כיצד לערוך לימוד זמן ותנועה?
מחקר זמן ותנועה צופה בתזמון המשימות בכדי לנתח עד כמה יעילותן מבוצעות. אתה יכול לבצע בעצמך לימוד זמן ותנועה או להתבונן באדם אחר. בעת ביצוע המחקר, אתה יכול לעשות זאת בזמן אמת או להקליט את המשימה, כך שתוכל לצפות בה מספר פעמים כדי לראות היכן היעילות עשויה להתקלקל. לאחר שתצפה במשימה, הגדר גיליון אלקטרוני כדי לרשום את המשימות שנצפו. אם אפשר, פרק אותם לפעולות קטנות יותר. לדוגמא, אם אתה מתמקד בבדיקת דואר אלקטרוני, עיין בכניסה למחשב, מחיקת דואר זבל, קריאת מיילים וכו '. הזמן לכל פעולה ולמצוא את הזמן הממוצע לכל משימה. לבסוף, צמצמו משימות שלוקחות זמן רב אך בעלות ערך כולל נמוך. כדי ללמוד כיצד לחפש שימושים לא יעילים בזמן, המשך לקרוא!
נעשה שימוש במחקר זמן ותנועה לניתוח יעילות העבודה באמצעות תצפית ותזמון משימות.
נעשה שימוש במחקר זמן ותנועה לניתוח יעילות העבודה באמצעות תצפית ותזמון משימות. זה יכול לעזור לך לראות היכן היום שלך יכול להיות יעיל יותר, לחסוך לך זמן ואנרגיה, שכולם יוכלו להשתמש בו! אתה יכול לבצע אחד על עצמך או להתבונן באדם אחר. ראשית, עליכם להחליט באיזו שיטה תשתמשו מהתבוננות בזמן אמת לגישת דגימה, ואז תצפו ותזמן את המשימה. לאחר שסיימתם את המחקר תוכלו להשתמש בנתונים ליצירת תהליך עבודה יעיל יותר.
חלק 1 מתוך 3: בחירת שיטת הקלטת נתונים
- 1השתמש בדגימת עבודה אם יש לך זמן מוגבל להקלטה. בגישה זו אתה מתבונן באדם בזמנים מסוימים ולא ברציפות. המרווחים יכולים להיות קבועים או אקראיים. אתה מתבונן באדם במשך זמן נתון ואז מחלץ מהדגימות כמה זמן מושקע בכל משימה. סוג זה עובד טוב יותר על משימות שיש בהן פחות רכיבים או עובדים שעושים פחות משימות באופן כללי.
- למשל, אם העבודה העיקרית של האדם היא חשבונית, דגימה אקראית יכולה לעבוד מכיוון שבכל פעם שאתה מבצע צ'ק-אין, אתה מקבל תמונת מצב של מה שהאדם עושה. ברגע שיש לך את כל הנתונים, אתה יכול להבין באיזו משימה או רכיב האדם מבלה הכי הרבה זמן על ידי התבוננות באיזו תדירות וכמה זמן זה הופיע בכל מדגם אקראי.
- היתרון בשיטה זו הוא שתוכלו לצפות ביותר מאדם אחד בפרק זמן מוגדר על ידי סיבוב דרך כל אדם.
- אם אתה משתמש בשיטה זו על עצמך, הגדר אזעקה שתעבור במרווחי זמן מסוימים כדי שתוכל להקליט את מה שאתה עושה למשך זמן מוגדר.
- 2התבונן במשימה בזמן אמת כדי להיות מסוגל לשאול שאלות. בגישה זו אתה בחדר עם האדם בזמן שהוא מבצע את המשימה. התבונן במה שהם עושים, תוך שבירת המשימה לרכיבים קטנים יותר תוך כדי שיא זמנים. כל רכיב אמור להיות הגיוני בכללותו מבלי לקבל כל כך פירוט שאי אפשר לעמוד בקצב.
- תזמון משימה גדולה אינו מועיל מבלי לבחון את מרכיבי כל משימה. אם תנתחו את הרכיבים תוכלו לחפש חוסר יעילות. לא תעצור את האדם; אתה פשוט מפרק את המשימה למטרות הקלטה. למשל, אם המשימה היא בדיקת הדואר, הרכיבים יכללו הליכה לאזור הדואר, מציאת הדואר, החזרתו לשולחן העבודה, פתיחת מעטפות, קריאת דואר והשלכה או התמודדות עם כל מכתב.
