איך כותבים דוח עבודה?
כדי לכתוב דוח עבודה, השתמש בכריכה או בעמוד השער כדי לספק את שם הדוח שלך, את התאריך ואת שמות הכותבים. לאחר מכן, ספק סיכום מנהלים קצר המפרט את המידע המרכזי, כגון הצהרת המשימה, המטרה, מידע על החברה ודגשי הצמיחה. לאחר הסיכום שלך, כלול תוכן עניינים המפרט את הדברים בדוח שלך. ואז, בתחילת הדוח בפועל, כלול מבוא שנותן סקירה כללית של הדוח. לאחר ההקדמה שלך, תן סקירה של המחקר או ההערכות שלך ואיך הממצאים שלך קשורים לנושא הדוח שלך. בעקבות הסקירה הכללית, תן את המלצותיך להתקדם וסיים את הדוח שלך. כדי ללמוד כיצד להוסיף נספח לדוח שלך, המשך לקרוא!
כדי לכתוב דוח עבודה, השתמש בכריכה או בעמוד השער כדי לספק את שם הדוח שלך, את התאריך ואת שמות הכותבים.
כתיבת דוח עבודה עשויה להרגיש מכריעה, אך היא עשויה להיות קלה ממה שאתה חושב. בדרך כלל משתמשים בדוחות עבודה כדי להסביר את ההתקדמות שלך בפרויקט עבודה או לספק את המסקנות וההמלצות שלך בנוגע לנושא מקום העבודה. כדי לכתוב בקלות דוח עבודה יעיל, התחל משיקול המטרה, הקהל, המחקר והמסר שלך. לאחר מכן, ערוך את הדוח שלך במתכונת אופיינית לדוחות עסקיים. לבסוף, תוכלו לשנות את הדוח בכדי להפוך אותו ליעיל.
חלק 1 מתוך 3: תכנון דוח עבודה
- 1זהה את מטרת ונושא הדוח שלך. במקרים מסוימים יתכן שהתבקשת לקבל דוח. מטרתך או נושאך ייכללו בבקשה. אם אינך בטוח לגבי מטרתך או נושאך, שקול איזה מסר אתה מעביר לקהל שלך. אתה יכול גם לדבר עם הבוס או המפקח שלך לצורך הבהרה.
- לדוגמא, מטרתך עשויה להיות ניתוח נושא עסקי, הסבר על תוצאות פרויקט שעבדת עליו או לספק למפקח שלך סקירה על התקדמות העבודה שלך.
- 2בחר טון ושפה שמתאימים לקהל שלך. שקול מה הקהל שלך כבר יידע, כמו גם את רמת הז'רגון שהם יבינו. בעת כתיבת דוח עבודה, לעתים קרובות אתה יכול להשתמש בשפה ובז'רגון מקצועיים יותר מאשר בעת כתיבה לציבור הרחב.
- מי כולם יקראו את הדוח שלך? כלול כל מי שעשוי להשתמש באופן סביר בדוח בקהל שלך.
- אם אתה כותב עבור סוגים שונים של קוראים, כלול את כל המידע הדרוש להבנת הקורא הכי פחות מושכל שלך. עם זאת, השתמש בכותרות לכל קטע כדי שקוראים מושכלים יוכלו לדלג על מידע מיותר עבורם. אתה יכול לכלול גם מדורים לכל קהל כדי להתמודד עם החששות שלהם.
- 3אסוף את המחקר והחומרים התומכים שלך, אם רלוונטי. כלול את החומרים בהם השתמשת כדי להגיע למסקנותיך או לפתח את המלצותיך. אתה מתייחס לחומרים אלה תוך כדי הכנת הדוח שלך, בנוסף ייתכן שיהיה עליך לכלול אותם בנספחים של הדוח שלך. להלן סוגי החומרים שאתה עשוי לכלול בעת הכנת הדוח שלך:
- מידע פיננסי
- תרשימים
- גרפים
- מידע סטטיסטי
- סקרים
- שאלונים
- ראיונות עם מומחים, עמיתים לעבודה, לקוחות וכו '.
