איך ליצור ועדה חברתית במקום העבודה שלך?
אם אתה רוצה להכיר את עמיתים לעבודה שלך ולתכנן עבורם אירועים מיוחדים, אז בקש ליצור ועדה חברתית במקום העבודה שלך. שוחח עם עמיתים לעבודה במהלך הצהריים או הפסקות הקפה כדי לראות אם מישהו מעוניין לעזור לך להקים ועדה חברתית. יהיה עליך גם לבקש מהמנהל שלך לקבוע פגישה מהירה כדי לדבר על זה. כאשר המנהל שלך נותן לך את הסדר, שלח דוא"ל למחלקת משאבי אנוש שלך כדי להודיע להם על התוכנית שלך. אם המנהל שלך אמר שאתה יכול לקיים את הפגישות שלך במהלך שעות העבודה, דאג לתזמן אותם למועדים שבהם זה לא יפריע לפגישות מתוזמנות אחרות. אחרת, קבעו אותו במהלך ארוחת הצהריים או מיד לאחר העבודה. במהלך הפגישה הראשונה שלך, הצביע על עמדות מנהיגות והגדר כמה יעדים, כמו תכנון 5,000 צדקה או מסיבת חג. כדי ללמוד כיצד לעודד חברים חדשים להצטרף לוועדה החברתית שלך, המשך לקרוא!
אם אתה רוצה להכיר את עמיתים לעבודה שלך ולתכנן עבורם אירועים מיוחדים, אז בקש ליצור ועדה חברתית במקום העבודה שלך.
ועדות חברתיות בעבודה יכולות להיות דרך מהנה להכיר את עמיתיכם לעבודה ולתכנן עבורם אירועים מיוחדים. אם לחברה שלך אין עדיין כזה, אתה יכול לשאול את המנהל או את נציג משאבי אנוש לגבי פתיחת כזה. ברגע שיש לך תמיכה, אתה יכול להתחיל לתכנן את הפגישה הראשונה ולעבד את כל הפרטים בכדי לשמור על פעולתה החלקה.
חלק 1 מתוך 4: קבלת אישור ותמיכה
- 1מצא בן / בת זוג שיעזור לך לקבל דברים מהשטח. שוחח עם כמה מחבריך לעבודה בהפסקות צהריים או הפסקות קפה ובדוק אם מישהו מעוניין לעזור לך להקים ועדה חברתית. זה עשוי להיות מועיל שיהיה שותף לארגן את הפגישה הראשונה ולעורר עניין במשרד.
- אם אף אחד לא מתנדב לעזור, אל תתייאש. אתה עדיין יכול לעשות זאת בעצמך ולגרום לאנשים להתרגש מוועדה חברתית.
- 2קבעו זמן לשיחה עם ההנהלה. שאל את המנהל שלך אם תוכל לקבוע פגישה מהירה כדי לדבר על הקמת ועדה חברתית. הימנע רק מלשים את כל הפרטים בדוא"ל מכיוון שהמנהל שלך אולי לא עונה על כל השאלות שיש לך. אם הם מפנים אתכם למעלה במעלה השרשרת למנהל אחר, קבעו במקום זאת פגישה קצרה עם אותו אדם.
- כמה מהשאלות שיש לשאול את ההנהלה כוללות האם אתה יכול להשתמש בשעות העבודה לפגישות, האם החברה תציע כספים לשימוש הוועדה ואילו סוגים של ניהול אירועים נוח לך לתכנן.
- 3צרו קשר עם משאבי אנוש לאישור סופי. אם מנהל נותן לך הזדמנות להתחיל לעבוד, שלח דוא"ל למחלקת משאבי אנוש שלך כדי להודיע להם על התוכנית שלך. שאל אם יש להם טפסים מיוחדים שאתה צריך למלא או רשימת כללים ותקנות לוועדות במקום העבודה.
- שאל כיצד לבצע הוצאות רכישות שביצעה הוועדה אם החברה שלך מציעה לך להחזיר לך.
אתה עדיין יכול לעשות זאת בעצמך ולגרום לאנשים להתרגש מוועדה חברתית.
חלק 2 מתוך 4: תכנון הפגישה הראשונה
- 1בחר זמן שלא יפריע להתחייבויות בעבודה או אישית. אם המנהל שלך אמר לך שזה בסדר לקיים את הפגישה בשעות העבודה, אז קבע אותה לזמן שלא יפריע לשום פגישות או שיחות ועידה מתוזמנות אחרות. אם זה צריך להיעשות מחוץ לעבודה, קבעו את זה במהלך ארוחת הצהריים או מיד לאחר העבודה כדי שלא תבקשו מהעמיתים לעבודה שלכם להקריב יותר מדי זמן אישי.
