איך כותבים מכתב לשינוי כתובת?
אם אתה רוצה לכתוב מכתב כדי להתריע בפני אנשי הקשר שלך שכתובתך משתנה, פתח אותו בפסקה קצרה שתאמר לנמען מדוע הוא מקבל את המכתב. נסה לכתוב "מכתב זה נועץ לך שכתובתי תשתנה בקרוב." המכתב שלך צריך להיות מתחת לדף, אז הימנע מלהיות מילולית. לאחר ההקדמה שלך, תן לקורא לדעת בדיוק מתי תשנה כתובתך ורשום את הכתובת החדשה באותו פורמט שבו יש להשתמש במעטפה. לאחר מכן, כלול מידע נוסף שעליו לדעת. לדוגמא, אם העסק שלך נשאר פתוח במהלך המעבר, יידע את הלקוחות או הספקים שלך כדי שיוכלו לתכנן מראש. לסיום, סגרו את המכתב על ידי תודה לקורא ונתנו לו מספר טלפון או כתובת דוא"ל שם יוכלו ליצור איתכם קשר. לקבלת טיפים נוספים, כמו לעצב את המכתב שלך, המשך לקרוא!
בין אם אתם מעבירים את עצמכם ואת משפחתכם ובין אם אתם עוברים דירה מחדש, כדאי לכם לכתוב מכתב רשמי לשינוי כתובת כך שלכל אנשי הקשר שלכם תהיה הכתובת החדשה שלכם. במיוחד אם אתה מעביר את העסק שלך או כותב לאנשי קשר עסקיים, אתה רוצה לשמור על פורמט מסוים. עבור חברים ובני משפחה, ייתכן שתרצה לשלוח גלויה בכתב יד במקום להשתמש במכתב רשמי.
חלק 1 מתוך 3: עיצוב מכתבך
- 1חפש תבנית מכתבים עסקיים. אם אתה מקליד את המכתב במחשב שלך,חפש תבניות ביישום עיבוד התמלילים שבו אתה משתמש.ברוב האפליקציות לעיבוד תמלילים יש מספר תבניות אותיות שונות.
- השתמש בתבנית מכתבים עסקית בסיסית הכוללת חסימות עבור התאריך, הכתובת שלך וכתובת הנמען.
- אם יש לך נייר מכתבים עסקי או אישי שאתה מתכנן להשתמש בו כדי להדפיס את המכתב שלך, ודא שהתבנית שבה אתה משתמש יש מקום להתאים לכך.
- 2צור רשימת תפוצה. הדבר הכי קל לעשות זאת, במיוחד אם אתה שולח את המכתב שלך לרשימה ארוכה של נמענים, הוא ליצור רשימת תפוצה בגיליון אלקטרוני. לאחר מכן תוכל להשתמש בפונקציה "מיזוג דואר" באפליקציית עיבוד התמלילים שלך כדי לאכלס את השדות במכתב הטופס שלך.רשימת רשימת תפוצה
שם פרטי ושם משפחה של הנמען
כתובת דיוור מלאה של
כל פרטי קשר אחרים, למשל מספר טלפון, כתובת דוא"ל, פקס
הגה את רשימת התפוצה שלך בזהירות בכדי לוודא שלא ביצעת שגיאות הקלדה בהזנת שם או כתובת של מישהו. - 3הגדר חסימות כתובות. פורמט מכתב העסקי המסורתי כולל בלוק עבור השם שלך (או את שם העסק שלך) וכתובת, וכן את שמו ומענו או הנמען. כשאתה מזין את הכתובת שלך, השתמש בכתובת הנוכחית שלך, ולא בכתובת שאליה אתה עובר.
- אם אתה משתמש במיזוג דואר, פעל לפי הנחיות העיצוב המפורטות באפליקציית עיבוד התמלילים שלך. בדרך כלל פירוש הדבר לסגור בסוגריים את שם העמודה שממנה תרצה שהאפליקציה תשלוף נתונים מהגיליון האלקטרוני שלך, כגון "שם משפחה אחרון."
אינך מעוניין לשלוח לנמענים שלך מכתב שינוי המפנה אותם לכתובת הלא נכונה. - 4ספק ברכה. תבנית המכתב שלך כוללת בדרך כלל רווח כפול אחרי השורה האחרונה של גוש הכתובת האחרון, ואחריו ברכה. יכול להיות שזה פשוט שם האדם ואחריו נקודתיים, או "יקירתי" ואחריו שם האדם ופסיק.
