כיצד להשלים עומס עבודה בנפח גבוה?
החזירו את העבודה לעבודה לעבודה שלקחתם כטובה אם קיבלתם לאחרונה עומס רב בעבודה.
למרות שעובדים טובים לוקחים על עצמם כמויות גדולות של עבודה כדי להראות שהם חרוצים ואמינים, זה גם אומר שצריך לקיים אסטרטגיה כדי למנוע שחיקה. ללמוד כיצד לנהל את היום כך שתבצע את מירב העבודה, ולנקוט בצעדים להפחתת הלחץ היומיומי שלך, הם שניהם חלק מתכנית לבצע עומס עבודה בנפח גבוה בצורה הטובה ביותר.
שיטה 1 מתוך 3: ארגון העבודה שלך
- 1להחליט אילו התחייבויות מיותרות. במקום העבודה שלך, יתכן שיהיו לך התחייבויות רבות מלבד אלה הנוגעות לפרויקט הנוכחי שלך בהיקף גבוה. קח קצת זמן והעריך את ההתחייבויות האלה. האם הם נוגעים במיוחד לתיאור התפקיד שלך? האם יש עמית לעבודה שמסוגל יותר להתמודד איתם?
- קבל אישור לבטל התחייבויות שאינן בהכרח תפקידך. אמור לבוס שלך שמשימות מחוץ לעומס העבודה הספציפי מורידות את התפוקה שלך, והבוס שלך עשוי להיות מוכן לתת לך לתת אותן למישהו אחר.
- החזירו את העבודה לעבודה לעבודה שלקחתם כטובה אם קיבלתם לאחרונה עומס רב בעבודה. כשיש לך עומס עבודה רב, עליך להפסיק לקחת אחריות של אחרים.
טיפ מומחהבכל הנוגע לביטול משימות מיותרות, אליזבת דאגלס, מנכ"לית המדריך, מייעצת: "אתה צריך לתעדף. ואז, תהיה מציאותי לגבי מה שאתה יכול לעשות, ותקשר לגבי המשימות שאתה לא יוכל לסיים.
- 2ראה כמה זמן אתה מקדיש לכל פרויקט. ערוך יומן זמן כדי להקליט כמה זמן אתה משקיע בחלק טיפוסי של עומס העבודה שלך. לאחר שתקבע כמה זמן אתה לוקח, אתה יכול לנקוט פעולה להפחתת הזמן הזה. אתה יכול גם להשתמש במסגרת הזמן הזו לבניית לוח זמנים יומיומי יעיל יותר.
- זה עשוי להיות מועיל לבנות גיליון אלקטרוני של כמה זמן לוקח לכל פרויקט, כך שהנתונים יכולים להיווצר באופן אוטומטי לכל סוג של ויזואליה שיעזור לך בצורה הטובה ביותר - תרשים קו, גרף וכו '.
- צרו שורות לכל שם פרויקט, משך זמן וזמן התחלה ועצירה. אתה יכול אפילו לעשות שורה להפרעות ולכלול את זמני ההתחלה וההפסקה.
- 3בטל הסחות דעת של סביבת העבודה. לאחר שתרשמת את חוויית העבודה היומיומית שלך, יהיה לך מדריך חזותי שבו תוכל להפסיק לעשות דברים שפוגעים בזרימת העבודה שלך. לדוגמא, אתה יכול לכבות התראות דוא"ל כך שאינך רודף אחרי הודעות דוא"ל לפי דרישה, אלא להקצות חסימות זמן להודעות דוא"ל.
- אתה יכול לעשות את אותו הדבר גם לשיחות טלפון על ידי כיבוי הצלצול ומיקום הטלפון במקום בו אינך יכול לראות התראות שהוחמצו. כבה התראות עבור מדיה חברתית וכל אפליקציה אחרת בטלפון ובמחשב.
- מנעו מהעמיתים לעבודה להתקרב למרחב העבודה שלך על ידי הצבת שלט "אל תפריע" בזמנים בהם אתה זקוק למיקוד ללא הפרעה.
כאשר אתה עובד על עומס עבודה בנפח גבוה, סביר להניח שאתה נתון בלחץ רב. - 4קבע זמן להפרעות. איש אינו יכול להימנע מהפרעה במקום עבודה עמוס. במקום לסגור את הדלת ולא להגיד לאף אחד לדבר איתך כל היום, קבע זמנים ביום שאתה מוכן להיות מופרע. לדוגמה, אם אתה פרופסור, פרסום "שעות משרד" פירושו שאתה מאפשר לסטודנטים להפריע לך בכל פעם שהם זקוקים לעזרה.
- אתה יכול להשתמש ביומן הפעילות שיצרת כדי להראות לך באיזו שעה ביום אתה צפוי להיות נחוץ לעבודה, ולעבוד על חלון ההפרעה שלך לאותה תקופה.
