איך לכתוב מכתב ביקורת?
אם אתה צריך לכתוב מכתב ביקורת, נסה למצוא איזון בין להיות אזרחי להביע את דבריך. השתמש בהצהרות "אני" במקום "אתה" כדי לשמור על הדגש על הנושא במקום להאשים או לתקוף את הנמען. לדוגמא, במקום לכתוב "נראה שאף פעם לא אכפת לך לבצע דוחות בזמן," נסה "אני מתקשה להריץ נתונים ביעילות אם אין לי דוחות עד המועד האחרון." התחל את מכתבך במשפט אחד או שני משפטים המצהירים בנימוס את הבעיה. לאחר מכן, כתוב פיסקה קצרה המתמקדת במה שהשתבש. עקוב אחר זה עם הסבר ישיר על מה שאתה רוצה לראות שיקרה הבא כדי לתקן את הבעיה. כלול את פרטי הקשר שלך כדי שהנמען יוכל ליצור קשר אם יש צורך. כדי ללמוד כיצד להוסיף מסמכים תומכים למכתב שלך, המשך לקרוא!
אם אתה צריך לכתוב מכתב ביקורת, נסה למצוא איזון בין להיות אזרחי להביע את דבריך.
להיות מנומס אולי יגיע לך רחוק בחיים, אבל לפעמים אתה צריך להיות ישיר לגבי בעיה. אם אתה צריך לכתוב מכתב ביקורת לאדם או עסק, זה יכול להיות קשה למצוא את האיזון בין להישאר אזרחיים לבין לוודא שהנקודה שלך חזקה וברורה. סיעור מוחות קצת כדי ליישר מה הבעיה, איך היא קרתה ואיך בדיוק אתה רוצה שתתוקן. לאחר מכן, כתוב את מכתבך בצורה ברורה וישירה כך שהוא יאפשר לאדם האחר לדעת מה אתה מרגיש. נסה זאת, ותשתף את מחשבותיך מבלי לאבד את העשתונות.
חלק 1 מתוך 3: סיעור מוחות במכתב שלך
- 1זהה מדוע בדיוק אתה נסער ומה אתה רוצה לעשות בקשר לזה. פשוט אוורור את הכעס שלך לא יביא למכתב יעיל. אם אתה רוצה שמישהו יבצע פעולה על סמך מה שאתה כותב, אתה צריך להיות ספציפי. שאל את עצמך שאלות כמו אלה, ורשום את תשובותיך:
- איזה אירוע או פעולה הרגיזו אותי? (למשל, העיר שלך הסירה שלטי עצירה ברחוב מגורים)
- מתי זה קרה? (לפני שבועיים)
- מדוע זו בעיה? (מאז, מכוניות זזו במהירות, מה שהופך את זה למסוכן לילדים לשחק באזור)
- 2החליטו כיצד ברצונכם לתקן את הבעיה. עצם ההתעצבן לא יפתור את הבעיה. אתה צריך להיות ברור לגבי מה שאתה רוצה שהאדם האחר יעשה או ישתנה כדי לתקן את הבעיה. אחרת, הם פשוט יראו חבורה של תגובות זועמות.
- לדוגמה, אם אתה מוטרד מכיוון שלא קיבלת הנחה לטלפון שהובטח לך, היית רוצה לומר לנמען שיגיע אליך בהקדם האפשרי.
- מכתבך יצליח יותר אם יתמקד בפתרון הבעיה, ולא רק באוורור.
- 3מצא אדם ספציפי לכתוב אליו. אם יש לך תלונה עם אדם ספציפי איתו היית בקשר, זה מטופל. אך אם ברצונך לכתוב מכתב ביקורת לעסק, משרד ממשלתי או ארגון גדול אחר, ייתכן שלא תדע לאן לשלוח את המכתב.
- כתיבה לאדם ספציפי ולא למייל גנרי כמו info@info.biz, הרבה יותר סביר שהבעיה תטופל.
- חקור את אתר העסק / הארגון, או חפש אותו באופן מקוון. נסה למצוא כתובת דוא"ל אישית, כגון milton@info.biz, הרלוונטית לתלונתך.
- אם היית בקשר עם מישהו שגרם לבעיה, אתה יכול לנסות לכתוב למישהו מעל הראש. בקש את פרטי הקשר של הממונה עליהם.
איך אוכל לכתוב מכתב אכזבה?
