איך להיות יעילים יותר בעבודה?

שמרו על חלל עבודה נקי ומסודר. השגת יעילות בעבודה יכולה לפעמים להיות פשוטה כמו פינוי העומס מאזור העבודה שלך.

• אזור עבודה לא מסודר הוא אזור עבודה שיכול לעכב את התפוקה שלכם. אם אתה כל הזמן מתקשה למצוא כלים או מסמכים ספציפיים בהר העומס, זמן עבודה רציני מתבזבז. שמור רק פריטים שאתה משתמש בהם מדי יום בחוץ - כל השאר צריך להיות מסוחרר איפה שזה לא בדרך אבל גם במהירות.
• אם אתה עובד במשרד, סדר את שטח המשרד והשולחן כך שתוכל למצוא במהירות ובקלות את כל מה שאתה צריך כדי לעבוד. אם אתה לא עובד במשרד, אותם עקרונות עדיין חלים. למשל, אם אתה עובד בחנות לתיקון אופניים שמור על הכלים שלך נקיים ומאורגנים כך שתוכל למצוא אותם באופן מיידי כשתזדקק להם. כמעט כל אזור עבודה מרוויח משמירה על ניקיון.
• עובדי משרד ואנשים אחרים המטפלים במספרים גדולים של מסמכים צריכים ליצור מערכת הגשה שהיא הגיונית ומסודרת. שמור על מסמכים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות קרוב. אחסן מסמכים אחרים על פי סדר אלפביתי (או כל סדר הגיוני אחר).

שמור על מלאי העבודה שלך. ודא שיש ברשותך את האספקה והכלים הדרושים לצורך ביצוע עבודתך. במשרד פירוש הדבר שעליכם להיות מוכנים לדברים כמו ניקוב חורים, מסירי מצרכים, מחשבונים וכו '. מחוץ למסגרת משרדית, הכלים שונים, אך העקרונות הבסיסיים זהים - יש את הדברים שאתה צריך כדי לעבוד בצורה יעילה לפני שתצטרך להתחיל לעבוד. מדענים שעובדים עם יישומי גרפים מורכבים ומכניקה שעובדים עם מפתח שקעים ייהנו מכך שהכלים שלהם יהיו מוכנים ומוכנים מראש.

• משמעות הדבר היא גם לוודא שיש לך אספקה טובה של כל הציוד המתכלה שעבודתך דורשת - מהדקים זקוקים לסיכות, נגרים זקוקים לציפורניים, מורים זקוקים לגיר וכו '.
• ודא שהכלים שלך מטופחים. כלי אחד שבור חיוני יכול לצוואר בקבוק שאר זרימת העבודה שלך אם אינך יכול להמשיך בלעדיו! חסוך זמן בטווח הארוך על ידי השקעת מספר רגעים מעת לעת כדי לנקות ולתחזק את הכלים שלך.

שמור על לוח זמנים מאוחד. אם עד כה עפתם ליד מושב המכנסיים, ככל שתעשה כל סוג של מאמץ לתכנן את היום שלך, ככל הנראה תגביר את יעילות העבודה שלך. כדי לשמור על לוח זמנים אפקטיבי באמת, הגביל את עצמך למתכנן מקיף אחד (בתוספת אפשרות בלוח שנה אחד במשרד או בתא שלך למטרות ארוכות טווח.) אל תסבך את עבודתך ללא צורך על ידי שמירה על יותר מתזמון אחד או על ידי שרוט אוסף עצום של פתקים שתפסיד בהכרח. אתה רוצה להיות מסוגל לחפש במקום ספציפי אחד כדי לראות מה אתה צריך לעשות.

• ארגן כל יום על ידי יצירת רשימת "לעשות". התחל בסדר העדיפויות הגבוה ביותר של היום, כך שהסיכוי הגבוה ביותר שייגמר. שים משימות פחות חשובות בסוף הרשימה. התחל בראש הרשימה בתחילת יום העבודה שלך. אם לא תסיים את הרשימה עד סוף היום, התמודד עם הפריטים שלא הושלמו למחרת.
• קבעו מסגרת זמן ומועד אחרון לפרויקטים החשובים ביותר שלכם, והיו מציאותיים לגבי משך הזמן שייקח. אתה לא רוצה להגדיר את עצמך כישלון - עדיף לבקש יותר זמן בתחילת הפרויקט, ולא ממש לפני שהוא אמור להגיע.

בטל את הסחות הדעת האישיות שלך. במקומות עבודה שונים יש הסחות דעת שונות - עבודות מסוימות עשויות להגיע עם עמית קולגן במיוחד שפשוט לא ישאיר אותך לבד. אחרים עשויים לשתוק באופן מעיק, ולגרום לך להיות מוסחת אפילו מהרעשים השקטים ביותר. עשו את מה שאתם חייבים כדי לוודא שתוכלו להישאר ממוקדים בעבודה שלכם. אם העבודה שלך מאפשרת לך להאזין למוזיקה בבטחה, קח נגן MP3 לעבודה איתך. אתה יכול אפילו לשקול לפרסם הערות בתחנת העבודה שלך כדי להודיע לעבודה שלא להסיח את דעתך. זה אולי נראה גס רוח, אבל זה לא - זו שיטה סבירה ויעילה לגרום לאנשים להשאיר אותך לבד בזמן שאתה עובד. זכרו, תוכלו להתרועע לפי רצונכם במהלך ההפסקות והארוחות.

• הסחת דעת אחת נפוצה מאוד היא בילוי באתרי אינטרנט פנאי. מחקר אחד הראה שכשני שלישים מהעובדים מבזבזים מעט זמן לפחות באתרים שאינם קשורים לעבודתם מדי יום. למרבה המזל, רוב הדפדפנים מאפשרים לך להוריד עזרי פרודוקטיביות בחינם המאפשרים לך לחסום אתרים בעייתיים. חפש בחנות הרחבות של הדפדפן שלך "חוסם אתרים" או "עזרת פרודוקטיביות". סביר להניח שתקבל לפחות כמה תוצאות בחינם ויעילות.
• דרכים טובות אחרות למנוע הסחת דעת הן על ידי סינון שיחותיך (כדי למנוע שיחות טלפון מיותרות) ומזעור פגישות נפילה.

השתמש בהפסקות לטיפול בעסקים אישיים. באופן מוזר, הפסקות יכולות להגדיל ולא להפריע ליעילות במקום העבודה שלך. ראשית, הפסקות מציעות לנוח נחוץ ביותר. ללא מנוחה זו, אתה עלול להתעייף, לעבוד לאט יותר או עם פחות בקיאות. שנית, הפסקות נותנות לך הזדמנות להתמודד עם הסחות הדעת שלך. השתמש בהפסקות שלך כדי לעשות כל מה שאחרת יכול לקחת אותך מהעבודה שלך. האם אתה מוצא את עצמך חולם בהקיץ על קרוב משפחה שהתכוונת להתקשר אליו כשאתה צריך לעבוד? התקשר אליהם בהפסקה שלך, מבטל את הסחת הדעת שלך!