איך להאציל?

כדי להאציל אחריות, היה מנומס ואדיב כשאתה ניגש לאנשים, אך עדיין מבהיר כי בקשתך רצינית והכרחית. לדוגמא, אתה יכול לומר למישהו "היי, תהיתי אם אתה יכול לעזור לי לסדר את המשלוח הזה. אני לא יכול לעשות את זה כי אני היום מחוץ למשרד, אבל זה באמת צריך להסתיים." הקפידו לקבוע סטנדרטים ברורים, אך הודיעו לאדם שהוא יכול לעשות זאת בכל דרך שהוא רוצה כל עוד זה נעשה טוב ובזמן. בדרך זו, לא תיתקל כמנהל מיקרו. כדי ללמוד כיצד להגיב אם מישהו מסרב לעזור, גלול מטה!

אל תאציל משימה בהנחה שהאדם יבצע אותה בצורה מושלמת עד שיהיה להם רקורד מוכח
אל תאציל משימה בהנחה שהאדם יבצע אותה בצורה מושלמת עד שיהיה להם רקורד מוכח.

בין אם אתה מנהל תאגיד, מנהל קמעונאות או הורה להישאר בבית, היכולת להאציל אחריות היא מיומנות קריטית למיצוי האפקטיביות האישית שלך. אולם האצלה יכולה להיות קצת מסובכת - עליכם להיות איתנים, ובכל זאת לסמוך על האדם שאליו אתם מאצלים את האחריות שלכם. מאמר זה יעזור לך להתגבר על כל החרדות שיש לך להאציל, ואז להנחות אותך בתהליך האמיתי של האצלת העבודה בטקט ובכבוד.

חלק 1 מתוך 2: להיכנס לחשיבה הנכונה

  1. 1
    שימו את האגו בצד. לחסום כביש נפשי גדול כדי משלחת הוא כי "אם אתה רוצה משהו כמו שצריך, אז לעשות את זה בעצמך." אתה לא האדם היחיד בעולם שיכול לעשות את זה נכון. אתה יכול להיות האדם היחיד שיכול לעשות את זה נכון ממש ברגע זה, אבל אם תקדיש זמן להכשיר מישהו, הוא כנראה גם יוכל לעשות את זה נכון. מי יודע - הם עשויים אפילו לעשות זאת מהר יותר או טוב יותר ממך וזה משהו שאתה צריך לא רק לקבל, אלא להזמין.
    • חשוב בהגיון ובמציאות - האם אתה יכול לעשות את העבודה הזו לבד? האם תצטרך לעבוד בעצמך עד מוות כדי לאזן בין עבודה זו לבין האחריות הרגילה שלך? אם כן, אתה כנראה צריך להיות מוכן להאציל חלק מעבודתך. אל תרגיש בושה או חסר יכולת מכיוון שאתה זקוק לעזרה במשהו - אתה למעשה עובד יעיל יותר על ידי קבלת עזרה כשאתה זקוק לה.
  2. 2
