איך לכתוב מייל?
כדי לכתוב דוא"ל רשמי, התחל בברכה רשמית ואחריו שם המשפחה של הנמען וכותרתו המתאימה, כמו "מר סמית היקר." לאחר מכן, כשתסיים לכתוב את גוף הודעת הדוא"ל שלך, סיום בסגירה רשמית, כמו "בכבוד רב", "בברכה" או "תודה." לאחר מכן, כלול את שמך המלא מתחת לסגירת הדוא"ל שלך, ואחריו הכותרת שלך ושם החברה שלך, אם יש לך שם. לבסוף, מתחת לשמכם, הוסיפו את מספר הטלפון וכתובת הדוא"ל שלכם. כדי ללמוד כיצד לכתוב אימייל ידידותי, מזדמן, גלול מטה!
לפני שתוכל לכתוב דוא"ל, תצטרך לפתוח תיבת הודעה ריקה חדשה כדי לכתוב בה את הדוא"ל שלך.
כתיבת אימייל היא פשוטה למדי, אך יש פורמט כללי שכדאי לזכור. שימו לב גם להבדלים בין אימיילים רשמיים ופורמליים. הנה מה שאתה צריך לדעת.
חלק 1 מתוך 5: יסודות דוא"ל
- 1
- 2לחץ על " כתוב " או "חדש". לפני שתוכל לכתוב דוא"ל, תצטרך לפתוח תיבת הודעות ריקה חדשה כדי לכתוב בה את הדוא"ל שלך. השיטה המדויקת משתנה בהתאם לשירות בו אתה משתמש, אך בדרך כלל תהיה כפתור לראש הדף עם תווית כמו "כתוב", "חדש" או "הודעה חדשה".
- אם אינך בטוח כיצד ליצור הודעה חדשה, עיין בדפי העזרה של שירות הדוא"ל שלך כדי ללמוד עוד על כך בפירוט רב יותר.
- 3ציין את כתובות הדוא"ל של הנמענים. אינך צריך לרשום כתובת דוא"ל משלך, אך עליך לציין את כתובת הדוא"ל של האדם או האנשים שאליהם אתה מתכוון לשלוח את הדוא"ל.
- לרוב מספיק שטח כדי להפריד בין כתובות דוא"ל מרובות, אך שירותים מסוימים מבקשים שתפריד מספר כתובות בפסיק או בצורת פיסוק אחרת. אם זה המקרה, ספק הדוא"ל הספציפי שלך צריך לציין הוראות אלה.
- הקלד את כתובת הדוא"ל של המקלט הראשי או המקלטים בשדה "אל:". המקלט הראשי מתייחס בדרך כלל לכל מי שהדואר האלקטרוני מיועד ישירות אליו או מופנה אליו בגוף הדוא"ל.
- הקלד כתובות דוא"ל אחרות בשדה "CC:". זהו שדה "העתק". יש לרשום מקלט בשדה "CC:" אם הדוא"ל אינו מציין אותם ישירות אך מתייחס למשהו שאדם צריך להיות מודע אליו.
- השתמש בשדה "BCC:" כדי להסתיר כתובות דוא"ל. אם אינך רוצה שמקבלי הדוא"ל יראו רשימה של כתובות דוא"ל אליהן ההודעה עברה, עליך להקליד כתובות דוא"ל אלה בשדה "עותק עיוור".
- 4כלול נושא אינפורמטיבי. כל שירות דוא"ל יאפשר לך להקליד נושא או כותרת לדוא"ל שלך בתיבה "נושא".
- הנושא צריך להיות קצר, אך הוא צריך גם לתת לנמען מושג על מה האימייל.
- לדוגמא, דוא"ל מזדמן לחבר יכול פשוט לומר "מה קורה?" אם אתה שולח דוא"ל עם שאלה לגבי מטלה, שורת הנושא עשויה לקרוא משהו כמו "שיעורי בית במתמטיקה".
- באופן דומה, ניתן לתייג שאלה למנחה או לפרופסור בשורת נושא כמו "שאלה" או "שאלה אודות..." ולאחריה תווית קצרה המתארת את הנושא הנדון.
- שים לב שהודעה ללא נושא תופיע בתיבת הדואר הנכנס של הנמען עם התווית "(ללא נושא)."
- הנושא צריך להיות קצר, אך הוא צריך גם לתת לנמען מושג על מה האימייל.
- 5כתוב את גוף הדוא"ל שלך. גוף האימייל שלך צריך להיות כתוב בתיבת הטקסט הגדולה שמתחת לשורת הנושא.
- גוף כל הודעות דוא"ל צריך לכלול בדרך כלל הצדעה, הודעה וסגירה.
