איך לשתף פעולה?
אתה יכול לשתף פעולה עם אנשים מארגונים ללא כוונת רווח, עסקים, המגזר הציבורי או אנשים פרטיים, אך לחקור אותם תחילה.
שיתוף פעולה כרוך בשיתוף פעולה הדוק, יעדים משותפים ברורים ומערכת מובנית של דיון ופעולה להשגתם. שיטות שיתוף פעולה שימושיות לכל דבר, החל מפרויקטים קבוצתיים בבית הספר וכלה ביוזמות קהילתיות בהן מעורבים כמה ארגונים. בין אם אתה מנסה ליצור שיתוף פעולה בין שתי קבוצות ובין אם מנסה לגרום לחבר בודד למשוך את משקלו, ישנן דרכים מבוססות רבות לפתור סכסוכים ולהשיג תוצאות.
שיטה 1 מתוך 3: השתתפות בשיתוף פעולה
- 1הבן את היעד והציר הזמן המדויקים. מטרת שיתוף הפעולה צריכה להיות ברורה לכל המשתתפים. גם אם אתה פשוט עובד על מטלה בית ספרית או מטרה אחרת לטווח קצר, ודא שאתה יודע מה ההיקף המדויק של הפרויקט. האם אתה מחויב לסופי שבוע בעבודה? האם כולם מבינים את העבודה הספציפית הנדרשת?
- 2עזור להאציל משימות. במקום לנסות לעשות הכל, עדיף לחלק ולכבוש. תן לכל אחד למצוא את כוחו ולעבוד בו כדי לתרום למטרה המשותפת. אם אתה מרגיש מוצף או חושב שמישהו אחר יכול להשתמש בעזרתך, דבר.
- הקצאת כל חבר לתפקידים כלליים יותר כמו "חוקר" או "מנחה פגישות" הופכת את משלחת המשימות הספציפית למהירה ופחות שרירותית.
- 3תנו לכולם להשתתף בדיון. עצור והאזין אם אתה מוצא שאתה מדבר יותר מרוב המשתתפים האחרים. שקול רעיונות אחרים לפני שתגיב אוטומטית. שיתוף הפעולה משגשג כאשר כל חבר מכיר בערך ההשתתפות של כל חבר אחר.
- אם יש חברים שמדברים יותר מדי, התאם את מערכת הדיונים. קבוצה קטנה יכולה לתת לכל אדם זמן דיבור בסדר השעון. קבוצה גדולה יכולה להגביל אנשים למספר מסוים של דקות שנאמרות בהצהרה, או למספר מסוים של הצהרות שנאמרות בכל פגישה.
- כדי לעודד חברים ביישנים לדבר, בקש מהם קלט בנושא שהוא בקיא או מעוניין בו.
טיפ מומחהקח רמז לתיאטרון האלתור. דן קליין, מורה לאלתר, אומר: "כשאנחנו משתפים פעולה באלתור, אנחנו לא רק הולכים עם הרעיון של בן הזוג שלנו - אנחנו חולקים את האחריות להוסיף לכל מה שנעשה. אתה צריך להציע הצעות כדי לעודד את בן / בת הזוג שלך, ואתה צריך לקבל הצעות בכדי לגרום לבן / בת הזוג שלך להיראות טוב. יש אלמנט זה לאלתר שבו אתה ובן / בת הזוג שלך נמצאים בו יחד, ואתה לא יכול להשאיר אחד את השני תלוי
- 4נניח בתום לב. עבודה שיתופית מתנהלת בצורה היעילה ביותר באווירה של אמון. אם אתה חושב שמישהו אינו פועל לטובת הקבוצה, עליך לנסות לדון בסיבות העומדות מאחורי מעשיהם באופן לא שיפוטי. אם אתה מפנה אצבע בטעות, רוח שיתוף הפעולה יכולה להחמיר בקלות.
- דון בבעיות בגלוי, לא מאחורי גבו של חבר לקבוצה.
