כיצד להשאיר את ההודעה הקולית המושלמת?
כדי להשאיר את ההודעה הקולית המושלמת, התחל בזיהוי עצמך כדי שהנמען יידע מי אתה מיד. ואז, אם האדם עדיין לא יודע, ציין כיצד קיבלת את המספר שלו. למשל, אתה יכול לומר משהו כמו "שלום, זה ג'ון הנדרסון. קיבלתי את המספר שלך מפאט." לאחר מכן, ציין מדוע אתה מתקשר, שמור את המסר שלך בין 20-30 שניות כדי שהנמען לא יאבד עניין. לסיום, חתום על הדוא"ל שלך על ידי בקש מהם להתקשר אליך בחזרה וציין את שמך ומספר הטלפון שלך. כדי ללמוד כיצד להיות אישי וידידותי כשעוזבים דואר קולי, גלול מטה!
כדי להשאיר את ההודעה הקולית המושלמת, התחל בזיהוי עצמך כדי שהנמען יידע מי אתה ממש מהעטלף.
אם קו העבודה שלך מחייב אותך ליצור קשר עם לקוחות דרך הטלפון, רוב הסיכויים שאתה מוצא את עצמך משאיר הרבה הודעות קוליות. אבל מה בדיוק צריך לומר אחרי הצפצוף? זה יכול להיות מורט עצבים שמנסה להיזכר בכל המידע הרלוונטי שאתה צריך כדי להעביר ופרטים חשובים נותרים בחוץ כתוצאה מכך. השאירו את ההודעות המפוזרות והמאולתרות על ידי העלאת מערכת להשאיר הודעות קוליות. על ידי ריצה בראש רשימת ביקורת מהירה בראשך, אתה יכול להבטיח שסיפקת את כל המידע הדרוש כדי להעביר לנמען ולשפר את סיכוייך להתקשר חזרה.
חלק 1 מתוך 3: זיהוי עצמך
- 1השתמש בטון הקול הנכון. ברגע שתתחיל להקליט את ההודעה שלך, דבר בקול ברור ונשמע. לא ממלמל או מדבר מהר מדי. נסה כמיטב יכולתך להישמע מעוניין ונמרץ כדי למשוך את תשומת לב המאזין שלך. למרות שהנמען לא יכול לראות אותך, הנימה הכללית שלך תיתקל בטלפון, אז וודא שאתה מעביר את הנכון.
- הודה את כל מה שאתה אומר. קליטה גרועה עלולה לעוות את קולך ולגרום לך לחתוך. אפילו קול דיבור רגיל יכול להתבלבל בטלפון.
- איכות הקול שלך צריכה לשקף כראוי את אופן השיחה. למשל, זה בסדר להישמע נרגש כשאתה עוזב דואר קולי כדי לברך את אחייניך על סיום לימודיו בתיכון. אם אתה מציע את תנחומיו על חבר מתאבל, אבל, אתה צריך לשמור חגיגי הטון שלך ומכובד.
- 2ציינו את שמכם. תן למקבל את שמך הדבר הראשון. בדרך זו, האדם שאליו אתה מתקשר יידע מי אתה מיד. פשוט "זה (השם הפרטי שלך)" יעשה ברוב המצבים, או מבוא יותר "שמי הוא (השם המלא)" אם האדם שאליו אתה מתקשר לא פגש אותך קודם. חברים וקרובי משפחה יזהו אתכם ללא צורך בזיהוי נוסף. אם מדובר בשיחה מקצועית, יהיה להם שם לקשר עם הקול וההודעה, שיעזור בפתיחת קו תקשורת אישי יותר.
- צעד זה נראה כמו נתון, אך לעתים קרובות הוא נשכח על ידי המתקשרים כאשר הם ממוקמים במקום.