חלק 2 מתוך 3: ארגון המכתב
- 1כתוב הקדמה קצרה המסכמת את ביקורתך. אל תהיה לא נעים, אלא היה ישיר ככל האפשר. כתוב משפט או שניים שקובעים את הבעיה הבסיסית, ומדוע אתה כותב. לדוגמה:
- "מילטון היקר: אני כותב על השלט שהתקנת מול החנות שלך ב -7 ביולי. הוא גדול יותר מכפי שהתקנות העירוניות מאפשרות, והוא משבש את המשיכה הוויזואלית של מיין סטריט. הייתי רוצה לראות את השלט מוסר מיד. "
- 2עקוב אחר פיסקה המסבירה מה השתבש. שמור על פסקה זו גם בקצרה, אך הסבר את ביקורתך באופן ברור. נסה פשוט לשטוף מחדש את האירועים או הפעולות שהובילו לנושא:
- "ב -7 ביולי השנה שמתי לב שהתקנת את השלט מול החנות שלך. היה ברור מיד שהשלט גדול מדי. בעודי מתבוננת מחלוני יכולתי לראות שהולכי רגל ורוכבי אופניים מתקשים לתמרן מסביב. השלט, שמסתמן לאזורי המדרכה וגם לאזורי הרחוב. בחלק מהמקרים זה הופך להיות מסוכן, כמו למשל כאשר אנשים חייבים להיכנס לרחוב כדי לעקוף את השלט. "
- 3ציין מה ברצונך שיקרה בפסקה הבאה. כמו שאר המכתב, זה צריך להיות ישיר. להגיד למישהו משהו כמו "אתה צריך לתקן את הנושא הזה" לא נותן לו תוכנית פעולה ברורה, והם נוטים יותר להתעלם מהביקורת שלך. כתוב בדיוק מה שאתה רוצה שיקרה.
- אם הביקורת שלך היא נקודת המוצא במשא ומתן, כוון גבוה, ואז צפה לנהל משא ומתן למטה.
- אתה יכול להציע כמה אפשרויות לתיקון הבעיה.
- לדוגמא: " תקנות העיר מציינות כי שלטי חלונות ראווה ברחוב הראשי אינם יכולים להיות גדולים מ -2 על 3 מטר. שלך הוא 4 על 3 מטרים. אני מבקש ממך להסיר את השלט, או להחליף אותו בכזה שאינו גדול מ -1 ב -2 מטר, כמו אלה מול העסקים הסמוכים. "
- 4תן מסגרת זמן מדויקת לטיפול בנושא. אם לא תגיד בדיוק מתי צריך לתקן את הבעיה, הנמען כנראה ישים את מכתבך בתחתית רשימת "לעשות". כתוב מתי תרצה לראות פעולה ומה יהיו התוצאות על כך שלא תגיב. לדוגמה:
- " עונת השלג ממש מעבר לפינה, מה שיקשה עוד יותר על הולכי הרגל לתמרן סביב שלט חלון הראווה שלך. אנא החלף או שנה את השלט עד ה 27 באוקטובר. אם לא תנקוט פעולה עד למועד זה, אצטרך להירשם. תלונה רשמית ברשות הפיתוח במרכז העיר. "
- 5פרמט את המכתב שלך. אם ברצונך להתייחס למכתב שלך ברצינות, שים לב למראהו. השתמש בגופן מקצועי, כמו Times New Roman, בגודל קריא (12 נקודות). שים את התאריך בראש המכתב ואז פתח אותו בברכה כמו "תומאס היקר" (אם אתה מכיר את האדם) או " הנכבד הסנאטור פרנקלין " (בנסיבות רשמיות יותר).
- 6כלול את פרטי הקשר שלך. ודא כי המכתב שלך כולל את פרטי הקשר שלך (בחלק העליון או התחתון): שמך המלא, הדוא"ל, הטלפון והכתובת הפיזית שלך. בדרך זו, הנמען יכול ליצור קשר במידת הצורך.
- 7צרף או צרף עותקים של מסמכים קשורים כלשהם. אם יש חומרים שעוזרים להסביר את התלונה שלך, כלול אותם כדי שהמקבל יוכל לבדוק. לדוגמה, אם אתה מבקר חברה על מוצר פגום, הראה להם את קבלת המכירה ואת האחריות שלך. עם זאת, שלח רק עותקים של מסמכים אלה - שמור על עצמך את המקור למקרה שאתה זקוק להם לאחרונה.
- אם אכן אתה שולח מצרפים או קבצים מצורפים, הזכר זאת במכתבך: "אנא עיין בקבלת המכירה המצורפת ובאחריות כדי לאמת את הרכישה והכיסוי שלי."
- 8הגהה לטון ודקדוק. לאחר שהמכתב שלך מורכב, קרא אותו בעיון כדי לבדוק אם יש שגיאות הקלדה ונושאים אחרים. יחד עם זאת, בדוק כדי לוודא שהנימה שלך לא נתפסת כמרושעת. זה יעזור שמישהו אחר יקרא ויידע אותך מה הוא חושב.
