כיצד לשפר את נימוסי הדוא"ל שלך?

אם לא ניתנות הוראות, שלח דוא"ל נוסף כדי להודיע לנמען כי תשלח דוא"ל עם קובץ מצורף.

פתיחת תיבת הדואר האלקטרוני שלך יכולה להיות כמו פתיחת תיבת פנדורה של דקדוק לא מספיק, איות לקוי וטעם רע. שקול אילו רשמים הדוא"ל שלך עושה על אחרים; זה תמיד הזמן הנכון להבדיל את הודעות הדוא"ל שלך מהחבילה. בצע את השלבים הבאים ושיפר את נימוסי הדוא"ל שלך.

צעדים

1
שמור על הדוא"ל שלך תמציתי, שיח וממוקד. קשה יותר לקרוא אותיות על גבי מסך מחשב מאשר על דף נייר, לכן שמור על מיילים קצרים ועניינים. אמנם אין אורך אימייל אידיאלי, אך שמור על משפטים קצרים, בערך 8-12 מילים והשאיר רווח בין פסקאות.
- בהודעת דוא"ל לעבודה, יש להגיע לנקודה: "אני מקווה שתרצו..." "אני חושב שאנחנו צריכים...." וכו 'ממש מקדימה, מה שהופך את המקרה לשורות הבאות. אנשים רבים קוראים רק את השורות הראשונות לפני שהחליטו להגיב או לחסוך למועד מאוחר יותר. שורה זו צריכה לתת מספיק "בשר" כדי לאפשר החלטה מושכלת. להודעות דוא"ל אישיות, לרוב זה רעיון נחמד לפתוח בהערה אישית קצרה לפני שנכנסים לנקודה העיקרית של הדוא"ל שלך.
2

הימנע מעיצוב מהודר. שינוי גופנים וצבעים, הוספת רשימות תבליטים או שימוש ב- HTML יכול לגרום לדוא"ל להיראות מוזר או להפוך אותו לבלתי קריא עבור הנמען, גם אם העיצוב נראה בסדר במחשב שלך. תשאיר את זה פשוט.
3
הגבל קבצים מצורפים. אל תוסיף קובץ מצורף אלא אם כן הדבר נחוץ באמת. שמור על קבצים מצורפים קטנים ככל האפשר. מרבית יישומי הדואר האלקטרוני יכולים לשלוח ולקבל קבצים מצורפים עד 1 מגהבייט, אך כל דבר מעבר לכך יכול להיות טרחה עבורך או עבור הנמען, ולקבצים קטנים יותר אפילו יכולים להימשך זמן רב לפתיחתם אם חיבור הדוא"ל של הנמען הוא איטי. אם אתה צריך לשלוח קובץ גדול יותר, לדחוס אותו או zip אותו או להשתמש בשירותים מקוונים שיעזרו לך לשלוח קבצים גדולים כגון YouSendIt.com. אם אתה צריך לשלוח מספר עמודים, כגון תוכניות פגישות או תיקוני טקסט גדולים, שלח פקס או קבוצה מודפסת של דפים במכתב.
- אל תקפיד קבצים מצורפים לדוא"ל אלא אם כן. אלא אם כן קובץ מצורף גדול מכדי לשלוח אחרת, אתה מסתכן בבזבוז זמן הנמען ואולי מונע מהם לגשת לקבצים המצורפים שלך. מכשירים ניידים רבים אינם יכולים לבטל את דחיסת קבצי ה- zip. בנוסף זה מיותר מכיוון שקבצים נפוצים רבים כמו.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word ו- Powerpoint) כבר נמצאים בפורמט דחוס.
- זכור שאנשים או עסקים רבים לא יפתחו קבצים מצורפים ממישהו שהם לא מכירים, וחשבונות דוא"ל מסוימים מוגדרים לשליחה אוטומטית של הודעות דוא"ל עם קבצים מצורפים לתיקיית דואר הזבל, כך שאם אתה מגיש בקשה לעבודה, למשל, הקפד לעקוב אחר הוראות הנמען לגבי קבצים מצורפים. אם לא ניתנות הוראות, שלח דוא"ל נוסף כדי להודיע לנמען כי תשלח דוא"ל עם קובץ מצורף.
4
תחשוב לפני שאתה שולח. אל תשלח דואר אלקטרוני כשאתה רגשי. אל תהסס לכתוב את נושא הטקסט של הדוא"ל ואז לשמור אותו. הוסף רק את הנמענים ושלח אותו לאחר שהספקת לחשוב על מה שאתה שולח; אולי תשנה את דעתך ויהיה לך טוב יותר בשביל זה.
- דוא"ל גם הפך לכלי לשאול או לספר לאנשים דברים שבדרך כלל לעולם לא הייתם אומרים פנים אל פנים (האם תהיתם למה אתם הופכים לאדם אחר באופן אינסטינקטיבי באופן מקוון?). אם אתה שולח למישהו משהו, קרא אותו מחדש ושאל את עצמך אם היית אומר לו את זה אם הוא היה ממש לידך, או פנים אל פנים. אם זה נושא נוגע ללב, קרא אותו פעמיים.
5
היזהר בשימוש בקיצורים וברגשונים. זה עשוי להיות מקובל בדואר אלקטרוני לא רשמי כמו למשל עם חבר. עם זאת, במכתב רשמי לא תצטרך לומר למישהו שאתה "צוחק בקול רם", אנשים עשויים למצוא את זה בלתי הולם, ויכולים להרגיש שאתה קל דעת.
- קיצורים מסוימים, כגון "BTW" עבור "אגב", משמשים בדרך כלל במיילים והם בדרך כלל מקובלים למעט במיילים רשמיים ומקצועיים.

