כיצד לכתוב בקשה לחופשה שהושגה?
לפני שאתה כותב את בקשת החופשה שהרווחת, בדוק את החופשה שנצברה (בדרך כלל רשומה בתלוש המשכורת האחרון שלך) כדי לאשר שיש לך מספיק חופשה כדי לכסות את בקשתך.
מעסיקים פרטיים רבים וממשלות מספקים חופשה בתשלום לעובדים. בדרך כלל חופשה זו מושגת על סמך שעות העבודה, והיא יכולה לשמש לכל מטרה. עם זאת, לפני שתוכל לצאת לחופשה, עליך להגיש בקשה לחופשה שהושגה למעסיק או למפקח שלך. עבור חלק מהמעסיקים תוכלו פשוט לכתוב מכתב הכולל את כל המידע הנדרש הקשור לחופשה שלכם. למעסיקים אחרים יש טופס ספציפי, המכונה לפעמים "חופשה פרונאמה שהושג", אותו יש למלא לפני שתוענק לחופשתכם. לפני שאתה כותב את בקשת החופשה שהרווחת, בדוק את החופשה שנצברה (בדרך כלל רשומה בתלוש המשכורת האחרון שלך) כדי לאשר שיש לך מספיק חופשה כדי לכסות את בקשתך.
שיטה 1 מתוך 3: ניסוח בקשת חופשה שהושגה
- 1גלה איזה מידע צריך לכלול. לכל הפחות תצטרך לספק את התאריכים שאתה רוצה לצאת לחופשה שלך. יתכן שתצטרך לספק את מספר העובד או את שם התפקיד שלך. בהתאם למעסיק שלך או לחוקים באזור מגוריך, ייתכן שתצטרך לספק סיבה להיעדרותך.
- המעסיק שלך עשוי לדרוש מידע נוסף אם אתה הולך להיות יותר מכמה ימים. כמו כן, תלוי בעמדתך ובאחריותך, ייתכן שתצטרך לספק מידע אודות פרויקטים שוטפים או לקוחות שאתה מטפל בהם.
- 2שאל את המעסיק שלך אם יש טופס שבו אתה יכול להשתמש. יש מעסיקים שמספקים טפסים לעובדים שרוצים לבקש חופשה שנצברה. קיום טופס מבטיח שכללת את כל המידע הנדרש.
- אם אין טופס ספציפי, ייתכן שמעסיקך יקבל דוגמה לבקשת חופשה שהושגה מעובד אחר שתוכל להשתמש בו כמדריך.
- אם אתה מרגיש יותר בנוח לכתוב בשפה אחרת, שאל את המעסיק שלך האם קיים טופס בקשה לחופשה שנצברה דו לשונית.
- 3כלול את שמך ואת שם המפקח שלך. אם אין טופס שבו אתה יכול להשתמש, פרמט את בקשת החופשה שהרווחת כמכתב עסקי רשמי. שים את שמך, תפקידך ומספר העובד (אם יש לך) בראש האות, ואחריו שם המפקח שלך ותואר תפקידם.
- הפנה את המכתב ישירות למפקח שלך, אלא אם כן המעסיק שלך דורש להגיש בקשות לחופשות שהושגו למחלקת משאבי אנוש. אם אתה פונה באופן כללי למכתב שלך למחלקה, השתמש במבוא כללי, כגון "למי זה עשוי להיות נוגע".
טיפ: יש להקליד אותיות ולא בכתב יד. ברוב האפליקציות לעיבוד תמלילים יש תבניות מכתבים עסקיים שמקלים עליכם לעצב את המכתב בצורה נכונה.
עם זאת, לפני שתוכל לצאת לחופשה, עליך להגיש בקשה לחופשה שהושגה למעסיק או למפקח שלך. - 4ציין את התאריכים שאתה רוצה לצאת לחופשה. המכתב שלך לא צריך להיות ארוך ומעורב. התחל בלהצהיר שאתה רוצה לקחת את החופשה שהרווחת. לאחר מכן רשום את התאריך בו תרצה שתחופשתך ואת התאריך שבו תרצה שתסתיים החופשה שלך.
- אם המעסיק שלך ביקש מידע אחר, ספק אותו לאחר שרשמת את התאריכים שאתה מתכוון להיעדר בהם.
