איך להעסיק עוזר וירטואלי?
לפני שמעסיקים עוזר וירטואלי, חשוב לוודא שיהיו לכם משימות שנקבעו מראש.
לפעמים כמות העבודה שעליך לעשות יכולה להיות מוחצת. בעיה זו מורכבת כאשר משימות יומיומיות פשוטות גוזלות זמן רב ממך. אם אתה מוצא את עצמך נאבק בהשלמת העבודה שלך בשיעור סביר, ייתכן שהגיע הזמן לשקול לקבל עוזר וירטואלי. על ידי הורדת משימות ניהוליות, טכניות או יצירתיות לעוזר וירטואלי שעובד מרחוק, תוכל להגדיל את התפוקה היומית שלך ולהשקיע יותר זמן בהתרכזות בדברים שישפרו את עתידך. עם זאת, העסקת עוזר וירטואלי אינה קלה כמו פשוט בחירת אדם באופן אקראי. כדי להפיק את המרב מה- VA שלך עליך להתכונן לעבודתם, לסדר ולראיין את המועמדים הטובים ביותר ולהיות מוכן להכשיר ולנהל אותם עד שהם יעילים בעבודותיהם.
חלק 1 מתוך 3: הכנה לעוזר הווירטואלי שלך
- 1רשמו רשימת משימות לעוזר שלכם. לפני שמעסיקים עוזר וירטואלי, חשוב לוודא שיהיו לכם משימות שנקבעו מראש. הערך את עומס העבודה היומי והשבועי שלך והזהה דברים שאתה יכול לפרוק לעוזר שלך. המשימות הנפוצות כוללות ארגון וסינון דואר אלקטרוני, קביעת פגישות, מענה לפניות כלליות, הזמנת טיסות או ניהול הבלוג והמדיה החברתית שלך.
- אם אתה עובד בתפקיד טכני ביותר, ייתכן שהעוזר הווירטואלי שלך יזדקק לניסיון בענף הספציפי שלך.
- תוכניות כמו Evernote מאפשרות לך לעקוב אחר משימות שאתה מבצע על בסיס יומי כדי שתוכל להבין טוב יותר מה אתה עושה בכל יום.
- 2בצע ניתוח עלות-תועלת של העסקת עוזר וירטואלי. ודא כי העסקת עוזר וירטואלי לא תגרום לך לחץ כלכלי. חשב כמה שעות בחודש תצטרך להשקיע בעוזר וכמה זמן הם יוכלו להתפנות עבורך. חשוב האם ברצונך להעסיק מישהו מארצך או לבצע מיקור חוץ במשרה אחרת למדינה אחרת כדי לחסוך כסף.
- בעוד שלקבלת עוזר וירטואלי יש עלויות מראש, עלות ההזדמנות או פרק הזמן שאתה חוסך על ידי אי ביצוע משימות ברמה נמוכה יותר מאפשרת לך להרוויח יותר כסף בטווח הארוך.
- מיקור חוץ יכול לחסוך לך כסף. השכר הממוצע לעוזרים וירטואליים ממדינות כמו הפיליפינים הוא רק 1,50 € - 3 € לשעה, אם כי אם אתה יכול להרשות זאת לעצמך, עליך לשלם להם לפחות את שכר המינימום הפדרלי.
- השכר הממוצע עבור עוזרים וירטואליים מבוססי ארה"ב הוא 7,60 € -22 €
- גם אם תעריף השעה נראה גבוה, עדיין תחסוך כסף בתשלום דמי חג, היעדרות מחלה, תגמולי עובדים וכו 'הקשורים להעסקת עובד קבוע.
- 3צור תהליכים מאורגנים עבור העוזר שלך. העוזר שלך אולי לא יודע לעשות דברים, ולכן חשוב שתהיה מערכת מסודרת עבורם. על ידי יצירת השלבים כיצד להשלים משימות לפני שתעסיק אותן, תחסוך זמן יקר וכסף בהדרכתן. שקול ליצור סרטוני הדרכה או ליצור מסמך עם הוראות. אוסף את החומרים במקום אחד וספק את המידע לעוזר הווירטואלי שלך כהפניה.
- לדוגמה, אם אתה רוצה שהעוזר שלך ישתמש בתוכנת תזמון ספציפית, תוכל ליצור מסמך מילים עם הוראות שלב אחר שלב.
- יהיה עליך גם ליצור תהליך חשבונית כדי לשלם לעוזר החדש שלך.
