איך כותבים אימייל רשמי?
לפני שאתה כותב דוא"ל רשמי, ודא שאתה משתמש בכתובת דוא"ל שנשמעת מקצועית הכוללת את שמך. כשאתה כותב את שורת הנושא עבור הדוא"ל שלך, הבהיר למה אתה שולח דוא"ל, אך הימנע משימוש במשפטים מלאים או בתיאורים ארוכים מדי. משהו כמו "לוח זמנים לפגישה ב -12 במרץ" מתאים. הישאר עם גופן מקצועי כמו טיימס ניו רומן בסוג של 12 נקודות, כך שהדוא"ל שלך יהיה קל לקריאה. כשתסיים לכתוב את הדוא"ל שלך, זכור לקרוא אותו לפני שנשלח כדי שתתגלה שגיאות כלשהן. כדי ללמוד כיצד לתעדף מידע בדוא"ל שלך ופרטים שכדאי לך להשאיר, המשך לקרוא!
לפני שאתה כותב דוא"ל רשמי, ודא שאתה משתמש בכתובת דוא"ל שנשמעת מקצועית הכוללת את שמך.
כתיבת דוא"ל רשמית יכולה להיראות כמשימה מרתיעה מכיוון שדוא"ל משמש לעתים קרובות למטרות אישיות ולא פורמליות. אם אתה צריך לכתוב דוא"ל למורה, בוס, איש קשר עסקי, סוכנות ממשלתית או נמענים אחרים הדורשים פורמליות, פשוט עקוב אחר כמה הנחיות פשוטות. שמור על המסר שלך ברור ונקוד, ובצע את הציפיות לגבי סגנון, טון ועיצוב. לסיום, הגהה ועיין בתוכן הדוא"ל שלך לפני שליחתו.
שיטה 1 מתוך 3: עיצוב הדוא"ל שלך
- 1השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית. באופן אידיאלי, כתובת הדוא"ל שלך צריכה להיות וריאציה של שמך האמיתי, ולא שם משתמש או כינוי. השתמש בנקודות, במקפים או בקו תחתון בכדי לאבטח כתובת דואר אלקטרוני שהיא רק שמך, ללא מספרים או אותיות נוספות, אם אתה יכול.
- למשל, coolguy007@theemail.com ייראה לא מקצועי. Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com, לעומת זאת, מתאים.
- 2היצמד לגופן מקצועי. מרבית שירותי הדואר האלקטרוני מאפשרים לך כעת לכתוב באמצעות מגוון גופנים וסגנונות טקסט. לקבלת דוא"ל רשמי, עם זאת, שמרו על דברים שמרניים, עם גופנים כמו טיימס ניו רומן ואריאל. הימנע מגופנים דקורטיביים כמו קומיקס סאנס או אנגלית ישנה. בנוסף:
- כתוב את הדוא"ל שלך בגודל גופן קריא, כגון סוג 12 נקודות.
- הימנע מסגנונות מיוחדים כמו נטוי, הדגשה או גופנים צבעוניים, אלא אם כן הם מתחייבים מתוכן ומטרת הדוא"ל.
- אין להשתמש בכל הכובעים. אלה גורמים לך להיראות כאילו אתה צועק על הנמען.
- 3השתמש בשורת נושא קצרה ומדויקת. השתמש במילות מפתח בשורת הנושא שמציעות בדיוק על מה אתה כותב, בכמה מילים בלבד. זה עוזר לוודא שהקוראים לא מתעלמים מהדוא"ל שלך מכיוון ששורת הנושא חסרה, מעורפלת מדי או מרמזת על כך שהדוא"ל אינו חשוב.
- נושאים כמו "שאלה מהירה", "יצירת קשר איתך" או "דוא"ל על נושא חשוב" מעורפלים או ברורים מכדי להיות שימושיים.
- "לוח זמנים, רשימת אורחים, בקשות ארוחת צהריים וסקירה על פגישות ל -12 במרץ", לעומת זאת, ארוך באופן מכריע ומכסה כמה נושאים.
- "פגישה RE: דרגנוע פגוע ב -12 במרץ", לעומת זאת הוא קצר ולעניין. זה מתריע בפני הנמען על נושא ראשי יחיד ותאריך מסוים.
