כיצד לכתוב מכתב להוכחת העסקה?
כדי לכתוב מכתב להוכחת העסקה, התחל על ידי התבוננות בתיאור התפקיד של העובד ובהיסטוריה של החברה. אם זה מכתב למוסד פיננסי, בדוק גם את משכורתם. הקפידו לכתוב את המכתב על נייר מכתבים של החברה, והתייחסו למכתב באופן ספציפי ככל האפשר עם נושא או קו תשומת לב בנוגע לסיבת המכתב. לאחר מכן, הסביר מי אתה, תפקידך וכיצד אתה מכיר את העובד. לאחר שהצגת את עצמך, ציין תאריכים ספציפיים, תפקידים שהתקיימו, וכל מידע פיננסי אודות העובד אם תתבקש. כדי ללמוד עוד ממחברי הליטיגטור האזרחי שלנו, כמו איזה מידע להימנע מכלל מכתבך, המשך לקרוא!
לאחר שתבין מי הקהל שלך ומי יכתוב את המכתב, יהיה עליך לאסוף את המידע הדרוש כדי לכתוב מכתב אימות תעסוקתי מלא.
הוכחת מכתב העסקה (כלומר מכתב אימות עבודה) היא התכתבות רשמית, שנכתבת לעיתים קרובות על ידי מעסיק העובד, לצד מבקש, לצורך אימות היסטוריית העבודה של אותו עובד. מכתב אימות תעסוקתי נדרש לעיתים קרובות כאשר אדם מגיש בקשה להלוואה, מנסה לשכור נכס, מגיש משרה חדשה או שיש לו סיבה אחרת לאמת את היסטוריית העסקתו. כשאתה כותב מכתב אימות תעסוקתי, עליך להסביר מי אתה, לספק סיכום אמיתי של חובות העובד ולאמת את ההעסקה. כל זה צריך להיעשות על גבי נייר מכתבים מקצועי ואתה צריך להיות בטוח לספק את פרטי הקשר שלך כמו גם את החתימה שלך. קרא את ההוראות שלהלן להוראות כיצד ליצור הוכחה מלאה ומדויקת למכתב העסקה.
חלק 1 מתוך 2: הכנה לכתיבת הוכחת מכתב העסקה
- 1שקול מדוע אתה הולך לכתוב הוכחת מכתב העסקה. תלוי מיהו הקהל שלך עבור מכתב אימות התעסוקה שלך, התוכן והנימה שלך עשויים להשתנות. אם אתה כותב מכתב אימות עבודה למוסד פיננסי, אתה עלול לקבל גוון מקצועי יותר וייתכן שתצטרך לכלול מידע פיננסי (למשל, משכורות, עמלות, גיוסים ובונוסים). לעומת זאת, אם אתה כותב מכתב לעובד שמגיש מועמדות למשרות חדשות, הטון שלך עשוי להיות ידידותי יותר ואתה עלול להשמיט מידע פיננסי.
- הבנת המטרה והיקף מכתב אימות העבודה שלך תעזור לך לנסח מכתב המתאים ביותר לצרכי המקבל.
- 2חשוב מי צריך לכתוב את הוכחת מכתב העבודה. בדרך כלל, מכתבי אימות תעסוקה ייכתבו על ידי מעסיקים מטעם העובדים. במצב זה, סביר להניח שעובד יפנה אליך, המעסיק, ויבקש ממך מכתב אימות עבודה למטרה מסוימת. מצד שני, ייתכן שעובד יכתוב מכתב אימות עבודה בעצמו. במצב זה אתה, העובד, תכתוב את המכתב בעצמך ואז תבקש מהמעסיק שלך לחתום עליו או להתאים אותו לטעמם. במידת האפשר, על המעסיק לכתוב את המכתב בשם העובד, ולא להיפך.
- אם אתה מעסיק שכותב מכתב לעובד, תוכל להתאים את המכתב למפרט שלך ותוכל לשלוט בהודעה. כמו כן, כתיבת מכתב אימות העבודה בעצמך, כמעסיק, תעניק לאות אמיתיות ואותנטיות. עם זאת, החיסרון העיקרי הוא הזמן שלוקח לכתוב מכתבים אלה. כמעסיק, סביר להניח שיהיה לך לוח זמנים עמוס וכתיבת מכתבים אלה עשויה להיות זמן רב. עם זאת, מכתבי אימות תעסוקה הם לרוב קצרים ותמציתיים, כך שאולי לא תצטרכו להשקיע יותר מדי זמן בכתיבה, במיוחד אם עברתם את התהליך בעבר.