- תכנן להגביל את הפגישה ל -30 דקות, ללא קשר למועד. אחת הדרכים לגרום לאנשים להתעניין בוועדה שלך היא לכבד את זמנם.
- 2אבטח מיקום פגישה. שאל את המנהל שלך באיזה שטח אתה יכול להשתמש לפגישה. בדקו אם חדרי ישיבות או חדרי הפסקות יהיו בחינם בזמן הפגישה. ברר עם מנהל משרד אם יש פרוטוקול לשמירת מקום במשרד שלך.
- ודא שיש כיסא בחדר לכל מי שיהיה שם.
- 3שלחו דוא"ל לתאריך ושעת הפגישה לחבריכם לעבודה. גיב דואר אלקטרוני לעמיתיך כדי להודיע להם שאתה פותח ועדה חברתית. יידעו לשם מה בעצם הוועדה תהיה (כלומר תכנון מסיבות, שעות שמח וכו '). ציין בבירור את התאריך, השעה ומיקום הפגישה הראשונה, ובקש מאנשים להגיב אם הם מעוניינים בכך.
- וודאו כי הדוא"ל יוצא לכל המחלקות כדי שאף אחד לא ירגיש שנשאר בחוץ.
- 4לתלות פליירים ברחבי המשרד אם הדוא"ל מקבל תגובה מוגבלת. אם מעט מאוד אנשים מגיבים להודעת הדוא"ל שלך, הקלד פלייר עם אותו מידע מהדואר האלקטרוני והדפס מספר עותקים כדי להסתובב במשרד. זה ישמש כתזכורת לאנשים ששכחו את הדוא"ל. תלו אותם ליד מקרר המים, במטבח, סביב חדר ההפסקות או על לוח מודעות של החברה.
- כלול את הדוא"ל שלך כך שמישהו במחלקה אחרת יידע להגיע אליך.
- בדוק פעמיים עם מנהל או משאבי אנוש כדי לוודא שזה בסדר לתלות פליירים במשרד.
- 5בחר חמישה עד שמונה חברים לוועדה. בוועדה יעילה יהיו חמישה עד שמונה חברים, כך שאם קומץ אנשים יגיבו, המשיכו קדימה עם אותם מתנדבים. אם אתה מקבל יותר משמונה בקשות להצטרף, הגדר לוח זמנים מסתובב כך שכולם יוכלו להשתתף.
- נסה להגדיר שינוי חבר רבעוני. אחת לשלושה חודשים החברים שאינם מנהיגות מסתובבים כדי לאפשר לחדשים להיכנס.
- ודא שבכל קבוצת רוטציה יש אנשים מכמה מחלקות שונות.
- 6צור מתווה לסדר היום שלך. ערכו רשימה של הדברים עליהם אתם רוצים לדון בפגישה. כלול דברים כמו עמדות מנהיגות, תקציב, רעיונות לאירועים ולוחות זמנים לפגישות עתידיות. הקלד מתווה של סדר היום שלך והדפס עותקים להפצה בפגישה הראשונה.
גיב דואר אלקטרוני לעמיתיך כדי להודיע להם שאתה פותח ועדה חברתית.
חלק 3 מתוך 4: הפעלת הפגישה הראשונה
- 1התחל בזמן. חשוב להראות לאנשים שאתה מעריך את זמנם. אל תגיע לפגישה שלך באיחור ותגרום לאחרים לחכות לך. ואל תשבו ופטפטו במשך 15 דקות לפני שקפצו סוף סוף לדבר על הוועדה. תודה לכולם שהגיעו ואז צללו ישר לנושאים רלוונטיים.
- 2הפץ את סדר היום. העבר עותקים של סדר היום המתואר שלך כדי שאנשים יוכלו לעקוב אחריו. העבר עטים או עפרונות כך שכל אחד יוכל לרשום הערות על המתאר אם הוא רוצה.
- 3שמישהו ייקח דקות פגישה. כאשר הסדר מגיע לפגישה, בקש מתנדב שייקח פרוטוקול פגישה כדי שתוכל לשתף את פרטי הפגישה עם כל מי שלא יכול היה להשתתף. אם אף אחד לא יתנדב, תצטרך לרשום בעצמך.
