כיצד לשמור ולשלוט ברשומות באמצעות גישה למיקרוסופט?
שמירת רשומות במחשב מאפשרת לך גישה קלה לפי דרישה לכל הרשומות שלך.
שמירת רשומות במחשב מאפשרת לך גישה קלה לפי דרישה לכל הרשומות שלך. ישנן תוכניות שמירת רישומים ממוחשבות רבות שם (נקראות בדרך כלל יישומי מסדי נתונים), אך אם יש לך מחשב שמריץ את Windows, ה- Access של מיקרוסופט מספיק ידידותי למשתמש שאפילו משתמש ביתי יכול ליצור ולהשתמש במסד נתונים מותאם אישית אישי כדי ליצור, לערוך, ולאחסן רשומות נתונים אישיים. גישה אינה זמינה ב- Mac Office, אך ל- Mac יש יישום מסדי נתונים פופולרי משלה FileMaker Pro, המיוצר על ידי חברת בת של Apple ודומה בתכונות ל- Access.
חלק 1 מתוך 2: התקנת גישה למיקרוסופט
- 1קבל גישה למיקרוסופט. גישה זמינה כחלק ממיקרוסופט אופיס עבור Windows. היישום זמין באיטרציות שונות, כולל Office 365, שאותן ניתן "לשכור" בפחות מ- 7,50 € בחודש, על ידי רכישת Microsoft Office עבור Windows בדיסק בחנות קמעונאית או באינטרנט, או על ידי רכישת Access כנפרד. יישום ממיקרוסופט באופן מקוון. גישה אינה זמינה בשום מערכת הפעלה אחרת פרט ל- Windows.
- כל המידע העדכני ביותר על Office זמין ב- Office.com.
- אם אתה רוצה את גרסת Windows של Office ב- Mac, השג עותק תואם של Windows והפעל אותו לצד OS X עם תוכנת Boot Camp של Mac.
- 2להחליט היכן לאחסן את קבצי מסד הנתונים שלך. אתה יכול להשתמש באחסון ענן כגון Microsoft OneDrive או DropBox כך שהקבצים שלך זמינים מכל מקום בו תוכל לגשת לאינטרנט, לאחסן את הקבצים שלך באופן מקומי במחשב או ברשת אחרת, או לשמור עותקים במספר מקומות כדי להיות מאובטחים באמת.
- 3התקן את חבילת המשרד. אלא אם כן ברשותך התקליטור תצטרך להוריד ולהפעיל (לחץ לחיצה כפולה על הקובץ) קובץ התקנה ואז להתקין דרך האינטרנט. אתה יכול לבחור אילו יישומים להתקין - Office כולל גישה בסוויטה הראשית אלא אם כן תבטל את הבחירה בה בכוונה. המחשב שלך עשוי להפעיל מחדש פעם אחת או יותר במהלך התהליך.
קבל גישה למיקרוסופט.
חלק 2 מתוך 2: יצירת מסד נתונים פשוט
- 1התחל גישה של מיקרוסופט. כדי למצוא את התוכנית, לחץ על סמל "גישה" ברשימת כל היישומים בתפריט התחל. האפליקציה מופיעה נותנת לך אפשרויות של איזה סוג של פרויקט אתה רוצה. בעזרת מסד נתונים ריק תוכלו לשמור דוחות על אנשים שאתם חייבים להם כסף - או אנשים שחייבים לכם כסף - או על רשימות חשבוניות, מאגרי מידע גדולים של כתובות דואר או דואר אלקטרוני, או כמויות גדולות אחרות של נתונים.
- גישה היא כלי עוצמתי בהרבה למטלות אלה מאשר ב- Microsoft Excel. Access יכול לעבוד בקלות עם Excel על ידי ייבוא נתונים (וייצוא נתונים) ליישום זה באמצעות כפתורים בכרטיסייה 'נתונים חיצוניים של Access'.
- כדי להקל על הפעלת התוכנית בעתיד תוכלו ללחוץ לחיצה ימנית על הסמל ולבחור "הצמד לשורת המשימות" כדי להצמיד את הסמל לשורת המשימות שלך.
- 2בחר "מסד נתונים ריק לשולחן העבודה" ואז לחץ על "צור". תוכל לשחק עם האפשרויות האחרות כאשר תקבל ניסיון רב יותר ביסודות. התוכנית מתחילה בקובץ חדש בשם "Database1" כברירת מחדל ובטבלה חדשה לגמרי לפניכם בשם "Table1".
- מסדי נתונים מאחסנים נתונים בפורמט גולמי בטבלאות שמספרות ל- Access היכן להקצות מקום בכונן הקשיח לנתונים שהכנסת לכל תא טבלה.
- אתה יכול גם להשתמש במקש "Tab" כדי להגיע לשדה הבא או להשתמש במקשי החצים שלך.
- 3לחץ על התיבה הצהובה "לחץ להוספה". מופיע תפריט; מתפריט זה אתה בוחר סוג נתונים לשדה; האפשרויות כוללות "טקסט קצר" לתיבות טקסט קצרות, כגון שמות או כתובות דואר, "מספר", "מטבע", "תאריך ושעה" או אחת מהאפשרויות האחרות.
- 4תן שם לעמודה החדשה. שים לב שהשדה הראשון בטבלה מתמלא במספרי תעודת זהות באופן אוטומטי כאשר אתה מוסיף פריטים בשורות ועמודות / ים מימין, ומכאן שמו "מזהה" - אתה יכול לשנות התנהגות זו ככל שתצבור ניסיון באמצעות התוכנה.
גישה זמינה כחלק ממיקרוסופט אופיס עבור Windows. - 5הזן נתונים נוספים. באופן ספציפי, צור עמודות חדשות, הוסף נתונים לשורות ושנה שם של עמודות לפי הצורך.
- 6שמור את הרשומה שלך. לשם כך, לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ואז לחץ על "שמור בשם". השאר את האפשרויות כפי שהן כברירת מחדל ולחץ על "שמור בשם" שוב. לחץ על "כן" כאשר Access שואל אם הוא יכול לסגור את כל האובייקטים כדי לשמור. הקובץ נשמר.
- אם אי פעם תבחר להעביר את מסד הנתונים שלך לענן או למכשיר אחר, Access יכול לעזור לך לעצב את הנתונים שלך לפלטפורמה החדשה. פשוט לחץ על "קובץ" ואז על "שמור בשם" ותראה את הפורמטים הזמינים בחלונית החלון מימין.
קרא גם: כיצד להפוך במהירות למומחה אקסל?