- הימנע משימוש בברכה "יקרה" אם חלק מהמקבלים שלך הם ארגונים, עסקים אחרים או סוכנויות ממשלתיות.בדרך כלל ברכה זו משמשת רק ליחידים.
- 5השלם את הסגירה שלך. בעת עיצוב המכתב שלך, בדרך כלל עדיף להמשיך ולסגור תחילה ואז לנסח את גוף המכתב שלך. המילה בה אתה משתמש בסיום תהיהתלוי ביחסים שלך עם הנמענים.
- אם אתה כותב מכתב לשינוי כתובת העסק שלך, תרצה לסגור רשמית יותר, כמו "בכנות". עם זאת, אם יש לך שילוב של קשרים אישיים ועסקיים, ייתכן שתרצה ללכת עם משהו פחות רשמי, כגון "תודה".
חלק 2 מתוך 3: ניסוח מכתבך
- 1כתוב הקדמה קצרה. התחל את מכתבך בהצהרה שתיידע את המקבל על מטרת המכתב. זה לא צריך להיות ארוך. בדרך כלל משפט אחד שאומר משהו כמו "המכתב הזה הוא לייעץ לך שכתובתי תשתנה בקרוב" יספיק.
- אל תהיה יותר מדי מילים עם ההקדמה שלך. אתה רוצה לשמור את המכתב מתחת לדף, כך שיהיה קצר ולעניין.
- אל תהיה יותר מדי מילים עם ההקדמה שלך. אתה רוצה לשמור את המכתב מתחת לדף, כך שיהיה
- 2ציין תאריך בו השינוי יתרחש. יחד עם ההקדמה שלך, עליך להודיע לנמענים שלךבדיוק מתי הם צריכים להתחיל להשתמש בכתובת החדשה שלך ולא בכתובת הנוכחית שלך.
- ודא שאתה נותן לנמענים שלך מספיק זמן לקבל את המכתב, לעדכן את הרשומות שלהם ולהוציא את המכתבים לכתובת הנכונה.
- 3רשום את הכתובת החדשה שלך. ספק לנמענים שלך את הכתובת החדשה בה הם צריכים להשתמש לכל התכתבות איתך בעתיד. בדרך כלל עדיף לעצב אותו בצורה שעליו להיות מעוצב על המעטפה, ולכן קל להם לציין ולהעתיק.שיקולים
בלבול עם כתובת ישנה: אתה יכול לכלול גם את הכתובת הישנה שלך, למשל על ידי אמירת הכתובת שלך שונתה מהכתובת הישנה לכתובת החדשה. עם זאת, זכור שזה עלול לבלבל. במיוחד אם יש לך הרבה קשרים עסקיים או ממשלתיים אליהם אתה שולח את המכתב, המידע השגוי יכול להעתיק בשוגג על ידי פקיד.
יידעו על כל שינוי אחר: מומלץ גם ליידע את הנמענים שלכם אם, אם בכלל, פרטי קשר אחרים ישתנו ומה יישאר זהה. זה חשוב במיוחד אם הם צריכים ליצור איתך קשר במהלך המעבר.
שיקולים בלבול עם כתובת ישנה: אתה יכול לכלול גם את הכתובת הישנה שלך, למשל על ידי אמירת הכתובת שלך השתנתה מהכתובת הישנה לכתובת החדשה. - 4כלול מידע רלוונטי אחר. בהתאם לנסיבות המעבר שלך, יתכן שיהיה מידע אחר שהנמענים שלך צריכים לדעת, כמו אם אחרים עוברים איתך או שהעסק שלך יישאר פתוח במהלך המעבר.דוגמאות למידע רלוונטי
סגירת עסק: אם העסק שלך ייסגר לתקופה קצרה כדי לעבור דירה, עליך ליידע את מקבליך על כך שיוכלו לתכנן מראש, בין אם הם לקוחות, ספקים או לקוחות אחרים.