- תכנן את האחריות של העוזר הווירטואלי שלך ביומן יומי, שבועי וחודשי. שתף אותו איתך כך שיבינו את עומס העבודה שלהם.
אם העוזר הווירטואלי שלך לא עומד ביעדים שהצבת להם, שקול למצוא אחד חדש. - 4ודא שיש לך מספיק זמן להקצות לאימונים. בעוד שהעוזר הווירטואלי שלך אולי כבר בקיא בחלק מהיישומים שבהם תשתמש בהם, יש גם הסיכוי שהם לא יבינו או יעשו דברים באותו אופן כמו שאתה רגיל לעשות אותם. מסיבה זו, חשוב שתקדיש מספיק זמן בכל יום בכדי לעודד את העוזר הווירטואלי שלך לגבי השיטות היעילות ביותר כיצד לבצע את העבודה שאתה מקצה להם.
- הקדישו יום או יומיים בכדי להאיץ את העוזר הווירטואלי שלכם ולאפשר להם להוריד את האפליקציות והתוכנות להן תזדקקו.
- 5חקרו כלים לעוזר וירטואלי. יהיה עליך להשתמש ביישומי תוכנה שונים כדי לעבוד ביעילות עם העוזר הווירטואלי שלך. זה יכול לכלול תוכניות לוח שנה או מסמכים המספקים סיסמאות לחשבונות שהם יצטרכו להשתמש בהם. זה גם זמן טוב ליצור כניסה עבור העוזר הווירטואלי שלך. צורך להעביר כל הזמן שמות כניסה וסיסמאות ליישומים שונים יכול לבזבז זמן יקר.
- כמה כלים נפוצים של עוזרים וירטואליים כוללים, Google Apps for Work, Dropbox, Boomerang ו- Doodle.
- 6הכינו הסכם פרילנסרים וניירת אחרת. חוזה עצמאי קובע את תנאי העבודה עם העוזר הווירטואלי שלך. בהסכם תוכלו להצהיר כמה משולם לעוזר, היקף הפרויקט או השירות הניתן, ציר זמן לפרויקט, ועבירות העלולות לגרום לסיום. אם אתה עובד על משהו שאסור לשמור עליו בסוד לתקשורת או לציבור, חשוב שתפנה אל עורך דין לעריכת הסכם אי גילוי. זה מחייב את העוזר הווירטואלי שלך לשמור על חומרים חסויים.
- אם יש הפרה של NDA אתה יכול לתבוע נזקים שנגרמו כתוצאה מהפרת סודיות.
- הפרה בנוגע להסכם הפרילנסרים יכולה להיחשב עילה לסיום.
- עליך גם להנפיק טופס מס של 1099 עד ה -21 בינואר אם שילמת לעוזר הווירטואלי שלך יותר מ -450 € ושכרת אותם כקבלן עצמאי.
חלק 2 מתוך 3: חיפוש אחר העוזר הווירטואלי הטוב ביותר
- 1רשמו רשימה של תכונות אישיות שאתם רוצים בעוזר. קבע את תכונות האישיות הנחשקות ביותר על סמך מה שאתה צריך לענף שלך. לדוגמה, בעסקים בהיקף גבוה, תרצה לוודא שהעוזר שלך יכול לעמוד בזמנים המתוזמנים, יכול להתרסק, והוא בעל תושייה מספיק כדי להתגבר על בעיות. אם העוזר שלך יצטרך לקיים אינטראקציה עם לקוחות או עמיתים, חשוב שיהיו להם כישורי תקשורת איתנים ויכולים לגרום לאנשים להרגיש בנוח. קבעו את התכונות האידיאליות עבור העוזר שלכם, וזכרו אותם במהלך הראיונות.
- תכונות אופי אחרות שיש לחפש בעוזר וירטואלי כוללות אמינות וניהול וארגון טוב של הזמן.
- זה שאתה אוהב עוזר לא אומר שהם המועמדים הטובים ביותר לתפקיד. קבע מה יידרש כדי לבצע את המשימות בצורה היעילה ביותר ובחר את המועמד שיוכל לבצע זאת.
- 2צור תיאור תפקיד. כעת לאחר שרושמות תכונות האישיות והמשימות שלכם, תוכלו ליצור תיאור תפקיד מדויק ומפורט. תיאור התפקיד שלך צריך להיות בעל האחריות, החובות, שעות העבודה בשבוע שאתה מצפה לו, וכישורים נדרשים. כדאי שיהיה לך גם מידע על מי אתה או החברה שלך ועל הענף שאתה מתמחה בו. לפני שאתה מוכן לפרסם אותו, בדוק שוב וודא שכל המשימות שתצטרך לבצע את העוזר החדש שלך רשומות בתיאור..