איך כותבים בקשה רשמית בדוא"ל?
שיטה 2 מתוך 3: כתיבת ההודעה שלך
- 1השתמש בהצדעה נכונה. פתח תמיד דוא"ל רשמי עם הצדעה. מועדף לפנות למקבל לפי שם (אם ידוע). כלול את שם האדם (מר, גברת, גב ', ד"ר וכו') עם שם המשפחה, ואחריו פסיק או נקודתיים. אתה יכול להקדים את ההצדעה ב"יקר... "אם תרצה.
- אם אינך יודע את שמו של האדם שאליו אתה כותב, השתמש בהצדעה כמו "אדוני / גברתי היקרים", "אדוני היקר או גבירתי" או "למי זה יכול לעניין".
- אל תשתמש ב"שלום "," היי "," היי "או בהצדעות בלתי רשמיות אחרות.
- 2הציג את עצמך בפסקה הראשונה (במידת הצורך). אם אתה כותב למישהו שאין לך מערכת יחסים קיימת איתו, כמו לקוח חדש, מנהל שכירות או פקיד ממשל, אמור לו מי אתה ומדוע אתה כותב. עשו זאת במשפט הראשון או שניים בדוא"ל שלכם.
- לדוגמה, כשאתה כותב למעסיק פוטנציאלי, אתה יכול לומר: "שמי ארל ריברס. אני יוצר איתך קשר כדי להגיש מועמדות לתפקיד העוזר המינהלי המופיע ב- CareerXYZ.com."
- 3תן עדיפות למידע החשוב ביותר. לאחר שהצגת את עצמך ואת הסיבה הכללית שאתה כותב, תוכל לעקוב אחר גוף הודעת הדוא"ל שלך. שים את התוכן החשוב ביותר בחלק העליון. זה מכבד את הזמן של הנמען שלך ומבהיר את מטרת הדוא"ל שלך.
- כשאתה כותב לפקיד ממשלתי, למשל, אתה יכול להתחיל באומרו: "שמי ארלין ריברס. קיבלתי את כתובת הדוא"ל שלך מאתר הפקיד של ווסטצ'סטר קאונטי. אני כותב כדי להתמודד עם ציטוט התעבורה שקיבלתי ב- 31 בדצמבר 2009.. "
- 4הגע לעניין. לקבלת דוא"ל רשמי, זה בסדר להיות ישיר, כל עוד אתה מנומס. מכות סביב השיח רק יאבדו את הקורא ויקשו להבין מה אתם רוצים או צריכים מהם.
- למשל, כשאתה כותב לפרופסור, אל תבזבז מקום עם ריפוד מיותר כמו: "זו דרלין פרנקרייך. אתה מכיר אותי? CHEM 221 הוא השיעור האהוב עלי כרגע. אני אוהב את הדרך שבה ההרצאות מאורגנות כל כך. אני תמיד יכול לעקוב אחרי ולדעת מה יהיה במבחנים. אם כבר מדברים על מבחנים, חשבתי על הבחינה הבאה. "
- במקום זאת, יהיה הרבה יותר ברור לכתוב משהו כמו: "זו דרלין פרנקרייך. אני סטודנטית בכיתת CHEM 221 שלך, ואני כותבת על סכסוך אפשרי בזמן הבחינה."
בדרך כלל אינך צריך לכלול את כתובת הדואר שלך או את כתובת הדוא"ל שלך בדוא"ל. - 5שמור על זה בקצרה. אין אורך מוגדר למשך כמה זמן דוא"ל צריך להיות. עם זאת, מומלץ לשמור אימייל באורך מסך אחד (גודל מחשב נייד או שולחן עבודה).
- אם הדוא"ל שלך ארוך יחסית, פרק אותו לפסקאות קצרות. הכנס מעבר שורה בין כל פיסקה במקום הזחה.