- זה יכול לעזור לקבוצה להתבוננות. בדרך זו, יכול להיות לך אדם אחד שיעבוד בשעון העצר, אדם אחד להקליט זמנים ואדם אחד שירשום הערות.
- אתה יכול גם להשתמש בגישה זו על עצמך. במקרה כזה, תכתוב כל רכיב תוך כדי ביצועו.
- 3הקליטו סרטון כדי לגרום למשתתף להופיע בצורה טבעית יותר. במקום להתבונן במשימות בזמן אמת, צלם סרטון. כך תוכלו לחזור מאוחר יותר ולנתח כמה זמן כל משימה אורכת. אתה לא תחמיץ כל כך הרבה כי אתה תמיד יכול להריץ את הסרטון לאחור כדי לראות משהו שוב.
אתה יכול לבצע בעצמך לימוד זמן ותנועה או להתבונן באדם אחר. - 4הקליטו סרטון שלכם בכדי לבצע מחקר מדויק יותר. אם אתה עושה את המחקר על עצמך, גישה זו תהיה הרבה יותר קלה מהאחרת. 2. הקם מצלמה על חצובה במקום שתוכל ללכוד את מה שאתה עושה. תן לזה להקליט בזמן שאתה עובר משימה מוגדרת, כגון כתיבת דוח.
- בדוק את המשימה לאורך תקופה מסוימת. לדוגמה, ייתכן שתרצה לבדוק את זה במשך שבוע או אפילו חודש.
חלק 2 מתוך 3: ביצוע המחקר
- 1הגדר גיליון אלקטרוני כדי להקליט נתונים. תזדקק למקום לכתוב מה המשימה, וגיליון אלקטרוני הוא אידיאלי. לידו תצטרך מקום לזמן. לעתים קרובות, המשימות נעשות בקבוצות. אם זה המקרה, יש מקום לתעד את הזמן לכל רכיב של כל משימה. אתה רק צריך קבוצה של תיבות ממוספרות עבור חלק זה. הוסף גם טור להערות.
- למשל, אם המשימה היא בדיקת דוא"ל ואחד המרכיבים הוא קריאת דוא"ל, רשמו את משך הזמן שלוקח לקרוא כל דוא"ל בתיבות הממוספרות לצד הרכיב.
- 2חלק את העבודה לקטגוריות קטנות. חלק מביצוע מחקר זמן ותנועה הוא להבין בדיוק כמה זמן מושקע בכל משימה. באופן כללי, הדרך היחידה לשפר את היעילות היא להסתכל על הפעולות הקטנות בכל משימה. תוך כדי העבודה, קבעו כל רכיב במשימה וכתבו תיאור קצר.
- המפתח הוא מציאת רמת הפרטים הנכונה. אתה לא רוצה להיות מפורט מדי, מכיוון שתזמון כמה זמן לוקח ללחוץ על כפתור יחיד אינו שימושי. עם זאת, אתה גם לא רוצה להיות רחב מדי, מכיוון שזה לא ייתן לך מספיק נתונים כדי לעבוד על יעילות.
- תגיד שאתה בודק דוא"ל. אתה עלול לפרק אותו בכניסה למחשב ואל הדוא"ל שלך, מחיקת דואר זבל מבלי לפתוח, לקרוא דוא"ל, להרכיב תשובות ולארגן דוא"ל בתיקיות.
- 3הזמן לכל משימה. התחל עם שעון עצר. הזמן לכל רכיב במשימה, תוך רישום הזמן שלקח להשלמת כל רכיב. לעתים קרובות קל יותר פשוט לעצור ולהפעיל את הטיימר, תוך שימוש בזמן שחלף. תוכלו להיכנס מאוחר יותר ולהבין כמה שניות הושקעו בכל משימה.
- לקבלת דיוק רב יותר, קח נתונים על פני מספר ימים.
