כיצד לבצע מיזוג דואר?

פתח את חלונית המשימות למיזוג דואר. מהמסמך הראשי שלך לחץ על החלונית כדי לפתוח אותו. אם אינך רואה זאת, פתח את תפריט הכלים ובחר מיזוג דואר מהרשימה.

ענה על שאלות משרד הטרשת הנפוצה. כלי מיזוג הדואר ב- Office כוללים כמה שלבים שנועדו להפוך את החיים לקלים יותר על ידי מיזוג הקבצים שלך יותר בחוכמה ובאופן מדויק.

• התחל בלספר לו איזה סוג מסמך אתה כותב. לחץ על ההתאמה הטובה ביותר ולאחר מכן לחץ על הבא.
• תגיד לו באיזה "מסמך התחלתי" (מסמך ראשי) אתה רוצה להשתמש. אם ביצעת את השלבים הבאים, אתה אמור להיות מסוגל לבחור "השתמש במסמך זה". הקש "הבא.

בחר את הקובץ למיזוג. זהו קובץ הנתונים שיצרת בעבר. בחר את מתאים כפתור הרדיו ולחץ על בא כדי לחפש את הקובץ ולחבר אותו המסמך הראשוני שלך.

• אם אתה מעדיף להשתמש בפנקס הכתובות שלך ב- Outlook, לחץ במקום זאת על אפשרות זו.

בחר באילו נתונים להשתמש. אופיס מאפשר לך לבחור או לבטל את הבחירה בשורות מידע כרצונך. זה מאפשר לך לבחור אילו פריטי מידע בקובץ הנתונים שברצונך למזג למסמך הראשי, מה שהופך את קובץ הנתונים לשימושי יותר לאורך זמן כאשר אתה משתמש בו לדברים שונים. כשתהיה מרוצה, לחץ על הבא.

• ניתן למיין את הנתונים על ידי לחיצה על כותרות כל עמודה. זה יכול להיות שימושי אם אתה צריך לחפש במהירות מידע רב.

הכנס שדות נתונים. בעמוד הבא של חלונית המשימות, תתבקש לכתוב את המסמך שלך אם טרם עשית זאת, ומוצג בפניך מגוון אפשרויות להכנסת נתונים מהקובץ למסמך.

• הכנס שדה נתונים על ידי הצבת הסמן לאן יעבור השדה, ואז לחיצה על הכפתור המתאים בחלונית המשימות כדי להכניס אותו לשם.
  • באפשרותך למחוק שדות נתונים שלא במקום או לשכפל על ידי לחיצה על מקש Delete, זהה לאות או מספר רגילים.
• האפשרויות המוגדרות מראש להשתנות בהתאם מעט על איזה סוג של מסמך אמרת משרד היית כותב. Office עושה כמיטב יכולתו למלא את המידע המתאים מהנתונים שאתה נותן לו. לדוגמא, אם אתה כותב מכתב עסקי טופס, ייתכן שתראה אפשרות להכניס גוש כתובות, הכולל את השם הפרטי ושם המשפחה של כל הנמען וכתובתו המלאה, המסודרים בקפידה בכמה שורות.
  • חלק מהאפשרויות הקבועות מראש יפתחו בפניכם חלונות נוספים למילוי מידע מתאים. כל אלה פשוטים פחות או יותר וקלים להבנה.
  • אם אתה משתמש בקביעה מוגדרת מראש ונראה כי אינו מצליח למצוא את המידע הנכון, לחץ על הכפתור המסומן "התאמת שדות" כדי ללמד את התוכנית איזה משמות השדות שלך תואמים לשמות הסטנדרטיים שלה. לדוגמה, אתה יכול להראות שהוא צריך להשתמש בקטגוריה "שם משפחה" בקובץ הנתונים שלך כדי למלא את נתוני "שם משפחה" בבלוק כתובות.
• כדי להשתמש בשדות משלך, לחץ על "אפשרויות נוספות". תוכל לראות את השמות שנתת לכל עמודה ולהשתמש בהם במקום זאת.