- תוכל להודיע לעמיתים כאשר אתה זמין על ידי שליחת דוא"ל אליהם או פרסום שלט בסביבת העבודה שלך.
- 5ארגן את אזור העבודה שלך. שמירה על אזור העבודה שלך מסודרת לא רק טובה לסילוק דברים שמסיחים את דעתך, אלא היא מתאימה לקביעת הטון ליום עבודה יעיל. אם המסמכים הדרושים לך נקברים בערימה, אתה מאבד זמן בחיפוש. שמור את כל מה שאתה צריך במקום מסוים כדי שתוכל לנוע במהירות.
- נסה להחזיק ארון תיוק קטן על שולחנך וליצור כרטיסיות תיקיות כך שתוכל לארגן במהירות ניירת כאשר היא פוגעת בשולחן שלך.
- קבל לוח שנה גדול בשולחן העבודה ושמור אותו על שולחן העבודה שלך, כך שתוכל במהירות לעיפרון בפגישות ובמועדים חשובים.
- 6תעדף משימות לפי מועד אחרון. קח 30 דקות בכל בוקר ותכנן את היום שלך, כולל ערוך רשימה של המשימות החשובות ביותר לפי סדר המועד האחרון. התאם רשימה זו לאורך כל היום כך שתתחיל להתמודד ברציפות עם המשימות החשובות ביותר, גם אם משימות חדשות מגיעות לשולחן שלך לאורך כל היום.
- לדוגמא, אם אתה עובד בשירות לקוחות, יתכן שיש לך לקוחות כועסים שמתקשרים ומשלחים דוא"ל למרות שהבוס שלך עובד על מסמך ארוך טווח. עליכם להשהות את המסמך כדי לטפל תחילה בדאגות הלקוחות.
- עדכן את הרשימה שלך כדי שלא תצא מהמסלול.
שיטה 2 מתוך 3: אינטראקציה עם עמיתים לעבודה שלך
- 1ספר לבוס שלך על הצורך שלך להישאר מרוכז. למרות שהבוס שלך הוא זה שככל הנראה הקצה לך עומס עבודה כבד מלכתחילה, שמירתם מעודכנת לגבי מגבלות הזמן שלך תעזור להם להבין כדי שלא יתנו לך עבודה שמסיחה את דעתך. היו מנומסים ובקשו את קלטם על עומס העבודה שלכם כדי שתשמרו איתם על יחסים טובים.
- היה אדיב על ידי הסבר לבוס שלך שאתה רוצה לעבוד על המשימה החדשה שלהם, אך המועד האחרון שלך מונע זאת. הציעו לעבוד על כך במועד אחר, או הפנו אותם לעמית לעבודה שאתם סומכים עליו שיעשה עבודה טובה.
- זכור להישאר גמיש עם הבוס שלך. אם הם מבקשים ממך לעבוד על פרויקט אחר מכיוון שהמועד האחרון הוא מוקדם יותר משלך, היה פתוח להסחת דעת זו. ספר את זה כחלק מההפרעות המתוזמנות שלך.
- 2התריע על עמיתים לעבודה לצורך שלך להתמקד. אל תניח סתם שלט בתא שלך שאומר לעמיתים שלך להשאיר אותך לבד. שלח אימייל או אמור להם פנים אל פנים כדי שלא תתפתח איבה. הסבירו שיש לכם מסגרת זמן ספציפית בכל יום לביצוע הפרעות, ובקשו מהם לכבד את לוח הזמנים היומי שלכם.
כשיש לך עומס עבודה רב, עליך להפסיק לקחת אחריות של אחרים. - 3גייסו עמיתים לעבודה שיוכלו לסייע לכם. יתכן שתוכל לבצע מיקור חוץ של חלק מהעבודות בעומס העבודה הרב שלך על ידי מציאת עובדים מוסמכים. אולי תרצה למצוא עמית לעבודה שיכול לבצע משימות שקשה לך, או למצוא חברים לעבודה שאליהם תוכל להעביר את העבודה הקלה.
- ודא שלמי שתגייס יש מוסר עבודה חזק ואין לו שום בעיה לעמוד בלוח הזמנים היומי שאתה מיישם כדי להישאר במשימה.
- 4היו אדיבים וטקטיים בכל האינטראקציות בעבודה. זכרו כי אתם רוצים לשמור על סביבת עבודה נעימה מכיוון שעמיתים לעבודה ממורמרים יכולים להוסיף ללחץ שלכם ולהסיח את דעתכם. לשם כך, היו מנומסים ואדיבים ככל שתוכלו באינטראקציות שלכם.