- אופי הדוא"ל הוא מהיר, לכן בדרך כלל עליכם לשמור על אורך ההודעה די קצר.
- 6לחץ על כפתור "שלח". לאחר שתסיים להקליד את הדוא"ל שלך, בדוק אותו כדי לוודא שאין שגיאות כתיב או דקדוק ושההודעה מטפלת בבירור בעניין שרצית להעלות. אם הדוא"ל מוכן, לחץ על כפתור "שלח" בתיבת ההודעות על מנת לשלוח אותו לנמענים הרשומים.
כאשר דוא"ל "רשמי" נהיה קצת נוקשה מדי, עליכם לכתוב דוא"ל "רשמי למחצה".
חלק 2 מתוך 5: כתיבת דוא"ל ידידותי
- 1דע מתי דוא"ל ידידותי מתאים. דוא"ל ידידותי צריך להיות שמור לאהובים, כולל חברים, משפחה ושותפים רומנטיים. אם ההודעה הינה מזדמנת ואתה שולח אותה למישהו שאתה נמצא בתנאים לא רשמיים, תוכל לשלוח דוא"ל ידידותי.
- הפעם היחידה שלא תשלח דוא"ל ידידותי למשפחה או לחבר תהיה אם אתה שולח דוא"ל קבוצתי בעל אופי רשמי, כמו בקשה לתרומות או למודעה למכירה. מכיוון שסביר להניח כי הודעות דוא"ל אלה יישלחו גם לאנשים שאינך נמצא ביחסים מזדמנים, עליך לכוון את הדוא"ל אליהם.
- 2שמור על שורת הנושא סתמית. שורת נושא אינה מהותית בהחלט, אך עדיין מומלץ לכלול נושא. שמור את זה קצר, מתוק ולעניין.
- אם אתה רק כותב דוא"ל כדי להתעדכן עם חבר, אתה יכול לכלול שורת נושא הומוריסטית או פשוטה כמו "מזמן לא נראה!"
- אם אתה כותב במטרה, ציין מהי מטרה זו. לדוגמא, אם תחליט לכתוב דוא"ל על טיול קבוצתי, תייג את הדוא"ל עם נושא שמזכיר במיוחד את הטיול הזה.
- 3שקול לפנות לנמען בשמו. לקבלת דוא"ל ידידותי, זה לא הכרחי בהחלט, אך זו עדיין דרך מנומסת להתחיל את גוף המסר שלך.
- ההצדעה שלך יכולה להיות פשוטה כמו ציון שם האדם:
- "בוב,"
- לחלופין, אתה יכול לכלול ברכה ידידותית בשם זה:
- "היי בוב!"
- "היי בוב,"
- "בוקר בוב!"
- ההצדעה שלך יכולה להיות פשוטה כמו ציון שם האדם:
- 4כתוב את ההודעה שלך בצורה ברורה, אך שמור על שפתך נינוחה. גוף ההודעה שלך צריך להיות קל להבנה, אך הטון צריך להיות לא פורמלי ומשוחח.
- קרא את הדוא"ל שלך ושאל את עצמך אם תוכן הדוא"ל נשמע כמו הדרך בה אתה מדבר באופן אישי. אם כן, השגת צליל טוב לדוא"ל ידידותי.
- השתמש בצירים. התכווצויות אינן חלק מהכתיבה הפורמלית, אך הן חלק נפוץ בשיחה היומיומית, מה שהופך אותן למתאימות לדוא"ל ידידותי.
- אתם מוזמנים להשתמש בסלנג. אם תרצה, תוכל לכלול סלנג אינטרנטי: "thx" במקום "תודה", "4" במקום "עבור", "l8r" במקום "מאוחר יותר" וכו '.
- השתמש גם ברגשונים במידת הצורך.:)
- 5שקול לחתום על שמך. כמו הצדעות, גם סגירה או חתימה אינם הכרחיים לדוא"ל ידידותי, אך זו יכולה להיות דרך טובה לסיים את ההודעה.
- הסגירה שלך יכולה להיות פשוטה כמו שמך:
- "ג'ן"
- "-ג'ן"
- אתה יכול גם להיות קצת יותר יצירתי עם הסגירה שלך:
- "מאוחר יותר! ג'ן"
- "דוא"ל זה יהרוס את עצמו בעוד 3.. 0,2.. 0,1..."
- הסגירה שלך יכולה להיות פשוטה כמו שמך:
לדוגמא, אם תחליט לכתוב דוא"ל על טיול קבוצתי, תייג את הדוא"ל עם נושא שמזכיר במיוחד את הטיול הזה.
