איך להיות מזכירה יעילה ומסודרת?
האם אני צריך כישורים או דרישות מסוימות כשאני יוצא מהתיכון כדי להיות מזכיר יעיל?
להיות מזכיר טוב פירושו להיות מוכן, יעיל ומאורגן היטב. על ידי שיפור ושכלול כישורי התקשורת והארגון שלך, אתה יכול להיות מזכיר מומחה וחלק חיוני בצוות, מה שהופך את עבודתך למרתקת, בטוחה ומהנה יותר.
שיטה 1 מתוך 3: להיות מוכן
- 1להגיע בזמן. תן לעצמך הרבה זמן לנסוע למשרד ולהגיע לפגישות או לפגישות אחרות. הקדימו לתת לעצמכם זמן להתכונן או פשוט להתעדכן במיילים או במשימות אחרות.
- נסה לעקוב אחר הזמן שלוקח לך להגיע לעבודה כל יום כדי לראות מה הממוצע האמיתי, והתאם את העיתוי שלך בהתאם. הוסף זמן חיץ של 15 או 20 דקות לכל זמן נתון, ואפילו בדוק כמה זמן לוקח להגיע לאנשהו מראש לפני שאתה הולך לשם בפעם הראשונה.
- 2היו ברורים נפשית. תנוח הרבה כדי שהמוח שלך יישאר חד ויחשוב ביעילות. שתו כוס קפה או תה בבוקר אם תרצו, או בכל פעם שתצטרכו דחיפה. הפסקות והשהה כדי לארגן מחדש את שולחן העבודה שלך מעת לעת.
- קם משולחן העבודה או קח הפסקה ממה שאתה עושה במשך 17 דקות אחרי כל 52 דקות, מכיוון שמחקרים מראים שזה מייצר את התפוקה הטובה ביותר. בצעו כמה תרגילים פשוטים, שוחחו עם עמיתים לעבודה, או פשוט טיילו במשרד בתקופה זו.
- 3דע את לוח הזמנים. הכיר את לוח הזמנים של הבוס שלך, עצמך או כל עובד אחר שאתה צריך לעקוב אחריו בתחילת כל יום. התבונן על לוח הזמנים מעת לעת כדי שתוכל לחסוך זמן בעת קביעת פגישות ולהימנע מהזמנה כפולה או טעויות אחרות.
- שמור על לוחות הזמנים והיומנים פתוחים וזמינים להעברת המחשב או הטלפון שלך בהתראה של רגע, כך שתוכל להתייעץ איתם ולהוסיף פגישות מיד.
- 4בואו לפגישות עם כל החומרים. התייצב לכל פגישה מוכנה עם חומרים והערות ברורות מפגישות קודמות, ומכשיר או מחברת להורדת דקות והערות אחרות מהפגישה הנוכחית. שאל את הבוס שלך לגבי כל מה שקשור לתפקיד שלך בפגישה, כולל כל החומרים המיוחדים כמו טפסים או מסמכים שאתה יכול להכין כדי לחסוך זמן בהכנה או הדפסה מאוחר יותר.
- נסה לשלוח סדר יום לפגישה הקרובה, דקות מהפגישה האחרונה, או כל חומר רלוונטי אחר לכל המשתתפים בבוקר או בלילה שלפני.
איך אני מטפל במתקשר שכועס בטלפון? - 5שקול ללמוד קצרנות. למד על סוגים שונים של קיצור דרך ודרכים להאיץ את כתיבתך אם אתה לוקח הרבה הערות ביד. עברו קורס קצרנות כדי ללמוד את הדמויות ולשפר את המהירות שלכם.
- אם אתה לא מרשם לעיתים קרובות הערות ביד או שאינך רוצה ללמוד קיצור, עשה מבחן הקלדה. הגדר טיימר לדקה ונסה להקליד דוא"ל טיפוסי בטלפון, בטאבלט, במקלדת המחשב הנייד ובמקלדת המנותקת. לאחר מכן ספר את מספר המילים שהקלדת בכל מכשיר. היצמד למכשיר עם ספירת המילים הגבוהה ביותר כאשר עליך לרשום הערות מהירות.