- 4בדוק את ההתקדמות שלך אם אתה כותב דוח התקדמות. דוח התקדמות טוב יספק סקירה מהירה על העבודה שביצעת, מה אתה עומד לעשות הלאה והאם הפרויקט נמצא בדרך. עדיף לחשוב על זה כתשובה לשאלות שאנשים עשויים להיות בנוגע לפרויקט שלך. להלן דברים שיש לכלול בדו"ח שלך:
- האם היקף הפרויקט השתנה?
- אילו משימות ביצעת מאז דו"ח ההתקדמות האחרון?
- אילו משימות אתה מתכוון לעשות בהמשך?
- האם אתה בדרך לסיים את הפרויקט בזמן? אם לא, מדוע?
- באילו מכשולים נתקלת, ואיך תתגבר עליהם?
- האם למדת שיעורים כלשהם החודש?
- 5מתאר את המידע שאתה צריך לכלול בדוח שלך. רשום את הרעיונות שלך במתווה רופף שיעזור לך להנחות את הכתיבה שלך. תוך כדי המתאר, פתח כותרות לדוח שלך שיעזרו לך לארגן את מה שאתה צריך לומר. המתאר שלך לא צריך להיות מסודר או מפותח, מכיוון שהוא נועד רק לשימושך.
- ברוב המקרים, תתחיל את הדוח שלך בהסבר על התוצאות, המסקנות או ההמלצות שלך. לאחר מכן, הסבירו כיצד הגעתם לנקודה זו והנימוקים שלכם, אם הדבר רלוונטי.
- אם אתה עומד להגיע למסקנה או המלצה שנוי במחלוקת, הסביר תחילה את התהליך וההנמקה שלך, כך שהקהל שלך יוכל להבין מדוע הגעת לרעיון זה.
לאחר כתיבת דוח העבודה הראשון שלך, תוכל להשתמש בו כתבנית לדיווחים עתידיים.
חלק 2 מתוך 3: עריכת דוח עבודה
- 1השתמש בכריכה או בעמוד השער. דף השער שלך צריך לספק את שם הדוח שלך, ואחריו התאריך שהגשת אותו בשורה נפרדת. בשורה שלישית, רשום את שמות כל הכותבים. לאחר מכן, כתוב את שם הארגון שלך בשורה רביעית.
- במקרים מסוימים, תוכל לכלול גם מכתב מקדים כדי להסביר מדוע כתבת את הדוח, מה הוא כולל ומה לדעתך צריך לעשות בהמשך. זה נפוץ יותר עבור דוחות שלקח הרבה זמן להכין או לדרוש הסבר נוסף לפני שהקורא יסתכל על הדוח עצמו.
- לדוח התקדמות, רשום בשמך את שמך, שם הפרויקט, התאריך ותקופת הדיווח. שים כל פריט בשורה נפרדת. אתה יכול לתייג כל שורה עם "שם", "שם פרויקט", "תאריך" ו"תקופת דיווח ", או פשוט תוכל לרשום את המידע.
- שאל את הבוס שלך אם יש המלצות ספציפיות לעיצוב דוח העבודה שלך. הם המשאב הטוב ביותר שלך להכנת הדוח שלך.
- 2ספק סיכום מנהלים המפרט את המידע המרכזי. כלול את המסקנות, ההצדקות וההמלצות שלך. זה מאפשר למישהו להבין את עיקרי הדו"ח שלך מבלי לקרוא את כל המאמר. אינך צריך לכתוב הסבר מפורט, אך על הקורא להבין על מה מדובר בדוח. סיכום ההנהלה שלך צריך להיות באורך של 0,5 עד עמוד אחד.
- אינך צריך לסכם את כל הדו"ח. פשוט התמקדו ברעיונות החשובים ביותר בדוח, כמו המלצות המפתח או המסקנות שאתם מציגים.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, תוכל לדלג על חלק זה.