- למשל, שקול לשנות משפט כמו "אני לא מאמין שהחברה שלך מוכרת אשפה מסוג זה. מוצר זה לא שווה סנט אחד, שלא לדבר על 150 יורו מהכסף שהרווחת קשה."
- נסה לכתוב אותו מחדש כ- "אני מוטרד מהאיכות הנמוכה של מוצר זה. אני לא מאמין שהוא עומד בסטנדרטים של החברה שלך."
- 9שמור עותק של המכתב. תרצה שיהיה לך תיעוד של מה ששלחת למקרה שהתלונה תגדל בעתיד. צור עותק אם אתה שולח מכתב פיזי. אם אתה שולח דוא"ל למישהו, שמור את המכתב בתיבה "נשלח", או סמן את המכתב בכתובת הדוא"ל שלך כדי שתקבל עותק.
לאחר מכן, כתוב את מכתבך בצורה ברורה וישירה כך שהוא יאפשר לאדם האחר לדעת מה אתה מרגיש.
חלק 3 מתוך 3: שמירת מכתב אפקטיבית
- 1אל תכתוב את המכתב כשאתה כועס. אם קרה שמשהו הרגיז אותך ואתה רוצה להיות ביקורתי לגבי זה, זה בסדר. אבל לעתים קרובות עדיף להתקרר לפני שתגיב. זה נותן לך הזדמנות לתת לרגשות שלך להתיישב ולהתמקד בנושא שייפתר.
- תן לעצמך 24 שעות לערך לחשוב לפני שאתה כותב את המכתב, במיוחד אם הנושא מתמשך.
- אם אתה יכול לחשוב בבהירות מה הבעיה ואיך אתה רוצה שהיא תתוקן, במקום רק להרגיש נסער, אתה צריך להיות מוכן לכתוב את המכתב.
- 2השתמש בהצהרות "אני" ולא "אתה". הצהרות "אני" שמות את הדגש על התלונות והבעיות שלך בנושא ולא על הרגשות האישיים שלך כלפי מקבל המכתב. זה מונע מהם להרגיש מותקפים, והדבר סביר יותר שהבעיה שלך תיפתר.
- למשל, אם אתה כותב לביקורת על ביצועיו של עמית לעבודה, הימנע מהצהרות כמו: "נראה שלעולם אינך מקבל את הדוחות שלך בזמן, ונראה שלא אכפת לך מכל השאר."
- במקום זאת, נסה לכתוב: "אני מתקשה לבצע ניתוח נתונים ביעילות כשאני לא מקבל את הדוחות שלך עד המועד האחרון."
- 3שמור על זה בקצרה. אל תשתמש במכתב ביקורת כהזדמנות להרפות מכל תסכול מאולץ שיש לך. התמקדו בזיהוי נושא אחד שצריך לפתור, היו ישירים לגביו, והשאירו זאת.
- נסה לשמור על מכתבך בכמה פסקאות בלבד.
אך אם ברצונך לכתוב מכתב ביקורת לעסק, משרד ממשלתי או ארגון גדול אחר, ייתכן שלא תדע לאן לשלוח את המכתב.
- נסה תחילה שיחות פנים אל פנים או שיחות טלפון. לפעמים אלה יכולים להעביר את הביקורת שלך ולטפל בבעיה מהר יותר.
- הימנע מכתיבת מכתב ביקורת אם אתה מתפטר ממשרה - דבר שעלול להקשות על העסקתך בעתיד. פשוט כתוב שאתה מתפטר, נכון לתאריך הכניסה. בקש לראיין יציאה במקום אם אתה באמת רוצה לדון בכמה נושאים.
- אם התלונה שלך עוסקת בסוגיות משפטיות, שקול להעסיק עורך דין שיעזור לך במכתב.
- אם אתה כותב מכתב כדי לפרוק ולא לפתור בעיה, שמור את זה לעצמך. לפעמים כתיבת ביקורת על מכתבים אפילו בלי לשלוח אותם יכולה לגרום לך להרגיש טוב יותר.
קרא גם: כיצד לכתוב מכתב ערעור?
שאלות ותשובות
- איך אוכל לכתוב מכתב אכזבה?ודא לציין מה בדיוק קרה, מה הרגשת לגבי זה (מאוכזב) ומדוע. רוב האנשים מתחילים עד כמה הם נסערים מבלי לציין תחילה מה בדיוק קרה. אם זו נושא חוזר, ציין גם את זה. לסיום, סיכמו בכמה הצעות כיצד ניתן לתקן / לשפר את הקשר.
