איך להיות עוזר ההנהלה שלך?

להבין מה ה- Ea עושה. שקול את המארגנים המקצועיים של EA, מנהלי זמן או פשוט "שומרים מקצועיים". עוזר בכיר מנהל את זרימת העבודה השוטפת, מארגן ומכין ניירת, קובע סדרי עדיפויות, מנהל התכתבות נכנסת (טלפון, דואר ודואר אלקטרוני), מבצע טיפול כללי בלקוחות וזו רק ההתחלה. באופן כללי, EA שומרת על שפיות היום שלך. אדם טוב יכול באמת לשמש "אלטר אגו", לתפוס את מקומך בפגישות ולמלא משימות כשאינך זמין. היותך EA משלך מגביל את היכולת הזו (אלא אם כן כבר שלטת באמנות להיות בשני מקומות בו זמנית) אך לפחות הכרת הכישורים תקבע אותך במקום טוב לשמור על סידור הכי טוב שאתה יכול.

קבעו פרק זמן מסוים מדי יום לביצוע משימות מסוג Ea. אלו סוגים של משימות שקל לדחות, אולם ברגע שהם נערמים הם הופכים לפרויקט מרתיע וסוחף. קבעו זמן (בדרך כלל כשעה) בכל יום (רצוי בשעות הבוקר) להשלמת תחזוקת המשרד הבסיסית הדרושה לעסק שלכם. זה עשוי לכלול הגשת ניירת, קביעת פגישות, מיון בדואר, או סקירה ותעדוף של רשימות משימות. כל שעליך לעשות הוא לשבת ולדאוג לדברים האלה אחד אחד, לפני שאתה עסוק ב"לעשות עסקים ".

השתמש בכלי המסחר. כעוזר משלך, חשוב לפתח שגרות ונהלים סטנדרטיים שעוקבים בקפדנות ובעקביות. זה יעזור לייעל את הפעילויות היומיומיות שלך. זה עוזר להשתמש במגוון רשימות מפורטות כדי להפוך את מרבית הפעילויות ל"סטנדרטיות ". לדוגמא, כשאתם אוספים חומרים לפגישה, רצו דרך רשימת הבדיקה כדי לוודא שתמיד יש את אותם הדברים איתכם. כמובן שיש שינויים קלים בכל פגישה, אך היסודות תמיד נשארים זהים. לקחת את הזמן עכשיו לתקינה של התהליכים שלך יחסוך לך זמן בטווח הארוך. הורד רשימות צ'ק מהאינטרנט שיעזור לך לארגן את הפעילויות שלך. מצא מקור מידע טוב בחינם המספק מאמרי הדרכה, משאבים וקישורים שימושיים עבור עוזרים אישיים ומחשבי הנהלה - לחפש באינטרנט טיפים או ייעוץ עוזר אישיים.

ארגן את התהליכים שלך להתכתבות נכנסת, במיוחד דואר אלקטרוני. להלן מספר טיפים כיצד לעשות זאת. ניתן להגדיר את רוב הרעיונות הללו בכל תוכנית דוא"ל:

• קבע קבצים לכל הדוא"ל הנכנס. ישנן מספר דרכים לעשות זאת. יש אנשים שממיינים הכל לשתי תיקיות: לידיעתך בלבד - אין תשובה ותשובה נחוצה. לאחר שהכל יוכנס לתיקיה המתאימה, תוכל לעבור דרכם ולענות לפי הצורך, ואז להגיש מחדש קבוצה לתיקיות אחרות. ייתכן שתרצה לתייג תיקיות אלה לפי פרויקט או לקוח. הנה דוגמה לכמה: סידורי נסיעות, פרויקטים של לקוחות, פעילויות לוח. לכל תיקייה יש גם תיקיות משנה, ובכך לפרק כל קטגוריה. זה גם מקל על חיפוש אחר הודעות דואר אלקטרוני בעבר.
• סמן דוא"ל הדורש פעולות מעקב - הגדר תאריך ושעה לתזכורת שתופיע.
• באפשרותך להגדיר את רוב התוכניות לתיקון אוטומטי של התכתבות מאנשים ספציפיים לתיקיה מסוימת. לדוגמה, אם אתה עובד על פרויקט Blue עם ג'ו סמית ', אתה יכול לבקש מהתוכנית להגיש את כל ההתכתבויות הנכנסות מג'ו סמית אוטומטית לתיקיית Blue Project. מספר ההודעות שלא נקראו בכל קובץ מופיע לצד סמל התיקיה.
• הגדר את התוכנית כדי להוסיף אוטומטית דגלים מקודדים לצבע להתכתבות מאנשים ספציפיים. לדוגמא, כל דוא"ל שמגיע מאנשים מסוימים יכול להיות בעל דגל אדום אוטומטית. בדרך זו, אתה יכול לסרוק דרך תיבת הדואר הנכנס שלך וזה תופס את העין שלך מייד אם אותו אדם שלח משהו. אתה יכול להגדיר צבעים שונים עבור אנשים שונים.