- כלול דברים חשובים כמו על מה הצביעו ומי הסכים למשימות מסוימות. הימנע רק מלכתוב את מה שכולם אומרים.
- לדוגמא, רשום מתי מישהו מבקש להוציא את כספי הוועדה למסיבה הולכת למען עמית לעבודה. ואז כתוב כמה קולות היו בעד, וכמה היו נגד זה.
- 4הצביעו על עמדות מנהיגות. בוועדה שלך צריך להיות נשיא, או "יו"ר", כמו גם מזכיר וגזבר. אם יותר מאדם אחד מעוניין בתפקיד כלשהו, הוועדה תצביע עליו או שקול לחלק את התפקידים בין שני אנשים.
- אל תניח שאתה תהיה היושב ראש רק בגלל שהקמת את הוועדה. הגישו את שמכם לבדיקה, אך היו אדיבים אם מישהו אחר יצביע לתפקיד.
- 5הצהירו על יעדי הוועדה. האם אתם רק מתכננים אירועים חברתיים כמו מסיבות חג ושעות שמחות? או שאתה גם רוצה להתמקד ועדה זו על אירועים להחזיר לקהילה, כמו 5Ks צדק? היה ספציפי לגבי סוגי האירועים שברצונך לערוך, וצור מסמך מקוון אליו יוכלו כולם לגשת כדי לבדוק את היעדים הללו בהמשך.
- היו פתוחים להצעות של חברי וועדה אחרים. יכול להיות שיש להם רעיונות שונים לגבי סוגי הדברים שעליכם לתכנן. להבדלים גדולים באידיאולוגיה, שאל את המנהל שלך אם יש כיוון שהם מעדיפים שתיקח את הוועדה אליו.
- 6דון בתקציב. ספר לחברים האחרים עם כמה כסף אתה צריך לעבוד. כמה החברה נותנת לך רבעונית או שנתית? אם לא תקבל כסף, דן אם ברצונך לבקש מעמיתים לעבודה, או סיעור מוחות בכמה רעיונות לגיוס תרומות.
- כדי לגייס כספים, אתה יכול לעשות את מכירת האפייה המסורתית או לשטוף את המכונית, או לנסות משהו כמו הגרלת מיומנויות. צלם בקבוצה יכול להציע צילומי ראש מעודכנים בתמורה לתרומה.
- 7הקצה משימות באופן שווה. אל תנסה לעשות הכל בעצמך, גם אם בסופו של דבר אתה הכיסא. האצלת משימות כדי שכולם ירגישו מעורבים. לדוגמה, בקשו מתנדב לחקור מקומות למסיבת חג המולד הבאה, ובקשו ממישהו אחר ליצור קשר עם קייטרינג. הבהיר מה בדיוק נדרשת משימה לפני שתקצה אותה.
שאל את המנהל שלך אם תוכל לקבוע פגישה מהירה כדי לדבר על הקמת ועדה חברתית.
חלק 4 מתוך 4: המשך הוועדה
- 1קבעו לוח זמנים לפגישות רגיל. הדרך הקלה ביותר להשאיר אנשים מעורבים היא לקבוע פגישות קבועות באותו מקום ובאותו זמן בכמה שבועות. נסה פגישה של פעם בחודש, אלא אם כן תהיה לך הרבה אירועים שידרשו פגישות תכופות יותר.
- 2צור לוח שנה משותף. השתמש בשרת הדוא"ל שלך כדי ליצור לוח שנה משותף שלכולם בוועדה יש גישה. אם אין לך דוא"ל של החברה המציע יומנים, השתמש בשירות כמו יומנים של גוגל. רשום את התאריכים והשעות לפגישות ומסיבות, כמו גם תאריכי יעד למשימות מסוימות.
- 3דווח להנהלה לאחר כל פגישה. שלח אימייל למנהל שלך (או למנהל שאישר את הוועדה) לאחר כל פגישה עם פרוטוקול הפגישה המצורף. נפגש איתם מדי פעם בכדי לדון בהתקדמותך ולהריץ רעיונות על ידם לאירועים חדשים.
- 4עודד חברים חדשים להצטרף. ועדה חברתית יכולה להתחיל להרגיש בלעדית אם מדובר באותם אנשים שמתכננים את כל האירועים. שלח דוא"ל אחת לכמה חודשים והזמין אנשים להצטרף אליך לפגישה הבאה שלך או לקפוץ לסבב הבא. יצירת גיליון אלקטרוני להרשמה מקוונת יכולה לעזור לאנשים להגיע בקלות לתור.