- אם אתה עובד שכותב מכתב משלך, תוכל להכתיב איזה מידע מועבר למקבל ולא תצטרך להקדיש זמן להעברת הרעיונות שלך למעסיק שלך. כמו כן, כתיבת מכתב משלך עשויה להקל על כל הלחץ שהמעסיק ירגיש לגבי הזמן שייקח לכתוב אחד מהמכתבים האלה בעצמם (כלומר, כתיבת מכתב משלך עשויה לשמח את הבוס שלך מכיוון שהם לא יצטרכו לעשות זאת בשבילך). עם זאת, מעסיק תמיד יצטרך לחתום על המכתב וייתכן שהם לא ירצו לחתום על מה שכתבת. אם זה המקרה, יתכן שתצטרך להשקיע זמן רב עוד יותר בכתיבת המכתב, או שתאלץ את המעסיק לכתוב אותו עבורך.
- 3אסוף את המידע הנדרש. לאחר שתבין מי הקהל שלך ומי יכתוב את המכתב, יהיה עליך לאסוף את המידע הדרוש כדי לכתוב מכתב אימות תעסוקתי מלא.
- אם אתה המעסיק, תצטרך לנהל שיחה עם העובד על מה שהם רוצים מתוך המכתב. זה יכלול מידע למי יישלח המכתב, מה מטרת המכתב, אילו פרטים צריכים לכלול ומתי יש לשלוח אותו.
- אם אתה העובד ואתה כותב מכתב משלך, יהיה לך את כל המידע הדרוש לך כדי לכתוב את המכתב, אם כי ייתכן שתרצה לדבר תחילה עם המעסיק שלך ולשאול למה הם מצפים ממכתב אימות עבודה. זה יעזור לך להבטיח שאתה כותב את המכתב למפרט המעסיק שלך, כך שהם יחתמו עליו.
מצד שני, ייתכן שעובד יכתוב מכתב אימות עבודה בעצמו.
חלק 2 מתוך 2: כתיבת הוכחת מכתב העסקה
- 1השתמש בנייר מכתבים של החברה. כאשר אתה מתחיל לכתוב מכתב אימות תעסוקתי, אתה תמיד רוצה להשתמש בנייר מכתבים רשמי של החברה. אם אתה המעסיק, אתה תמיד צריך להיות זה שימושי; אם אתה העובד, עליך לשאול את המעסיק שלך אם אתה יכול להשתמש בנייר המכתבים הרשמי שלהם. שימוש בנייר מכתבים רשמי יאשר לגיטימציה למכתב ויעזור לנמען לסמוך על תוכן המכתב.
- אם אין לך נייר מכתבים רשמי זמין, תוכל להתחיל להשתמש במחשב כדי ליצור כותרת על המכתב שלך. כאשר עושים זאת, בכותרת צריך לכלול את שם החברה של המעסיק, כתובת, מספר טלפון ואת כתובת הדואר האלקטרוני. כמו כן, עליו לספק מידע על מי כותב את המכתב (ותואר תפקידם) ועל תאריך כתיבת המכתב.
- 2התייחס למכתב באופן ספציפי ככל האפשר. אם אתה יודע את שם הנמען, פנה אליו ישירות למכתב. אם אינך יודע מי יקרא את מכתבך, פנה לארגון באופן כללי, עם שורת תשומת לב המסבירה על מה מדובר במכתב.
- לדוגמה, אם אתה יודע את הכתובת ואת שם האדם שאליו אתה שולח את המכתב, כתוב את זה ישירות מתחת לכותרת שלך. עקוב אחר זה בברכה מתאימה כגון "יקיר [מר ג'ון דו]."
- אם אינך יודע למי לפנות למכתב, שלח אותו למחלקה מתאימה בדרך כלל עם קו תשומת לב המסביר על מה המכתב. לדוגמא, אם אתה שולח מכתב למוסד פיננסי לצורך קבלת הלוואה של עובד, אתה יכול לשלוח את המכתב לסניף המקומי של המוסד הפיננסי עם קו תשומת לב שאומר "אימות תעסוקה עבור [עובד] עבור מטרת רכישת ההלוואות. " עקוב אחרי זה בברכה מתאימה כמו "למי זה עשוי לדאוג".
