איך לענות לטלפון בעבודה?
אם אתה נדרש לענות לטלפון בעבודה, נסה לענות עליו לפני הצלצול השלישי כדי שהחברה תראה דייקנית. לאחר מכן, הציגו את כל החברה ואז את עצמכם ואז שאלו כיצד תוכלו לעזור להם. לדוגמה, אתה יכול לומר "שלום, זה הדפסת הנילוס, ג'ון מדבר. איך אני יכול לעזור לך?" כדי להימנע ממידע חסר, ודא שיש לך עט ונייר בקרבת מקום כדי שתוכל להקליט את ההודעות שהאדם עשוי להעביר לך. גלול מטה לעצות כיצד לגרום לשאר השיחה להישמע טבעית ומקצועית ככל האפשר!
אם אתה נדרש לענות לטלפון בעבודה, נסה לענות עליו לפני הצלצול השלישי כדי שהחברה תראה דייקנית.
הקרנת תדמית מקצועית בעבודה חשובה להצלחה בקריירה. מענה לטלפון הוא דבר שכמעט כל עובד עושה, ללא קשר לתפקידו בחברה. מענה בדרך הנכונה יקרין נימה חיובית, יעזור למתקשר להרגיש בנוח, ויגדיר אותך לעזור לענות על כל השאלות שיש לו.
חלק 1 מתוך 2: הרמת טלפון
- 1ענה במהירות. אם אתה נמצא במסגרת עסקית, זה גס רוח להשאיר אנשים מחכים. היכנס לטלפון וענה לפני הצלצול השלישי.
- 2שים את הטלפון על הפנים שלך. בזמן שאתה רוצה לנוע במהירות כשאתה עונה לטלפון, אתה צריך להיות סבלני מספיק כדי להביא את השופר בפנים שלך. ודא שלא תתחיל לדבר עד שהטלפון יעמוד כנגדך, כך שהאדם בצד השני לא יחמיץ שום מידע.
- 3נשמו עמוק לפני שתענו. ברגע שהטלפון עומד בפניכם, נשמו עמוק לפני שתקבלו את ההיכרות. זה יעזור לך לשמור על רוגע ומבוקר, ויהיה קל יותר לדבר לאט ולאסוף את מחשבותיך.
היכנס לטלפון וענה לפני הצלצול השלישי. - 4הציגו את העסק שלכם ואת עצמכם. אתה רוצה לוודא שהאדם האחר בקו התקשר למקום ולאדם הנכונים, אז וודא שהוא יודע מי אתה והחברה שלך. ודא שאתה מוביל עם שם העסק. יתכן שתרצה לתת לעצמך ברכה בתסריט כדי שלא תצטרך לחשוב מה לומר כשהטלפון מצלצל. הודעה זו תשתנה מעט בהתאם לנסיבותיך.
- אם אתה פקיד קבלה, חשוב שתזהה את כל החברה, מכיוון שאתה השער של המתקשר לכל מה שהם צריכים. משהו פשוט כמו "שלום, זה מדריך מפעלים, ניק מדבר. איך אני יכול לעזור לך?" זה טוב. זה מאפשר למתקשר לדעת מי אתה והעסק שלך, ונותן לו פתח להמשיך לדבר. אם אתה פקיד קבלה אישי, זהה את האדם שאתה עובד עבורו ("זה המשרד של מר מילר, ניק מדבר"), שכן זה האדם שהמתקשר שלך מנסה להגיע אליו.
- אם אתה חלק ממשרד, תן לאדם השני לדעת מה אתה עושה כדי שיידע איזה שאלות הוא יכול לשאול. זיהוי עצמך באומרו "שלום, זו ג'סיקה בחשבונאות" מאפשר לאדם השני לדעת אם הגיע למשרד או לאדם שהוא רוצה, ואם עליו לדבר עם מישהו אחר.
- 5שמור עט ופנקס ליד הטלפון. זה יאפשר לך לרשום מידע במהירות אם האדם רוצה להשאיר הודעה או למסור לך מידע אחר. אינך רוצה להשאיר את המתקשר ממתין בזמן שאתה מחפש משהו לכתוב איתו.
חלק 2 מתוך 2: דיבור בטלפון
- 1חייכו כשאתם מדברים. גם אם אינך במצב רוח טוב, חיוך על הפנים וזיוף זה יכול לעזור לך להישמע נעים יותר לאדם בצד השני. זה בטח יעזור גם למצב הרוח שלך.
- 2דבר בצורה ברורה ומקצועית. זו מסגרת מקצועית, וחשוב שגם אתה וגם האדם השני יבינו אחד את השני בצורה ברורה ומדויקת. דבר לאט והגדר את דבריך כדי לוודא שהמידע שלך יעבור.
- הימנע ממילים בסלנג כמו "כן", "בטח" או "לא". במקום זאת, דבר במילים ברורות כמו "כן" ו"לא ". אתה לא רוצה שום בלבול בינך לבין המתקשר לגבי מה שאיש אמר. אל תשכח ביטויים מנומסים נפוצים כגון "תודה" ו"אתה מוזמן "כאשר מתאים.
- אם אתה צריך לתת למישהו מספרים או אותיות ספציפיות, נניח להעביר שם או מספר טלפון, זה יכול להיות טוב להכיר את האלף-בית הפונטי. כך תוכלו להימנע מבלבול בין אותיות שנשמעות דומות, כמו "B" ו- "V", עם רמזים מועילים כמו "V כמו ב- Victory".