- אם יש לך שם תפקיד או תיאור של עצמך שעשוי להועיל למקבל בשיחת המשך, רשום אותו אחרי שמך, כלומר "שמי ד"ר הולדסוורת ', רדיולוג בכיר במרכז הרפואי Sacred Heart, או "זו גלוריה נגר, אני אמא של קלואי מבית הספר."
- 3השאר את מספר הטלפון שלך. אמור את מספר הטלפון שלך מיד אחרי שמך. רוב המתקשרים מחכים עד סוף הדואר הקולי כדי למסור את פרטי הקשר שלהם, אך אם הנמען לא יתפוס זאת בפעם הראשונה, הם יאלצו להקשיב להודעה כולה שוב. זכור לדבר לאט ולהתבטל כשאתה משאיר את מספר הטלפון שלך כך שהוא יהיה מובן.
- דרך פשוטה להציע את מספר הטלפון שלך בתחילת ההודעה היא לומר משהו כמו "זהו (שמך), המספר שלי הוא (מספר הטלפון שלך)", או "שמי הוא (שם) מתקשר מ (מספר). "
- למרות השכיחות של מאפייני זיהוי המתקשר, תמיד מומלץ להשאיר את מספר הטלפון שלך במקרה שהאדם שאליו אתה מתקשר לא נשמר המספר שלך, או שאתה מבקש שיחזיר לך את השיחה בשלוחה אחרת.
- 4ליצור חיבור. כאשר מקשיבים להודעות קוליות הקשורות לעסקים או להודעות של שולחים לא ידועים, אנשים יתחילו להתעורר חשדנות או חוסר עניין אם הם לא יודעים מי אתה או למה אתה מתקשר. הרגיע אותם על ידי אזכור חבר משותף או התייחסות שסיפקה לך את המספר שלהם. שוב, זה גורם לשיחה להרגיש אישית יותר. הדואר הקולי ייראה פחות פולשני, וסביר יותר שתקבלו תגובה.
- נסה לערוך הקדמה קצרה שתצביע על המאזין, כמו "קיבלתי את המספר שלך מפט, שאומר שאתה מעוניין למכור את הסירה שלך."
- גם אם אינך מבצע שיחה עסקית, יצירת קשר יכולה לעזור להקל על נמעןך. "זה בוב, השכן שלך ממול" הוא יותר נוח מ"זה רוברט הנדרסון. "
איך כדאי להשאיר הודעה מהטלפון הסלולרי האישי שלך?
חלק 2 מתוך 3: הצהרת העסק שלך
- 1תחשוב על מה שאתה הולך לומר מראש. יש מושג ברור מה אתה אומר לפני שתתחיל לעזוב את הדואר הקולי. זה לא אמור להיות עניין רב אם אתה מתקשר מתוך כוונה ספציפית, אבל לשמוע את הצפצוף בצד השני ולדעת שהם מוקלטים יכול לגרום להרבה מתקשרים לצייר ריק. פרק את המידע לנקודות קליע ופגע בכל אחד מהם לפני הניתוק.
- לקבלת הודעות קוליות לחיצות במיוחד או חשובות, שקול לכתוב תסריט גס מבעוד מועד.
- אם אתה תופס את עצמך מרווח, פשוט התמקד בהוצאת שמך, מספר החזרה והסיבה להתקשרות בכמה מילים.
- תמונה שאתה שולח דואר קולי למעקב עם עניין רומנטי לגבי התאריך של אמש. התוויית נפשית של המסר שלך לפני שתקליט אותו יכולה להיות ההבדל בין היציאה מגניבה, רגועה ואסופה לבין שבר מגמגם ועצבני.
- 2שמור על הודעתך קצרה. הגבל את הודעת הדואר הקולי ל 20-30 שניות. לעיתים רחוקות יהיה אירוע שתא קולי צריך להיות ארוך יותר. אתה לא רוצה לשעמם את הנמען בהקדמה או סיפור ארוך מדי ומתפתל. הישארו עמוסים ולעניין. הודעה קצרה יכולה למעשה ליצור סקרנות ולשכנע אדם להתקשר חזרה כאשר אולי לא היה להם אחרת.