- 5חתום ותאריך את בקשת החופשה שלך. סגור את מכתבך בסגירה בסיסית, כגון "תודה על תשומת לבך לעניין זה." השאר כמה שורות לחתימה שלך והקלד את שמך. תחתום על מכתבך ריק לאחר שתדפיס אותו.
- בדוק את המכתב שלך לפני שתדפיס אותו וודא שאין שגיאות והזנת נכון את התאריכים וכל מידע חשוב אחר.
- תנו לתאריך על מכתבכם להתאים למועד בו אתם מתכננים למסור את המכתב לממונה עליכם או להגישו למחלקת משאבי אנוש שלכם.
טיפ: זהו רעיון טוב כדי לספק מידע יצירת קשר שבו ניתן להגיע כאשר אתה נמצא בחופשה, אם כי שונה מידע ממה המעסיק שלך כבר יש על קובץ.
שיטה 2 מתוך 3: השלמת פרו פורמה שהושגה
- 1הורד את טופס בקשת החופשה הרווחת מאתר המעסיק שלך. מעסיקים גדולים יותר שמשתמשים ביישומי פרו פורמה שהשתכרו מורשים בדרך כלל PDF של הטופס זמין באתר האינטרנט שלהם. יתכן שתצטרך להשיג מפקח שייגש לרשימת הטפסים עבורך.
- אם אינך בטוח היכן להשיג את הטופס, בקש ממפקחך או מי שמשתמש במשאבי אנוש לעזרה. ייתכן שתמצא מידע נוסף בספר היד לעובדים שלך.
- 2מלא את הטופס לחלוטין. פרו-פורמה לחופשה שנצברה דורש ממך בדרך כלל לספק יותר מידע ממה שהיית עושה אם פשוט כותב מכתב המבקש חופשה. כל מידע שאתה לא מספק עלול לגרום לעיכובים או אפילו לדחייה של בקשתך.
- לדוגמה, יתכן שתצטרך לציין כמה שעות חופשה יש לך וכמה שעות אתה מבקש. ייתכן שיהיה עליך גם לציין את הסיבה שאתה מבקש את החופשה.
טיפ: אם הפרופורמה מבקשת מידע שאינך יודע, מחלקת משאבי אנוש של מעסיקך תוכל לעזור.
למעסיקים אחרים יש טופס ספציפי, המכונה לפעמים "חופשה פרונאמה שהושג", אותו יש למלא לפני שתוענק לחופשתכם. - 3עיין בקפדנות בפרופורמה שלך לגבי שגיאות. לפני שאתה חותם על פרופורמה שלך, עבור על המידע שמסרת. שימו לב היטב לתאריכים ולמספרים, שקל להזין אותם בצורה שגויה. ודא שכל השאלות הנדרשות נענו.
- אם אתה רוצה ביטחון נוסף לכך שמילאת את ה- pro forma שלך בצורה נכונה, אתה עשוי להראות זאת למפקח שלך או למישהו העוסק במשאבי אנוש. אם לא מסרת את המידע הנכון, הם אמורים להיות מסוגלים לספר לך כדי שתוכל לבצע את התיקונים לפני שתגיש אותו.
- 4חתום ותאריך את הפרופורמה שלך. כאשר אתה בטוח שהפרופורמה שלך נכונה ומלאה, חתום עליה בשורה שסופקה יחד עם התאריך. בדרך כלל, תרצה להשתמש בתאריך שאתה מתכנן להגיש את הפרופורמה לרשויות המתאימות.
- תחת החתימה שלך, הדפס את שמך בצורה ברורה וקריאה. ייתכן שתרצה לכלול את מספר העובד שלך אם יש לך כזה.
שיטה 3 מתוך 3: הגשת בקשת החופשה שלך
- 1גלה את המועד האחרון להגשת בקשת החופשה שלך. למעסיקים רבים יש מדיניות מחמירה לגבי כמה זמן מראש עליכם להגיש בקשת חופשה, בהיעדר מצב חירום או נסיבות בלתי צפויות אחרות שאינן בשליטתכם. מידע זה זמין בדרך כלל בספר היד לעובדים שלך. אתה יכול גם לשאול את המפקח שלך או מישהו משאבי אנוש.
