כיצד לארגן ארון תיוק?
כדי לארגן ארון תיוק, מיין את המסמכים שלך בקטגוריות שונות, כגון שירותים, רכב, רפואי, חיות מחמד, עסקים, בית, מיסים ופיננסים. לאחר מכן, הניח כל ערימת מסמכים בתיקיה תלויה שכותרתה, והניח מספר מסמכים מאותו סוג בתיקיות משנה כדי לשמור על הכילם. החלט אם ברצונך לארגן את הקבצים לפי סדר אלפביתי, לפי סדר חשיבות, או מערכת אחרת. לבסוף, הכנס את התיקיות התלויות לארון כך שיהיו נגישות בקלות כאשר אתה זקוק להן. לטיפים על קידוד צבע ושמירה על ארון ארון, גלול מטה!
ארגן את ארון התיוק שלך על ידי היפטרות מקבצים ישנים, מציאת מערכת תיוק המתאימה לך ושמירה מתמדת עליו.
ארגון ארון תיקים יכול להיות קשה, בין אם מדובר בארון ביתי מלא בחשבונות בתשלום ומידע מס או בארון עבודה מלא בפרויקטים וחשבוניות שהושלמו. ארגן את ארון התיוק שלך על ידי היפטרות מקבצים ישנים, מציאת מערכת תיוק המתאימה לך ושמירה מתמדת עליו.
חלק 1 מתוך 4: טיהור מסמכים ישנים
- 1קנו ארון תיוק אם אין לכם. חפש ארון באיכות טובה שמתאים לתקציב שלך לבית או למשרד. שקול ארון חסין אש ועמיד למים, במקרה של אסונות טבע שעלולים לפגוע בביתך. צרור ארונות כאלה נמצא בחנויות מקומיות, חנויות רהיטים, נגרות וקניונים.
- 2התחל לעבור על הקבצים שלך. הניחו בצד כל מה שברור שישן או מיותר. להפריש:
- קבלות על מוצרים שאינך בבעלותך עוד.
- דואר זבל
- חשבונות ישנים עבור שירותים שאינך משתמש בהם יותר
- מכתבים עסקיים מעבודה ישנה
- בולים שאתה כבר לא צריך
- 3אל תפחד להיפטר מדברים. אמנם ברור שמסמכים מסוימים כמו תעודות לידה ומידע מס חשובים, אך ייתכן שיש דואר זבל או קבלות ישנות שנראות חשובות אך ממש אינן. חשוב על כל מסמך כשאתה מקבל את ההחלטה שלך, וחשוב אם זה באמת יכול להיות שימושי בעתיד. אם לא תפספס את זה אם זה ייעלם למשך שנה, כנראה שזה בסדר לזרוק את זה החוצה.
- 4היזהר כשזורקים דברים בעבודה! הקפד לשאול את המפקחים לפני שאתה זורק משהו, מכיוון שהוא עשוי להיות חשוב יותר ממה שאתה חושב. לחברה שלך עשויה להיות מדיניות לגבי משך הזמן שצריך לשמור דברים וכיצד יש להיפטר מהם.
- 5להחליט אילו דברים צריך לשמור. זה בדרך כלל תלוי עד כמה הם עדכניים או שימושיים. השתמש בשיקול דעת וחשוב אם המסמכים יהיו שימושיים או נחוצים בעתיד. אם הם באמת חשובים, שמור עליהם. לקבלת מידע על מסים, רשומות ביטוח ומסמכים חיוניים, שמור אותם לפרקי הזמן הבאים:
- שמור מידע על החזר מס למשך 7 שנים, כמו גם קבלות על פריטים שניכרת ממסך. מס הכנסה יכול לבקר כל תשואה עד 6 שנים לאחר הגשת המסים שלך.
- שמור רישומי ביטוח, הצהרות משכנתא והוכחת תרומות צדקה עד שלוש שנים.
- הקפידו לשמור מסמכים חשובים מאוד כמו תעודות לידה ונישואין, תעודות ביטוח לאומי, כותרות, מעשים ודרכונים. שמרו על בטיחותם ולעולם לא תיפטרו מהם.