- 3הסבירו מי אתם. בפסקת הגוף הראשונה במכתב אימות העבודה שלך, אתה רוצה להסביר מי אתה ומה מטרת המכתב. תכלול מה התואר שלך בחברה, כמה זמן עבדת שם וכמה זמן הכרת את העובד שאליו אתה כותב את המכתב. גם אם אתה העובד שכותב את המכתב בעצמך, עדיין תכתוב את המכתב כאילו הוא מגיע מהמעסיק שלך מכיוון שהם יהיו אלה שייחתמו עליו.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "שמי בוב ג'ונס ואני סגן נשיא בכיר למכירות ושיווק בתאגיד ABC. אני עובד בתאגיד ABC במשך 12 שנים ומכיר עובד כבר שבע שנים. כרגע אני עובד של עובד מפקח ישיר והיה זה שלוש השנים האחרונות. "
- 4ספק אימות תעסוקתי. פיסקת הגוף הבאה תסכם את העסקתו של העובד בחברתך. הוא יכלול את מועדי העסקתו של העובד, תוארם בחברה, האם המשרה זמנית או קבועה והאם העובד עדיין עובד שם. פסקה זו תכלול את המידע הכספי של העובד במידת הצורך.
- לדוגמא, פסקה מקובלת עשויה לומר: "מכתב זה הוא כדי לאשר את העסקת העובד. העובד עבד בתאגיד ABC במשך שבע שנים, החל מ- 7 בספטמבר 2003. עובד מחזיק בתואר מנהל מכירות חבר, שהוא קבוע. תפקיד כאן בתאגיד ABC. העובד עדיין עובד כיום כמנהל מכירות חבר בתאגיד ABC החל מה- 7 בינואר 2011. "
- דוגמה אחרת עשויה להיראות כך: "מכתב זה הוא כדי לאשר שהעובד עבד בתאגיד ABC במשך שבע שנים. עובד עבד בתאגיד ABC החל מ- 7 בספטמבר 2003 ועד ה- 7 בינואר 2011. העובד החזיק בתואר מנהל מכירות חבר בעודו מועסק ב- תאגיד ABC. עובד עבד במשרה מלאה במשך כל שבע השנים בהן הועסקו בתאגיד ABC ושולם להם שכר שנתי של 48500 € ".
- 5סיכמו את חובות העובד. פסקה זו תתאר את תפקידיו של העובד בארגון שלך. מידע זה יהיה שימושי ביותר כאשר אתה כותב מכתב אימות תעסוקתי לעובד המבקש עבודה אחרת. בעוד אימות תעסוקת מכתב אינו מכתב המלצה, זה לא כואב לכלול כל משוב חיובי שיש לך על העובד. זה יעזור למוניטין שלך כמעסיק ויעזור לעובד שלך בחיפוש אחר עבודה, נכס או הלוואה חדשים.
- אחת הדרכים האפשריות לכתוב פסקה זו תהיה: "תפקידי העובד מול תאגיד ABC כללו את הדברים הבאים: העובד היה אחראי על מכירת רדיאטורים באזור סן פרנסיסקו בקליפורניה. העובד מילא תפקיד ניהולי והיה אחראי להניע צוות מכירות של בין שבע. ותשעה אנשים. העובד נדרש להבטיח את שביעות רצון הלקוחות, לטפל בתלונות הלקוחות ונדרש לדווח רבעוני למטה התאגיד על התקדמות המכירות שלהם. "
- 6הימנע משיתוף מידע רגיש או לא חוקי אודות העובד. ברוב המדינות יש כמה חוקים המסדירים מה אתה יכול ולא יכול לומר בהתייחסויות לעבודה ובהצהרות אחרות למעסיקים פוטנציאליים. מדינות מסוימות מאפשרות לך לספק מידע על עובד רק בהסכמת אותו עובד. מדינות אחרות מאפשרות למעסיק לחשוף כמעט כל דבר על עובד כל עוד הוא היה ישר והצהיר את ההצהרות בתום לב. לפני שתחשוף מידע רגיש כלשהו, ודא שאתה מסתכל על חוקי המדינה שלך. אתה יכול להתחיל לחפש כאן.
- לדוגמא, אלסקה מאפשרת למעסיק לחשוף מידע אודות ביצוע עבודתו, והמעסיק יהיה חסין מאחריות לביצוע הצהרות אלה אלא אם כן המעסיק יגלה ביודעין או בכוונה מידע כוזב או מטעה, או מידע המפר זכויות אזרחיות של העובד.
- דוגמא נוספת היא קונטיקט, שם מותר למעסיק לחשוף כל אמירת עובדות אמיתית.
