איך להגיש מצגת עוצמתית כשיש לך מעט זמן להתכונן?

חשבו על הפעם האחרונה שהייתם בלחץ להופיע מול קהל. מתי בפעם האחרונה מישהו ביקש ממך "עדכון קצר" על סטטוס הפרויקט הקרוב בעוד "כשעה"? האם קמת פעם בחום של ישיבת חברות בה שלטה השליליות וביקשת מהחברים לשקול עמדה חיובית יותר בנושא? השתמש בתרחישים אלה כדי לעזור לך להבין שאתה מסוגל "לחשוב על הרגליים". מצגת ערוכה היטב אפשרית ברגע האחרון. קח יוזמה והיה מוכן להגיש מצגות מאולתרות. זה רק לוקח קצת תרגול, ואתה יכול ליישם את עקרונות המצגת במקום, בין אם אתה מדבר באופן לא רשמי לחמישה אנשים ובין אם תשא נאום רשמי לחמישי.

• שים לב שככל שתכין את עצמך מבעוד מועד להגיש מצגות מאולתרות, כך אתה מחפש את המידע על כל האחרים.

הבן את ההבדל בין מצגת מאולתרת לעומת מצגת לא מוכנה. הרעיון של הכין את עצמך מצגת מאולתרת אולי נראה כמו סתירה. מצגות מאולתרות לא אומר שאתה לא מתכונן. גם אם יש לך רק חמש דקות, תוכל להציג מצגת אפקטיבית יחד עם "הכנה כללית" קודמת. כשאתה מצפה לתת מצגת מאולתרת בכל עת, אתה מתכונן לעשות זאת בהתראה של רגע.

• צרבו את המבנה הבסיסי של מצגת בזיכרונכם והתנדבו לנאומים במקום. ככל שתתרגלו לתת מצגות מאולתרות, כך יהיה לכם יותר נוח לעשות זאת. כשם שאנשים מאומנים להגיב למקרי חירום בהתראה של רגע, תוכלו להגיב במצגת איתנה בהתראה של רגע.

בבקשה עם שלשות. אחרת נקרא "כלל השלשות", המשמעות היא שאתה יוצר מצגת באמצעות מבנה דיבור המורכב משלושה מרכיבים עיקריים: פתיחה, גוף וסגירה. נהל את שלושת החלקים העיקריים האלה במצגת והנאום שלך יהיה מאורגן בכל פעם.

רדו ברגל ימין. פתח פתח מושך תשומת לב. על בהתראה קצרה, כמה אנשים מצפים ממך להיות שנון או הומוריסטי. בדרך כלל, מגישים של הרגע האחרון צפויים לטפל בנושא או דאגה ספציפיים. יישם את הטכניקות הבאות, עם זאת, ואתה עלול להיתקל בשנונים ומעורבים באופן מיידי למרות הביצועים שלך ברגע האחרון.

משוך את תשומת לב המאזינים שלך מייד על ידי התחלה בנושא שעליו אתה מתבקש לדבר. אתה יכול לעשות זאת על ידי שאלת שאלה שמשקפת ישירות לנושא. לדוגמא, אם תתבקש להציג את סטטוס הפרויקט, התחל את המצגת שלך בשאלה "אחד הפרויקטים הנוכחיים שלנו הוא Project You-Name-It. בדיוק איפה אנו עומדים בשלב זה עם Project You-Name -זה, ואנחנו בדרך למטרה הסופית שלנו? " נס של נסים! זה בדיוק מה שכולם בחדר נמצאים שם כדי לגלות כך שמיד תהיה לכם תשומת הלב. אתה גם קונה לעצמך כמה שניות נוספות כדי להבין מה אתה צריך לספר להם.

תמשיך ככה. גוף המצגת שלך - בין אם לוקח חמש דקות או חמישים דקות להציג - צריך לענות על השאלה שהוצגה בפתיחתך. יש לך מידע רב ערך לתת למשתתפים ויש לך את תשומת הלב שלהם.

תכנן לכסות לא יותר משלוש נקודות בגוף המצגת שלך. הכי טוב שאנשים ישמרו עד שלוש פיסות מידע, אז ציינו את שלוש נקודות הפרויקט האלה לפני הקבוצה. לדוגמא, (1) "זה המקום בו אנו עומדים", (2) "אלה החששות התקציביים שלנו" ו- (3) "זהו התהליך המוצע שנבצע כדי לקדם את הפרויקט."

ספר להם בפירוט רחב יותר מה התארת זה עתה. אם אתה מעודכן בפרויקט שלך, אתה אמור כבר לדעת מידע זה ותוכל להרחיב עליו. ההצהרה האחרונה בגוף הנאום שלך אמורה לסכם את שלוש הנקודות שהסברת זה עתה. אתה יכול לומר, "לסיכום, איפה הדברים עומדים כוללים את הנקודות האחת, שתיים ושלוש. ונתגבר על החששות הללו ונעביר את הפרויקט על ידי ביצוע פעולות a, b ו- c".

תביא את זה לסיום. החלק הסופי של מבנה המצגת בשלושה חלקים הוא סיכום סיכום וסיום. התחל הצהרת סיום חזקה על ידי התייחסות לשאלת הפתיחה. זה מביא את המצגת למעגל מסכם ומסכם מדוע כולם מאזינים. ואז שאל אם ענית על כל החששות, ושאלות בשטח. סיים את המצגת שלך על ידי קריאת הקבוצה לפעולה או אישור מחויבות של כולם לפרויקט. דוגמאות יכולות לכלול, "עם הסטטוס שהצגתי זה עתה, אני מבקש שתמשיך בהתחייבות שלך להתקדם עם הפרויקט, "או" עם החששות שהתייחסתי אליהם, אני מבקש שתקבע אדם אחר שיעזור במשימה העומדת בפנינו. "צעדים אלה מאשרים מחדש את המחויבות של חברי הקבוצה או של ההנהלה.