- 3כלול תוכן עניינים המפרט את מה שבדוח שלך. רשום את כותרות החלקים בתוכן העניינים, כמו גם את מספרי העמודים שבהם מתחיל אותו קטע. זה מאפשר לקוראים שלך לנווט בקלות בדוח שלך ולמצוא את המידע הדרוש להם.
- השתמש בכותרות ובכותרות עבור כל חלק, כך שהדוח שלך יהיה קל לקריאה.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, בדרך כלל אינך צריך לכלול תוכן עניינים, אלא אם כן הבוס שלך מעדיף שתעשה זאת. עם זאת, כלול כותרות וכותרות לכל קטע כדי להקל על הניווט בדוח שלך.
- 4כתוב הקדמה כדי לספק סקירה כללית של הדוח. ספר לקורא מה הניע אותך לכתוב דוח עבודה זה. סכם את ההקשר סביב הדוח, והסבר את מטרתך. תצוגה מקדימה של השאלות שתענה עליהן או את הנושא שתפתור. ציין את היקף הדוח שלך, כמו גם מפת דרכים לתוכנו.
- ההקדמה שלך לא צריכה להיות ארוכה. היו ישירים וספציפיים כדי שהקורא שלכם יבין את ההקשר והמטרה ללא הסבר ארוך.
- כתוב 2-4 פסקאות להקדמה שלך.
- לדוח התקדמות, ההקדמה שלך צריכה להיות באורך של 1-2 פסקאות בלבד. זה אמור לסכם את הפרויקט שלך ואת מה שאתה מקווה להשיג. תוכל גם להציג תצוגה מקדימה של העבודה שהשלמת ומה אתה מתכוון לעשות בהמשך.
- 5הסבר את התוצאות או המסקנות שאתה מציג. תן סקירה בסיסית של המחקר או ההערכות שסיימת בקשר לפרויקט זה. לאחר מכן, דן ופירש את ממצאיך וכיצד הם קשורים לנושא הדוח שלך.
- ברוב המקרים, חלק זה יכלול פסקת היכרות ורשימת המסקנות אליהן הגעת.
- הנה איך מסקנה עשויה להיראות: "1. האוכלוסייה שלנו מזדקנת, מה שמוביל ליותר סיכונים בריאותיים בקרב קהל הלקוחות שלנו."
- אם אתה כותב דוח התקדמות, לא יהיו לך תוצאות או מסקנות להציג. במקום זאת, רשום את ההישגים שלך או המשימות שהושלמו בחלק לאחר ההקדמה שלך. תוכל גם לספק פיסקה קצרה של 2-4 משפטים בסעיף זה. עם זאת, לרוב די ברשימה. אתה יכול לרשום את "גייס 150 € לשלם עבור אוהל הפסטיבל", "חוזה בתכנית המפלגה שלך לניהול תכנון הפסטיבל" ו "סקר 1500 תושבים כדי לאסוף תשומות ציבוריות."
- 6תן את המלצותיך להתקדם. ההמלצות שלך צריכות להסביר מה יקרה בעתיד. הסבר מה יפתרו הפתרונות שלך ואיך הם קשורים למסקנות שלך. לאחר כתיבת ההסבר, ספק את המלצותיך ברשימה ממוספרת, והתחל כל אחד מהם עם פועל. רשום את ההמלצות שלך מהחשובות ביותר והפחות חשובות.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב, "1. הכשיר את כל העובדים לבצע החייאה."
- אם אתה כותב דוח התקדמות, במקום זאת תרשום את המשימות או היעדים הבאים שאתה מתכוון להשיג בתקופת העבודה הקרובה שלך. לדוגמה, תוכל לרשום "מצא ספקים לפסטיבל", "אשר עיצובי פסטיבל " ו"הזמין כרזות קידום מכירות ".
- 7שוחח על התהליך שלך וההיגיון להשגת מסקנותיך. הסבר כיצד ניגשת לנושא, לבעיה או לבעיה. עיין בממצאיך והסבר כיצד הם מובילים להמלצותיך. הפרד את הדיון שלך עם חלקים שונים עם כותרות המספרות לקורא שלך מה נכלל בסעיף זה.
- זה כולל דיון ממושך יותר במחקר ובהערכות שלך.
