איך לכתוב מכתב תודה ללקוח?
חשוב ביותר לוודא שהאיות בו משתמש הלקוח הוא המופיע בראש מכתב תודה ללקוח.
לא משנה איזה סוג עסק יש לך, הבעת תודה ללקוחות שלך היא דרך נהדרת לטפח קשרים חזקים ולשמור על אנשים לחזור. כל מכתב תודה שאתה כותב צריך להיות ייחודי, כך שאין תבנית אמיתית לפיו, אבל יש הנחיות שאתה יכול לזכור כדי לוודא שהמכתב שלך יגיע לסימן. אם אתה רוצה לדעת לכתוב מכתב תודה נהדר כדי להראות הערכה ללקוחות שלך, המשך לקרוא.
חלק 1 מתוך 3: חיבור המכתב
- 1איות נכון את שם הלקוח בהצדעה. שפע של מחקרי שוק מצא שכמעט כל המסרים הממוקדים בלקוח אינם יעילים כמעט לחלוטין אם שם הלקוח אינו מאוית כהלכה. חשוב ביותר לוודא שהאיות בו משתמש הלקוח הוא המופיע בראש מכתב תודה ללקוח.
- 2זהה את הסיבה למכתב התודה. הפוך את זה כמה שיותר ספציפי. להגיד משהו פשוט כמו "תודה על הרכישה" זה בסדר, אבל זה מועיל לזהות מה הלקוח הזמין ואיך נמסר. זה עוזר לכוון את הקורא למערכת היחסים הייחודית שלו עם העסק שלך.
- זה הזמן שלך להיות אסירי תודה בכנות ככל האפשר. הוספת מספר שורות המתייחסות לשיחה שניהלת עם הלקוח מתאימה.
- עשה כמיטב יכולתך כדי להימנע מלהישמע פרשנות, או לגרום לזה להיראות כאילו אותה פתק תודה יוצא למאה אנשים.
- 3כלול מספר שורות מעקב. מכתב תודה ללקוח הוא זמן מתאים לשאול כמה שאלות מעקב בסיסיות כדי לוודא שהלקוח מרגיש שצרכיו מוגשים. מעקב טוב אחר הלקוחות גורם לא פעם ללקוחות לחזור ולהגדיל את השורה התחתונה של העסק. אינך צריך להיות מעורב מדי במעקב מסוג זה במכתב תודה, אך הקשב לצרכי הלקוח הוא חלק עיקרי בשירות הציבור.
- ציין שאתה מקווה שהלקוח יהיה מרוצה מהרכישה שלו, וכי אתה זמין אם יש לו שאלות או חששות.
- שאל את הלקוח האם יש משהו שאתה יכול לעשות בכדי להגביר את שביעות רצונו.
אם אתה רוצה לדעת לכתוב מכתב תודה נהדר כדי להראות הערכה ללקוחות שלך, המשך לקרוא. - 4כלול את המותג שלך. כמעט תמיד מועיל להציג את שם החברה, הלוגו או מידע מיתוגי אחר במסמך התודה של הלקוח. שוב, זה מדגיש מחדש את הנראות לעסק.
- אם אתה כותב את פתק התודה שלך בכרטיס, הקפד לציין את שם העסק שלך.
- אם פתק התודה שלך כתוב על נייר מכתבים, לוגו החברה שלך יהיה גלוי, ולכן אין צורך להזכיר את שמך במכתב.
- אם הערת התודה שלך היא בצורת דוא"ל, שם החברה והלוגו שלך צריכים להופיע מתחת לחתימה שלך.
- 5השתמש בסגירה הנכונה. זה צריך להיות תואם את מערכת היחסים הקבועה שלך עם הלקוח ואת האישיות שאתה רוצה להקרין עבור העסק שלך. לדוגמא, "בכנות", שלעתים היא רשמית מדי, ניתן להחליף אותה ב"טיפול בזהירות "או בסימן כניסה נשמע לא רשמי דומה אם מתאים. כניסה אחרת לעסקים עסקיים פופולרית גם בכדי לגרום למסמכים אלה להישמע אישיים.
- 6חתמו על המכתב ביד. אם בכלל אפשרי, השתמש בחתימה שלך כדי לסגור את המכתב. עסקים גדולים לרוב נאבקים ברעיון כיצד לגרום למכתב טופס להיראות אישי. אפילו חתימה מנוסחת על ידי מחשב היא לעתים קרובות טובה יותר משם שהוקלד, בכך שהיא נראית כאילו המכתב נשלח באופן אישי.
חלק 2 מתוך 3: מכה בטון הנכון
- 1לעמוד בפיתוי להעלות את העסק שלך שוב. אתה כותב את המכתב כדי להודות ללקוח שלך שעשה איתך עסקים, כך שכבר אין צורך להעביר את האדם לפרסום. נניח לקשר טוב בשלב זה. תגרום ללקוח להרגיש כמו מקורב.
- משפטים כמו "אנו מקווים לעשות איתך עסקים שוב בקרוב" נשמעים כמו שורות תגיות; הכי טוב להשאיר את אלה בחוץ. אל תגיד משהו שלא היית אומר למכר.
- אל תכלול מכירת מוצרים, אזכור של מכירה מתקרבת או כל דבר אחר שיכול להתפרש כמודעה.