שיטה 2 מתוך 3: התארגנות
- 1התחייב לרשימות ולמתכננים. שמור על מתכנן, לוח שנה ורשימת מטלות ועדכן אותם באופן עקבי. שמור אותם במקומות שניתן לראות ולהגיע אליהם בקלות, או שיהיה לך מספר רב שניתן לסנכרן יחד.
- אם אתה עובד טוב עם עט ונייר, שמור מתכנן קטן או לוח שנה שיכול להשתלב בכיס או בארנק, כך שתמיד תהיה איתך. שמור עט מחובר במידת האפשר, כך שלעולם לא תצטרך לדוג אחד. שיהיה לך כרית לב המיועד עבור רשימות מטלות בעבודה במשרד, ודברים חוצים את כמו שאתה הולך.
- אם אתה עובד טוב יותר עם ארגון דיגיטלי, השתמש בלוח השנה ובמערכת התזכורות של הטלפון שלך כדי לקבוע פגישות ולקבל התראות עליהם. נסה אפליקציות כמו Wunderlist או Todoist כדי לנהל את המשימות שלך.
- 2סנכרן את המידע שלך. ודא שיש לך תמיד הערות וחומרים אחרים על ידי סנכרון לוחות שנה, רשימות וקבצים בכל המכשירים שלך, שכמעט לכל אפליקציה מודרנית יש את היכולת לעשות.
- שתף משימות, מסמכים והערות עם מזכירות אחרות, הבוס שלך או עובדים אחרים באמצעות תוכנת ניהול פרויקטים כמו Basecamp או Trello.
- שתף מסמכים וגיליונות אלקטרוניים עם Google Docs והשתמש בתוכניות כמו Dropbox או Hightail לשליחת קבצים.
- 3צבע קוד הכל. הגדר מערכת קידוד צבעים שתעזור לך לסווג את כל החומרים שלך במבט אחד. הקצה צבע לכל פרוייקט, יום, עובד, או כל דרך שתרצה לתחום את עבודתך. השתמש בסימני הדגשה ובלשוניות או תוויות צבעוניות כדי לסמן קבצים, מגשים ומחברות כדי לאתר בקלות את המידע הנכון.
- יישומי אינטרנט ונייד רבים עבור דוא"ל, לוחות שנה ורשימות מאפשרים לך גם להקצות צבע לכל פריט.
- 4נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך. שמור על גישה נקייה וחשובה למידע חשוב של תיבת הדואר האלקטרוני שלך על ידי הגשת דואר אלקטרוני לתיקיה מייד, סימון או סימון כלא נקרא אם אתה צריך לחזור אליו, או ארכיב או מחק אותו אם אתה בטוח שאינך זקוק לו עוד.
- נסה ליצור תיקיות לכל שנה, רבעון או חודש, או תייג אותן לפי פרויקט, עובד או סוג. נסה להגיב, למחוק או לרשום את פרטי הדוא"ל במקום אחר מיד. קבעו לעצמכם לוחות זמנים, כמו שכל הודעות הדוא"ל יוגשו בתיקיות המתאימות עד סוף היום, וניקוי והתמודדות עם כל מה שנשאר בתיבת הדואר הנכנס שלכם עד סוף השבוע.
- 5היה עקבי. שמור חומרים מאותו סוג במקום מסוים, והגדיר מחברות ותיקיות לפרויקטים ספציפיים. יש לך פנקס ספציפי לתזכירים טלפוניים, למשל, שתמיד נשאר ליד הטלפון, כך שלעולם לא תסיים את שמו והמספר של מישהו על מפית. שמור הערות פגישה במקום נפרד מהערות אחרות, כך שהמידע לא יתערבב ויהיה קשה למצוא אותו מאוחר יותר.
איך אני מביא משהו לשולחן כמזכיר? - 6חסוך נייר וזמן. הימנע מהדפסה כדי לחסוך נייר ובחר בטפסים מקוונים או במסמכים אחרים, כך שתוכל לחסוך זמן ומשאבים. מלא טפסים באופן אלקטרוני במידת האפשר. סרוק ושמור עותקים של קבצי נייר כך שהם תמיד יהיו זמינים ולא ייפגעו או יאבדו. הפץ קבצים דיגיטליים, תזכורות, תזכירים ואג'נדות במקום גרסאות נייר במידת האפשר.