- לדוגמא, אמור משהו כמו: "אנחנו תמיד מחפשים נקודות מבט ורעיונות חדשים, אז הצטרף אלינו לפגישה הבאה שלנו!"
קרא גם: איך לשאול עמית לעבודה לדייט?
שאלות ותשובות
- האם יש הגבלת גיל לפתוח בוועדה?לא, אתה יכול להקים ועדה בכל גיל! בוא לשולחן עם המון רעיונות להוכיח שגילך אינו רלוונטי.
- האם המעסיק רשאי לנהל את הקרן החברתית?אם למעסיק שלך יש זמן והוא רוצה לעזור, אז כן, הם יכולים להיות אחראים על הקרן החברתית. אבל זה יכול להיות קל יותר אם רק הגזבר יטפל בזה.
- האם יש סט כללים להפעלת מועדון חברתי לעבודה. הכספים גויסים באמצעות מכירת מניות, ונשמרים כספים לאירועים ספציפיים כגון מסיבת חג המולד. האם צריך להוציא את כל הכספים שנחסכו?אם החברה שלך נותנת לך סכום מסוים של כסף להוציא על אירוע חברתי ואתה לא מוציא את כל זה, זה בסדר. אך שים לב כי ככל הנראה החברה תיתן לך פחות כסף בעתיד מכיוון שלא היית זקוק ככל שהוקצה לך. נסה להוציא כמה שיותר קרוב לסכום המתוקצב כדי להבטיח שיש לך כספים הולמים בעתיד.
- האם אתה מכנה את הוועדה שלך "ועדת צדקה" או שאתה מכנה אותה משהו אחר?אתה יכול לקרוא לזה "ועדת הצדקה" אם אתה מתכוון רק לתכנן אירועי צדקה. אם אתם מתכננים לעשות סוגים אחרים של אירועים חברתיים, כמו מסיבות חג, ייתכן שה"וועדה החברתית "תהיה שם טוב יותר.
- האם הקרנות החברתיות חייבות במס?כן, אם הם מגיעים היישר מהמעסיק שלך. אם גייסת אותם, אז לא.
- איזה סוג של אירועים חברתיים תוכלו לספקתוכלו לתכנן מסיבות חג, שעות שמח, אירועי צדקה, פיקניקים של חברות, ארוחות צהריים או ארוחות ערב, טיולי באולינג ועוד סוגים רבים של אירועים.
- כיצד אוכל להחליט לאילו אירועים יש לארגן אוספי צוות?נסו להגביל את אוספי הצוות מכיוון שאנשים נוטים להתרעם מכך שהם מבקשים כסף בעבודה, במיוחד אם הם לא רוצים ללכת לאירוע. מצא דרכים אחרות לגייס כספים, כמו מכירת אפייה, הגרלות ומכירות פומביות שקטות.
- האם יש לנו עוזר גזבר על פי החוק?אתה יכול לקבל עוזר גזבר אם אתה רוצה אחד, אם כי זה לא נדרש. רק וודא ששני הגזברים נמצאים באותו דף לגבי האחריות הנפרדת שלהם.
- כיצד מתנהל AGM וכיצד אני מתכונן ומהו לוח הזמנים?אסיפה מקיימת מדי שנה. יש לשלוח את הודעת הפגישה זמן רב. יש להגיש את פריטי האג'נדה בתוך פרק זמן מוגדר ולהקצות זמן לפריט. יש לציין את משך הפגישה כולה. יש לרשום החלטות. יש להקצות פריטי פעולה לאנשים אחראיים. על היושב ראש למסור דוח שנתי בסוף השנה.
- האם חייבים החותמים בחשבון המועדונים להיות רק הוועד הפועל, למשל מזכיר אוצר הנשיא או סגן נשיא? האם זה יכול להיות נציג של הוועדה?זה יכול להיות כל מי שהוועדה קבעה, אבל זה כנראה הגיוני ביותר שהגזבר יעשה את זה.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לבצע גיוס כספים במקום העבודה?
תגובות (3)
- מאמר זה היה ספציפי מאוד לגבי פתיחת ועדה זו.
- תמציתי, קל להבנה. ישתמש בזה להקמת הוועדה החברתית שלנו.
- אני רוצה להגן ולגדל עצים, אז אני רוצה להקים קבוצה חברתית.