טיפ מומחהמיין את המאמרים שלך לשלוש קטגוריות. יש קטגוריה חמה למסמכים הזקוקים לטיפול מיידי כמו חשבונות, ואז קבוצה קרה שמועברת לארגון לעיון עתידי כמו ניירות מס. אתה צריך גם סוג אמצעי למסמכים שאתה מושך לפי הצורך, כמו מדריכים וספריות. שים את הניירות החמים בתיק אדום על שולחנך ושם את המסמכים האמצעיים והקרים בארון התיוק.
- 6גרוס כל מסמך שהנחת בצד. השלכת מסמכים לא מגורסים יכולה להשאיר את המידע האישי שלך חשוף לכל מי שרואה אותם. גם אם אינך בטוח אם המסמך רגיש, עדיף לגרוס אותו מכיוון שהוא עשוי להכיל כתובות, תאריכי לידה או מידע אחר.
- 7לגרוס או להרוס מדיה דיגיטלית מדי. בערים ועסקים רבים יתקיימו בימים שבהם המקומיים או העובדים יכולים להביא דיסקטים ישנים, תקליטורים או כוננים קשיחים להשמדה. הם יוודאו שזה נעשה נכון.
אם יש לך בעיה בפתיחת המנעול, ראה כיצד לבחור מנעול ארון תיוק.
חלק 2 מתוך 4: ארגון המסמכים החשובים שלך
- 1התחל לארגן את שאר הקבצים. עבור לשולחן או לשולחן גדול וארגן את הניירות בערימות הגיוניות והגיוניות בעיניך. אלה יהפכו לקבצים האישיים שלך. הכינו ערימות שיעזרו לכם למצוא בדיוק את מבוקשכם. שקול קטגוריות לארונות ביתיים כגון:
- כלי עזר
- אוטומטי
- רפואי
- חיית מחמד
- עסק
- בית
- מיסים
- פיננסים
- 2בקשו מהעמיתים לעבודה לגבי ארונות עבודה. יתכנו כינוס חברות ספציפיות לארגון ניירות במקום העבודה שלך. אם לא, תגישו כרונולוגית או אלפביתית. שאלו עמיתים לעבודה מסודרים אילו מערכות מתאימות להם ביותר.
- 3שמור על הקטגוריות שלך פשוטות. ככל שתקבל יותר ספציפי, יהיו לך יותר קבצים, מה שאומר יותר עומס בארון שלך. שמור על הקבצים העיקריים שלך כללים יותר, ואז ארגן מסמכים בתוכם.
- 4החלט אם לארגן לפי שם או תאריך. לאחר שמיינת כל נייר לערימה הנכונה שלו, התחל לארגן אותם בצורה שתקל על מציאתם.
- לרישומים אלפביתיים, כמו מותגים על קבלות, הצב פריטים שמתחילים ב- A בראש הערימה, ועובדים עד Z.
- לתיקים כרונולוגיים, כמו תאריכי החזרי מס, הציבו את המסמכים האחרונים בחלק העליון של הערימה, ועבדו לעבר המסמכים העתיקים ביותר בתחתית.
- 5מקם את כל הערימות שלך בתיקייה. הכניסו את הניירות כך שהמסמך בחלק העליון של הערימה יהיה בקדמת התיקיה. פעולה זו תשמור על המסמכים באותו סדר בו ארגנתם אותם.
כדי לארגן ארון תיוק, מיין את המסמכים שלך בקטגוריות שונות, כגון שירותים, רכב, רפואי, חיות מחמד, עסקים, בית, מיסים ופיננסים.
חלק 3 מתוך 4: הפיכת קבצים לקלים לאיתור
- 1תייג בבירור כל תיקייה. וודא שהכתיבה בלשונית גדולה, קריאה, והגיונית לך ולאחרים במשרדך או במשפחתך. השתמש ביצרן תוויות לבהירות נוספת.
- 2תנו לכל מגירה להחזיק בקטגוריה משלה, ותייגו אותה גם בצורה ברורה. חלק את הקבצים שלך בין המגירות בדרכים הגיוניות לך, כאשר כל מגירה מכילה קטגוריה נפרדת. כל קטגוריה צריכה להכיל קבצים קשורים, שיעזרו לך למצוא דברים ביתר קלות.