- 6השתמש בשפה פורמלית. מכיוון שמיילים רשמיים נכתבים בהקשרים מקצועיים, תרצו לתת רושם טוב. השתמש במשפטים שלמים ובניסוחים מנומסים. הימנע מדברים כמו:
- סלנג
- צירים מיותרים
- סמלי הבעה ואימוג'ים
- ניבולי פה
- בדיחות
- 7השתמש בצורה נכונה של סגירה. כמו בברכות, יש מגוון סגירות המקובלות במיילים רשמיים. הקפד לעקוב אחר שמך המלא ושם התפקיד שלך או חתימה אחרת (אם יש לך). דוגמאות לסגירות אפשריות כוללות:
- "שלך בקרב לב,"
- "בברכה,"
- "בכבוד,"
- "הטוב ביותר,"
- "הסטודנט שלך,"
שיטה 3 מתוך 3: הכנה למשלוח
- 1כלול את כל הקבצים המצורפים הדרושים. אם אתה צריך לכלול קבצים מצורפים כלשהם, הקפד להזכיר אותם בגוף הדוא"ל כדי ליידע את הנמען שהם כלולים. היה אדיב על ידי ניסיון לשמור על מספר הקבצים המצורפים ועל גודל הקובץ שלהם, ועל ידי שימוש בסוגי קבצים נפוצים או תואמים באופן נרחב.
- לדוגמה, כלול הערה כמו "אני מצרף עותק של קורות החיים והתיק שלי, בפורמט PDF."
כתיבת דוא"ל רשמית יכולה להיראות כמשימה מרתיעה מכיוון שדוא"ל משמש לעתים קרובות למטרות אישיות ולא פורמליות. - 2הגה את המסר שלך בתוכן, איות ודקדוק. אל תסתמך רק על בודק האיות או הדקדוק של שירות הדוא"ל שלך. לקרוא את הדוא"ל שלך בקול רם או לבקש ממישהו להגהה זאת דרך נהדרת לתפוס שגיאות הקלדה, טעויות או ביטויים לא ברורים.
- 3וודא כי הדוא"ל אינו מכיל מידע רגיש. זכור תמיד שדוא"ל אינו מערכת תקשורת מאובטחת. זכור שניתן לפרוץ שרתי דוא"ל, או שהנמען שלך עשוי לשתף בכוונה או שלא בכוונה מידע שלא רצית לחשוף.
- הימנע מלכלול בדוא"ל דברים כמו סיסמאות, מספרי חשבון ומידע חסוי.
שאלות ותשובות
- האם עלי להשאיר קו ריק בין חופשת החופש לשמי?אתה יכול להוסיף שורה ריקה או לא, לפי מה שאתה חושב שנראה הכי טוב.
- מה אתה אומר בסוף המייל אם אתה מכיר את האדם?אם זה חבר אתה יכול לומר: לחיים, שמך כאן. או: נתראה בקרוב / מאוחר / מחר, שמך כאן
- כיצד עלי לסיים דוא"ל רשמי?ניתן לסיים דוא"ל רשמי באמצעות צורה נכונה של חופשת חופשה. לדוגמא: בברכה, בברכה וכו ', תלוי ביחס בין הנמען לשולח.
- איך כותבים בקשה רשמית בדוא"ל?כדי לכתוב בקשה, התחל עם הצדעה רשמית (כגון "גברת טרברס יקרה"). התחל את הדוא"ל עם 1-2 משפטים המסכמים את נושא בקשתך. לדוגמא, "אני כותב בכדי לברר אודות קרם הפרות הכסף שהשגת לאחרונה לאוסף בעלך." עקוב אחר זה עם בקשותיך, וודא לנסח את בקשתך בנימוס. למשל, "אני אסיר תודה אם תוכל לשלוח לי מידע על מקור פריט זה ותאריך ייצורו." סיים בהבעת הערכה לזמן ותשומת הלב של הנמען, וחתום בסגירה רשמית כמו "בברכה" או "בברכה".
- מהו הפורמט הטוב ביותר לדוא"ל רשמי?הפורמט של דוא"ל רשמי הוא בדרך כלל פשוט יותר מזה של מכתב מסורתי. כלול שורת נושא קצרה וברורה, כך שהנמען יכול לספר מיד על מה דוא"ל. בדואר האלקטרוני עצמו התחל בברכה, ואחריו גוף הדוא"ל, הכניסה שלך ושמך. אם תרצה, תוכל לכלול חתימה אלקטרונית, שעשויה להכיל מידע כגון שם תפקידך ופרטי יצירת הקשר שלך. אתה יכול להזין את הפסקאות בגוף הדוא"ל או להפריד ביניהן באמצעות מעברי שורות.