- כאשר עמית לעבודה מתעלם ממסגרת זמן ההפרעה המתוזמנת שלך ומתחבר כאשר אתה מרוכז במיוחד, התנגד לדחף להיות גס רוח. במקום זאת, אמור משהו כמו, "כן, אני מבין מה אתה אומר, אבל אני פשוט מרוכז בפרויקט הזה כרגע. האם אוכל לשוחח איתך בהפסקת הצהריים שלי?"
שיטה 3 מתוך 3: מניעת שחיקה
- 1היו מודעים לכך שאתם כנראה לחוצים. כאשר אתה עובד על עומס עבודה בנפח גבוה, סביר להניח שאתה נתון בלחץ רב. אתה עלול להרגיש המום מכמות העבודה שאתה צריך לכבוש. בסופו של דבר הלחץ יגרום לך לרצות להפסיק, וכתוצאה מכך לשחיקה. כדי למנוע את זה, אתה צריך להפחית את הלחץ.
- תסמיני לחץ מתבטאים במוח, בגוף, ברגשות ובהתנהגויות שלך. אתה יכול לזהות לחץ עם תסמינים כמו חוסר זיכרון, פעימות לב מהירות, שינוי בהרגלי האכילה, עצבנות, תחושת בדידות, ועוד רבים אחרים.
- 2הרשו לעצמכם לקחת הפסקות. כדי למנוע שחיקה, קחו הפסקות מיני לאורך כל היום. אלה יכולים להיות הפסקות טכנולוגיות, כגון התרחקות משולחן העבודה שלך, כך שאף אחד לא יוכל ליצור איתך קשר לרגע קצר. הפסקות יכולות גם לעבור למשימה אחרת לזמן קצר. הפסקות טובות. שקול לקחת אחת כל שעה.
- 3תכנן לעצמך תגמולים. להבטיח לעצמך שתפסיק בשלב מסוים בפרויקט, יכול לעזור לך לשמור על המוטיבציה הדרושה לך לסיים את העבודה. אבל אתה יכול לחשוב גדול יותר מאשר רק תגמולים יומיים. תכנן חופשה או טיול בסוף השבוע כדי לתת לך משהו לצפות לו.
- אתה יכול גם לתגמל את עצמך על ידי תכנון לעשות משהו יצירתי בסוף יום העבודה, או לתכנן טיול שבועי לחדר הכושר או לצאת עם חברים.
יתכן שתוכל למיקור חלק מהעבודה בעומס העבודה הרב שלך על ידי מציאת עמיתים מוסמכים. - 4תפסיק לחשוב על עבודה כשאתה חוזר הביתה. נסה להשאיר את העבודה כשאתה חוזר הביתה ליום. הציבו גבולות עם הבוס והעמיתים לעבודה כדי שלא יפנו אליכם כשאתם בבית, או קבלו טלפון עבודה נפרד וכבו אותו ברגע שתגיעו לביתכם.
- תרגלו טכניקות הרפיה בדרך הביתה כך שעד שתגיעו לדלת, תהיו הרבה יותר רגועים.
- אתה יכול לנסות טכניקות נשימה כדי להאט את פעימות הלב שלך, או למקם ארומתרפיה במכונית שלך אם אתה נוהג.
- אם אתה נוסע בתחבורה ציבורית או בקארפול, נסה לקרוא או להקשיב לספר או למגזין כדי לעזור לך לשכוח מיום העבודה שלך.
- 5נקוט אמצעי בטיחות. זה יכול גם להיות מלחיץ לחשוב על הבטיחות הפיזית שלך ושל עמיתייך בזמן שאתה עובד על עומס עבודה בנפח גבוה אם העבודה שלך דורשת עבודה פיזית. הגדר אמצעי בטיחות כך שתוכל להסיר את הלחץ הזה מסביבת העבודה שלך.
- פעל על פי הנחיות הבטיחות שהחברה שלך ממליצה עליה וסקר את עמיתים לעבודה שלך באופן קבוע כדי לוודא שהם גם שומרים עליהם.
- אם החברה שלך קצת מתגאה באמצעי הבטיחות, הכן כמה בעצמך.
- הישאר hydrated אם העבודה שלך היא תובענית פיזית.
- שוחח עם מישהו אם אתה מתחיל לראות תסמינים של שחיקה בעצמך, כמו בן משפחה או חבר מהימן, מטפל ואפילו הבוס שלך. הם עשויים להיות מוכנים לקחת חלק מהמשימות שלך.
- שחיקה מוצאת אותך בקלות כשאתה מאכזב את המשמר שלך. לאחר שחיקה, בעיות בריאות נפשיות וגופניות מתרחשות ללא אזהרה. לכן, חשוב לדאוג לעצמך לפני שהשחיקה יכולה להתחיל.
