איך להיות מאורגן בעבודה?

עקוב אחר הפעילויות שלך. הקדיש מספר ימים לניהול יומן או יומן רישום על הפעילויות היומיומיות שלך. זה יעזור לך לראות בדיוק מה אתה עושה שאולי אפילו לא תבין, וזה יספק הצצה ראשונית לפערים ארגוניים ופרודוקטיביים. תרגיל זה צריך להיעשות גם עם מטרות התמונה הגדולה שלך. באמצעות יומן הפעילות תוכלו לראות אילו פעילויות עשויות לבזבז זמן ואילו פעילויות עשויות לקדם את יעדיכם.

קבע את זמני הפרודוקטיביות שלך. חלקנו אנשים בבוקר, וחלקנו מתכווצים מרעיון הבקרים. אולי כבר תהיה לך תחושה באילו שעות ביום אתה הכי פרודוקטיבי. בין אם אתם מעדיפים ערבים, בוקר, צהריים או ממש לפני שעות העומס של יום העבודה או אחריו, נצלו את הזמנים הללו כדי למקסם את התפוקה שלכם.

תן עדיפות למשימות שלך. כולנו יודעים שמשימות מסוימות חשובות יותר מאחרות, אך לא תמיד אנחנו מעדיפות אותן בהתאם. אז פיתחו מערכת דירוגים על ידי סימון או כיכוב של משימות חשובות, למשל, והיו כנים וגמישים. השתמש בתזכורות, דרך יומן דיגיטלי או באמצעות פתקים דביקים במחשב או בשולחן העבודה שלך. הקדיש יותר מזמנך ומרצונך לפריטים בראש סדר העדיפויות ברשימה שלך. דוגמאות כוללות משימות הרגישות לזמן כגון דברים המגיעים בסוף העסק או מחר. תוכל גם לתת עדיפות להגיב ללקוחות, לבוסים או לכל אחד אחר שמשלם את החשבונות. ואם אתה לא בטוח לגבי הרגישות או החשיבות של משימה, תמיד טוב לשאול.

דחו משימות מהירות מיד. לא צריך לתעדף ולתזמן את כל המשימות לזמן השלמה עתידי. למשימות מסוימות לוקח כמעט זמן רב לתכנון או לתזמן כפי שלוקח להן לבצע. אם זה המקרה ואתה יכול לפצח את המשימות האלה מיד, בכל אופן לעשות את זה! טיפול במשימות מהירות באופן מיידי מסייע גם במניעת סחבת.

נהל עומס וחומרי עבודה. שולחנות העבודה שלנו עוברים בקלות מבולבלים לאתרי טורנדו, מה שמפגע כמובן בארגון. יש אנשים שאף פועלים על פי מדיניות שולחן נקי בלבד. אמנם זה לא הכרחי בהחלט, בצע צעדים כדי לנקות את שטח העבודה שלך.

• נרתע. זרקו את הזבל שלכם לאשפה והגישו את החומרים הדרושים לכם באופן שיטתי. נקה עומס במידת האפשר: במהלך הפוגה ביום העבודה, בהפסקות או בין משימות.
• תנקה אחרי עצמך מיד. ככה זה בראש מעייניך. בנוסף, אתה נמנע מהתסיסה הבלתי נמנעת מלהפוך את העומס הנוכחי לחלק מהבלאגן העתידי שלך.
• שמור על חומרים מתכלים נחוצים. לא כל מה שסביבך עומס, כמובן. הצורך בכלים זמינים חוסך לך זמן ומנצל היטב את השטח היקר שלך.

קבעו פעילויות ופגישות. יש אנשים שקובעים פגישות בלבד, אך לא פעילויות ברשימת המטלות שלהם. תזמון המשימות החשובות ביותר וכן פגישות יכול להועיל. אתה יכול גם "לאחסן" את הימים שלך על ידי קיום פגישות רק בימי שלישי וחמישי, למשל. שמור כמה חורים בלוח הזמנים שלך גם לזמן יצירתי לעצמך או כדי להתאים את הבלתי צפוי.

• השתמש בארגן ובלוח השנה. אלה יכולים להיות מארגני עט ונייר, או שהם יכולים להיות לוחות שנה מבוססי תוכנה ואפליקציות עוזרות אישיות, כגון iCalendar או Google Now.
• סיווג את הפעילויות שלך. קטגוריות או פעילויות קידוד צבע יכולות לתת לך תזכורת חזותית מהירה למה שחשוב היכן. לדוגמה, קטגוריות עשויות לכלול התכתבות, פרויקטים, אירועים, פגישות, סיעור מוחות, ואפילו הפסקות או זמן אימון וחדר כושר.
• ייעל את הטכנולוגיה שלך. מארגנים מקוונים ופלטפורמות דוא"ל כגון Outlook, למשל, יכולים לשלב את רשימות המטלות, היומנים והכתובות שלך. זה לא רק מגביר את היעילות שלך אלא עוזר לייעל את החשיבה שלך.
• האציל בכל מקום אפשרי. בטירוף יום העבודה קל לשכוח שלא צריך לעשות הכל בעצמך. צא לעוזר או אם אתה מוצף במיוחד, בקש מעמית שיעשה לך סולידי ויעזור לך במשימה מסוימת. תמיד תוכלו להחזיר אותם מאוחר יותר כאשר הדברים יאטו.