    הפסיק לחכות שאנשים יתנדבו. אם אתה מסרב להאציל עבודה, ייתכן שיש לך מקרה קל של תסמונת אנוסים - אתה כנראה המום, ולעתים קרובות אתה תוהה מדוע אנשים לעולם לא מציעים לעזור. היו כנים עם עצמכם - כאשר הם עושים זאת, האם אתם דוחים אותם, רק כדי להיות מנומסים? אתה תוהה בשקט מדוע הם לא התעקשו? האם אתה מרגיש שאם עמדותיך היו הפוכות, סביר להניח שתעזור להם בדופק? אם ענית "כן", אתה צריך לעבוד על השתלטות על המצב שלך. קבל את העזרה שאתה זקוק לה - אל תחכה שהיא תגיע אליך, כי היא אולי לא.
    • אנשים רבים די מודעים למה שאחרים עוברים, ואין הרבה מה שאתה יכול לעשות כדי לשנות אותם. עזוב את כל התסכול שיש לך על אנשים שלא מציעים יד עוזרת; זכור שבסופו של דבר זה התפקיד שלך לתקשר את הצרכים שלך.
  3. 3
    אל תראה את בקשות העזרה באופן שלילי. להרבה אנשים לא נוח לבקש עזרה. אתה עלול להרגיש אשם, כאילו אתה מכביד על אחרים, או מביש, מכיוון שאתה חושב (משום מה) שאתה אמור להיות מסוגל להתמודד עם הכל בעצמך.
    אתה כנראה צריך להיות מוכן להאציל חלק מעבודתך
    אם כן, אתה כנראה צריך להיות מוכן להאציל חלק מעבודתך.
  4. 4
    למד לסמוך על אחרים. אם אתה חושש להאציל מכיוון שאתה לא חושב שמישהו יכול לעשות עבודה טובה ככל שתוכל, זכור שני דברים: ראשית, כמעט כל אחד יכול להשתפר במשהו עם מספיק תרגול, ושנית שאתה כנראה לא מוכשר אוניברסלי כמו שאתה חושב שאתה. כשאתה מאציל עבודה, אתה לא רק מפנה לעצמך זמן - אתה גם נותן לעוזר שלך הזדמנות לתרגל מיומנות חדשה או להתמודד עם סוג חדש של מטלות. היה סבלני - עם מספיק זמן, העוזר שלך כנראה יוכל לעשות את העבודה המואצלת בערך כמו שאתה יכול לקבל. אלא אם כן העבודה שאתה מתכנן להאציל חשובה מאוד, זה כנראה בסדר שהעוזר שלך ילמד איך לעשות טוב לאורך זמן. אם העבודה היא חשוב מאוד, תחשוב פעמיים לפני שתאציל את זה!
    • גם אם אתם נמצאים הכי הטובים עושים את העבודה שאתה מתכנן להאציל, מבין כי האצלת עבודה מאפשרת לך לעשות דברים אחרים עם הזמן שלך. אם אתה האדם הכי טוב במשרד במשימה המונוטונית יחסית של הרכבת כוננים קשיחים, אבל יש לך מצגת חשובה שאתה צריך להתכונן אליה, זה בסדר לתת את המשימה למתמחה. עדיף לך הרבה יותר לתת עדיפות למשימות קשות ומורכבות - אל תרגיש רע עם האצלת משימות פשוטות וחוזרות על עצמן כשיש לך דברים חשובים יותר לעשות.