- סעיף זה צריך להיות הארוך ביותר בדוח שלך.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, תוכל לדלג על חלק זה. במקומו, כלול קטע על המכשולים שניצבת בפניך בזמן העבודה על הפרויקט, כמו גם כיצד התגברת עליהם. אולי תכתוב, "תושבים רבים לא החזירו את הסקר מכיוון שהוא לא כולל דמי משלוח ששולמו מראש. אם נלך קדימה, אנו נכלול דמי משלוח בסקרים שלנו או נעניק לתושבים אפשרות לעשות את הסקר שלהם בצורה דיגיטלית."
- 8ציין את כל ההפניות שהשתמשת בהכנת הדוח שלך. הפניות עשויות לכלול מאמרים בכתבי עת, מאמרי חדשות, ראיונות, סקרים, שאלונים, ממצאים סטטיסטיים ומידע קשור אחר. ציטט הפניות אלה בסוף הדוח שלך, ותייג את העמוד "הפניות".
- אלא אם כן הורה אחרת, השתמש בעיצוב APA לצורך דוחות עסקיים.
- תוכל לדלג על חלק זה אם אתה מכין דוח התקדמות.
- 9ספק נספחים לחומרים כמו סקרים, שאלונים או מיילים. לא כל דוח עבודה זקוק לנספחים. עם זאת, אתה יכול לכלול אותם אם ברצונך לספק לקורא שלך חומרים שהפנית אליך או מידע נוסף שיעזור להם להבין טוב יותר את הנושא או את הממצאים שלך. תייגו כל נספח באות נפרדת.
- לדוגמה, ייתכן שיהיה לך "נספח א '", "נספח ב'" ו"נספח ג '".
- אם אתה כותב דוח התקדמות, אינך צריך לכלול את החלק הזה.
- 10כלול מסקנה קצרה המסכמת את ממצאיך או התקדמותך. יתכן שלא תצטרך לכלול מסקנה, אך כתיבת אחת יכולה לספק סיכום יפה של מאמציך. שמור על מסקנתך 3-4 משפטים המסכמים את המידע שהצגת בדוח שלך.
- אולי תכתוב, " פרויקט התכנון של פסטיבל האמנויות בדרך להשלמתו בלוחות הזמנים. השלמנו 90% מפעילות התכנון המקדים שלנו וכעת מפנים את תשומת הלב לרכישת חומרים. לפרויקט אין מכשולים בולטים, אך אנו נתייחס לכל שעולים בעתיד. "
אם תוכל, ביסס את פורמט הדוח שלך על דוח עבודה קיים מהעסק או הארגון שלך.
חלק 3 מתוך 3: הפיכת הדוח שלך לאפקטיבי
- 1השתמש בכותרות ברורות כדי לעזור לקהל שלך לנווט בדוח. צור כותרות ישירות וישרות לעניין. על הקורא לדעת בדיוק מה כולל הדו"ח שלך.
- הכותרות שלך עשויות לכלול: מבוא, משימות שהושלמו, יעדים לרבעון הבא, מכשולים ופתרונות, ומסקנה.
- התאם את הכותרות שלך כך שיתאימו למידע בדוח שלך.
- לדוח התקדמות, ככל הנראה הקהל שלך יהיה המפקח, הצוות או הלקוחות שלך.
- 2השתמש בשפה פשוטה וישירה כדי להעביר את הרעיונות שלך. דוח עבודה לא צריך לכלול מילים גדולות ומשפטים יצירתיים. אתה רק צריך להעביר את הנקודה שלך לקורא. הביעו את רעיונותיכם במלים הפשוטות ביותר האפשריות, והגיעו לנקודה.
- היית כותב, "ההכנסות עלו ב -50% ברבעון הרביעי", ולא, "ההכנסות עלו בשיעור של 50% כדי לייצר רווחים מדהימים ברבעון הרביעי."
- 3השתמש בכתב תמציתי כדי לשמור על הדו"ח שלך קצר ככל האפשר. כתיבה יותר מהנדרש מבזבזת את זמנכם ואת זמנם של הקוראים. חתוך את המוך והגיע ישר לנקודה שלך.