- 7מלאי מלאי. לעולם לא ייגמרו לך החומרים החשובים שאתה משתמש בהם כדי לארגן אותם, כמו פנקסים, עטים, מעטפות וחותמות על ידי קנייה או הודעה למנהל / רוכש משרד כאשר אתה נמצא על הקופסה או המכל האחרון של משהו ולא פעם אחת כולם נעלמים. הזמינו אספקה בכמות גדולה מחברה כמו Quill כדי לחסוך כסף ולהימנע מלהיגמר כל כך מהר.
- שמור על חומרים מסודרים בשולחן העבודה שלך. השתמש במיכלים, במגשים, בתיקיות קבצים ובמכלים אחרים שכולם מתויגים או צבעוניים למיון קל.
שיטה 3 מתוך 3: תקשורת יעילה
- 1היצמד לתסריטים. חסוך זמן ואנרגיה על ידי השגת שפה פשוטה לשימוש חוזר להתכתבויות שאתה חוזר עליהן לעתים קרובות. יש מספר סקריפטים זמינים עבור מצבים שונים כמו מיילים, הודעות לעיתונות או שיחות טלפון, אותם תוכלו להעתיק, להדביק ולערוך בקלות כך שיתאימו לתרחיש הספציפי.
- 2היה רושם פתקים מוקפד. רשום הערות בטלפון, במחשב הנייד או בפנקס הרשימות שלך לכל פגישה, הודעת טלפון או שיחה חשובה אחרת. הצב או העבר הערות אלה לתיקיות פיזיות או אלקטרוניות שכותרתן ספציפית, כך שתוכל להתייחס אליהן מאוחר יותר ולקבל תיעוד של תקשורת מילולית שתוכל לשכוח במהלך יום עמוס.
- 3היו יעילים וידידותיים בטלפון. תרגל את ברכתך ומידע חשוב או נפוץ אחר שאתה צריך לומר בטלפון. הכן את רשימת התוספים לטלפון למשרד שלך ממש מולך ועבוד על התחייבותם לזיכרון כדי שתוכל להעביר שיחות במהירות.
- בואו להכיר את התכונות המיוחדות של טל' במשרד שלך, כמו לשלוח מישהו ישר הקולי או עובד אנשים הוסיפו לתוך שיחת ועידה, כך שתוכל לחסוך זמן ולהימנע קשיים טכניים.
להיות מזכיר טוב פירושו להיות מוכן, יעיל ומאורגן היטב. - 4בדוק את הדקדוק שלך. ודא שכל צורה של תקשורת בכתב שאתה שולח נבדקת באיות ונקייה משגיאות דקדוק ופיסוק. הקדישו את הדקות הנוספות לקריאת מיילים, אג'נדות והתכתבויות אחרות כדי לבדוק שהכל תקין וחסכו את הזמן המאוחר והמבוכה שבצורך לתקן תיקונים או לענות על מיילים ממקבלים מבולבלים.
- הפעל בדיקת איות ביישומים שבהם אתה משתמש למסמכים, גיליונות אלקטרוניים ודואר אלקטרוני. הפעל תכונה זו גם בדפדפן שלך כדי לתפוס שגיאות כלשהן בעת הקלדה בדף אינטרנט, במיוחד בעת פרסום באתר החברה, חשבונות מדיה חברתית או פלטפורמות רשמיות אחרות.
- 5שמור על מיילים ודואר קולי קצר ומתוק. ציין את מטרתך להתקשר או לשלוח דוא"ל בכמה שפחות מילים. שאל שאלות ישירות וחזור על שמך, החברה, מספר הטלפון והדואר האלקטרוני שלך במידת הצורך. ספק זמן בו אתה מצפה או מקווה לשמוע מהם כדי שתוכל להתמודד עם תקשורת ביעילות.
- 6אשר פגישות וזמנים. וודא שאתה נמצא באותו דף וספק תזכורות על ידי התקשרות או אימייל יום לפני או יום של היום כדי לאשר פגישות והתקשרויות חשובות אחרות. חזור לקשר עם אנשים שלא שמעת מהם על ידי שליחת מיילים מנומסים ותמציתיים או הודעות טלפון כדי להזכיר להם שאתה ממתין לתגובה.
