איך לתעדף מתי הכל חשוב?
כשאתה מרגיש מוצף במשימות חשובות, באמת קשה לתעדף את מה שהכי חשוב.
כשאתה מרגיש מוצף במשימות חשובות, באמת קשה לתעדף את מה שהכי חשוב. אם אתה לא יודע מאיפה להתחיל, זה יכול להיות קשה להתקדם. למרבה המזל, אתה יכול להתמודד עם רשימת המטלות שלך ולהתחיל לבדוק משימות. מקסם את הזמן שלך על ידי תזמון משימות מסוימות והגדרת מגבלות זמן. בנוסף, שנה את נקודת המבט שלך לגבי מה שאתה יכול ולא יכול להשיג.
שיטה 1 מתוך 3: הכנת רשימת מטלות
- 1פרט את כל מה שאתה צריך לעשות. המשימות מרגישות מכריעות יותר כשאתה מנסה לעמוד בקצב שלהן בראש שלך. במקום זאת, כתוב את כל מה שאתה צריך כדי לעשות זאת מבלי לדאוג למה שהכי חשוב. תוכלו לארגן את המשימות בהמשך.
- אתה יכול לרשום: "כתוב דוח התקדמות, התקשר לרופא, החזיר דוא"ל של הלקוח, תעשה כביסה, תתקשר לאמא, תלך עם הכלב, תעזור לאלכס בשיעורי בית ותבשל ארוחת ערב."
- 2חלקו משימות גדולות לשלבים קטנים יותר. משימות גדולות עלולות לגרום לחסימת יומן ברשימת המטלות שלכם מכיוון שהן דורשות הרבה זמן ואנרגיה. עבודה על משימות אלה עשויה לגרום לך להרגיש שאתה לא משיג דבר, למרות שאתה כן. כדי לעזור לך לראות את ההתקדמות שלך, פרק משימות מסובכות לשלבים בודדים שתוכל לבדוק כשאתה מסיים אותן.
- למשל, כתיבת דוח התקדמות היא משימה גדולה יותר מאשר להתקשר לרופא שלך. אתה עלול לפרק את זה למשימות קטנות יותר כמו "הידור הערות שלי, ערוך דוח, קבל משוב מקולין, עיין בדו"ח, שלח טיוטה סופית לבוס שלי."
- 3הפרד את הרשימה למשימות דחופות ולא רגישות לזמן. סביר להניח שיש לך כמה משימות שמתוזמנות בזמן, כמו פגישות מתוזמנות, וכמה שתוכל לבצע בכל עת. צור 2 עמודות על דף נייר נקי. תייג את העמודה השמאלית "דחופה" ואת העמודה הימנית "בכל עת". לאחר מכן, חלק את המשימות שלך לעמודות המתאימות.
- הרשימה ה"דחופה "שלך עשויה לכלול משימות כמו" להרכיב את ההערות שלי, לערוך דוח, לקבל משוב מקולין, לשנות את הדו"ח, לשלוח טיוטה סופית לבוס שלי, להתקשר לרופא, ללכת עם הכלב, לבשל ארוחת ערב ולעזור לאלכס עם שיעורי בית." הרשימה שלך "בכל עת" עשויה לכלול "כביסה והתקשר לאמא".
סביר להניח שיש לך כמה משימות שחשובות לך במיוחד, אך אינן דחופות או חיוניות. - 4דרג את הרשימה שלך ממשימה דחופה לפחות דחופה. עיין ברשימה וזהה איזו משימה מתאימה ביותר. לאחר מכן, רשום את המשימות לפי סדר הדחיפות. זה יכול לעזור לך להבין היכן להתחיל.
- אתה יכול לדרג את המשימות שלך כ"תקשר לרופא, ערוך את ההערות שלי, ערוך דוח, קבל משוב מקולין, תראה את הדו"ח, שלח טיוטה סופית לבוס שלי, תלך עם הכלב, תבשל ארוחת ערב, תעזור לאלכס בשיעורי בית, תעשה את כביסה, והתקשרו לאמא. "
- 5העבר משימות בעלות ערך גבוה ברשימה אם הן נותנות לך מטרה. סביר להניח שיש לך כמה משימות שחשובות לך במיוחד, אך אינן דחופות או חיוניות. זה עשוי לכלול דברים כמו "לשחק עם הילדים, לצייר צבעי מים או לקרוא את רב המכר האחרון." חשוב לכלול פעילויות ביום שעוזרות לך לחיות את חייך הטובים ביותר. כשתוכל, העבר את המשימות האלה למעלה ברשימה שלך.
- לדוגמא, נניח שילדכם עורך טקס פרסים בבית הספר. אתה יכול להסתובב עם משימות העבודה הדחופות שלך כדי להבטיח שיש לך זמן להיות שם. באופן דומה, חשוב מאוד לשטוף כלים, אך ייתכן שתחליט לדלג על יום כדי לתת לעצמך זמן לקרוא.
שיטה 2 מתוך 3: מקסימום הזמן שלך
- 1קבעו משימות חשובות ליום שלכם כדי שיסיימו. סמן משימות שאתה יודע שצריך לבצע כדי שתוכל לחסום את הזמן עבורך. זה עשוי לכלול משימות כמו אכילת ארוחות, תשלום חשבונות או התקשרות לרופא. הגדירו זמן לביצוע המשימות הללו כדי שתדעו שתוכלו להשלים אותן.
- לדוגמא, ייתכן שתחסום שעה בתכנון שלך כדי לעזור לילדך בשיעורי בית, או שתזמין פגישה עם מאמן כדי להבטיח שאתה נכנס לחדר הכושר.