- מהצד השני, אם אתה משאיר הודעה קולית קצרה מדי, הנמען שלך עשוי לחשוב שזה לא חשוב ולמחוק אותו בלי אפילו להקשיב לו. זה סביר במיוחד אם אתה מתקשר ממספר לא רשום.
- המטרה להשאיר הודעה קולית היא לאלץ מישהו להתקשר אליך בחזרה, ולא לפרוק את כל המידע שאתה מתכוון לשתף איתו במהלך השיחה.
- 3פתח עם המידע החשוב ביותר. גזור למרדף והיה מפורש לגבי הסיבה שלך להתקשרות. אם אתה רק נוגע בבסיס, אמור זאת; אם יש לך הצעת מכירה, או שאתה עוקב אחר עסקה או מאשר פגישה, יידע את הנמען. המאזין שלך יאבד במהירות עניין ועשוי למחוק את ההודעה אם לא תיידע אותם מראש לגבי מטרתך.
- יש לך רק זמן קצר להעביר את הנקודה שלך. אם אתה מכה סביב השיח, המאזין שלך עשוי לוותר על ההודעה לפני שהם מגיעים למידע מכריע.
- עדיף להעביר חדשות קשות כמו "אבא נמצא בבית החולים" ריק, ולהשתמש בשארית ההודעה כדי להתנחם ולהסביר, מאשר לרקוד סביב הנושא ולגרום למאזין שלך לדאוג.
- 4היה אישי ואורגני. התנגד לדחף להחליק ל"קול טלפון "גנוז ונשמע כללי. רק להיות מנומס, להיות עצמך ולדבר בטבעיות. אנשים יכולים לדעת מתי מישהו מנסה למכור להם משהו או לצאת בדרך מסוימת, והם יהיו בעלי סיכוי גבוה יותר לתת לך את הזמן ביום אם הם מרגישים שאתה ניגש אליהם באותה מידה.
- להישמע כאילו אתה קורא מתסריט ייתן למאזין שלך את הרושם שהם רק עוד שיחה שעליך לבצע.
במקרה של חירום או אסון טבע, השתמש בהודעת הדואר הקולי היוצא שלך כדי להודיע לאנשים שאתה בסדר.
חלק 3 מתוך 3: חתימה
- 1הציג שאלה או בקשה ספציפית. כאשר אתה מסיים את ההודעה שלך, ודא מדוע ברצונך שהנמען יתקשר אליך בחזרה. שאל אותם שאלה מדויקת או הגש בקשה שתניע אותם להרים טלפון. אם הם נותרים מרגישים מבולבלים או לא בטוחים לגבי כוונתך לאחר שהאזנת לתא הקולי שלך, זה לא עשה את עבודתו.
- נסה משפטים כמו "תן לי לדעת איך אהבת את המתכון ששלחתי לך" או "אני מעוניין לשמוע את הרעיונות שלך לגבי הצעה זו."
- לאנשים יש יותר מוטיבציה ליצור קשר כשאתה מייחד אותם בבקשה מאשר אם אתה פשוט אומר "התקשר אלי בחזרה."
- 2שנה מחדש את שמך ופרטי הקשר שלך. סגור את ההודעה שלך שוב והעניק למאזין את שמך ומספר הטלפון. חזור על מספר הטלפון שלך פעמיים כדי שלא יהיה סיכוי שהם יטענו בספרה או לא יצליחו לרשום אותה. הקפד לכלול גם את כל הפרטים שעשויים להועיל כאשר הנמען יחזיר את שיחתך, כגון מתי תהיה ולא תהיה זמין והזמן הטוב ביותר ביום להתקשר אליו.
- איות מספר הטלפון שלך יותר מפעמיים בתום השיחה הוא מוגזם, ואף יכול להתפרש כגס רוח.