מכתב תודה ללקוח הוא זמן מתאים לשאול כמה שאלות מעקב בסיסיות כדי לוודא שהלקוח מרגיש שצרכיו מוגשים. - 2שלחו את המכתב בדואר דואר אמיתי. גם אם אתה שולח עשרות מכתבים בדואר, עדיף שלא להשתמש במכונת דמי משלוח. זה מתנה שפתק התודה הזה הוא אחד מני רבים וזה יגרום ללקוח להרגיש פחות מיוחד. לאמיתו של דבר, פירוש הדבר שפתק התודה שלך יסתיים בערימת דואר הזבל.
- 3התייחסו למכתב ביד במידת האפשר. שוב, ככל שתזין את פתק התודה בהתאמה אישית יותר, כך הוא יתקבל טוב יותר. אם אין לך זמן לטפל במעטפות, מישהו אחר יעשה זאת. גם אם אינך האדם שכותב את הכתובת בפועל, הלקוח יתרשם לראות כתב יד.
- 4ספק את פרטי הקשר שלך והיה פתוח לתקשורת. וודאו כי מספר הטלפון והכתובת שלכם כלולים בהתכתבות, והעניקו ללקוח עידוד חם ליצור קשר מכל סיבה שהיא. אם הלקוח שלך אכן יוצר איתך קשר, היה מוכן לענות על צרכיו מיד.
חלק 3 מתוך 3: קבלת הפורמט נכון
- 1כתוב את המכתב ביד. הדפסת מכתב טופס סטנדרטי דומה לשליחת עלון פרסומת ללקוח שלך. במקום לגרום ללקוח שלך להרגיש מיוחד ומוערך, זה עלול להשפיע הפוך ולגרום לעצבן. תכנן לכתוב הערות תודה באופן אישי בכתב ידך.
- אם יש לך יותר מדי הערות תודה לכתוב בכדי שתוכל לכתוב כל אחד בעצמך ביד, בקש מעובד אחר שיעזור לך. זה באמת יהיה שווה את הזמן שנדרש כדי לכתוב מכתבים בנפרד.
- אם אי אפשר לכתוב את ההערות ביד, תצטרך למצוא דרך אחרת להתאמה אישית. לכל הפחות, יש לכלול את שם הלקוח ואת חתימתך האמיתית בכל מכתב תודה.
- במקרים מסוימים יכול להיות שנכון לכתוב דוא"ל תודה במקום לשלוח פתק בכתב יד. זה יכול להיות מתאים כאשר יש לך קשר אישי מבוסס עם הלקוח. המפתח הוא לוודא שהוא מותאם אישית וכנה. אם יש סיכוי שניתן לטעות בדוא"ל שלך כפרסומת, שלח במקום זאת פתק בכתב יד.
כל מכתב תודה שאתה כותב צריך להיות ייחודי, כך שאין תבנית אמיתית לפיו, אבל יש הנחיות שאתה יכול לזכור כדי לוודא שהמכתב שלך יגיע לסימן. - 2בחר נייר מכתבים למכתב התודה שלך. גם כרטיסי תודה וגם נייר מכתבים של החברה מתאימים למכתב תודה עסקי. אם יש לך רק כמה הערות לכתוב, כרטיס תודה אלגנטי, כמו הסוג שאתה קונה בחנות מכשירי כתיבה, יגרום ללקוחותיך להרגיש שהם בראש סדר העדיפויות. אחרת, השתמש בנייר כבד במשקל המודפס עם נייר המכתבים של החברה שלך.
- הימנע משימוש בנייר מדפסת רגיל למכתב תודה.
- בחרו כרטיסי תודה שיהיה מתאים לשלוח בכל מסגרת עסקית. אם העסק שלך משונה ומהנה, עדיף להשתמש בכרטיסים צבעוניים המייצגים את החברה שלך כמו שאתה רוצה שהיא תהיה מיוצגת. הימנע משימוש בכרטיסים עם תמונות או הודעות בלתי הולמות או אישיות מדי.
- 3שקול לשלוח מתנה. אם אתה רוצה ללכת רחוק יותר כדי להביע את הערכתך, אתה יכול לשלוח מתנה קטנה יחד עם ההערה שלך. זה בכלל לא הכרחי, אבל עבור לקוחות מיוחדים זה יכול להיות בדיוק הדבר הנכון. המתנה צריכה להיות קטנה ושימושית. זה יכול להיות מייצג את השירותים המוצעים על ידי העסק שלך, או משהו שאינו קשור לעסק שלך אך בעל אופי מקצועי.
- רעיונות למתנות קטנות כוללים סימניות, מגנטים, ממתקים, חולצת טריקו או תעודת מתנה.
- המתנה לא תעלה על ערך של 19 € - 37 €. יש חברות שמדיניות אתיקה למעשה מונעת מהן לקבל מתנות יקרות.
שאלות ותשובות
- האם תוכל לספק מכתב לדוגמא או הצהרה המפנה לקוחות לתמיכת לקוחות בחנות הספרים שלנו?אתה יכול לומר משהו פשוט כמו: "היי. תודה על השימוש בחנות הספרים שלנו. כדי לקבל חוויה טובה יותר עם חנות הספרים שלנו, אנא הצטרף / שאל את תמיכת הלקוחות שלנו בכל שאלה שיש לך. תודה."