חלק 2 מתוך 2: האצלה יעילה

  1. 1
    תגלגל את הכדור. הצעד הראשון הוא הקשה ביותר, אך הוא החשוב ביותר. אתה צריך לצלול ולבקש ממישהו שיעזור לך (או, אם אתה הבוס, אמור למישהו שיעזור לך.) אל תרגיש רע עם זה - כל עוד אתה מנומס, אדיב ואדיב, אתה לא מתחצפים פשוט מבקשים (או אומרים) למישהו שיעזור. נסו להיות אדיבים ומתחשבים תוך שמירה בו זמנית על חומרת בקשתכם.
    • אם אינך בטוח כיצד, במיוחד, עליך לבקש ממישהו שיעשה עבורך עבורך, נסה לשמור על דברים קצרים ומתוקים. אמור משהו כמו, "היי, אני יכול לדבר איתך לרגע? תהיתי אם אתה יכול לעזור לי להרכיב את ערימת הכוננים הקשיחים שהרגע קיבלנו. אני לא יכול לעשות את זה כי אני היום מחוץ למשרד. אתה יכול לעזור לי?" אל תלחץ על העוזר שלך, אך היה בטוח שהוא יודע שהוא זקוק לעזרתו .
    • שאל ותקבל (כנראה). אל תפחד להאציל כי אתה עלול להיראות גס רוח או מרשים. תסתכל על זה ככה - איך אתה מרגיש כשאנשים מבקשים ממך לעשות משהו? נפגעת ונעלבת? או שאתה (בדרך כלל) מוכן לחלוטין לעזור? כנראה האחרון!
  2. 2
    אל תיקח סירובים באופן אישי. לפעמים אנשים לא יוכלו לעזור לך - זה עצוב, אבל נכון. זה יכול להיות מסיבות שונות - הנפוץ ביותר הוא שהאדם שאתה שואל כבר עסוק מאוד בעבודתו שלו. אל תיקח את זה יותר מדי באופן אישי - רק בגלל שמישהו לא יכול (או לא) לעשות משהו בשבילך כרגע זה לא אומר שהוא שונא אותך. זה בדרך כלל רק אומר שהוא / ה עסוק או עצלן - לא יותר.
    • אם אתה מסורב, שקול את האפשרויות שלך - בדרך כלל אתה יכול להתעקש בנימוס אך בתוקף שאתה באמת זקוק לאדם זה שיעזור (שיעבוד במיוחד אם אתה בוס או מישהו אחר בעל סמכות), אתה יכול לנסות לשאול מישהו אחר, או שאתה יכול לעשות את העבודה בעצמך. אם אתה באמת זקוק לעזרה, אל תפחד לנסות אפשרויות אחת ו / או שתיים!
  3. 3
    האציל את המטרה ולא את ההליך. זה המפתח שלא להפוך לסיוט של מיקרו-מנהל. קבעו סטנדרטים ברורים לסוג התוצאות שאתם מחפשים, והראו לאדם איך אתם עושים את זה, אך אמרו להם שהם יכולים לעשות את זה איך שהם רוצים, כל עוד זה נעשה טוב וזה יושלם בזמן.
    • זה גם חכם כי זה חוסך לך את הזמן ואת העצבים שלך. אתה רוצה להשתמש בזמן שהתפנית לעשות משהו חשוב יותר, ולא לדאוג כל הזמן לגבי התקדמות העוזר שלך.
    האדם אליו אתה מאציל יעשה טעויות בזמן שהוא לומד כיצד לבצע משימה חדשה
    האדם אליו אתה מאציל יעשה טעויות בזמן שהוא לומד כיצד לבצע משימה חדשה.
  4. 4
    היו מוכנים להכשיר את העוזר שלכם. אתה צריך כמעט תמיד להקדיש מעט זמן כדי ללמד את העוזר שלך כיצד לבצע את המשימה שהאצלת לו או לה, גם אם מדובר במשימה פשוטה למדי. זכור שתהליכים שנראים לך פשוטים ופשוטים עשויים שלא להיות כל כך פשוטים למי שמעולם לא עסק בהם בעבר. להיות מוכן לא רק להעביר את עוזרך בעבודה שהאצלת לו או לה, אלא גם להעלות בסבלנות את השאלות שיש לה ככל הנראה.
    • שקול את הזמן שאתה משקיע באימון עוזר כדי להיות השקעה נבונה לטווח הארוך. על ידי השקעת זמן מעט בלימוד העוזר שלך לבצע משימה כראוי, אתה חוסך זמן בעתיד שאולי אחרת הושקע בתיקון טעויותיו.
  5. 5
    הקצה את המשאבים הדרושים להשלמת המשימה. יתכן שיש לך משאבים זמינים הדרושים להשלמת המשימה, אך ייתכן שהאדם שקיבל את המשימה לא יוכל לגשת אליהם. דברים כמו נתונים המוגנים באמצעות סיסמה, ציוד מיוחד וכלים מסוימים יכולים להיות חיוניים להשלמת משימה זו, לכן וודא כי לעוזר שלך יש את כל מה שהוא צריך כדי להצליח.
  6. 6