- זכור שחלק מדוחות העבודה עשויים להיות ארוכים, מכיוון שהם עשויים לכסות מידע רב. עם זאת, הכתיבה שלך עדיין צריכה להיות תמציתית.
- זה בסדר לכתוב, "המכירות גדלו ברבעון האחרון לאחר שאנשי המכירות יישמו שיחות קורות ", ולא, "ראינו גידול אקספוננציאלי בהכנסות ברבעון המכירות האחרון, כאשר אנשי המכירות המוכשרים והמסורים שלנו התחילו לקרוא ללקוחות פוטנציאליים בקש מהם לרכוש מוצרים נוספים. "
- 4הביעו את רעיונותיכם באמצעות שפה אובייקטיבית ולא רגשית. היצמד לעובדות ותן לקורא להסיק מסקנות על סמך ראייה אובייקטיבית של הנושא. למרות שאתה אולי ממליץ כיצד להמשיך בנושא, אל תנסה לעורר את רגשות הקורא כדי לשכנע אותם. אפשר לקורא לגבש רעיונות ושיקול דעת משלהם על סמך ראייה אובייקטיבית של העובדות.
- במקום לכתוב, " אנשי הצוות המנותקים נמוכים במורל, מה שגורם למשרד להרגיש כמו מכונה חסרת נשמה", אתה יכול לכתוב, "אנשי צוות שמספר התפוקה שלהם מדורג נמוך מאחרים דיווחו שהם מתנתקים ".
- 5הימנע משימוש בסלנג, כמו גם במילה "i" ברוב הדוחות. יתכן ונכון להשתמש ב"אני "בדוח התקדמות, אם אתה כותב על פרויקט עליו אתה עובד לבד. אחרת, אל תשתמש במילה "אני" או במילות סלנג כלשהן בדוח העבודה שלך. עם זאת, זה בסדר להשתמש ב"אתה "כאשר אתה מכוון משפט לקורא המיועד שלך.
- שמור על מקצוע השפה שלך לאורך כל הדיווח שלך.
- 6קרא הגהה על הדוח שלך כדי להבטיח שהוא לא מכיל שגיאות. דקדוק ושגיאות כתיב יערערו את המקצועיות של דוח העבודה שלכם. חשוב שתקרא את הדו"ח כדי לוודא שאין לך שגיאות הקלדה, ניסוח לקוי או מילים שהשתמשת בהן באופן שגוי. עדיף לקרוא את הדו"ח שלך לפחות פעמיים.
- אם אתה יכול, בקש ממישהו אחר לקרוא עבורך הגהה על הדוח שלך, שכן קשה לזהות את כל הטעויות שלך.
- אם הזמן מאפשר, הקדש את הדוח שלך למשך 24 שעות לפחות לפני שתגיה אותו.
כדי לכתוב בקלות דוח עבודה יעיל, התחל משיקול המטרה, הקהל, המחקר והמסר שלך.
- לאחר כתיבת דוח העבודה הראשון שלך, תוכל להשתמש בו כתבנית לדיווחים עתידיים.
- במקום העבודה שלך עשויה להיות תבנית לדוחות עבודה. שוחח עם הממונה שלך כדי לראות אם אתה יכול להשתמש בתבנית לדוח שלך.
- אם תוכל, ביסס את פורמט הדוח שלך על דוח עבודה קיים מהעסק או הארגון שלך. בדוק את התיקים במשרדך או בקש מהעמית לעבודה או מהמפקח שלך העתק של דוח קיים.
- אם אתה משתמש בדוח קיים כדוגמה, אל תעתיק את הנוסח בדוח זה. זוהי פלגיאט וככל הנראה תוביל לכך שתעמוד בפני השלכות מקצועיות.
תגובות (1)
- זה מאמר נהדר. הייתי צריך לעשות זאת בגוגל לאחר שדחיתי רבים מהדוחות שלי. אחרי שקראתי מאמר זה, אני מבין באמת מדוע.