- איך לגרום לאותו אדם מעצבן להפסיק לשלוח לך דוא"ל עם שאלות או הערות מעצבנות?כתוב בחזרה שאתה מעריך את התגובה או השאלה שלהם, אתה מאוד ברור לגבי עמדתם אבל אין לך סמכות נוספת לבצע שינויים במצב. אז אתה יכול להציע לך לעבור לנושא חדש, או פשוט להשאיר את זה.
- איך כדאי להזכיר שדואר אלקטרוני כולל קובץ מצורף?כתוב "אנא עיין במסמך המצורף." בכל מקום במייל שנראה מתאים.
- האם אני כותב את שמי וכתובת לראש הדואר האלקטרוני?בדרך כלל אינך צריך לכלול את כתובת הדואר שלך או את כתובת הדוא"ל שלך בדוא"ל. אתה יכול לכלול את מספר הטלפון העסקי שלך ו / או כתובת האתר של העסק בסוף הדוא"ל, תחת שמך.
- האם מותר להוסיף מידע בסוף דוא"ל באמצעות PS? אם כן, היכן עלינו לכתוב זאת?כן, אתה יכול להוסיף את המידע של PS בסוף, לאחר החתימה שלך, עם שורה שדלג בין לבין. עם זאת, זה יהיה אידיאלי פשוט לשלב את המידע בגוף הדוא"ל אם אתה יכול.
- איך כדאי לך להתחיל דוא"ל רשמי?דוא"ל רשמי מתחיל בדרך כלל בברכה (כגון "פרופ 'אגברט היקר") ואחריו מבוא קצר וברור לנושא העיקרי של הדוא"ל. לדוגמא, "אני כותב כדי לברר אם תציע את קורס ההקדמה להרפטולוגיה באביב הזה." בדרך כלל אינך צריך לכלול כותרת בדוא"ל רשמי, מכיוון שאתה יכול לכלול סוג זה של מידע בחתימה שלך.
תגובות (30)
- זה היה מאוד מועיל. אני מקווה בעתיד לכתוב הסבר על הדקדוק הנפוץ בכתיבה עסקית.
- אתר זה מאוד מדויק ושימושי, כי הוא עוזר לי מאוד לשפר את הידע שלי.
- זה טוב. אני מתרשם מהמאמר שלך. זה עוזר לי לכתוב מייל לבוס שלי. תודה.
- פתיחת דואר ואפילו הוספת נושאים עזרו לי. עצה מועילה גם לתת לו מתחם.
- למעשה נכשלתי בכתיבת אימייל רשמי לעובדים אחרים בעלי תפקיד גבוה ממני. מצאתי משהו שיעזור לי לראות כללי לגבי אימייל רשמי.
- קיבלתי את העבודה הראשונה שלי, אבל לא ידעתי לכתוב דוא"ל רשמי. אחרי שראיתי את המאמר הזה, קיבלתי קצת ביטחון. תודה, עבודה נהדרת. זה ממש מועיל.
- יש לי בעיה לכתוב דוא"ל רשמי, אבל ככל שאני עובר את הדוגמאות, אני בסדר עכשיו.
- באמת הרווחתי מהנושא הזה כיצד לכתוב דוא"ל בצורה רשמית ונכונה. תודה.
- סקירה נחמדה של ההבדלים הסגנוניים בין מכתבים עסקיים מסורתיים למכתבי דואר אלקטרוני. אני עדיין צריך לדעת לשמור על אותן מעברי שורות ופסקאות המופיעות בטקסט שהוגש כפי שהופיעו כשהקלדתי אותן.
- גדול! המדריך תמיד עזר בעבודתי, וגם מאמר זה היה כל כך מועיל. הכל הוסבר בצורה ברורה, והתמונות עזרו מאוד להבין את הנקודות עוד יותר.