- בדוק פעמיים אם יש שגיאות כתיב או שגיאות הקלדה בעבודה שלך.
- הדברים שאתה יכול לקבל כדרישות כוללים תעודות מיוחדות, רמת השכלה נדרשת, ניסיון של שנים או ידע בתוכנות ספציפיות.
- אמנם לא תמיד נדרש לפרסם את שכר האדם, אך זה עשוי לעזור לך באתרי פרילנסרים מכיוון שמחפשי עבודה יזרקו פילטרים על בסיס משכורתם הרצויה.
כך או כך, תקשורת ברורה ותכופה תבטיח שתפיק את המרב מהעוזר הווירטואלי שלך. - 3פרסם את תיאור המשרה שלך בלוחות דרושים פופולריים. אתה יכול לפרסם את מודעת הדרושים שלך בלוחות דרושים פופולריים כמו CareerBuilder, Monster, Craigslist ו- Indeed. חלק מהפרסומים הללו יעלו כסף. אפשרות נוספת היא להשתמש באתרים כמו UpWork או פרילנסר, שם עוזרי הפרילנסרים מחפשים פרויקטים לעבוד עליהם.
- הודעות דרושים הן בחינם באתרים מסוימים כמו אכן אך יכולות להגיע עד 370 אירו לאתרים כמו לינקדאין.
- 4שקול לפנות לסוכנות עצמאית. אם התקשיתם למצוא כישרונות איכותיים או שאין לכם זמן לעבור קורות חיים ויישומים, אז סוכנות עצמאית עשויה להיות ההימור הטוב ביותר שלכם. חפשו חברות פרילנסרים באופן מקוון ומצאו חברה המתמחה בעוזרים וירטואליים. חפש אתרים ובריכות מועמדים שיכולים להשלים ביעילות את המשימות שאתה יוצר עבורם.
- היתרון במעבר דרך סוכנות עצמאית הוא כי פרילנסרים נבדקים אשר יבטיחו מאגר מועמדים איכותי יותר.
- חסרון בהעסקת עוזר דרך סוכנות הוא בדרך כלל יקר יותר מאשר לעבוד ישירות עם הפרילנסר.
- חלק מחברות הפרילנסרים הפופולריות ביותר ברשת כוללות 20,57 עוזרים וירטואליים, ידיים מהודרות, FlexJobs, ועוזרת וירטואלית אירופה.
- 5עיין בבקשות ובחר את המועמדים המובילים. לאחר פרסום מודעת דרושים, עליכם לקבל מיילים מהמועמדים עם קורות החיים, מכתבי הכניסה והיישומים שלהם. מיון דרכם ונסה למצוא מועמדים העומדים בקריטריונים שלך. ככל הנראה מועמדים רבים לא יענו על ציפיותיך, ולכן חשוב לעבור על כולם כדי שתוכל למצוא את המועמד הטוב ביותר לתפקיד. לאחר שתעריך את הבקשות, בחר בחמישה עד עשרה מועמדים הטובים ביותר לתפקיד.
- זה יכול להיות גם רעיון טוב לבקש הפניות ודרישות שכר בכדי לצמצם את החיפוש שלך.
- אם מועמד דורש משכורת העולה על יותר ממה שאתה יכול להרשות לעצמך, בדוק אם אתה יכול להגיע לפשרה. אם לא ניתן לערוך הסכם, אל תכלול את האדם מההפעלה.
- 6צרו קשר וראיינו את המועמדים. צרו קשר עם כל מועמד וקבעו זמן ראיון שמתאים לשני לוחות הזמנים שלכם. עבור עוזרים וירטואליים, שיחת וידאו בשידור חי היא בדרך כלל אחת מהאמצעים היעילים ביותר לראיון עבור עובדים מרוחקים. כאשר אתם נמצאים בראיון עם המועמד, וודאו כי שימו לב לכישוריהם ולניסיונם. קבע אם הם יוכלו למלא את החובות שאתה דורש מהם ושאל אותם שאלות ספציפיות לגבי יישומי התוכנה שהם יצטרכו להשתמש בהם בזמן העבודה. אם נראה שהם בעלי ניסיון והם בטוחים ביכולתם להשתמש בו, שקול זאת בכבדות על ההחלטה אם להעסיק אותם או לא.
- אתה יכול לשאול שאלות כמו, "מה הניסיון שלך עם Github ו- PHP?" או "באילו תוכנות השתמשת בעבודה האחרונה שלך?"