אם חבר בקבוצה אינו משלים את עבודתו, נסה לדון יחד על הסיבות הבסיסיות. - 5הצע דרכים לתקשר. לשותפי פעולה צריכים להיות הזדמנויות להחליף רעיונות ומידע בין פגישות. השתמש בוויקים מקוונים, בדיוני דואר אלקטרוני או בשיתופי שיתוף מסמכים כדי לעדכן את החברים.
- נפגשים כקבוצה גם למפגש רגוע מדי פעם. אתם תעבדו טוב יותר יחד אם אתם מכירים טוב יותר את השני.
- 6אחראי על חברים והחלפת משוב. בקש שכולם ייפגשו כקבוצה כדי לדון בדרכים בהן תוכל לשפר. ערכו אבני דרך קבועות לטווח הקצר ודונו כיצד לעמוד בהן אם אתם נופלים לפיגור. עבור שיתופי פעולה ארוכות טווח, לבדוק באופן קבוע כדי לראות אם כולם מרוצים התקדמות לקראת המטרה הסופית.
- נסה להשתמש במדדים מבוססי עובדות כדי לעקוב אחר ההתקדמות. אל תשאלו רק אם חבר עשה מחקר כלשהו, בדקו כמה עמודי הערות הוא לקח או אילו מקורות הם מצאו.
- אם חבר בקבוצה אינו משלים את עבודתו, נסה לדון יחד על הסיבות הבסיסיות. ראה טיפול בבעיות עבור מצבים ספציפיים.
- 7חפש הסכמה במידת האפשר. חילוקי דעות נפוצים בכל מאמץ קבוצתי. כאשר נוצרים סכסוכים, בקש הסכמה מכל החברים על החלטה.
- אם אינך מצליח להגיע להסכמה וצריך להתקדם, לפחות ודא שחברים שאינם מסכימים מקבלים שהקבוצה עשתה מאמץ סביר להתפשר. אם תשאיר חבר נסער, זה יקשה על שיתוף פעולה נוסף.
- 8אל תשרוף גשרים. גם אם יש חילוקי דעות רציניים בין משתפי הפעולה, נסה לשמור על הרגשות שלך ולסלוח לאנשים שמתווכחים איתך.
- שימוש מתוזמן בהומור יכול להיות נהדר לנטרול מצב. השתמש בהומור משפיל את עצמו או בבדיחות לא פוגעניות בלבד, ואל תפגע במישהו בצחוק כשהוא מוטרד מאוד.
שיטה 2 מתוך 3: התמודדות עם סוגיות כקבוצה
- 1דון בסכסוכים בגלוי. אופי שיתוף הפעולה כולל אנשים עם עדיפויות שונות העובדים יחד. נושאים יתעוררו, וכדאי לדון בהם בכנות במקום לשמור עליהם בחושך.
- הבהיר כי פתרון סכסוכים אינו קובע מי צודק או לא בסדר. שמור על הדיון ממוקד כיצד להתאים את התהליך או הפעולה המדוברים בצורה הטובה ביותר להסרת הסכסוך ולהקדמת שיתוף הפעולה.
- אם אתה רואה שחבר מפתח סימנים של אדישות או עוינות, שאל אותו בפרטי מה גרם לשינוי. דון בסיבה בפגישה הבאה אם היא קשורה לשיתוף הפעולה.
- 2אל תנסה לפתור כל הבדל. מטרת שיתוף הפעולה היא להשיג מטרה, ולא להנחיל לכל חבר אותה נקודת מבט. עליכם לדון בהבדלים אלה, אך לעיתים תצטרכו להסכים שהסכסוכים לא ייעלמו ולבחור פשרה או דרך חלופית קדימה.
- 3התייחס לגורמים הבסיסיים להשתתפות נמוכה. אם חבר בקושי משתתף בישיבות או לא ממלא את התפקיד שהוקצה, ברר מדוע ותקן אותו:
- שאל את החבר אם יש בעיות עם חברים אחרים או את תהליך שיתוף הפעולה כדי שתוכל לדון בהם בגלוי.