- 7תן לנמען את פרטי הקשר שלך. פסק מלאה הסופית של מכתב אימות התעסוקה שלך צריכה לכלול שלך פרטי הקשר (של המעסיק). יש לכלול מידע זה במקרה שלנמען מכתבך יש שאלות או חששות מעקב. וודא שאתה מצהיר שזה בסדר שהנמען ייצור איתך קשר.
- לדוגמא, פסקת יצירת הקשר שלך עשויה לומר: "אם יש לך שאלות או אם אתה זקוק למידע נוסף, אל תהסס לפנות אלי בטלפון (555) 555-5555 או לכתובת js@ABCCorp.com."
- 8חתמו על המכתב ושלחו אותו. לאחר שתשלים את המכתב שלך, תכלול סגירה, תחתום על המכתב, או שתיתן אותו לעובד שלך או תשלח אותו לנמען בעצמך.
- סגור את המכתב שלך ב"כבוד "או" הכי טוב ".
- תמיד חתום על המכתב באמצעות החתימה הרשמית שלך ותואר התפקיד שלך.
- כלול כל הבולים או האימות הרשמיים שהחברה שלך משתמשת בהם בדרך כלל עבור סוגים אלה של מכתבים.
כמו כן, כתיבת מכתב אימות העבודה בעצמך, כמעסיק, תעניק לאות אמיתיות ואותנטיות.
- חלק מבקשות הויזה עשויות לדרוש שתכתוב על תפקיד שהעובד יכהן בו, אם הוויזה או הגרין קארד יוענקו. יתכן שתצטרך לפרט יותר על חשיבות העסקתו של מבקש הויזה.
- יש מעסיקים שמבקשים מהעובד לערוך את המכתב, עליו יחתום המעביד אחר כך. אם אתה מבקש זאת, דאג לקרוא היטב את המכתב לפני החתימה.
- יש חברות מסוימות אנשים ספציפיים המיועדים ל- לבצע אימות תעסוקה, ויש אחרים תבניות מיוחדות אתה צריך להשתמש על מכתבך. אם אינך בטוח, פנה למחלקת משאבי אנוש שלך.
מידע זה יהיה שימושי ביותר כאשר אתה כותב מכתב אימות תעסוקתי לעובד המבקש עבודה אחרת.
- כלול מידע פיננסי רק אם העובד שלך מבקש זאת. אם אתה העובד ואתה כותב מכתב משלך, אתה יכול לכלול מידע ככל שאתה מרגיש צורך.
- אל תכלול שום מידע אישי אודות העובד שלך אלא אם כן הוא או היא מסמיכים אותך לעשות זאת.
- אם העובד המבקש מכתב אימות עבודה אינו עובד עוד איתך, אל תספק סיבה לעזיבתו, גם אם זה היה ידידותי.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל להגיש מכתב בדוא"ל?העתק והדבק את המכתב בדוא"ל, בחר למי לשלוח אותו ושלח אותו.
- היכן אוכל להשתמש ב ps על מכתב זה?בתחתית ממש, לאחר החתימה.
- האם יש צורך במכתב האימות עם חתימה?כן זה כן. זה הופך את זה לרשמי. ללא חתימה, זה מבחינה טכנית לא.
- כיצד אוכל לבקש הוכחת מכתב העסקה מהמעסיק שלי?רק תודיע למעסיק שלך שאתה זקוק להוכחת מכתב העסקה. זה לא עניין גדול ולא משקף עליך גרוע.
שאלות ללא מענה
- האם עלי לאשר אותו על ידי נוטריון?
- האם החתימה על מכתב העסקה צריכה להיות מקורית או שהעתק, יחד עם עותק של כל המכתב שנשלח בדוא"ל, יספיק?
- כיצד אוכל לכתוב בשלי אימות תעסוקתי לגירה?
תגובות (6)
- מאמר נפלא. הסבר מושלם.
- זה היה מאוד מועיל וחינמי. בכל פעם שאתה רוצה ללמוד משהו, זה תמיד עולה לך. לא פלא מדוע אנשים ועסקים לעולם לא יכולים להתקדם. תודה לך להדריך!
- זה טוב, זה הגדיל את הידע שלי.
- מאמר טוב מאוד שהקל על הכתיבה.
- זה סמים! אהבתי את זה!
- הייתי זקוק לרעיונות של דרכים שונות להרכיב מכתב אימות תעסוקתי. האתר הזה עזר לי מאוד. תודה.
