה זו. על העובד להיות ברור מה ההנהלה יכולה או לא יכולה לעשות בתגובה להתנהגות הרעה, ועליך לפרוש את כל אפשרויות המשמעת העומדות לרשותך.
- אמנם ייתכן שלא הגעת לפסיקה בעניין, אך חשוב שהעובד יבין מה עלול לקרות בסופו של דבר לאחר ההליכים.
- סקירת מדיניות המשמעת של החברה מסייעת גם בהגנה על ההנהלה מפני טענות על יחס לא הוגן.
- 5להגיע להחלטה. ההחלטה בפגישת המשמעת שלך תהיה תלויה באופי ההפרה / התנהגות הלא נכונה של העובד שלך וכן במדיניות המשמעת הקיימת בחברה שלך. באופן כללי, הפרות קלות מצדיקות צעדים משמעתיים קלים, ואילו הפרות חמורות יותר מצדיקות צעדים חמורים יותר.
- הפרות חמורות עשויות לכלול גניבה, תקיפה או פעולות כישלון משמעותיות.
- שמור על ההערות שאתה לוקח בזמן שאתה מתלבט על החלטה. הערות אלה וכל מסמכים תומכים מהחקירה והפגישה צריכים להישמר בתיק כוח האדם של העובד או במקום מאובטח ונעול.
- 6הודיעו לעובד על החלטתכם. לאחר שהגעת להחלטה, תצטרך ליידע את העובד שלך על מה שיקרה בהמשך. בהתאם למדיניות החברה שלך, ייתכן שתרצה להעביר את ההחלטה בכתב לעובד, או לפחות להציע הסבר בכתב בנוסף להודעה בעל פה.
- שמור על סודיות ההחלטה. האנשים היחידים שאתה צריך לספר הם העובד, נציג האיגוד שלהם (אם יש להם כזה) ונציג משאבי אנוש ששימש כעד.
- אם יש להשעות את העובד, יש לקבוע פגישת השעיה קצרה ומעקב.
- למעסיקים שונים עשויה להיות מדיניות משמעתית שונה, אך באופן כללי, אזהרה מילולית היא הצורה הראשונה של משמעת. אזהרות מילוליות מובאות בדרך כלל בתוכחות בכתב, השעיה וסיום בסופו של דבר.
לאחר שהחלטת להמשיך בפגישת משמעת, יהיה עליך לקבוע פגישה בפועל.
חלק 3 מתוך 3: מעקב לאחר הפגישה
- 1הודיעו לעובד מה לעשות אחרת. מטרת ההליך המשמעתי היא לא להעניש את העובד כך הרבה כמו לתקן התנהגות רעה ואת בעיות ביצועים. ככזה, ייתכן שיהיה עליך לתת לעובד שלך תזכורות מעת לעת על מה שהם צריכים לעשות אחרת.
- תן דוגמאות ברורות. תאר מה היה צריך להיעשות אחרת באירוע שנחקר, והביא דוגמאות היפותטיות למצבים דומים.
- אל תהיה שתלטני ואל תתקן את העובדים שלך מול עמיתיהם לעבודה. העריך את המצב ובקש לדבר באופן פרטי לפי הצורך.
- 2עקוב אחר ביצועי העובד לאחר הפגישה. ככל שעובר הזמן, העובד שלך היה צריך ללמוד מפגישת המשמעת. עליהם ליישם את השינויים שהמלצת עליהם, ויש לעקוב אחר התנהגותם (בין אם טובה או רעה) לאורך זמן.
- חפש שיפורים וגם הפרות עתידיות. שבחו את העובד על התנהגות מתוקנת, והעניקו קלט מילולי על התנהגות שעדיין יש לתקן.
- 3דאגו לפגישות מעקב לפי הצורך. אם התנהגות העובד או ביצועיו אינם משתנים כדי לענות על ציפיות החברה, ייתכן שיהיה צורך בשיחות עתידיות עם העובד. שיחות אלה עשויות להוביל לפגישות משמעת נוספות, או שהן יכולות להיות פשוטות כמו מתן משוב והכוונה, בהתאם לאופי ההפרה ותגובת העובד למשוב.
ההחלטה בפגישת המשמעת שלך תהיה תלויה באופי ההפרה / התנהגות הלא נכונה של העובד שלך וכן במדיניות המשמעת הקיימת בחברה שלך.
- הישאר בשליטה בעצמך וברגשותיך במהלך הפגישה. אל תתעצבן, גם אם העובד מתריס או לא מתנצל.
- אל תאפשר לעצמך להפחיד מהעובד. זכרו כי אתם מנהלים את הפגישה שלהם ואתם שולטים במצב.
- הישאר ללא משוא פנים. אתה יכול לפעול רק על פי ראיות, ולא על רגשותיך האישיים.
שאלות ותשובות
- אם אדם נשכר ללא כישורים והוא הבטיח שיהיה להם עד לחודש בו התחיל את תפקידו, האם נוכל לפטר אותו?זה יהיה תלוי במדיניות החברה שלך. יתכנו גם נסיבות מקלות, שיהיה צורך לדון בהן עם העובד או בשלב החקירה (אם תבחר להתקדם בהליכים משמעתיים).
- האם זה מתאים / מקובל בחברה קטנה מאוד שאדם חיצוני שלא עובד שם יקיים ראיון משמעתי?המפקח על העובד או מנהל מהחברה מנהלים בדרך כלל את פגישת המשמעת. בדרך כלל הגיוני יותר כי הממונה על העובד יבחן את פעולותיו / ביצועיו וימסור החלטות משמעת.
תגובות (2)
- הכל עזר לי כי לא ידעתי שום מידע.
- הוראות מדויקות וקלות צעד אחר צעד כיצד להתמודד עם אחת האינטראקציות הקשות ביותר שלנו, תוך משמעת של חבר צוות.
