כיצד לתכנן אירועים למסיבת חזרה הביתה?

אם ברצונך לתכנן אירוע חזרה לבית הספר בחסות או מסיבה עצמאית, תצטרך לתכנן זמן רב מראש ולבחור את המקום והתזמון שלך בקפידה.

השיבה הביתה היא חגיגה של שבוע שמקבלת את פני בוגרי בית הספר התיכון או האוניברסיטה בחזרה לקמפוס. איחוד זה מטפח גאווה בבית הספר ומעורבות בוגרים בבית הספר. החגיגות כוללות לעיתים קרובות פעילויות, דוברים, אסיפות, ריקוד ומשחק כדורגל. אם ברצונך לתכנן אירוע חזרה לבית הספר בחסות או מסיבה עצמאית, תצטרך לתכנן זמן רב מראש ולבחור את המקום והתזמון שלך בקפידה. מאמר זה יספר לכם כיצד לתכנן אירועים למסיבת שיבה הביתה.

שיטה 1 מתוך 2: תכנון אירועי חזרה הביתה

1

בדוק את התאריכים לשוב הביתה בשנה הבאה באופן קבוע. בדרך כלל הם נקבעים על ידי ועדת תכנון בבית הספר. אירוע מוצלח של שיבה הביתה מתוכנן בדרך כלל זמן רב מראש.
2

מינוי ועדה אם האירועים שלך יהיו בחסות בית הספר. הוועדה עשויה לכלול סגל, סטודנטים, חברי הנהלה ובוגרים. הם יוכלו לוודא שכסף ותמיכה אחרת הניתנת על ידי בית הספר משמשים יחד עם יעדי בית הספר.
3

בחר נושא לחזרה הביתה, אם זו מסורת בבית הספר שלך. בית הספר רשאי לבחור בעצמו, ובמקרה זה עליכם להשתמש בנושא זה לאירועים שלכם.

מאמר זה יספר לכם כיצד לתכנן אירועים למסיבת שיבה הביתה.
4

החליטו אילו אירועים תרצו להעלות. אם אתם מתכננים לקיים מספר אירועים, כדאי לכם למנות מישהו האחראי על כל אירוע. שוחח על לוח הזמנים הפוטנציאלי של האירועים בשבוע של חזרה הביתה.
5
הכן תקציב לאירועי חזרתך הביתה. כלול כסף מכל המקורות והציע אירועי התרמה במידת הצורך. הפרד את התקציב לכל אירוע כך שמתכנן האירועים הראשי יוכל לעבוד במסגרת התקציב האישי שלו.
- בקשו תרומות או חסויות לפחות 6 חודשים מראש. אתה עשוי לקבל תרומות מבוגרים או לחפש עסקים מקומיים או לאומיים שרוצים לשווק את עצמם לתלמידי מכללות או תיכונים או בוגרים.

שיטה 2 מתוך 2: רשימת צ'ק לאירועים חזרה הביתה

1

בחרו מקומות לכל אירוע. יתכן שתצטרך לחקור ולבקר באתרים פוטנציאליים, או שהם יתקיימו בקמפוס. ייתכן שאירועים הכוללים אלכוהול יצטרכו להתקיים במסעדות, ברים, בתי מלון או אתרים היסטוריים מקומיים.
2

שלח כרטיסי שמירה עד היום לבוגרים בערך 6 חודשים מראש. עליכם לתת לאנשים המתגוררים מחוץ לעיר אזהרה מראש בכדי לתכנן תכניות נסיעה. לאחר שתוכנן תאריך, שעה, מיקום וכרטיס כרטיס, דוא"ל וכרטיסי דואר עם כתובת דואר אלקטרוני ומספר טלפון.
3
עשו את כל הניירת הנדרשת והזמינו את חומרי הקידום וההזמנות כ3-6 חודשים לפני האירוע. להלן צעדים הכרחיים לאירוע מוצלח.
- הגש את הניירת הדרושה לכל האירועים. אם אתם מתכננים להגיש אלכוהול, תצטרכו לקבל רישיון משקאות חריפים ליום האירוע. אם אתה מתכוון להשתמש בבית הספר או בשטח ציבורי, ייתכן שתזדקק להיתר שימוש.
- קבל ביטוח לאירועים גדולים. ביטוח אחריות מגן עליך מפני תביעות במקרה של תאונות. בית הספר רשאי להציע או לספק ביטוח זה.
- שכרו מעצב גרפי שיעשה כרזה ומבצעים אחרים לאירוע. הדפיסו את ההזמנות, הפוסטרים, העלונים מבעוד מועד. הקים אתר, במידת הצורך.
- יש לארגן טלוויזיה, רדיו, עיתון ופרסום אחר כשלושה חודשים מהאירוע. עיקר המבצע יתרחש שבועיים לפני האירוע, אך כמה עיתונות בוגרים תפורסם חודשים מראש בכדי לתת לאנשים זמן לתכנן.
בית הספר רשאי לבחור בעצמו, ובמקרה זה עליכם להשתמש בנושא זה לאירועים שלכם.
4

עצב את העיצוב לאירוע שלך חודש עד חודשיים מראש. תכנן לפי הנושא. לאירועים קטנים יותר, תוכלו להסתפק בהחלטות עיצוב סופיות שבועיים עד חודש מראש.
5

הזמינו את הבידור חודש עד 6 חודשים מראש. בדרך כלל צריך להזמין להקות 4 עד 6 חודשים מראש לאירועים גדולים. תקליטנים, רמקולים, מכירות פומביות ובידור אחר עשויים להיות מוזמנים חודש עד שלושה חודשים לפני האירוע.
6

שכר צלמים ואנשי אבטחה, אם אתה סבור שהם מתאימים לאירוע שלך. עשו זאת כחודש לפני האירוע. עבור אירועים רבים זה לא הכרחי, או שאתה יכול להשתמש באנשי הקמפוס או הסטודנטים.
7

שלח הזמנות חודש עד חודשיים לפני האירוע. אסוף שאלות ותשובות וצור רשימת אירועים. שלח עדכונים בדוא"ל, כגון הצעות לגבי אילו מלונות נמצאים בנוחות בסמוך לאירועי שיבה הביתה ומציעים הנחות לבוגרים.
8

הדפיסו תוכניות ושלטים שבועיים לפני האירוע. מידע מסוים יכול להשתנות, לכן הקפד להמתין מספיק זמן כדי לאשר את כל הפרטים החיוניים.

אם אתם מתכננים לקיים מספר אירועים, כדאי לכם למנות מישהו האחראי על כל אירוע.
9

ארגן כיבוד, כגון אוכל ומשקאות חודש עד חודשיים מראש. עליכם לקבל הצעות מחיר ולבחור עסקים המתאימים לתקציב שלכם. אשר את פרטי המזון חודש וחודש לפני האירוע.
10

אשר את כל פרטי האירוע שלך מדי חודש, במהלך פגישות או על ידי איסוף עדכונים מכל מתכנן אירועים ראשי. ודא שאתה נשאר בתקציב.