הניח את מה שאתה עושה והתמקד בשיחת הטלפון כך שלמתקשר תהיה תשומת הלב הבלתי מחולקת שלך. - 3פנה למתקשר בצורה מקצועית. השתמש בתואר האדם ("מר ג'ונס") ולא בשמו הפרטי, במיוחד אם אינך מכיר את המתקשר באופן אישי. וודא שאתה זוכר את שמו ופנה אליו באמצעות השיחה.
- זה עשוי להיות מועיל לרשום את שם האדם לאחר שתקבל אותו כדי לעזור לך לזכור.
- 4העבר את האדם במידת הצורך. אם מישהו מתקשר אליך בעבודה, כנראה שיש לו בעיה או בעיה מסוימת שהוא צריך לפתור. אם אינך יודע לענות על שאלה או דאגה, אל תנסה. במקום זאת, הציע להעביר אותו למישהו שיכול לעזור. זה גם מראה שאתה מעוניין ומוכן לעזור לפתור את הבעיה של המתקשר שלך.
- למערכות טלפון רבות במשרד תהיה דרך להעביר שיחות. ודא שאתה יודע אם המשרד שלך עושה זאת, ואיך זה עובד. אם לא, השג את מספר האדם הנכון והעביר את המידע למתקשר שלך.
- היו מנומסים ככל האפשר כשאתם עושים זאת, והציעו את ההעברה. אמור משהו כמו "אני חושש שאני לא יכול לענות על זה. האם תרצה שאעביר אותך לבריאן, שיוכל לעזור לך?" וודא כי האדם בצד השני מסכים לפני שינוי השיחה.
- אם מישהו אחר אינו זמין, הציע לקחת הודעה. רק זכור להעביר את ההודעה הזו.
- 5לסיים את השיחה באופן מקצועי. "תודה" או "להתראות" ברורים ומנומסים מאפשרים לאדם האחר לדעת שהשיחה הסתיימה והיא יכולה לנתק. לא צריך להיות שום בלבול בשאלה האם השיחה צריכה להימשך או לא.
- תן לאדם האחר לנתק. היא יזמה את השיחה, אז אתה רוצה לתת לה לסיים את כל מה שהיא צריכה כשהיא התקשרה מלכתחילה. אם אתה מנתק כאשר המתקשר לא מוכן, זה יכול להיראות גס רוח, או שאתה עלול להחמיץ מידע חשוב.
- הימנע ממענה לטלפון הסלולרי האישי שלך בעבודה. אתה בעבודה שלך לעבוד, לא לשוחח עם החברים שלך. שיחות והודעות אישיות יכולות להמתין עד לסיום יום העבודה.
בזמן שאתה רוצה לנוע במהירות כשאתה עונה לטלפון, אתה צריך להיות סבלני מספיק כדי להביא את השופר בפנים שלך. - הימנע מהסחות דעת. הניח את מה שאתה עושה והתמקד בשיחת הטלפון כך שלמתקשר תהיה תשומת הלב הבלתי מחולקת שלך. אינך רוצה להיתקל כמוסח או עסוק מכדי לענות על שאלות ולסייע.
- שמור דברים מהפה שלך בטלפון. משמעות הדבר היא לא לאכול, לשתות או ללעוס מסטיק. זה מפריע לבהירות ומציע למתקשר שהם לא חשובים.
- היו אמפתיים, והישארו רגועים ומקצועיים גם אם מתקשר מתלונן או גס רוח.
שאלות ותשובות
- מה עלי לעשות אם מישהו מחפש איש צוות ספציפי, אך איש הצוות מתעלם מהשיחה המועברת?אמור למתקשר שהאדם אינו זמין, אך תוכל להעביר את השיחה לתא הקולי.
- מה על פקיד קבלה לומר אם מתקשר שואל אם מישהו בעבודה?תשובה זו תלויה ככל הנראה במדיניות האישית של החברה שלך. בדוק עם המנהל שלך את הדרך המתאימה ביותר להתמודד עם מצב זה. אינך רוצה למסור מידע ספציפי, אך אמור משהו כמו "היא חולה" או "הוא לא נמצא היום" צריך להיות כל המידע שהמתקשר שלך זקוק לו.
- איך אני שואל את עצמי נשאל?אם אתה עונה לטלפון, אתה יכול לומר, "זהו (שמך)."
- כיצד אוכל להתקשר בטלפון?אם ברצונך להתקשר למישהו שאינו ברשימת אנשי הקשר שלך, תוכל לחייג למספר הטלפון שלו באמצעות לוח החיוג. אם הם כבר נמצאים ברשימת אנשי הקשר שלך, פשוט מצא את שמם ובחר אותו.
- איך אני מגיב כשאנשים מתקשרים לעבודה?ברוב החברות יש מחלקת כוח אדם, גם אם זה רק אדם אחד כמו מנהל, שמטפל בגיוס עובדים; אז נהוג להעביר שיחות כאלה למחלקה זו.
תגובות (6)
- טוב לדעת זאת!
- מאמר זה עוזר לי ללמוד כיצד להרים טלפון ולענות בעבודה. תודה!
- מאוד שימושי, תודה.
- המאמר עזר לי מאוד מאז שאני פקיד קבלה חדש בחברה שלי. לקחתי את כל הרעיונות שלך והשתמשתי בהם והכל התנהל כשורה, תודה!
- תודה לך על זה. זה ממש עזר לי מאוד באימונים שלי, מכיוון שלפעמים אני שוכח מה לומר בטלפון מרוב עצבנות. לחיים!
- זה עזר לי במשימה שלי.