- זה היה נהדר! ניסיתי לכתוב דוא"ל לפרופסור שלי וזה בהחלט עזר. אני עדיין לא מצליח להבין איך לכתוב את הדוא"ל, אבל זה היה מועיל להגדרת הדוא"ל. תודה! <3
- זה עזר לי לדעת לטפל ולהתחיל את הדוא"ל שלי לפארק ת'ורפ כדי להצהיר על שתי תלונות.
- תודה שעזרת לאנשים כמוני. זה נהדר לפרסם את שמי ואת התגובה / תודה בכבוד רב.
- אני מודה לכולכם, זה באמת שימושי לכל סטודנט שרוצה ללמוד כיצד כתוב את הדוא"ל.
- אני צריך לכתוב דוא"ל רשמי לאוניברסיטה בה אני מתכוון להגיש מועמדות, אז אני צריך לעשות כמיטב יכולתי! אני ברזילאי ויש לי קצת בעיות בכתיבה רשמית באנגלית, אז זה עזר מאוד! תודה!
- הייתי צריך לכתוב חקירה עסקית לספרייה המקומית שלי וזה עזר לי להישמע מקצועית.
- זה השלבים שלמעלה למכתב לדוגמה. אני הולך להשתמש בכל השלבים שהוזכרו, כי מצאתי שזה שימושי!:)
- באמצעות השירותים שלך כאן, אני שולח דוא"ל למספר מוסדות להשכלה גבוהה ואני מקווה לחתום על חוזים בינלאומיים לשליחת סטודנטים לחו"ל לאוניברסיטאות גבוהות. למרות שההסברים היו מעשיים וברורים, עדיף לצפות בעוד כמה דוגמאות. אני מעריך את המאמצים שלך ומודה לך על הזמן היקר שלך.
- זה מאוד מועיל. בהתחלה הייתי מבולבל לגבי דברים שונים בכתיבת אימייל רשמי. אחרי שקראתי מאמר זה הבלבול שלי נעלם. תמשיך לעזור לנו. תודה רבה.
- היום הייתי צריך לכתוב מייל חשוב למורה שלי. זה באמת עזר לי לשמור על זה רשמי.
- תמיד הייתי נורא במיילים רשמיים. עכשיו אני טוב להקליד אותם. מדריך תודה!!
- אני רוצה ללמוד כישורי אנגלית עסקית לבדי, אני יכול למצוא כל דבר שאני רוצה ללמוד עליו כאן. ניסיתי לכתוב דוא"ל למורה שלי באמצעות מאמר זה. זה עוזר.
- תמיד הייתה לי בעיה בפסקה הראשית, ללכת לנקודה העיקרית במהירות ובלי להסתובב. מאמר זה עזר לי להבין שאני יכול להעביר את המסר שלי בצורה קלה וקלה. תודה רבה לך אני מעריך את זה.
- זה עזר לי בדרכים המתאימות כיצד לשלוח מיילים שונים, רשמיים או לא רשמיים, והדרך הנכונה לשאול שאלות.
- זה היה פשוט מאוד ונתן לי את התשובה לשאלתי. אנא המשך בעבודה הטובה.
- הייתי צריך לכתוב דוא"ל רשמי למורה כתרגול ולא ידעתי לכתוב. מאמר זה עזר לסכום לא מבוטל. ארבעה כוכבים.
- אני מתכונן לראיון העבודה שלי ואני יודע שאצטרך לכתוב דוא"ל רשמי עבורם. אני מתעדכן את מה שאני יודע בעזרת המאמר שלך.
- חיפשתי פורמטים רשמיים של תקשורת דואר וכאן מילאת את הדרישה שלי. תודה!
- אני מצטרף לעבודה חדשה שבה העבודה שלי עושה דואר אלקטרוני ותהליך צ'אט עם לקוחות, אז אני רק רוצה לדעת את תהליך כתיבת הדוא"ל הרשמי. תודה רבה!
- אהבתי את הגישה שלב אחר שלב. שמרת את זה פשוט וענייני, מה שעזר לי לפתור את הבעיות שלי תוך כמה דקות. תודה.