- הקפד לקחת בחשבון את המשימות שלהם. למשל, אם הם צריכים לתקשר עם לקוחות או שותפים פוטנציאליים, זה חיוני שהם יכולים להגיד את דבריהם ולתקשר בצורה ברורה. אם עליהם מוטלת האחריות הארגונית או העריכה יותר, היבט זה באישיותם אינו חשוב באותה מידה.
- 7הציעו למועמד הטוב ביותר את התפקיד. לאחר שתראיינו ביסודיות כל מועמד ובדקו את הפניות שלהם, צרו קשר עם המועמד שעונה בצורה הטובה ביותר על מה שאתם מחפשים. קבע שיחה אחרונה וספק את התיעוד שעליך למלא את העוזר האישי שלך. לכך יש לצרף גם מכתב הצעה רשמי המתאר את חובותיהם ושכרם.
- אתה יכול להגיד משהו כמו, "הנרי, מכל המועמדים שראיינתי הכי התרשמתי ממך. הייתי רוצה להציע לך את התפקיד."
אם אתה עובד בתפקיד טכני ביותר, ייתכן שהעוזר הווירטואלי שלך יזדקק לניסיון בענף הספציפי שלך.
חלק 3 מתוך 3: ניהול העוזר הווירטואלי שלך
- 1לעלות ולהכשיר את העובד החדש שלך. קח את הזמן ויישם את תוכנית האימונים שמיפית קודם לכן לעוזרת הווירטואלית החדשה שלך. הכשיר אותם להיבטים הקריטיים ביותר בעבודה וודא שיש להם את מה שהם צריכים על מנת להצליח. למשל, אם אתה מבקש שיעבדו בתוך יישום תוכנה מסוים, חשוב שיהיה להם הרשאה וגישה לתוכנה זו.
- הכשרת עובד חדש אורכת זמן וסבלנות. אלא אם כן יש להם ניסיון רב לעשות בדיוק את מה שאתה מבקש מהם, ייקח להם זמן להתייעל בזה.
- לעולם אל תפחדו לתת משוב חיובי או שלילי על אופן ביצוע העוזר הווירטואלי שלכם.
- נסה לתקן כל תקשורת שגויה עם העוזר הווירטואלי שלך ברגע שהיא מתרחשת.
- 2עקוב אחר התקדמות העוזר הווירטואלי החדש שלך. ודא שהם תופסים באופן מלא מושגי מפתח ויכולים להשלים את העבודה שהצבת עבורם. אם אתה מבחין שהם נראים מבולבלים או שאינם מתפקדים בצורה כלשהי, דבר עימם והעביר להם הכשרה נוספת לשיפור. השווה כמה שעות הם חשבוניות לכמות העבודה שהשלימו. אם נראה שהם לוקחים זמן מופקע או שהם לא מדויקים באופן עקבי, נהל שיחה פתוחה וכנה על הבעיות שלהם.
- אתה יכול לומר משהו כמו: "שמתי לב שלקח לך שלוש שעות לארגן את המיילים להיום. האם יש לך בעיה באפליקציה או שמשהו אחר לוקח כל הזמן שלך?"
- אם העוזר הווירטואלי שלך לא עומד ביעדים שהצבת להם, שקול למצוא אחד חדש.
- קבעו מועדים סבירים ובדקו אם העוזר הווירטואלי שלכם יכול להשיג אותם.
- 3תקשר עם העוזר שלך ובקש משוב. מכיוון ששניכם עובדים בסביבה מרוחקת, פרטים עלולים להתבלבל או ללכת לאיבוד במהלך התקשורת. דאג לבדוק כל הזמן את העוזר הווירטואלי שלך ובקש משוב. לפעמים הם יבקשו רמה גבוהה יותר של בהירות או הדרכה על משימה מסוימת ופעמים אחרות הם יספרו לכם על מידע רגיש לזמן חשוב. כך או כך, תקשורת ברורה ותכופה תבטיח שתפיק את המרב מהעוזר הווירטואלי שלך.
- ועידת וידאו פעם בשבוע יכולה להפוך את האינטראקציה שלך עם העוזר הווירטואלי ליותר אישית ולאפשר להם לשאול שאלות שיש להם.
קרא גם: איך להיות מוסמך SHRM?
תגובות (2)
- זהו מאמר מדהים לאנשים המחפשים עוזר וירטואלי.
- מאמר נהדר לכל מי ששוקל להעסיק VA.