חלק 3 מתוך 5: כתיבת דואר אלקטרוני רשמי
- 1הבן מתי יש צורך בהודעות דוא"ל רשמיות. עליך להשתמש בדוא"ל רשמי כאשר אתה כותב מישהו שאינך נמצא בתנאים מזדמנים איתו. זה כולל, בין השאר, מפקחים, עמיתים לעבודה, לקוחות ולקוחות, מדריכים ופקידים בקהילה או פוליטית.
- שים לב שאתה עשוי לגלות כי אין צורך בהודעות דוא"ל רשמיות עם מישהו שנכנס לאחת מהקטגוריות הללו ברגע שאתה בונה יחסי עבודה עם אותו אדם. כאשר דוא"ל "רשמי" נהיה קצת נוקשה מדי, עליכם לכתוב דוא"ל "רשמי למחצה".
- הטון של ההודעה שלך יכול להיות קצת יותר שיח אבל אתה צריך להתרחק מהסלנג האינטרנטי.
- אתה עדיין צריך לכלול את החתימה שלך, אך ייתכן שלא תצטרך לספק את כל פרטי הקשר שלך מתחת לשמך.
- שים לב שאתה עשוי לגלות כי אין צורך בהודעות דוא"ל רשמיות עם מישהו שנכנס לאחת מהקטגוריות הללו ברגע שאתה בונה יחסי עבודה עם אותו אדם. כאשר דוא"ל "רשמי" נהיה קצת נוקשה מדי, עליכם לכתוב דוא"ל "רשמי למחצה".
- 2כלול נושא אינפורמטיבי. הנושא צריך להיות קצר אך מדויק. גש ישר לעניין.
- דוגמא:
- "שאלת חיבור" (בעת כתיבת אימייל לפרופסור המבקש פרטים על מטלת חיבור)
- "בקשה למודעת דרושים לניהול" (בעת שליחת דוא"ל בתגובה למודעת דרושים)
- "בעיה בחלק # 00000" (בעת הקלדת דוא"ל לבקשת שירות לקוחות או לדיווח על בעיה טכנית)
- דוגמא:
- 3הקלד הצדעה רשמית. הצדעה רשמית צריכה לכלול את המילה "יקירה" ואחריה שם המקבל. השתמש בשם המשפחה של הכונס ובכותרת מתאימה, ובצע את ההצדעה עם נקודתיים.
- דוגמא:
- "מר סמית' היקר:"
- "גב 'ג'ונס היקרה:"
- "ד"ר אוונס היקר:"
- דוגמא:
- 4ודא שגוף הדוא"ל שלך הוא תמציתי ומדויק. הגבל את תוכן הדוא"ל שלך לכמה פסקאות המתייחסות ישירות לנושא הדוא"ל שלך. השתמש בשפה רשמית וודא שהאיות והדקדוק שלך מדויקים.
- הימנע משימוש בצירים.
- אל תשתמש בסלנג או ברגשונים באינטרנט.
- 5כלול סגירה מתאימה. הסגירה הנפוצה ביותר היא "בכבוד רב", אך ישנם גם כמה אחרים שיכולים לעבוד. שמור על נימוס הסגירה ובצע אותה בפסיק.
- סגירות אפשריות אחרות כוללות:
- בברכה
- שלך תמיד
- כל טוב
- תודה
- איחולים לבביים
- סגירות אפשריות אחרות כוללות:
- 6ספק פרטי קשר בחתימה שלך, במידת הצורך. כלול את שמך המלא מתחת לסגירת הדוא"ל שלך. מתחת לשמך, ייתכן שתרצה לכלול את הכותרת הרשמית שלך וכל מידע ליצירת קשר שיהיו שימושיים.
- התואר שלך, אם יש לך כזה, צריך לכלול את עמדתך ואת שם החברה או המוסד שאתה חלק ממנו.
- כלול את מספר הטלפון, מספר הפקס וכתובת הדוא"ל שלך, לכל הפחות. ייתכן שתרצה לכלול גם את כתובת הדואר ואת כתובת האתר שלך.
חלק 4 מתוך 5: סוגים ספציפיים של הודעות דוא"ל ידידותיות
- 1כתוב אימייל לחבר שעבר. אם חבר, קרוב משפחה או אדם אהוב עבר לאחרונה למיקום חדש, כתוב דוא"ל בכדי לבדוק על ידי שאלו כיצד עבר המעבר, כיצד נראית השכונה החדשה וכו '.
- 2שלח דוא"ל ידידותי לחבר שמעולם לא נתן לך כתובת דוא"ל. אם קיבלתם כתובת דוא"ל של חבר מזדמן מצד שלישי, חשוב שתשתמשו בדוא"ל שלכם כדי לוודא שהכתובת נכונה וכי תבהרו במהירות מי אתם.