שיטה 1 מתוך 3: כתיבת מיילים חדשים

1
השתמש נכון בשדות הנמען. המועמדים בשדה "ל-" צפויים לנקוט בפעולה, ואלו ב- "CC" נועדו ליידע את עמיתיהם או הבוסים.
- היזהר בבקשת ACTION מיותר מאדם אחד בשדה "אל:". זה יכול להוביל למאמצים מרובים באותה משימה, או ללא מאמץ מכיוון שמניחים שמישהו אחר מטפל בבקשה.
- אם אתה שולח דואר אלקטרוני לרשימת האנשים שאת כתובותיהם אתה רוצה לשמור על פרטיות, שים את כולם בשדה BCC ושם את הכתובת שלך בשדה "ל".
- אם אתה רוצה להסיר מישהו מהשרשור (למשל, אם הם הציגו בפניך מישהו אחר, ועכשיו אתה ואותו אדם עובדים כמה פרטים ואתה לא רוצה לרשום את תיבת הדואר הנכנס של המבוא) כתובת האדם משדה "אל" או CC אל שדה BCC.
2
הפוך את שורת הנושא לשימושית. שורת נושא טובה מספקת סיכום שימושי של תוכן הדוא"ל, ומכין את הקורא במהירות. תיבות דואר אלקטרוני מוחלפות לעיתים קרובות, כך ששורת נושא טובה מסייעת לנמען לקבוע את העדיפות של הדוא"ל שלך. זה גם עוזר למנוע את מחיקת הדוא"ל שלך לפני שהוא בכלל נקרא. מכיוון שהנושא הוא הדבר הראשון שהנמען שלך רואה, שמור עליו נטול שגיאות, תמציתי והימנע משורות כלליות כמו "היי", "מה קורה" או שם הנמען (האחרון עשוי להיחסם על ידי מסננים נגד ספאם).
- הימנע מתעדוף ההודעות שלך עבור הנמען. צא מההרגל לסמן כל מייל כ"דחוף! " או "עדיפות גבוהה" או בסופו של דבר יתייחסו אליך למיילים שלך כמו לילד שבכה זאב וכולם יתעלמו. זה מרגיז וחצוף להניח שבקשת הדואר האלקטרוני שלך גבוהה יותר בתור מאשר לכל אחד אחר, במיוחד בהקשר לעבודה. היו אדיבים מספיק כדי לתת למקלט אשראי על כך שהם התאמנו בעצמם כיצד לתעדף את המסר שלכם.

בצע את השלבים הבאים ושיפר את נימוסי הדוא"ל שלך.

שיטה 2 מתוך 3: מענה להודעות דואר אלקטרוני

1

היזהר ממי שאתה מעתיק על תשובות. אם אתה עונה להודעה ואז CC: צד שלישי שהשולח המקורי לא כלל, ודא בראש שלך שהשולח המקורי לא יתעצבן מכך. ייתכן שהמידע הזה היה "לעינייך בלבד". זה חשוב במיוחד אם השולח המקורי הוא המפקח על העבודה שלך. היזהר משימוש ב- BCC:. זה יכול לעלות באש מחדש אם האדם שנמצא ב- BCC: 'ישיב בחזרה, מבלי שראה שהעותק שלו היה עיוור.
2