    הבן שהעוזר שלך יכול לעשות רק דבר אחד בבת אחת. כאשר העוזר שלך עוזר לך, הוא לא מבצע את האחריות הרגילה שלו. אל תשכח שכמוך, גם לעוזר שלך יש לוח זמנים צפוף. שאל את עצמך - איזו עבודה הם יפרישו או יאצילו על מנת להשלים את המשימה שלך? ודא שאתה יודע את התשובה לשאלה זו כאשר אתה מאציל משימה למישהו.
  7. 7
    להיות סבלני. האדם שאליו אתה להאציל יהיה לעשות טעויות בזמן הוא / היא ללמוד כיצד לעשות משימה חדשה. זה חלק מתהליך הלמידה. תכנן את זה. אל תאציל משימה בהנחה שהאדם יבצע אותה בצורה מושלמת עד שיהיה להם רקורד מוכח. אם פרויקט לא מסתדר כמו שרציתם מכיוון שבן הזוג שלכם לא היה מסוגל לבצע משימה חדשה לגמרי שהענקתם אליו בצורה מושלמת, זו אשמתכם, לא שלו או שלה. להיות משאב עבור העוזר שלך ועבודה מואצלת יכולה להוות חוויית למידה בשבילו, ולא משהו לפחד ממנו.
    • כשאתה מאמן מישהו לעשות משהו, אתה מבצע השקעה. בהתחלה זה יאט אתכם, אך בטווח הארוך זה יגביר את התפוקה בקפיצות ובכריכה, שכן ניגשתם לכל העניין בגישה חיובית ומציאותית.
    נותן לעוזר שלך לעבוד קשה עליה ואז לקחת את כל הכבוד לעצמך
    עם זאת, זה לא מניב תועלת כשאתה מאציל משימה, נותן לעוזר שלך לעבוד קשה עליה ואז לקחת את כל הכבוד לעצמך.
  8. 8
    היו מוכנים לקשיים סבירים. יישם תוכניות גיבוי ועמד מוכן לקפוץ פנימה אם הדברים משתבשים. דע מה יקרה אם יחמיץ רף או מועד אחרון. מכשולים ואתגרים לא צפויים צצים כל הזמן, בין אם אתה בעבודה או בבית - אפילו הטכנולוגיה נכשלת לפעמים. תן לנציג שלך לסמוך על העובדה שאם משהו יעלה, תבין ותעזור לו או לה לעמוד במועד האחרון - אל תזרוק אותם רק מתחת לאוטובוס ברגע הראשון של צרות.
    • פעולה זו גם חכמה במובן האנוכי - אם הנציג שלך חושש שיאשימו אותו, הוא יושקע זמן רב יותר בכיסוי עורפו עצמו מאשר בהשלמת המשימה בפועל.
  9. 9
    זיהוי העוזר שלך כשזה נחשב. האצלת משימות למישהו אחר הכרחית אם אתה לוקח על עצמך יותר ויותר אחריות. עם זאת, זה לא מניב תועלת כשאתה מאציל משימה, נותן לעוזר שלך לעבוד קשה עליה ואז לקחת את כל הכבוד לעצמך. הכיר ושבח את המאמצים של אחרים בשמך.
    • וודא שבכל פעם שתחמיא לך על עבודה שקיבלת עזרה בה, אתה מזכיר את העוזר שלך בשם.
  10. 10
    אמור "תודה. " כשמישהו עושה משהו בשבילך, חשוב להודות לו, להכיר בחשיבות העזרה שלו וליידע את העוזר שהוא מוערך. אחרת, אתה תראה אסיר תודה, גם אם אינך. זכרו שאנשים לא יכולים לקרוא את דעתכם. אנשים נוטים יותר להציע לעזור שוב אם הם חשים הערכה.
    • תהיה אדיב. הכרה פשוטה מכל הלב כמו: "לא הייתי יכולה לעשות את זה בלעדיך!" יכול לעבור דרך ארוכה. אם העבודה שהאדם הזה עשה בשבילך הייתה מהותית, אולי אפילו תרצה לקנות לו ארוחה, שתייה, כרטיס תודה או מתנה קטנה.

תגובות (5)

  • kassandra27
    למד לסמוך על אחרים. אל תיקח את הסירובים באופן אישי. תפסיק לחכות שאנשים יהיו מתנדבים. אם אתה זקוק למתנדבים, בקש אותם. שבחו אותם על העבודה שנעשתה.
  • qabernathy
    זה איפשר לי להבין את מושג האצלה, וכי זה בסדר לעשות זאת, לעתים קרובות הכרחי. לוקח רק כמה רגעים לבקש עזרה או להקצות משימה. חסד, אמונה, הבנה, סבלנות ואמון הולכים רחוק.
  • ressielockman
    זה לימד אותי פשוט לקחת את הזמן ולחפש ולנסות להיות מאוד פרודוקטיביים בלימודים החדשים שלי, כמו גם לתכנן הרגלים יצרניים.
  • fayeadams
    תמיד הייתי גרוע בהאצלת העבודה. מאמר זה עזר לי לומר שהמשלחת היא אמנות והיא זקוקה לסבלנות, אמפתיה ואחריות.
  • langworthjan
    בקריאת מאמר זה ראיתי את חסרונותיי בזמן האצלה. פעמים רבות אני נותן את ההליך ועושה דברים בעצמי.
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail