כיצד לכתוב מכתב תעודה?
אם אתה מקבל רישיון מקצועי או מגיש בקשה למבחן, ייתכן שיהיה עליך לכתוב מכתב תעודה כדי להראות שאתה עומד בדרישות. יהיה עליך להגדיר את האישור שלך כמו מכתב עסקי רשמי, כולל כתובת הנמען והתאריך למעלה. כשאתה פונה למכתב שלך, אתה בדרך כלל לא צריך לכתוב "יקירתי". פשוט כתוב את שם הנמען או משרדו. לאחר מכן, תצטרך למנות את עצמך ולפרט את הדרישות שעמדת בהן. לדוגמה, כתוב משהו כמו: "אני, סאלי סאנשיין, מעידה על כך שסיימתי את סמינר סוף השבוע בעמק סאני." אם אתה כותב את המכתב בשם מישהו אחר, הציג את עצמך ואת מערכת היחסים שלך עם האדם. אם אתה כותב את זה בעצמך,כלול משפט בתחתית כדי להצהיר שכל המידע שמסרת נכון. לקבלת טיפים נוספים ממחברנו המשפטי, כולל הגהת מכתב האישור המלא שלך, המשך לקרוא!
לדוגמא, אם היית כותב מכתב תעודה לעובד לשעבר, אתה עלול לכתוב: "אני הולי הנדרסון, נשיאת הנדרסון מוטורס.
אם אתה מקבל רישיון מקצועי או מגיש בקשה להצטרף לבחינה, יתכן שתצטרך לכתוב מכתב תעודה לפיו עמדת בדרישות. ייתכן גם שקולגה או עובד לשעבר קוראים לך לכתוב להם מכתב תעודה מכיוון שהם מגישים מועמדות למשרה חדשה. באמצעות מכתב תעודה אתה מאשר כי היית עדה אישית למשהו או יודע שהוא נכון. מכתב תעודה נכתב בדרך כלל כמכתב עסקי רשמי.
חלק 1 מתוך 3: עיצוב מכתבך
- 1השתמש בנייר מכתבים אם יש לך את זה. במיוחד אם אתה כותב את המכתב שלך בתפקיד מקצועי, מועדפים נייר מכתבים של החברה או המשרד שלך מאשר מכתב תעודה. אל תשתמש בנייר מכתבים של החברה, עם זאת, אם אתה כותב בתפקיד האישי שלך.
- לדוגמה, אם אתה כותב מכתב תעודה לעובד לשעבר שיעיד על כישוריו ומומחיותו, תרצה להשתמש בנייר מכתבים של החברה.
- אם אתה כותב לעצמך מכתב תעודה, אל תשתמש בנייר מכתבים של החברה אם לנושא המכתב אין שום קשר לעבודה שלך עבור החברה.
- 2בחר גופן קריא. לקבלת מכתב תעודה, בדרך כלל אתה רוצה להשתמש בגופן רשמי ושמרני יותר כמו Times New Roman. גופן זה זמין בכל יישום לעיבוד תמלילים.
- אתה יכול גם להשתמש בגופן ברירת מחדל, כגון Arial או Helvetica.
- 3תאריך את המכתב שלך. השורה העליונה של המכתב שלך צריכה להיות התאריך שבו אתה כותב את המכתב. ייתכן שתרצה לפרסם את תאריך המכתב אם אינך חושב שתצליח לשלוח אותו בדואר למשך יום או יומיים. כתוב את החודש במקום להשתמש בספרים.
- אם אתה משתמש בתבנית מכתבים עסקיים באמצעות יישום עיבוד התמלילים שלך, היא עשויה להכניס את התאריך הנוכחי כברירת מחדל.
מכתב תעודה נכתב בדרך כלל כמכתב עסקי רשמי. - 4כלול את כתובת הנמען. כלול את השם המלא של הנמען, אם ידוע, ותואר תפקידו. אם אתה פשוט כותב את מכתבך לבית ספר, חברה או מועצה מקצועית, שם הישות מספיק.
- כתובות על מכתבים עסקיים נעשות בדרך כלל בפורמט בלוק, בדומה לאופן שבו היית כותב אותן על מעטפה. אם אתה משתמש בתבנית מאפליקציית עיבוד התמלילים שלך, תיבות הטקסט האלה כבר מוגדרות עבורך.
- אם אינך משתמש בנייר מכתבים, החסימה הראשונה במכתב שלך תהיה שמך וכתובתך. לאחר מכן תעקוב אחר שם הנמען וכתובתו.
- 5ספק שורת נושא. שורת הנושא אומרת הנמען מה המכתב עוסק. זה חשוב במיוחד אם אינך שולח את המכתב לאדם ספציפי. מי שפותח אותו צריך לדעת לכוון אותו כך שהאדם הנכון יראה את זה.
- שורת הנושא תהיה בדרך כלל הסיבה שאתה כותב את מכתב האישור. אם אתה כותב את המכתב לאדם אחר, אתה יכול להשתמש בשמו כשורת הנושא. לדוגמה, ייתכן שתכתוב: "מכתב תעודה לסאלי סאנשיין."
- 6צור את חסימת החתימה שלך. דלג על כמה שורות כדי להשאיר מקום לגוף המכתב שלך, ואז קבע את האזור שבו תציב את חתימתך. השתמש בסגירה בסיסית כגון "בכבוד רב", נפתחת ארבע שורות והקלד את שם הפרטי ושם המשפחה שלך.
- אם אתה מתכנן לקבל את המכתב שלך נוטריוני, תרצה לכלול גם חסימת נוטריון. חפש באינטרנט חסימת נוטריון שתוכל להעתיק. בארה"ב, בדרך כלל תוכלו למצוא אותם באתר עבור מזכיר המדינה שלכם.
חלק 2 מתוך 3: ניסוח מכתבך
- 1הפנה את המכתב לאדם או לגוף המתאים. בדרך כלל, אינך צריך להתחיל במילה "יקירתי" בהצדעה למכתב עסקי רשמי. כל שעליך לעשות הוא להקליד את שם האדם או המחלקה שיקבלו את המכתב.
- לדוגמא, אם אתה כותב מכתב תעודה המאשר כי עמדת בדרישות ההשתלמות לרישיון, תוכל לפנות אליו "מועצת הרישוי" ואחריו נקודתיים.
- השתמש במידת האפשר בשם המחלקה או הוועד הספציפי, במקום להתייחס אליו "למי זה עשוי לדאוג".
- אם אתה כותב מכתב תעודה בשם אדם אחר, כמו למשל עובד לשעבר, נסה להפנות אותו למקבל בשמו אם הדבר אפשרי.
- 2הציג את עצמך אם מתאים. במיוחד אם אתה כותב מכתב תעודה בשם מישהו אחר, השתמש בפסקה הראשונה במכתב שלך כדי להסביר מי אתה. כלול את הקשר שלך עם האדם וכל האישורים הרלוונטיים שיש לך.
- לדוגמא, אם אתה כותב מכתב תעודה לעובד לשעבר, תוכל להתחיל בתיאור שם התפקיד שלך בחברה וכמה זמן אתה עובד שם.
- אם אתה כותב את המכתב בעצמך, ייתכן שלא תזדקק להקדמה מלבד שמך. לדוגמה, אולי תכתוב "אני, סאלי סאנשיין, מעידה שהשלמתי את סמינר סוף השבוע בעמק סאני, שנערך בין התאריכים 3 - 7 באוקטובר." עבור סוג זה של מכתב תעודה, גוף המכתב בדרך כלל יהיה רק משפט או שניים.
עבור סוג זה של מכתב תעודה, גוף המכתב בדרך כלל יהיה רק משפט או שניים. - 3זהה את האדם שעבורו אתה כותב את המכתב. אם אתה כותב מכתב תעודה בשם מישהו אחר, עליך לספק את שמם זמן קצר לאחר שהצגת את עצמך. אתה יכול לבחור לכלול את זה במשפט הראשון, ואז להמשיך להציג את עצמך.
- לדוגמא, אם היית כותב מכתב תעודה לעובד לשעבר, אתה עשוי לכתוב: "אני הולי הנדרסון, נשיאת הנדרסון מוטורס. אני כותבת כדי להעיד על המומחיות המכנית של סאלי סאנשיין."
- 4ספק את העובדות או המידע עליהם אתה מעיד. חלק הארי של גוף המכתב שלך מורכב מכל מידע שתרצה לאשר באמצעות המכתב. בהתאם לסיבות הכתיבה שלך, זה עשוי להיות משפט, או להימשך עד כמה עמודים.
- היצמד לעובדות ושמור על כתיבתך ברורה ותמציתית ככל האפשר באמצעות קול פעיל.
- 5כלול הצהרה אם אתה כותב את המכתב בעצמך. אם אתה כותב את המכתב שלך לארגון או לגוף כדי לאשר משהו לגבי עצמך, אתה בדרך כלל סוגר את המכתב שלך בהצהרה כי כל המכתב נכון ונכון למיטב ידיעתך.
- לדוגמא, המשפט האחרון שלך עשוי לקרוא: "על ידי חתימה למטה אני מצהיר שכל המידע הנ"ל נכון ונכון למיטב ידיעתי."
- הצהרה מסוג זה חשובה במיוחד אם אתה מתכנן לקבל את החתימה שלך על ידי נוטריון.
חלק 3 מתוך 3: השלמת מכתבך
- 1הגה היטב את מכתבך. האיות והדקדוק במכתב תעודה יכולים להשפיע על אופן קבלת המכתב שלך. אם יש בו שגיאות הקלדה ושגיאות רבות, ייתכן שהנמען לא יתייחס אליו ברצינות.
- בדוק גם את העובדות שלך. כשאתה חותם על מכתבך, אתה מאשר שהכל בו נכון. בדוק שוב את המספרים, התאריכים והנתונים האחרים כדי לוודא שהם מדויקים.
- 2הדפיסו את המכתב שלכם. אם אתם שולחים את המכתב בדואר, הדפיסו אותו על נייר מכתבים רשמי או על נייר איכותי. הימנע משימוש בנייר העתקה רגיל, מה שיכול לגרום לו להיראות פחות רשמי. אם אין לכם נייר איכותי, תוכלו להשיג קופסה קטנה בחנות ציוד משרדי המקומית.
- ודא שהאות מודפסת בצורה נקייה, והשוליים נאותים. על כל צדי הדף להיות לפחות 2,50 ס"מ (2,5 ס"מ).
- אם המכתב שלך הוא יותר מעמוד אחד, ודא שהדפים ממוספרים. שימוש בפורמט "1 מתוך 2" יעזור לנמען לאשר שיש לו את כל הדפים.
לקבלת מכתב תעודה, בדרך כלל אתה רוצה להשתמש בגופן רשמי ושמרני יותר כמו Times New Roman. - 3חתמו על מכתבכם מול נוטריון, במידת הצורך. לא תמיד יש צורך באישור מכתב תעודה. במקרים רבים רק החתימה שלך תספיק. פנה למקבל כדי לברר אם יש צורך באישור נוטריון.
- בדרך כלל נדרש אישור נוטריוני אם למכתב האישור יש משמעות משפטית. לדוגמא, אם אתה שולח מכתב תעודה כדי לאשר כי עמדת בדרישות לרישיון מקצועי, יתכן שיידרש אישור נוטריוני.
- 4שלח את מכתבך לנמען. ייתכן שיהיה עליך לפנות למקבל כדי לברר את השיטה המועדפת עליו לקבל את מכתב האישור שלך. למסמך רשמי שכזה, אתה רוצה לשלוח אותו בדואר אם בכלל אפשרי. עם זאת, חלק מהנמענים עשויים להעדיף דוא"ל או פקס.
- אם אתה שולח דוא"ל את מכתב האישור שלך, הדפיס אותו וחתום עליו תחילה. לאחר מכן סרוק את המסמך המקורי כדי שתוכל לצרף מסמך PDF של המכתב החתום.
קרא גם: איך לקחת הפסקה מהחדשות?
תגובות (1)
- זה נתן לי רעיונות רבים כיצד לכתוב מאמרים רבים.