- מידע פיננסי כמו מסמכי מס, תיקי השקעות והצהרות משכנתא עשוי להיכנס למגירה אחת.
- מסמכים אישיים כמו תעודות לידה, דרכונים ותיקים רפואיים עשויים להיכנס למגירה אחרת.
- מדריכי הוראות לפריטים שונים עשויים להימצא באחר.
- 3שקול להשתמש בתיקיות צבעוניות. אם אתה מקדיש את הצבע המתאים לזיכרון, זה יקל על מציאת הניירות שלך. אם כבר יש לך תיקיות מנילה, הוסף להן צבע בעזרת הדגשות או סמנים צבעוניים. ניתן להשתמש בתוויות צבעוניות בעדינות יותר לאותה מטרה.
- 4השתמש במערכת הצבעים שלך כדי ליצור קטגוריות משנה בתוך המגירות שלך. מגירה של חומרי מידע, למשל, יכולה להיות מחולקת לתיקיות כמו "מדריכי אלקטרוניקה", " מדריכי כלי חשמל " ו"מדריכי אספקת ניקוי ".
- 5שנה את המערכת שלך אם זה לא הגיוני. לאחר חודש או חודשיים של שימוש, אל תפחדו לשנות את הדברים שלא עובדים בשבילכם. העבר קבצים שונים לחזית, או פרק קטגוריות שקשה להבדיל ביניהן. זכור שארון התיוק שלך הוא מערכת עבורך, והיא צריכה להתאים לזרימת העבודה שלך.
חלק 4 מתוך 4: שמירה על הארגון
- 1היו פרואקטיביים להישאר מסודרים. שימו לב מיידית לדואר ולמסמכים כשהם נכנסים, וברגע שהתמודדתם איתם, הגישו אותם מייד.
- 2הגדר תיבת דואר נכנס בשולחן הביתי או במשרד. עיין בדואר הנכנס שלך פעם ביום. לא תאבד את המעקב אחר שום דבר בדרך זו, והוא לא ייערם. הגשה לא תיראה כמו מטלה כזו שהיא נעשית קצת בכל פעם.
- 3ארגן מחדש את הארון שלך לעתים קרובות. מומלץ לבצע ארגון מחדש שנתי, ואפילו תוכלו לנקות אותו מדי רבעון אם יש לכם מספר רב של קבצים. המקור העיקרי לעומס בארונות התיוק הוא מסמכים ישנים שכבר אינך זקוק להם, לכן טהר וגרס את הדברים הישנים במידת הצורך.
- 4שקול להמיר חלק מהקבצים שלך למדיה דיגיטלית. ככל שתוכלו לשמור יותר מסמכים בפורמט דיגיטלי, כך יהיה לכם עומס פיזי בארון התיוק. מועמדים טובים לסריקה כוללים קבלות, הוכחות לתרומה או הצהרות בנק. חלקם אפילו זמינים כבר באינטרנט.
- 5הכינו מסמך אב. במסמך הסבירו כיצד פועלת מערכת התיוק שלכם ואיפה הדברים נמצאים. במקרה של חירום או בעיה לא צפויה, אחרים עשויים להזדקק לדעת לחפש את הקבצים שלך.
ארגון ארון תיקים יכול להיות קשה, בין אם מדובר בארון ביתי מלא בחשבונות בתשלום ומידע מס או בארון עבודה מלא בפרויקטים וחשבוניות שהושלמו.
- שמור על ארונות התיוק שלך נעולים אם יש לך ילדים סקרנים או בני משפחה סקרניים.
- אם יש לך בעיה בפתיחת המנעול, ראה כיצד לבחור מנעול ארון תיוק.
- שמור מסמכים רגישים מאוד כמו תעודות לידה או תעודות בעלות בכספת או בתיק מסמך חסין אש אם אתה חושש שארון התיקים אינו בטוח מספיק.
- אם אתה גר באזור נוטה לרעידות אדמה, ארונות בריח לקיר יציב. זה ימנע מהם ליפול על אדם או לחסום דלת במהלך אירוע סייסמי.
- טען את הקבצים שלך בזהירות. אם מגירה עליונה מלאה ומגירות מתחתיה ריקות, היא עשויה להתהפך.
קרא גם: איך מנקים מטבעות?