קרא גם: איך להיות אדון?
שאלות ותשובות
- איך אני זוכר את ההערות שלי?השתמש תמיד באותה מחברת או ספר ספרים ואל תקפוץ למחברת אחרת אלא אם המחשב שאתה משתמש בו מלא. על ידי אותה מחברת, אתה יכול לעקוב אחר ההערות האחרות שלך ולהיזכר במה שאתה צריך לעשות. עיין בהערותיך לאורך כל היום כדי לשמור על רעננות תוכנם.
- מה אני אומר כשאין לי תשובה?אתה יכול לנסות להתנצל וליידע את האדם שאתה לא בטוח, אבל יכול לשאול את אחד מעמיתייך.
- מהי הדרך הטובה ביותר לרשום חובות ומסרים יומיומיים אם אני עובד בשתי עבודות שונות?אתה יכול לנסות לקנות מחברת מרובת נושאים או לתייג אותם בטלפון, בטאבלט או בפנקס המחשב שלך.
- כיצד אוכל לבצע ריבוי משימות ללא מאמץ?בני אדם אינם בנויים למשימות ריבוי משימות, אך אם תעדיף משימות, תוכל לבצע את העבודה ביעילות.
- איך אני מטפל בקולגה שאינו משתף פעולה?שאל אותם איך הם מרגישים ואם יש משהו שאתה מסוגל לעזור להם. נסה להרגיע אותם על ידי דיבור אליהם ברוגע אך בתקיפות, להראות שאתה מתכוון לעסקים אבל אתה נחמד בעניין. אם הם ימשיכו להיות לא משתפים פעולה, הבהיר את ההשלכות של חוסר המעורבות שלהם, כמו "אתה מאכזב את הצוות", "תקבל סימן שחור על הרשומה שלך", או "אתה לא תהיה חלק מהבונוס / טיול במשרד / רישום שמך השתתף וכו '. "
- איך אני מטפל במתקשר שכועס בטלפון?ענה ברוגע ויפה ככל האפשר, והתנצל על כל מה שהם מוטרדים ממנו.
שאלות ללא מענה
- איך אני מביא משהו לשולחן כמזכיר?
- האם אני צריך כישורים או דרישות מסוימות כשאני יוצא מהתיכון כדי להיות מזכיר יעיל?
תגובות (11)
- אני מזכירת מילוי ובדרך כלל אני כאן די מוקדם. אני תמיד מנסה למצוא קבצים ודברים אחרים לאנשים שמתקשרים אך שום דבר לא נמצא. זה עוזר מאוד!
- זה היה נחמד. הבנתי את המקום.:)
- שיטה 1 הועילה להיות מוכנה יותר ומוכנה ליום העבודה שלי. שיטה שנייה הוצאתי לפועל ביומיים הקרובים וזה באמת עבד; השגתי משהו ברשימת המטלות שלי לפני כוס הקפה הראשונה שלי.
- נפלא. זהו מקור מידע טוב מאוד ומתאים לצרכים שלי.
- כל המאמרים שלך שימושיים עבורי. תודה על העזרה. מאמר זה במיוחד הועיל כי התכוננתי להיות מזכירה מומחית. למדתי איך להיות מוכנים, יעילים וכו '.
- זה מאוד עזר ולימד אותי דרכים חדשות סביב הנהלת חשבונות.
- אני עובד בחברת מיסים. בעונת המסים זה נהיה עמוס במיוחד ואני קצת מבולבלת. זה עזר לי להיות יותר מאורגן אז אז אני יודע איפה הכל ואיך להיות יותר בשלום. אהבתי את החלק להסתובב במשרד ולקחת הפסקה. אנחנו צריכים להיות רגועים.
- אני מאוד אוהב איך להתארגן.
- זה מאוד שימושי, תודה.
- מידע מאוד אינפורמטיבי ונקודתי. כתוצאה מכך, אבקש לקבל משרה בתחום זה ואני בטוח שאקבל את המשרה.
- תודה רבה על מאמר זה! עזרת לי כל כך להתכונן לתחרות שלי. פרסם מאמרים טובים יותר שיעזרו לאחרים. מיליון תודות!