קבע למי עליך לענות. הודעות דוא"ל שנשלחות אליך בדרך כלל דורשות ממך להשיב רק לשולח, אך עבור הודעות דוא"ל שנשלחות למספר אנשים, ייתכן שיהיה עליך לבחור באפשרות "השב לכולם" כדי לשלוח את תגובתך לכולם. היו נבונים; השימוש ב"השיב הכל "כל הזמן יוצר החזרות בשפע ומשאיר הודעות נפולות בתיבות של אנשים רבים. שקול את ההשלכות של קבלת דוא"ל, מכה בתשובה לכולם והיא יוצאת לעשרים אנשים ואז אותם עשרים אנשים פוגעים בתשובה לכולם; זה יכול להשתלב במהירות רבה במאות אלפי הודעות דוא"ל וכולם מרגישים נאלצים להכות "להשיב לכולם" כאמצעי להשאיר את כולם לולאה כי אף אחד לא יודע מי נועד לקרוא את זה ומי לא.
3

תחשוב פעמיים לפני שאתה משיב רק להגיד תודה. יש אנשים שלא רוצים דוא"ל שאומר "תודה". זה לוקח זמן נוסף כדי לפתוח את הדוא"ל ולקרוא אותו רק כדי לקרוא את מה שאתה כבר יודע. יש אנשים שכוללים שורה שאומרת "NTN" - "לא צריך תודה."
4

סיכמו דיונים ארוכים. גלילה בין דפי תשובות להבנת דיון מעצבנת. במקום להמשיך ולהעביר מחרוזת הודעה, הקדש דקה לסיכום הקוראים שלך.
5

הקפד לכלול מידע שאתה מגיב אליו. אנשים רבים וחברות כותבים ומגיבים למאות מיילים מדי יום. הימנע משליחת דוא"ל לא ברור שאומר רק 'כן'. כלול את השאלה שהנמען שאל כדי שיידע על מה אתה מגיב. הימנע מלהפוך את הנמען למטה יותר מהודעה אחת בהיסטוריה.
6

השב מייד. אם אתה צריך לעשות קצת מחקר או לחשוב לפני שאתה מגיב לדוא"ל, או אם אתה עסוק מכדי לכתוב תגובה מלאה באופן מיידי, שלח תגובה קצרה שתודיע לשולח שקיבלת את הדוא"ל וייעץ מתי תגיב.
7

היו יוזמים. בתשובה לדוא"ל, תוכל לחסוך לכולם זמן מה על ידי צפייה בכל שאלה או דאגה שתשובתך תעורר. התייחס אליהם בתשובתך לפני שמישהו יצטרך לשלוח דוא"ל חדש כדי לשאול עליהם.

שיטה 3 מתוך 3: כמה אסור לעשות

1

אל תעביר הודעות אימייל פרטיות. לדוגמא, הימנע מהעברת דוא"ל המכיל סוד, במיוחד אם האדם שאליו אתה שולח דוא"ל אינו מעוניין בכך. פעולה זו עלולה לגרום למקבל לאבד את אמונך בך, ואולי ייתכן שהקשר שלך יתבלבל. אתה בהחלט לא רוצה שזה יקרה.
2

אל תפיץ שמועות על אנשים. אם אתה מרגיש פיתוי לעשות זאת, שים את עצמך בנעליו של האדם האחר, וחשוב כיצד היית מרגיש אם אותו אדם יפיץ שמועות עליך. לדוגמא, אם לחבר שלך יש מוניטין שהוא רשע וממוסד, חשוב איך היית מרגיש אם חבר שלך יספר לחברים אחרים שלך על אחד המוזרויות שלך. לא היית שמח מאוד, נכון?
3

הימנע מלדון בעסקים פרטיים של אנשים. לדוגמא, הימנע מליידע את חברך כי חברתה נפרדה מחבר לשעבר. דוא"ל אינו פרטי לחלוטין, כך שייתכן שהאדם שעליו אתה דן בעסק יכול לראות את הדוא"ל ולהיות כועס עליך ו / או נבוך, וזה עלול לבלבל את מערכת היחסים שלך עם האדם.
4

הימנע מלהבות. להבות הן בעצם עלבונות שנשלחים באופן מקוון כדי לפגוע בכם, ולכן חשוב לא לשלוח להבות לאנשים אחרים או להתחיל מלחמות להבות. זה יכול לגרום לאדם האחר לכעוס, ואתה יכול גם להשעות את חשבונך בגלל זה.
5

הימנע משיתוף מידע אישי של אחרים ללא רשות. זה יכול להיות כל דבר, מגיל האדם ועד שם בית הספר אליו הוא הולך. שים את עצמך בנעליו של האחר - איך היית מרגיש אם מישהו היה נותן לחבר שלך את כתובת ביתך? לא הייתם שמחים במיוחד, לכן הקפידו לקבל אישור לפני שתשתפו את המידע האישי של מישהו עם אחרים בדוא"ל, או אל תעשו זאת בכלל.
6

אל תשלח אימייל כשאתה כועס. זה יראה שאתה כועס ואתה יכול להרגיז את האדם. לדוגמא, אם אתה כועס על מישהו בעבודה ושולח דוא"ל לאותו מכתב גדול בכל הכובעים, הדבר עלול לגרום לאדם ששלחת אליו דוא"ל להתעצבן. זה אותו דבר בתשובה למיילים; אם אתה כועס על מישהו ששלח לך הודעה מסוימת, המתן לענות עד שנרגעת.