- אם החבר הוא נציג מארגון אחר, וודא שהארגון לא עובד עליהם יתר על המידה. הזכר לבוס שלו כי הייתה צפויה רמה מסוימת של מחויבות, ובקש את חובות העבודה של החבר בכתב.
- אם החבר פשוט מסרב להשתתף או שאין לו את הכישורים הדרושים, מצא מחליף. זה מסכן עבירה, אך חיוני כדי ששיתוף הפעולה יצליח.
הקצאת כל חבר לתפקידים כלליים יותר כמו "חוקר" או "מנחה פגישות" הופכת את משלחת המשימות הספציפית למהירה ופחות שרירותית. - 4לפתור ויכוחים על מנהגים, שפה וסגנון בחירה. אם חברים רגילים לנושאים מסוימים שמטופלים בדרך אחרת, או שיש להם הגדרות שונות של מונח, הקדיש זמן לדיון ופתרון אלה.
- שים את הגדרת המונחים השנויים במחלוקת בכתב.
- התאם את שפת האמנה או הצהרת המשימה שלך לנוסח שכולם יכולים להסכים עליו.
- 5שפר פגישות משעממות או לא יעילות. חקר כיצד להפעיל פגישה יעילה, ושתף את התוצאות שלך עם המנחה או מכנס הפגישות. השתדל לשפר את האמון והמעורבות בקרב החברים.
- אפילו מחוות קטנות כמו הכנסת כיבוד לפגישה יכולות לגרום לחברים להיות מאורסים יותר.
- אם פגישות מתנהלות לאט בגלל מנחה לא מיומן, בחר פגישה חדשה שכולם סומכים עליה, ומיומנת לנהל את הדיון מבלי לפגוע באף אחד.
- 6התמודד עם חברים מניפולטיביים וויכוחים. ישנן דרכים רבות לטפל בבעיה לפני שנפנה לניסיון להוציאן מהצוות, דבר שעלול לגרום לדם רע.
- התנהגות שליטה או מניפולציה עלולה להיגרם מפחד. אם החברים מייצגים ארגון אחר, הם עשויים להיות מודאגים מכך שהוא יאבד את האוטונומיה שלו. נסה לגלות את הנושא הבסיסי ולדון בו עם שיתוף הפעולה - או, אם זה נושא אישי, בקש מהם להתמודד עם זה בעצמם.
- אם חבר מונע ניגוד עניינים או לא מדבר כשהוא מתנגד להחלטה, השתמש בזמן הפגישה כדי לדון בתפיסתו של כל אדם.
- השתמש במערכת דיונים מובנית יותר כדי להבטיח שחברים ויכוחים אינם שולטים בפגישה.
- 7צמצם ויכוחים על פני מטרות או אסטרטגיות. החליטו על מטרות ושיטות ברורות שתוכלו להעלות על הכתב בכדי להפחית את הבלבול. אם חברים עדיין מתווכחים על יעדים כתובים, הקדיש זמן נוסף לצבוט אותם.
- זה עשוי לאותת על רצון להישגים קונקרטיים, ולא על מחלוקת ממשית לגבי יעדי הקצה. נסה להסכים לתוצאות ספציפיות ולאסטרטגיות ברות-טווח להשגה, בהתאם לתבנית שלך.
- 8נהל לחץ מצד ארגונים חברים. אם הנהגת הארגונים החברים לוחצת על שיתוף הפעולה שלך לפעולה מהירה, הזכר להם שלשיתוף הפעולה יש סמכות משלה. תכנון הוא שלב הכרחי במאמצי שיתוף פעולה.
- 9הביאו מגשר לנושאים חמורים. לפעמים, אתה צריך לבחור באופן קולקטיבי מתווך צד שלישי. המגשר יקל על פגישה אחת או שתיים לפתרון הסכסוך, ויש להחליפו אם הוא יהיה מעורב באופן אישי. השתמש במגשר במצבים הבאים:
- כאשר מנהיג קבוצה מעורב ישירות בסכסוך.