- 3למד כיצד לכתוב אימייל לבחור. אם אתה ילדה שכותבת אימייל לבחור בפעם הראשונה, אתה עלול להרגיש קצת עצבני. זה נכון במיוחד אם הבחור שאליו אתה כותב הוא חומר ריסוק פוטנציאלי. נסה לכתוב דוא"ל שנראה מזדמן אך אינטליגנטי ומורכב.
- אמנם זה מהלך די מסוכן, אבל אתה יכול גם להשתמש בדוא"ל כדי לספר לבחור שאתה אוהב אותו.
- 4להבין איך לכתוב מייל לילדה. אם אתה בחור שכותב דוא"ל לילדה בפעם הראשונה, המשימה עשויה להיראות די מרתיעה. שמור על קור רוח וכתוב מסר שהוא גם מזדמן וגם מורכב היטב.
- 5חבר דוא"ל פלרטטני. אם אתה רוצה להיות חמוד ושובב עם מקבל הדוא"ל שלך, השתמש באותה סוג של שפה בה אתה משתמש לפלרטט עם אותו אדם במציאות. סמלי אמון ו"חיבוקים ונשיקות "(xoxo) גם שימושיים.
- באופן דומה, כתוב דוא"ל פלרטטני למישהו באתר הכרויות. עבור אימייל כזה, עם זאת, עליכם להיות פלרטטניים ואינפורמטיביים כדי שהנמען יקבל מושג טוב מי אתם.
- 6כתוב מייל אהבה. בעידן הדיגיטלי הזה ניתן לראות במייל האהבה כשווה ערך למכתב האהבה. אם בן / בת הזוג הרומנטיים שלך נעדר ואתה רוצה לשלוח פתק מהיר המביע את אהבתך, דוא"ל הוא הדרך המהירה ביותר לעשות זאת.
אינך צריך לרשום כתובת דוא"ל משלך, אך עליך לציין את כתובת הדוא"ל של האדם או האנשים שאליהם אתה מתכוון לשלוח את הדוא"ל.
חלק 5 מתוך 5: סוגים ספציפיים של הודעות דוא"ל רשמיות
- 1הגש מועמדות למשרה באמצעות דוא"ל. כשאתה שולח את קורות החיים שלך ואת בקשת העבודה שלך באמצעות דוא"ל, עליך להסביר לאיזה משרה אתה מועמד, מדוע אתה רוצה את זה ואילו כישורים יש לך שהופכים אותך למתאים מאוד לתפקיד. עליכם לכלול גם את קורות החיים כקובץ מצורף.
- באופן דומה, ניתן גם לכתוב דוא"ל המגיש בקשה להתמחות. תאר איזה סוג התמחות אתה מחפש ואיך זה יעזור לך לעמוד ביעדי הקריירה שלך. ציין גם סיבות מדוע עליך להיבחר להתמחות.
- שלח דוא"ל מעקב אם טרם קיבלת תשובה לגבי התפקיד שהגשת אליו.
- 2דע כיצד לכתוב דוא"ל לפרופסור שלך. דוא"ל לפרופסור אולי נראה מאיים, אבל זה לא קשה יותר מכל דוא"ל רשמי אחר. ככל הנראה הפרופסור שלך הוא אדם עסוק, לכן שמור על שאלותיך תמציתיות ככל האפשר.
- אם הפרופסור שלך מכיר אותך מספיק, אתה יכול גם לשלוח דוא"ל לפרופסור שלך כאשר אתה מבקש מכתב המלצה.
- 3כתוב מכתב שאילתה באמצעות דוא"ל. מכתב שאילתה הוא מכתב ששואל עורך אם הוא ישקול לקבל עבודת כתיבה לצורך שיקול פרסום. אתה צריך לתאר את העבודה המדוברת מספיק טוב כדי לתת לעורך מושג טוב במה מדובר.
- 4השתמש בדוא"ל ליצירת קשר עם משאבי אנוש. אם יש לך דאגה לגבי משאבי אנוש לגבי החברה שלך, הדרך המהירה ביותר לטפל בה היא על ידי שליחת דוא"ל לאנשים הנכונים ב- HR. ודא שהדואר האלקטרוני מטפל בבעיה בצורה ברורה.
- לעולם אל תמסור שמות משתמש, סיסמאות, או מידע אישי כמו מספרי כרטיסי אשראי ואת מספרי ביטוח לאומי באמצעות דואר אלקטרוני.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לשלוח מסמכים יחד עם המייל?לחץ על המהדק על מסך הרכב הדוא"ל. זה יאפשר לך לדפדף במחשב שלך למסמכים שברצונך לשלוח ולצרף אותם.