- לא תצטרך לדאוג לשלב זה אם המסר שלך הוא מזדמן לחבר או קרוב משפחה.
- 3הימנע מסופים ארוכי רוח. כשמגיע הזמן לנתק, אל תשתדל או תארך את ההודעה ללא צורך. אלא אם כן מדובר בשיחה אישית עם אדם אהוב, אין צורך לאחל למישהו יום נפלא. תשומת הלב של הנמען תישחק ככל שהתקשורת נמשכת זמן רב יותר, לכן נסו לא לאבד את הפוקוס בסוף. תודה להם על זמנם והשאירו להם את השלב הבא בתקשורת.
- סגירות ידידותיות כמו "אני מצפה לשמוע ממך" הן חמות יותר ולכן יעילות יותר מאשר גנריות ומסחריות כמו "שיהיה לך יום נעים".
- אל תסיכום או סיכום ההודעה שלך בסוף. אם הנמען צריך לשמוע שוב פרט מסוים, הוא יכול לשחק אותו מחדש מאוחר יותר.
- חשבו על תקופות שקיבלתם הודעות קוליות שגרמו לכם לחשוב "מה האדם הזה רוצה?" השאר את סוג הדואר הקולי שתרצה לקבל.
- ספק את כתובת הדוא"ל שלך או אמצעי קשר אחר בנוסף למספר הטלפון שלך כאשר זה רלוונטי לאינטראקציה שלך עם הנמען.
- זכור להזכיר את התאריך אם אתה משתף מידע רגיש לזמן.
- חיוך! זה מגיע דרך הטלפון.
- אם אתה מתקשר בנושא רגיש, הגבל את המידע שאתה כולל בתא הקולי למקרה שהוא נשמע על ידי אחרים.
- במקרה של חירום או אסון טבע, השתמש בהודעת הדואר הקולי היוצא שלך כדי להודיע לאנשים שאתה בסדר.
זה תלוי במכשיר, אך בדרך כלל היית עוקב אחר ההנחיות מהמכשיר ומקליט הודעה נחמדה שמאפשרת למתקשרים להשאיר לך הודעה.
- אם אתה מנסה לגרום למישהו להתקשר אליך בחזרה, אל תביא ניסיונות שיחה כושלים בעבר. זה עלול לגרום לך להתרגז, והם יהיו פחות נוחים כאשר אתה מתמודד איתך.
- בנסיבות מקצועיות, עליכם תמיד להשאיר הודעה קולית אם האדם אליו אתם מתקשרים לא עונה. לראות מספר שיחות שלא נענו ללא הודעות קוליות מערער את חשיבות העסק שלך.
שאלות ותשובות
- איך כדאי להשאיר הודעה מהטלפון הסלולרי האישי שלך?התחל בלספר לנמען את שמך, הסביר כיצד אתה מכיר אותו ודקלם את המספר שלך אם עדיין אין לו אותו. ואז ציין את העסק שלך (ככל הנראה מזדמן אם אתה מתקשר מהטלפון האישי שלך). אם אתה משאיר את הדואר הקולי לבן משפחה או לחבר קרוב, ככל הנראה לא תצטרך להזדהות מעבר לשם הפרטי שלך.
- האם יש מגבלת זמן להודעת דואר קולי?כן, זה בדרך כלל בערך 4 דקות. זאת בכדי למנוע מילוי תיבת הדואר הנכנס בחיוג כיס ארוך או משהו כזה.
- כיצד אוכל להקליט הודעה למתקשרים לתא קולי?זה תלוי במכשיר, אך בדרך כלל היית עוקב אחר ההנחיות מהמכשיר ומקליט הודעה נחמדה שמאפשרת למתקשרים להשאיר לך הודעה.
תגובות (1)
- אהבתי את הדוגמאות שלה ואיך זה נכתב בפירוט.