- כאשר יש מחלוקת האם קיים סכסוך או לא.
- כאשר מעורבים הבדלים תרבותיים ונדרש מגשר שמבין את שתי נקודות המבט.
- כאשר חוסר פניות הוא חיוני, כמו למשל כאשר נוצרים ניגודי אינטרסים.
- אם הקבוצה ענייה בפתרון סכסוכים. שקול מתווך שיכול לאמן את הקבוצה ביישוב סכסוכים במקום לבקש אחת בכל פעם שמתעוררת בעיה.
שיטה 3 מתוך 3: יצירת שיתוף פעולה
- 1בחר את הקבוצות הנכונות. אתה יכול לשתף פעולה עם אנשים מארגונים ללא כוונת רווח, עסקים, המגזר הציבורי או אנשים פרטיים, אך לחקור אותם תחילה. שוחח בגלוי האם הקבוצה יכולה להתחייב לסוג שיתוף הפעולה שאתה חוזה.
- אם אתם מחפשים גם שותף פיננסי, אל תזמינו ארגון נאבק כלכלית, או ארגון ממשלתי בתקופה של קיצוץ בהוצאות.
- אם קבוצה או אדם ידוע לשמצה בזכות יחסי עבודה לקויים, בעיות אמון או דקירה לאחור, הימנע ברורה.
דן קליין, מורה לאלתר, אומר: "כשאנחנו משתפים פעולה באלתור, אנחנו לא מסתדרים רק עם הרעיון של השותף שלנו - אנו חולקים את האחריות להוסיף לכל מה שנעשה. - 2קבע מטרה ברורה. וודאו שכל הקבוצות המעורבות מבינות מדוע יש ליצור את שיתוף הפעולה ואת היעדים המדויקים שיהיו לו. יש לכל קבוצה להתחייב לרמת מעורבות לפני שתתחיל.
- קבע ציר זמן לשיתוף הפעולה. במהירות תיתקל בבעיות אם קבוצה אחת ציפתה לכמה פגישות והשנייה תניח פרויקט של שנה.
- הבהירו ציפיות. באופן דומה, על הארגונים המעורבים לדעת כמה אנשים וכמה זמן צפוי להם, ובאיזו מידה תהיה מעורבות בהנהגה.
- בחר מטרה שחברים יכולים להתחייב אליה. על שיתוף הפעולה להתמקד ביעדים החופפים בין כל החברים, ולא בהצהרת המשימה של ארגון אחד.
- 3לערב את הפרטים הנכונים. מצא אנשים שיש להם ניסיון רלוונטי ומספיק אמינות ואמון לשאת משקל בארגון הביתי שלהם. אל תביא אנשים בלתי מוסמכים רק בגלל שהם מתנדבים או שהם החבר האישי שלך.
- אל תפחו את שיתוף הפעולה עם יותר מדי חברים. ככל שיש יותר, כך הוא ילך לאט יותר, אז בחר רק מספיק כדי להשיג את המטרה שלך ולטפל בכל הנושאים המיוחדים שעשויים לעלות.
- אם המטרה כוללת שינויים ארגוניים רחבים עבור הקבוצות החברות, אתה זקוק למנהיגות מכל קבוצה מעורבת.
- כלול יועץ משפטי אם אתה מתכנן לגייס כספים כשיתוף פעולה.
- שקול להביא אנשים נוספים מחוץ לארגוני הליבה במידת הצורך. חבר במועצת בית הספר, ממשלת העירייה או המגזר העסקי יוכל לספק תובנה שאם לא כן לא תהיה גישה אליהם.
- 4הבהיר את תפקידו של כל חבר. האם לכולם יש כוח קבלת החלטות שווה? האם אדם אחד מספק ייעוץ מומחה בתחום מתמחה, והאם אותו אדם הוא חבר מלא? תן לכל אדם לדעת כמה זמן צפוי להם מבחינת הפגישות בהן השתתף והעבודה החיצונית שנעשתה.