מכירה עוברת: אם יש לך מכירה עוברת, זה יכול להיות מקום טוב להודיע לנמענים שלך על כך גם כן. - 5תודה למקבל. כדי לסגור את המכתב שלך, כפול רווח אחרי הפסקה האחרונה שלך וכתוב משפט פשוט להודות למקבל. אם הם שותפים עסקיים, כדאי להוסיף גם הערה על האופן שבו אתה מעריך את העסק שלהם.
- לדוגמא, אם העסק שלך עובר רילוקיישן, אתה יכול לכתוב "תודה על תשומת הלב שלך לעניין זה. אני מעריך מאוד את הערך שאתה מוסיף לחברה זו ומצפה להמשך העבודה איתך."
- 6ספק אמצעי קשר. לאחר שתודה למקבל, ייתכן שתרצה לספק מספר טלפון או כתובת דוא"ל שהנמען יכול לפנות אליה אם יש לו שאלות או חששות.
- זה חשוב במיוחד אם העסק שלך עובר דירה.ייתכן שתרצה לנתב את כל השאלות או החששות לגבי המעבר למספר טלפון או שלוחה מסוימת, או לכתובת דוא"ל מסוימת.
- זה
- 7מלאו כמה אותיות. במיוחד אם אתה מעביר את עסקך מחדש, ייתכן שתרצה לקבל יותר ממכתב אחד. בצורה זו תוכלו להתאים מכתב אחד במיוחד ללקוחות או ללקוחות, אחר למקורבים עסקיים ואחר לספקים או סוחרים.
- שקול מספר אותיות אם יש לך מידע רלוונטי שאתה רוצה לכלול שמתייחס רק לקהל אחד. בדרך זו אף אחד לא מקבל מידע מלבד מה שהוא צריך.
חלק 3 מתוך 3: שליחת המכתב שלך
- 1הגה היטב את מכתבך. לפני שתסיים את המכתב שלך, ודא שאין שגיאות הקלדה, כתיב או שגיאות דקדוקיות שגורמות למכתב שלך להיראות לא מקצועי או מקשות על קריאתו.
- בדוק את הכתובת בפרט וודא שהיא נכונה. אינך מעוניין לשלוח לנמענים שלך מכתב שינוי המפנה אותם לכתובת הלא נכונה.
בין אם אתם מעבירים את עצמכם ואת משפחתכם ובין אם אתם עוברים דירה מחדש, כדאי לכם לכתוב מכתב רשמי לשינוי כתובת, כך שלכל אנשי הקשר שלכם תהיה הכתובת החדשה שלכם. - 2וודא שפרטי הנמענים נכונים. כשאתה משתמש במיזוג דואר לצורך דיוור בתפזורת, זה יכול לחסוך לך הרבה זמן. אבל זה אפשרי גם כןיכולות להיות שגיאות באופן העברת הנתונים לאותיות שלך.
- בדקו את כל השדות וודאו שכולם תואמים ושייכים לאותו מקבל. לדוגמה, ברצונך לוודא ששמו וכתובת הנמען בתיבת הכתובת תואמים לשם בברכה.
- 3הדפיס וחתום על מכתביך. ברגע שתהיה מרוצה שהאותיות שלך מעוצבות כראוי והן נטולות שגיאות, הדפס אותן על נייר מלאי טוב וחתום עליהן ביד באמצעות דיו כחול או שחור. ואז הם מוכנים לדואר.
- 4ספק לנמענים שלך הודעה מוקדמת. ברוב המקרים, אתה רוצה לוודא שהנמענים שלך יקבלו את המכתבים שלהםשבועיים עד ארבעה שבועות לפני תאריך שינוי הכתובת שלך.
- אם יש לך קשרים בינלאומיים, אתה כנראה רוצה לספק הודעה מוקדמת לחודשיים או שלושה כדי לאפשר את משך הזמן שנשלח למשלוח דואר בינלאומי.
שאלות ותשובות
- אני מקבל פנסיה ממלכתית בסיסית, ושיניתי כתובות. מה אני יכול לעשות?כל משרדי הפנסיה הממלכתיים יכולים להתמודד עם זה בקלות. בצע חיפוש מקוון בכדי להתקרב למשרד הנכון ככל האפשר ולהתקשר אליהם, מישהו שם יוכל לחבר אותך למשרד המתאים או לתת לך את המספר הנכון להתקשר אליו.
- כיצד אוכל לתקן את הכתובת שלי בעבודה?
