איך כותבים טיוטת דוח?
באמצעות המחקר, הידע והניסיון שלך והמטרה הנדרשת של הדוח, כתוב את התוכן.
הטיוטה היא שלב חשוב מאוד בפיתוח דוח טוב. זה השלב שבו הרעיונות מתגבשים בפירוט, הכתיבה מובהרת ומוסיפים דיאגרמות וכאלה, אך העבודה לא סופית. זה הזמן בו אחרים קוראים את הדוח, מוסיפים את קלטם, הצעותיהם וביקורתם; הם עשויים למצוא שגיאות, לבצע תיקונים ולנתב מחדש את התוכן בדרכים מסוימות. ככזה, טיוטת הדו"ח צריכה להיות מספיק טובה כדי להיות "כמעט" מוכנה אך לעשות זאת במטרה לבצע תיקונים שונים לאחר שיהיה ברור מה צריך לשפר.
- 1תכנן את הדוח. ניתן לעזור בכך על ידי הפקת תוכן עניינים מלכתחילה, למרות שמדויק זה עשוי להשתנות עם כתיבת הדוח. זה משמש קו מנחה נהדר לעקוב כשאתה מוסיף את "הבשר לעצמות".
- שקול מתי ההקדמה, המסקנה וסיכום המנהלים (אם כותבים אחת) עדיף להשאיר עד האחרון. חלקים אלה משופרים לרוב על ידי התייחסות חזרה לקלט שכבר נמצא בגוף הדוח, למרות שלעתים קרובות תרגישו נוטים לכתוב סיכומי שלד לכל אחד מהם.
- 2עשה את מחקר הרקע. זה יכול להיות מורכב מקריאת ספרים, מאמרים, אתרי אינטרנט, כתבי עת וכדומה, כמו גם ביצוע ראיונות, ביקור באתרי שטח, תצפית על תהליכים וכדומה. אסוף את כל המידע הדרוש והפוך אותו לדיאגרמות, תמונות, ייצוגים ציוריים וכו 'במידת הצורך. זה עשוי להיות כרוך בביצוע ניסויים, בדיקות או ניסויים, ובמקרה זה יש לתעד אותם ולהקשר אותם כראוי לצורך הדיווח.
- מידע מחקרי שנאסף יכול להיות מאוחסן בכרטיסי פתק, בספר כתיבה, בצורה דיגיטלית או בדרכים אחרות שמתאימות לך. העיקר הוא להבטיח שתהיה לך גישה נוחה למידע, שזה לא ערימה מבולגנת שפשוט מבלבלת אותך ושהוא נרחב ככל שיידרש לדוח שלך. אם חסרים קישורים או אזורי מחקר לא גמורים, דאג לרשום זאת על מנת שלא תתעלם מזה בטעות בעת כתיבת הדוח.
- חסוך לעצמך המון זמן על ידי רישום המחבר, היום בו פורסם ומי פרסם אותו וכל מזהים אחרים. מידע בהיעדר פרטים חשובים אלה מכאיב עבורך, מכיוון שתצטרך לחזור אחורה כדי לאשר את המקור וזה יכול לפעמים לקחת זמן רב.
שלח את טיוטת הדו"ח לאנשים הרלוונטיים. - 3קבע את הפורמט הנדרש. בתחילת הדרך, בדקו באיזו מערכת מספור להשתמש. זה יקבע לעיתים קרובות על פי מקום העבודה שלך, העדפות הלקוח או המוסד החינוכי שלך. אם יש עיצוב מועדף, אל תסטו מזה ללא אישור או סיבה טובה. מקומות רבים משתמשים בסגנון העיצוב כדי להתאים לגישה צפויה או לייצג את הסטנדרט עבור כל פרסום עבור אותו ארגון. אם אינך בטוח במה מדובר, גלה תחילה; זה חוסך מאמצים רבים בזמן הכתיבה כדי לתקן את זה מההתחלה.
- גלה גם יסודות כגון דרישות כניסה, סגנון הצעת מחיר, שימוש בתיבות טקסט, מיקום תמונות וכו '.
- 4התחל לכתוב. באמצעות המחקר, הידע והניסיון שלך והמטרה הנדרשת של הדוח, כתוב את התוכן. אם ברצונך לשתף פעולה בתכנים, הקפד לעשות זאת באופן שייתן לכל אדם זמן רב להכין את החלקים, היצירות או הפרקים שנכתבו. עקוב אחריהם באופן קבוע, כדי להבטיח כי עבודתם תופק בזמן.
- שוחח עם אחרים אם יש לך בלוק של סופרים. אם זה אולי רק דו"ח סטנדרטי, אך בלוק הכותבים מתרחש בכתיבה טכנית, מקצועית וחינוכית בדיוק כמו אצל סופרים!
- אם אתה לא דיווח על כתיבת דוחות, פנה באופן קבוע למפקח שלך, למורה שלך או למנטור אחר כדי לוודא שאתה פונה לכיוון הנכון. זה כואב שצריך לבטל הרבה עבודה יסודית ומחשבתית רק בגלל שלא הבנת מה מצופה.