- דון גם בתהליך שבו חברים חדשים מתקבלים וחברים קיימים מוסרים משיתוף הפעולה.
- 5כתוב אמנת שיתוף פעולה. אל תצלול לפעולה מיד; תחסוך זמן ותגביר את האפקטיביות על ידי קביעת תחילה את אופי שיתוף הפעולה בכתב. עשו זאת בדיון בפגישה הראשונה שלכם. כלול את האלמנטים הבאים:
- שליחות ותכלית. אלה כבר היו אמורים לקבוע, אך יתכן שתצטרך להשקיע זמן בדיונים על הפרטים או הניסוחים. כלול ציר זמן ויעדי ציון דרך.
- תהליך מנהיגות וקבלת החלטות. אלה אלמנטים חשובים ביותר. כולם חייבים להסכים למי יש את תפקיד / ה המנהיגות ואילו סמכויות אלו כוללים. האם החלטות מתקבלות בהסכמה (דיון עד להסכמה מוחלטת) או מערכת אחרת?
- ערכים והנחות. אם לארגון חבר יש קו "לא לחצות" או מניח שדרך פעולה מסוימת תלך, עכשיו זה הזמן למסד אותם. נסה לזהות תרחישים מסוכנים עבור כל קבוצה ולדון מה לעשות אם מתעוררים.
- מדיניות אתיקה. אם נוצר ניגוד עניינים, כיצד על שיתוף הפעולה לפתור את הבעיה? עם מי יכול שיתוף הפעולה ליצור קשרים פיננסיים? האם המדיניות של כל ארגון חבר חלה על פעולות שיתוף הפעולה, ואם לא, כיצד תפתור את הפערים?
- 6שמרו על הסביבה השיתופית. מזל טוב, התחלת לעבוד על שיתוף הפעולה שלך. זה עדיין תפקידו של כל חבר ותפקיד המנחה בפרט לוודא ששיתוף הפעולה יישאר בריא.
- השתמש באמנה שלך כמדריך בדיונים ובסכסוכים. דון בשינויים האפשריים באמנה אם היעדים שלך או ציר הזמן שלך משתנים.
- לבנות אווירה של אמון. אם נוצרות סוגיות אישיות או שאנשים מסוימים לא נשמעים, שנה את תהליך הדיון כך שלכל אדם תהיה הזדמנות לתרום ולדון בסכסוכים בגלוי.
- להקים מערכות למתן משוב ולהטיל אחריות על החברים על תפקידם.
- לתקשר לעתים קרובות. רשום את כל ההחלטות שהתקבלו והודיע על חברים נעדרים. ספקו לחברים הזדמנויות לדבר בסביבות רגועות ובלתי פורמליות כמו גם בפגישות.
- אל תמהר. לעתים קרובות נראה ששיתוף פעולה לא נע במהירות כמו פרויקט בודד, אך תכנון חיוני בכדי להשאיר את כולם על הסיפון.
- כשאתה לא מסכים, אל תהיה אלים או כועס.
- חלק את העבודה כך שאף אחד לא מרגיש מוצף.
שאלות ותשובות
- האם יש פרוטוקול שיש לעקוב אחריו כאשר שני אנשים משתפים פעולה בפרויקט?כן. הדבר העיקרי שיש לזכור הוא שכל המשתתפים צריכים להבין בבירור מה המטרה, ושכולם צריכים לעבוד לקראת השגת המטרה.
שאלות ללא מענה
- מה אני עושה כשחברי הקבוצה שלי לא נותנים לי לעשות שום עבודה? אומרים שלא עשיתי כלום ואני מסתבך
תגובות (3)
- המתאר שלך עזר לנו לארגן ולשמור על ציפיות סבירות.
- מאמר טוב מאוד.
- סעיף 3 היה שימושי במיוחד.