- גם אם למעסיק שלך אין מדיניות ספציפית לגבי כמה זמן מראש אתה צריך להגיש בקשת חופשה, נסה לתת להם הודעה אחת לפחות על תקופת השכר - יותר אם אתה מתכנן חופשה ממושכת.
- באופן כללי, תן למעסיק שלך התראה כמו משך חופשתך. לדוגמה, אם אתם מתכננים להיעלם למשך חודש, תנו להם התראה של חודש לפחות. עם זאת, אם אתה יכול לתת להם יותר, זה תמיד טוב יותר. סביר יותר כי בקשתך תאושר אם תתן למעסיקך זמן רב להסתגל ולכסות את היעדרותך.
טיפ: הגשת בקשת החופשה שלך מוקדם ככל האפשר נותנת לך גם הרבה זמן להתאים את התוכניות שלך אם החופשה שלך לא תאושר.
- 2קח את בקשתך בכתב אל המפקח שלך באופן אישי. במידת האפשר, יעיל ביותר להגיש את בקשתך באופן אישי. בדרך זו, המפקח שלך יכול לשאול אותך כל שאלה שיש להם מיד.
- אם אתה שולח למפקח שלך דוא"ל עם בקשת החופשה שלך, אתה עדיין צריך לתכנן לדון איתם באופן אישי. יתכן שיש להם שאלות לשאול או פרטים אחרים שצריך לכסות לפני שניתן יהיה לקבל את בקשתך.
פרו-פורמה לחופשה שנצברה דורש ממך בדרך כלל לספק יותר מידע ממה שהיית עושה אם פשוט כותב מכתב המבקש חופשה. - 3אשר כי עמדת בדרישות לחופשתך. לחלק מהמעסיקים יהיו דרישות נוספות שעליך לעמוד בהן לפני שאתה זכאי לצאת לחופשה שלך, גם אם הרווחת אותה. המפקח שלך יידע אותך אם עמדת בדרישות אלה, אם כי אתה יכול גם לבדוק את מדריך העובדים שלך או לדבר עם מישהו משאבי אנוש.
- לדוגמה, עובדי ממשלת ארה"ב צריכים בדרך כלל לעבוד לפחות 6 חודשים לפני שהם זכאים לקחת חופשה כלשהי. אם עדיין לא עבדתם 6 חודשים, אך חופש הזמן שאתם מבקשים אינו עד לאחר אותה תקופה, יתכן שתוכלו להמשיך ולהגיש את בקשתכם.
- צורות ספציפיות של חופשה שהרווחת עשויות להיות מוגבלות, או שתצטרך לשלב סוגים שונים של חופשה שהרווחת.
- 4עבוד עם המפקח שלך כדי לתכנן ולתזמן את החופשה שלך. כשתגיש את בקשת החופשה שלך, סביר להניח שהמפקח שלך יש לך כמה שאלות עבורך. אם המפקח שלך אינו שואל לאשר את חופשתך למועדים שבחרת, יתכן שהם יהיו מוכנים לספק כמה תאריכים חלופיים שתוכל לשקול.
- המפקח שלך עשוי גם שתרצה שתעבוד עם עמיתים לעבודה כדי להתכונן לחופשה שלך. לדוגמא, אם אתה עובד במכירות, המפקח שלך עשוי לרצות שתדרוך עמית לעבודה על הלקוחות שלך כדי שיוכלו לכסות עבורך בזמן שאתה נעלם.
- 5קבל את אישור המפקח שלך על חופשתך בכתב. כאשר המפקח שלך מאשר את חופשתך, ודא שיש לך עותק של אישורם כהוכחה למקרה שקורה משהו בינתיים ואתה מתוכנן לעבוד בימים שביקשת להפסיק. זה חשוב במיוחד אם התאריכים הספציפיים הותאמו, מכיוון שהם עשויים להיות שונים מהבקשה שלך.
- אם המפקח שלך פשוט חתם על בקשתך, צלם אותה לצורך הרשומות שלך.
- אם בקשתך אושרה על ידי משאבי אנוש, וודא כי המפקח המיידי שלך יודע מתי אתה נעלם ויכול לעשות את כל הסידורים הדרושים כדי לכסות עבורך בזמן שאתה נעלם.
קרא גם: איך לגרום לקורות חיים להתבלט?