בדוק את המכתבים שלך. מיזוג דואר לא יציג את המידע הספציפי בשדות שתחיל על המסמך הראשי שלך עד שתדפיס אותו, אך Office מציע פונקציית תצוגה מקדימה שמאפשרת לך לבדוק ולוודא שהמידע מופיע כראוי בהתאם לאופן בו הצבת את שדות במסמך שלך. אתם מוזמנים להשתמש בו עד שתהיו מרוצים שהכל בסדר.

סיים את המיזוג. המסך הסופי של חלונית המשימות למיזוג דואר מודיע לך שהכל נמצא במקום, והוא מוכן להדפיס את המסמכים שלך. סט מידע אחד יופיע בכל מסמך מודפס, והתוכנית תדפיס כמה עותקים שיש כמו סטים של מידע.

• אם ברצונך לערוך שינויים בודדים באותיות ספציפיות, תוכל לעשות זאת גם ממסך חלונית המשימות על ידי לחיצה תחילה על "ערוך אותיות בודדות".

צור מסד נתונים. ב- OpenOffice.org, תמיד נדרש קובץ מסד נתונים למיזוג דואר; עם זאת, תחילה תוכל ליצור את הנתונים בגיליון אלקטרוני.

• מהמסמך הראשי שלך, פתח את תפריט הקובץ ובחר ליצור קובץ מסד נתונים חדש.
• בחלון שמופיע בחר באפשרות "התחבר למסד נתונים קיים". מהתפריט הנפתח בחר "גיליון אלקטרוני" ואז לחץ על הבא.
• במסך הבא, הפנה את OpenOffice.org לקובץ הגיליון האלקטרוני שבו ברצונך להשתמש. אתה יכול לבחור אם להגן על בסיס הנתונים באמצעות סיסמה או לא באמצעות סימון התיבה שמתחת למיקום הקובץ. לחץ על הבא כשתהיה מוכן.
• במסך זה בחר אם לרשום את מסד הנתונים לגישה קלה יותר בהמשך, והחליט אם ברצונך לפתוח את קובץ מסד הנתונים כדי לערוך אותו כעת. (כנראה שלא תצטרך אם רק יצרת את קובץ הגיליון האלקטרוני.) לחץ על סיום כדי לשמור את מסד הנתונים.
  • הקפידו לתת למאגר שם שתוכלו לזכור בקלות.

הכנס את השדות שלך. כעת כשקישרת את המידע שלך למסד נתונים ש- OpenOffice.org יכול להבין, זה עניין פשוט להשתמש במסד הנתונים הזה למיזוג דואר, כל עוד אתה יודע לאן לחפש.

• מתפריט הוספה בחר 'שדות' ואז 'אחר...' מתפריט המשנה. לחלופין, אתה יכול להקליד control-F2.
• בחלון שמופיע, לחץ על הכרטיסייה "מסד נתונים".
• לחץ על כפתור העיון בחלק הימני התחתון של החלון ומצא את קובץ מסד הנתונים שיצרת זה עתה.
  • לאחר שבחרת את מסד הנתונים שלך, הוא יופיע ברשימה שכותרתו "בחירת מסד נתונים" בצד ימין של החלון.
• מרשימת "סוג" שבצד שמאל של החלון בחר "שדות מיזוג דואר".
• לחץ על ה- + שליד מסד הנתונים שלך וקובץ גיליון אלקטרוני אמור להופיע מתחתיו. לחץ על + לצד זה, ותראה את שמות השדות שבחרת כשיצרת את הגיליון האלקטרוני שלך.
• בחר את השדה שתרצה להוסיף ולחץ על הוסף כדי למקם את השדה במסמך הראשי שלך.
  • זכור למקם את הסמן במקום שבו ברצונך להכניס את השדה לפני הכנסתך, או שתצטרך לחתוך ולהדביק כדי להזיז אותו למיקום הנכון.
  • כמו ב- Office, בשדות הטקסט מתייחסים כמו תווים אלפאנומריים במסמך הראשי שלך. אתה יכול להזיז אותם עם סרגל הרווח ולמחוק אותם באמצעות מקש המחיקה.