פתיחת תיבת הדואר האלקטרוני שלך יכולה להיות כמו פתיחת תיבת פנדורה של דקדוק לא מספיק, איות לקוי וטעם רע.

טיפים

אם שולחים לך להבה, מחק אותה מיד כדי למנוע התחלת מלחמת להבה.
זכור שלא ניתן לשמוע את הטון שלך בדואר אלקטרוני. האם אי פעם ניסית לסרקזם בדואר אלקטרוני, והנמען לקח זאת בצורה לא נכונה? העברת הודעות דואר אלקטרוני אינה מצליחה להעביר את הניואנסים של תקשורת מילולית. בניסיון להסיק את טון הקול, יש אנשים שמשתמשים ברגשונים, אך משתמשים בהם במשורה כדי שלא תופיעו לא מקצועיים.

קרא גם: כיצד להפעיל X פעיל?

כמו כן, אל תניח כי שימוש בסמל סמיילי יאמץ מסר קשה.

הימנע משימוש בדואר אלקטרוני כאמצעי לחמוק ממגע אישי. "אנו נשלח לך דוא"ל" יכול לעיתים קרובות להיות המשפט המקומם ביותר עבור מישהו. דיוור אלקטרוני לא אמור להתחמק מהרעיון של קשר פנים אל פנים ואפילו לא משיחות טלפון. הימנעו גם משימוש בדואר אלקטרוני כדי להתחמק ממצב לא נוח כמו להתנצל או לחפות על טעות.
גופנים סטנדרטיים מקלים על הקריאה. לדוגמא, אריאל, קמבריה וצר. שמור על גודל הגופן כרגיל, בדרך כלל לא יותר מ 15. אם אתה צריך למשוך תשומת לב באופן מיוחד או מודגש, השתמש בגופנים מודגשים או נטויים. זה טוב לאין ערוך מאשר לצעוק דרך כל הבירות.
סיים את הדוא"ל שלך בנימוס. סגירה בהצהרה כמו "איחולים", "בהצלחה" או "תודה מראש על עזרתך" יכולה לרכך אפילו דוא"ל קשה ויכולה להעלות תשובה חיובית יותר.
היזהר עם חיפוש קבלות. אמנם יש מקרים מסוימים שבהם ייתכן שיהיה צורך בקבלה הנדרשת למטרות שמירת רשומות או הוכחת קבלה, ברוב הפעמים זה פשוט מעצבן ומאלץ את הקורא לבצע פעולות נוספות כדי להתמודד עם הדוא"ל שלך. אם משהו באמת דחוף, או שאתה באמת צריך לוודא שלנמען יש את ההודעה שלך, הרם טלפון והשתמש בו במקום זאת.
אם נשלח אליך משהו שעושה לך אי נוחות, כמו שמועה שהועברה, מחק אותה. לא כדאי לך להיות חלק מזה.

אמנם אין אורך אימייל אידיאלי, אך שמור על משפטים קצרים, בערך 8-12 מילים והשאיר רווח בין פסקאות.

אזהרות

הימנע מבריונות ברשת. זה לא חוקי, וזה יכול להשפיע מאוד על אנשים אחרים, במיוחד על בני נוער (זה יכול לגרום להתאבדות, למשל).
אין להשתמש בכל הכובעים. זה נוהג מיותר וזה יכול לעצבן את הנמען שלך, ולהשיג לך מכתב להבה בתמורה. כל הבירות נחשבות כמקבילה ל"צעקות ".
הימנע מהעברת דואר שרשרת. יהיו מעט מאוד אנשים שנהנים לקבל הודעות מיותרות כל הזמן. סוגים אלה של הודעות דואר אלקטרוני ידועים לשמצה בזכות נגיעותם של נגיפים מסוכנים ומזיקים שניתן להעביר למחשבים וממנה. שואף להעביר רק הודעות שקיבלת ישירות מכתובות ידועות.
אל תשתמש בחתימת העבודה שלך למיילים אישיים - זה יגרום לך להיראות לא ידידותית.