- השתמש בהנחיות שכבר קיימות במקום העבודה שלך, במוסד החינוכי שלך או בארגון רלוונטי אחר. דוחות קיימים יכולים לעזור לך לקבוע את הסגנון, הגישות הצפויות ואיזה סוג תוכן נחשב מתאים ונאות.
- התייחסות תוך כדי. בדרך זו, לא תצטרך לבלות גילאים על אימון מהיכן ההפניות או לבדוק את הצהרותיך מאוחר יותר. השתמש בתוכנית שתעזור לך לעצב הערות שוליים או הערות סיום, כנדרש. שוב, התאימו לסגנון המצופה על ידי מקום העבודה או המוסד שלכם.
- 5משוך את הדוח יחד. לאחר שכתבת את הגוף העיקרי, ככל הנראה המסקנה וההקדמה הם הצעדים הבאים. עקוב אחר זה עם סיכום ההנהלה, אם זה רלוונטי. ואז מגיע החרטום המחוספס - הביבליוגרפיה, ההפניות, תוכן העניינים, דפי הכותרת וכדומה. אם השתמשת בתוכנית שעושה לך את רוב הדברים האלה, עדיין יש לבדוק אותם ולבדוק אותם היטב, כדי להבטיח ששום דבר לא חסר או לא במקום.]
- קשר עם המעצב הגרפי לפיתוח עבודות עיצוב נדרשות, כגון עמודי השער, התמונות הפנימיות, הגרפים והתרשימים שלא הצלחת לבצע בעצמך וכן הלאה. למעשה זה אמור להתקיים בשלב כתיבת הדו"ח, מכיוון שזה לוקח זמן וככל הנראה תדחה כמה מהטיוטות של המעצב ותבקש תיקונים עד שהפריטים יראו כמו שאתה רוצה.
הטיוטה היא שלב חשוב מאוד בפיתוח דוח טוב. - 6הוסף סימן מים. זה שימושי מכיוון שהוא מציין בבירור כי הדו"ח הוא בצורת טיוטה בלבד. סמן כל עמוד ב"טיוטה ".
- 7ערוך את הדוח. בדוק אם יש דקדוק, איות, חוש, עקביות, זרימה לוגית, סיכום מדויק של נושאים, מיקום תמונות / דיאגרמות / תרשימים וכו 'וכללי משיכת הדו"ח. בצע התאמות לפי הצורך. התייחס לזה ברצינות; רק בגלל שזה טיוטה, זה לא אומר שזה צריך להיות מרושל. ככל שהצורה שבה הטיוטה תהיה טובה יותר, כך יש פחות סיכוי שיעשו בה שינויים משמעותיים אשר יקלו על חייך. אם אתה רוצה שהדוח יהיה משכנע ומשכנע אחרים, שלב העריכה הזה הוא חיוני.
- 8שלח את טיוטת הדו"ח לאנשים הרלוונטיים. כחלק מכך, הבהירו את ההערה לגבי הצפוי מכל מקלט, כגון סקירה, עריכה, בדיקות דיוק, קלט נוסף, הבהרה, הערכת מומחים וכו '. הפניית הסוקר לדרישות המדויקות מהם חוסכת להם זמן ומחדדת את המומחיות שלהם למה שבאמת נחוץ. זה גם נמנע מהפיתוי עבורם לשוטט מחוץ למומחיות שלהם ולהתחיל לבקר דברים שאתה לא חושב שהם צריכים להיות מוטרדים מהם.
זה שימושי מכיוון שהוא מציין בבירור כי הדו"ח הוא בצורת טיוטה בלבד. - 9קבל את ההערות, התיקונים, ההצעות, התשומות הנוספות וכו '. שב עם הצוות והמפקח שלך ועבר על כל הדברים האלה כדי להבין מה דרוש כדי לשלב את הדוח במתכונתו הסופית. זה יכול לקחת זמן, תלוי באיזה סוג עבודה, פרויקט לימודי או כזה שאתה עושה, אז נסה להקצות לו זמן ראוי בכדי למנוע את שינויי העומס ברגע האחרון.
- 10סיים את הדוח. בשלב זה, זה כבר לא טיוטה, אז הסר את סימן המים. שלחו אותו למדפסות או הדפיסו אותו בבית, הכינו קובצי PDF / ספרים אלקטרוניים או פורמטים דיגיטליים אחרים והוא מוכן ללוח, לסמן, ללקוח או לציבור.
- תכני מחקר
- מקורות והפניות
- גרפים, תרשימים, תרשימים וכו '.
- לוח הזמנים של הקבוצה
- סוקרים (פרטי קשר, מפרטים לקליטת הביקורת שלהם וכו ')
- תמלילן
- מעצב (אם משתמש באחד כזה)
- תוכנה הנדרשת לפרטים בדוח שלך