מחקר זמן ותנועה צופה בתזמון המשימות בכדי לנתח עד כמה יעילותן מבוצעות. - 4משימות זמן באמצעות וידאו. כאשר אתה משתמש בסרטון, תצטרך לעצור ולהתחיל את הסרטון עבור כל רכיב שאתה מתזמן. בדרך זו, יהיה לך זמן לרשום את ההערות שלך ואת הזמנים עבור כל רכיב.
חלק 3 מתוך 3: ניתוח התוצאות וביצוע שינויים
- 1ממוצע הזמן עבור כל רכיב. לאחר שתסיים, קח את הזמנים עבור כל רכיב ומצא את הממוצע. כדי למצוא ממוצע, הוסף את כל הפעמים עבור רכיב אחד יחד, ואז חלק את מספר הפעמים בקבוצה זו.
- לדוגמה, אם יש לך קריאת הודעות דוא"ל כרכיב, הזמנים עשויים להיות 65 שניות, 210 שניות, 240 שניות, 39 שניות ו -354 שניות. הוסיפו את המספרים יחד: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 לשווה 908. חלקו במספר הפעמים. במקרה זה, זה 5, אז חלקו 908 ב- 5 כדי לקבל 181,6 שניות בממוצע לדוא"ל.
- 2מצא את הזמן הממוצע למשימה. הדרך הקלה ביותר למצוא את הזמן הממוצע לכל המשימה היא פשוט להוסיף את כל הממוצעים עבור הרכיבים יחד. זה ייתן לך את הממוצע עבור כל המשימה.
- 3הקצה ערך גבוה או נמוך למשימות שלך. הקצאת ערך גבוה או נמוך לכל משימה יכולה לעזור לתעדף את מה שחשוב. אינך צריך להקצות מספר; פשוט תייג אותם כערך גבוה או ערך נמוך. לדוגמא, מענה למיילים בעבודה שלך עשוי להיות חשוב, אך אלא אם כן אתה נמצא בשירות הלקוחות, ככל הנראה יש ערך נמוך יותר בהשוואה לסיום דוח חשוב.
חלק מביצוע מחקר זמן ותנועה הוא להבין בדיוק כמה זמן מושקע בכל משימה. - 4צמצם משימות בעלות ערך נמוך ובזמן גבוה. לאחר שדרגת את המשימות שלך, בדוק אילו משימות לוקחות זמן רב תוך ערך נמוך בסך הכל. אלה המשימות שעליך להבין כדי לקצץ. חשוב גם לבחון את המשימות שלוקחות הרבה זמן אך גם בעלות ערך גבוה. לא כואב לנסות לייעל את המשימות הללו.
- 5צפה בריבוי משימות. ריבוי משימות נוטה לגרום לכל משימה פרטנית להימשך זמן רב יותר מכיוון שאינך יכול לתת את מלוא תשומת הלב שלך. במקרים שבהם אתה מבצע ריבוי משימות, כגון מעבר הלוך ושוב בין דוא"ל וכתיבת דוח, נסה לשנות. הגדר פרק זמן שבו אתה עושה רק דבר אחד. אם אתה כותב דוח, התעלם מהדוא"ל שלך.
- אם אתה קורא דוא"ל כל הזמן לאורך כל היום, אתה שולף כל הזמן את רכבת המחשבה שלך מכל מה שאתה עושה. לעתים קרובות, עדיף לבצע את כל המשימות בבת אחת, כמו לקרוא רק מיילים בבוקר, בצהריים, ורגע לפני שאתה עוזב את העבודה.
- 6חפש חוסר יעילות כדי לצמצם אותם. לעיתים קרובות, תמצאו חוסר יעילות בשגרה שתזמנו ותארו. ביטול חוסר יעילות יכול לעזור לך לעבוד טוב יותר ולהספיק יותר בזמן שיש לך.
- למשל, אם עליך להגיש ניירת מדי יום בחדר אחר הרחק מהמשרד שלך, ושוקל לשמור אותו לביצוע בבת אחת. אם אתה הולך כל הזמן הלוך ושוב, זה לוקח זמן שאתה יכול להשקיע במשימות אחרות.
תגובות (1)
- מתואר היטב וקל מספיק להבנה. זה בוודאי מאוד שימושי ומועיל גם כן. שוב תודה.
