איך להיות עוזר בכיר יעיל?

העבירו את כוונותיכם ודיבורכם בצורה מעולה. השמע הכל כמו שצריך. אתה בקו החזית, אתה החברה! זכור תמיד כי לכל המתקשרים החיצוניים אתה החברה. לשיחות פנימיות אתה שלוחה של הבוס שלך ומייצג את המחלקה.

• כשאתה עונה לטלפון, דבר מהגרון ולא מהאף שלך. אתה אף פעם לא רוצה לצרוח או להישמע צווחני למתקשרים. תאר לעצמך לשמוע את קולו של פרן דרשר מתכנית הטלוויזיה "האומנת" כשאתה קורא לנשיא תאגיד גדול. לא הרושם הראשוני הגדול ביותר!
  • (למי שלא מכיר את הסיטקום הזה משנות התשעים, המטפלת, אותה שיחק פראן דרשר היה בעל קול אפי וצווחני במיוחד. התאמן כמה פעמים בקלטת מיני עד שתשמע (ותרגיש) את ההבדל. הקול נשמע גרוני וחלק קטיפתי, יש לך את זה.

תקשר היטב גם באמצעות הודעות טלפון. בהחלט אין שום דבר רע בלשלוח הודעה יסודית (זמן, תאריך, שם ומספר טלפון) על לוח הודעות פחמן אם זה מה שאתה או המנהל שלך מעדיפים. באמצעות נייר בצבע בהיר, תקלידו את שם המנהל והתאריך בראש העמוד ומתחתיו עמודה לשם וההודעה של המתקשר. כשמישהו מתקשר, תקליד את שם המתקשר, מספר הטלפון וההודעה, תדפיס אותו ותמסור אותו למנהל. כמובן שאם הבוס שלך לא נמצא באותו זמן בשולחן העבודה, אתה יכול להמשיך להוסיף שמות ליומן עד שהוא / היא חוזר למשרד. תן לבוס שלך את היומן כדי שהוא / היא יוכלו להתחיל לסקור הודעות ו מיד להחזיר שיחות. כאשר הבוס שלך מחזיר שיחות, הוא / היא יחצה את שמות כל השיחות שהוחזרו.

• מעת לעת (אתה מחליט מתי), תיכנס להביא את היומן הישן שבו הבוס שלך חוצה את שמות האנשים שהשיחות הוחזרו. תעדכן את היומן על ידי הצללת שמות האנשים שהוא / היא התקשר אליהם בחזרה. אתה עושה זאת על ידי הדגשת OR באמצעות כל השורה (שם, הודעה והכל), לחיצה על "עיצוב" ואז "הצללה" ואז בחירה באחד מגווני האפור הבהירים יותר ולחיצה על "אישור" או שימוש בשיטת ההפוגה. עשה זאת במחשב שלך לכל שם שהבוס שלך חצה, והשאיר לבד את שמות השמות שלא הוצלבו. כעת ביומן במסך יש כמה שמות מוצללים, חלקם לא מוצללים ושיחות חדשות שנכנסו.
• הדפיס גיליון זה והחזיר אותו לבוס שלך. במבט חטוף, הבוס שלך יוכל לראות את כל מי שהתקשר, כולל אלה שהשיחות הוחזרו ואת אלה שעדיין חייבים להתקשר חזרה. אתה תעשה את זה כל היום.

קחו והיו יוזמים ביוזמתכם.

• היכנס למשרד עם עט ונייר ותסלח לעצמך להפריע. אמור לבוס שלך "סליחה על הפרעתי, אבל אני שם לב שכמעט חלפה זמן ארוחת הצהריים ותהיתי אם תרצה שאאסוף כמה כריכים בשבילך (שניהם)." זה המקום שבו העט והנייר שלך מועילים. זכור כשאתה לוקח הזמנות כריך, לשאול אם הם רוצים קטשופ או חרדל ואיזה סוג לחם, אם זה לא הובהר. הבוס שלך יפרסם בשמחה שטר של 15 € ואתה יוצא לארוחת צהריים. פעמים רבות, כאשר אתה נוקט באמצעי יזום זה, אם לא אכלת ארוחת צהריים, סביר להניח שהבוס שלך יציע לקנות אתך כמחווה של הכרת תודה והערכה.
• כשחזרת עם התיק, אל תזרוק אותו רק על השולחן ותעזוב. מצא נקודה ברורה הרחק מכל הניירות שעלולים להתפשט והניח את הכריך והמשקה והמפיות של כל אחד, על השולחן. אמור לבוס שלך שאתה שם את השינוי שלו עם הקבלה על שולחנו ושאל אם יש עוד משהו שאתה יכול להשיג אותם. סביר להניח שהם יודה לך, יגידו לא ויתחילו לצלול לתוך הכריכים שלהם. קח איתך את השקית הריקה והשליך אותה לפח האשפה שלך.