- 2הקדישו זמן לסדר העדיפויות האישי שלכם. כשאתה עסוק בעבודה או בלימודים, קל לתת לצרכים האישיים שלך ליפול מהצלחת שלך. עם זאת, עליכם לעשות את מה שחשוב לכם. ודא שאתה מסוגל לעשות את הדברים שאתה אוהב. חסום את הזמן הדרוש לך כדי לדאוג לסדר העדיפויות האישי שלך.
- למשל, קבע לעצמך זמן להיפגש עם חברים, לעשות טיפול עצמי או לעסוק בתחביב.
במקום זאת, כתוב את כל מה שאתה צריך כדי לעשות זאת מבלי לדאוג למה שהכי חשוב. - 3תן לעצמך מגבלות זמן למשימות תובעניות. יכול להיות שקשה לבדוק משימות גדולות מרשימת המטלות שלך, במיוחד אם אתה נוטה להיות פרפקציוניסט. הקדש את כל זמנך למשימות אלה, אולם לא נותן לך זמן לעבוד על משימות אחרות. קבע כמה זמן אתה יכול להקדיש למשימות מסובכות, והתחייב לעצור לאחר שחלף הזמן הזה.
- לדוגמא, נניח שאתה עובד על פרויקט גדול בעבודה. אתה עלול לחסום שלוש שעות בבוקר ושלוש שעות לאחר העבודה לפרויקט זה. זה ישאיר לך לפחות 2 שעות עבודה לטפל במשימות אחרות, כמו תגובה להודעות דוא"ל.
וריאציה: אם אתה מתקרב למועד אחרון גדול, ייתכן שתצטרך להקדיש זמן רב יותר למשימה מסוימת. זה בסדר מדי פעם לנקות את שאר לוח השנה שלך אם אתה עובד לקראת מועד אחרון.
- 4הקדישו פחות זמן למשימות חסרות חשיבות. סביר להניח שיש לך כמה משימות ברשימת המטלות שלך שאינן חיוניות אך עדיין צריכות להסתיים. אל תתנו למשימות האלה לקחת את כל זמנכם. במקום זאת, בצע את כמות העבודה המינימלית כדי לבדוק אותם ברשימה שלך. זה יחסוך לך זמן להקדיש למשימות אחרות.
- למשל, טיפול בדואר זבל הוא משימה לא חשובה, אז אל תבזבזו זמן בהסתכלות על כל פיסת דואר. פשוט מחזרו אותו והמשיכו הלאה.
שיטה 3 מתוך 3: שינוי נקודת המבט שלך
- 1התמקדו בתמונה הגדולה ולא בפרטים. סביר להניח שיהיו לך זמנים שבהם אתה לא יכול להשיג את כל מה שברשימה שלך. אל תדאג לעשות הכל בצורה מושלמת או לסמן כל תיבה. פשוט עשו כמיטב יכולתכם וסיימו כמה שיותר משימות.
- תן לעצמך אביזרים על מה שעשית באותו יום. חשוב במונחים של התקדמות ולא מה שאתה עדיין צריך לעשות.
- 2הגדר יעד ריאלי לכמה שאתה יכול להשיג. ככל שאתה רוצה לעשות הכל, אתה רק אדם אחד שיש לו זמן מוגבל. היה כנה עם עצמך לגבי כמה שעות אתה יכול להשקיע בעבודה ברשימת המטלות שלך, וכמה אתה יכול להסתיים באופן סביר. ניסיון לעשות יותר מדי יכול להיות מכריע עבורך.
- אתה יכול להעריך כמה זמן אתה יכול להשקיע בכל משימה. לאחר מכן, קבע כמה זמן אתה יכול לעבוד בכל יום. זה יעזור לך לשמור על נקודת מבט על מה שאתה באמת יכול להשיג ביום אחד.
באופן דומה, חשוב מאוד לשטוף כלים, אך ייתכן שתחליט לדלג על יום כדי לתת לעצמך זמן לקרוא. - 3אפשר לעצמך גמישות לשנות את סדר המשימות שלך במידת הצורך. אמנם דירוג המשימות שלך יכול לעזור לך לזהות את סדרי העדיפויות שלך, אך יתכן וצצות בעיות שיאלצו אותך לתעדף מחדש דברים. תן לעצמך אישור לבצע שינויים לפי הצורך. אתה תמיד יכול לחזור לרשימה שלך כשיסתיים המשבר.
- למשל, נניח שציפיתם להשקיע שעה בסיוע לילדכם בשיעורי הבית, אך בסופו של דבר זה לוקח שעתיים. יתכן שתצטרך לדחות משימה ליום המחרת בכדי להתחשב בשעה הנוספת.
- 4שלבו משככי לחץ שיעזרו לכם לנהל לחץ לבצע דברים. בעל סדרי עדיפויות רבים יכול לגרום לך להרגיש חרדה ולחץ, מה שעלול לגבות ממך מחיר. נהל את רמות הלחץ שלך על ידי ביצוע משככי הלחץ המועדפים עליך כחלק משגרת יומך. זה יעזור לך להרגיש רגוע יותר, כך שתוכל להישאר על המסלול.
- משככי לחץ גדולים כוללים שיחה עם חבר, עיסוק בתחביב, אמבטיה ארוכה, שימוש בארומתרפיה, ביצוע חידה, קריאה, בילוי בחיק הטבע או משחק עם חיית מחמד.
- כשאתה עסוק במיוחד, זה עשוי לעזור להאציל משימות לאחרים במידת האפשר.
- יהיו לך זמנים שהם סופר עמוסים ותקופות אחרות רגועות יותר. נסה להישאר חיובי כאשר אתה עובר את התקופות הקשות.
